Сверка взаиморасчетов — это сопоставление данных компании и контрагента обо всех начислениях, оплатах, возвратах и корректировках за выбранный период. Ее цель — подтвердить остаток задолженности на конкретную дату и устранить расхождения до того, как они повлияют на платежи и финансовую отчетность.
Для проведения сверки необходимо определить период, подготовить документы, сформировать акт, сравнить операции с данными контрагента и документально оформить найденные исправления.
Когда проводить сверку
Периодичность зависит от количества операций и размера задолженности. С ключевыми покупателями и поставщиками сверку обычно проводят ежемесячно или ежеквартально. С контрагентами, по которым операции возникают редко, достаточно сверяться перед закрытием года или после завершения договора.
Дополнительная сверка нужна:
- перед оплатой крупной задолженности;
- при смене ответственного сотрудника;
- перед закрытием финансового периода;
- при появлении просроченного долга;
- после возврата товара или изменения стоимости;
- при обнаружении неопознанного платежа;
- перед направлением претензии;
- при прекращении работы с контрагентом.
Чем больше операций и документов проходит по договору, тем выше вероятность технических ошибок. Регулярная сверка позволяет найти их, пока сотрудники еще могут быстро восстановить обстоятельства сделки.
Что подготовить
Сначала нужно проверить внутренние данные компании. Для сверки понадобятся:
- договоры и дополнительные соглашения;
- счета, накладные и акты выполненных работ;
- платежные поручения и банковские выписки;
- документы на возвраты;
- корректировочные документы;
- сведения о зачетах и авансах;
- начальное сальдо;
- перечень операций за выбранный период;
- данные о задолженности на дату сверки.
Покупателей проверяют на основе данных учета дебиторской задолженности, а обязательства перед поставщиками — по данным учета кредиторской задолженности.
Операции желательно разделять по договорам и валютам расчетов. Иначе переплата по одному договору может ошибочно перекрыть задолженность по другому.
Как провести сверку: пошаговый порядок
Шаг 1. Определите период и дату сверки
Зафиксируйте начальную и конечную даты. Например, сверка может охватывать период с 1 января по 31 марта, а задолженность подтверждаться на конец дня 31 марта.
Обе стороны должны использовать одинаковый период. Если одна компания формирует данные по дате документа, а другая — по дате его получения, это заранее следует учесть при сравнении.
Шаг 2. Рассчитайте начальное сальдо
Начальное сальдо — задолженность на начало периода. Оно должно совпадать с конечным сальдо предыдущей подтвержденной сверки.
Если начальные остатки различаются, поиск нужно начинать с более раннего периода. Сопоставлять только текущие операции в этом случае недостаточно: итоговое расхождение сохранится.
Шаг 3. Сформируйте список операций
В список включают все события, изменившие задолженность:
- поставки товаров;
- оказанные услуги и выполненные работы;
- оплаты;
- авансы;
- возвраты;
- скидки;
- взаимозачеты;
- корректировки стоимости;
- списания и другие документально подтвержденные изменения.
Общий принцип расчета выглядит так:
Конечное сальдо = начальное сальдо + возникшая задолженность − ее погашение ± корректировки
Направление задолженности необходимо указывать однозначно: кто, кому и сколько должен на дату сверки.
Шаг 4. Подготовьте акт сверки
В акте обычно отражают:
- наименования сторон;
- реквизиты договора;
- период сверки;
- начальное сальдо;
- операции по датам и документам;
- обороты за период;
- конечное сальдо;
- сторону, в пользу которой возникла задолженность;
- дату формирования документа.
Акт направляют контрагенту вместе с просьбой проверить данные и сообщить о расхождениях. Формат и порядок подписания стороны определяют с учетом своего документооборота и условий договора.
Шаг 5. Сравните данные построчно
Если конечные остатки не совпадают, не следует сразу корректировать итоговую сумму. Сначала сравнивают каждую операцию:
- дату;
- вид документа;
- номер документа;
- сумму;
- назначение платежа;
- договор, к которому относится операция;
- наличие возврата или корректировки.
Построчное сравнение показывает момент возникновения расхождения. Часто все последующие операции совпадают, а ошибка связана с одним отсутствующим документом.
Какие расхождения встречаются чаще всего
| Причина | Как проверить | Что сделать |
|---|---|---|
| Документ есть только у одной стороны | Найти накладную, акт или подтверждение отправки | Передать документ и проверить его принятие |
| Платеж отнесен не к тому договору | Сравнить назначение платежа и банковскую выписку | Согласовать правильное назначение |
| Операция отражена дважды | Сопоставить номера и суммы документов | Удалить дублирующую запись |
| Не учтен возврат | Проверить документы на возврат товара или денег | Отразить подтвержденную корректировку |
| Отличается дата операции | Сравнить дату документа, передачи и принятия | Согласовать период отражения |
| Не зачтен аванс | Проверить платеж и условия договора | Отнести аванс к соответствующему обязательству |
| Ошибка в сумме | Сопоставить договор, спецификацию и первичный документ | Исправить запись на основании документов |
Расхождение нельзя закрывать произвольной корректировкой только ради совпадения итоговых сумм. Любое изменение учета должно иметь понятное основание.
Пример сверки
На начало месяца покупатель должен компании 300 000 рублей. За месяц ему отгрузили товары на 900 000 рублей, получили оплату 700 000 рублей и оформили возврат на 100 000 рублей.
По данным компании задолженность составляет:
300 000 + 900 000 − 700 000 − 100 000 = 400 000 рублей
В акте покупателя указано 500 000 рублей. При построчном сравнении выяснилось, что покупатель не отразил возврат. После передачи документа обе стороны подтвердили задолженность в размере 400 000 рублей.
Такой подход позволяет не просто получить одинаковое сальдо, а установить документально подтвержденную причину различия.
Как оформить результат
Если данные совпали, стороны подтверждают акт в принятом у них порядке. После этого документ сохраняют вместе с материалами сверки.
Если обнаружены расхождения, необходимо:
- составить их перечень;
- запросить недостающие документы;
- определить правильный вариант отражения каждой операции;
- внести подтвержденные исправления;
- повторно сформировать акт;
- получить подтверждение контрагента.
Если стороны не согласны с отдельной операцией, ее лучше вынести в отдельный протокол расхождений и продолжить проверку документов. Существенные спорные суммы требуют участия бухгалтера, финансового специалиста, а при необходимости — юриста.
Что сделать после сверки
Подписанный акт сам по себе не завершает работу. Необходимо обновить реестры задолженности, сроки ожидаемых поступлений и даты будущих выплат.
Подтвержденные данные помогают:
- обнаруживать просроченную дебиторскую задолженность;
- выявлять просроченную кредиторскую задолженность;
- планировать работу с должниками;
- уточнять платежный календарь;
- корректно закрывать финансовый период;
- рассчитывать потребность компании в деньгах.
Например, в KESHER.PRO подтвержденные после сверки суммы и сроки расчетов можно учитывать при планировании поступлений и выплат. Сама проверка первичных документов выполняется в системе бухгалтерского или управленческого учета, а актуализированные данные используются для оценки денежного потока, бюджета и будущего остатка денег.
Контрольный список
Сверку можно считать завершенной, если:
- установлен единый период;
- подтверждено начальное сальдо;
- проверены все начисления и оплаты;
- учтены авансы, возвраты и корректировки;
- каждая сумма относится к правильному договору;
- выявлены причины всех расхождений;
- исправления подтверждены документами;
- согласовано конечное сальдо;
- обновлены реестры задолженности;
- скорректированы плановые поступления и выплаты.
Перелинковка
- Перед сверкой покупателей проверьте, «Как вести учет дебиторской задолженности?».
- Для проверки обязательств изучите руководство «Как вести учет кредиторской задолженности?».
- Сверка помогает обнаруживать «Что такое просроченная дебиторская задолженность?».
- Также она позволяет выявить «Что такое просроченная кредиторская задолженность?».
- Подтвержденные остатки необходимы, чтобы понять, «Как управлять дебиторской задолженностью?».
- Уточненные обязательства используются в руководстве «Как управлять сроками оплаты поставщикам?».
- Регулярная сверка повышает качество решений о том, «Как управлять оборотным капиталом?».
- Проверенные даты расчетов помогают определить, «Как задолженность приводит к кассовому разрыву?».
Главное
Сверка взаиморасчетов должна подтверждать не только конечную сумму, но и каждую операцию, из которой эта сумма сформировалась. Регулярная проверка документов снижает риск ошибочных платежей, пропущенной задолженности и недостоверного финансового планирования.
Посмотрите в демонстрационном кабинете KESHER.PRO, как актуальные данные о поступлениях и выплатах используются для контроля финансов компании.