Контроль расходов — это регулярный процесс анализа, оценки и управления затратами компании. Его цель заключается не в том, чтобы сократить любые расходы, а в том, чтобы понимать, куда направляются деньги, какие затраты приносят результат, а какие постепенно снижают прибыльность бизнеса.
Если руководитель видит только остатки денежных средств на банковских счетах, он получает лишь часть информации. Полноценная картина появляется только после изучения структуры расходов, причин их возникновения и динамики изменений.
Перед внедрением системы контроля стоит разобраться, что именно относится к расходам компании. Подробное объяснение приведено в статье «Что такое расходы бизнеса».
Почему компании теряют контроль над расходами
В небольших компаниях руководитель часто лично контролирует большую часть операций. Однако по мере роста бизнеса количество платежей увеличивается, появляются новые сотрудники, подразделения, проекты и поставщики.
В результате возникают следующие проблемы:
- затраты начинают расти быстрее выручки;
- появляются повторяющиеся расходы;
- становится сложнее определять прибыльность направлений деятельности;
- часть расходов перестаёт приносить ожидаемый результат;
- руководитель теряет возможность быстро находить источники убытков.
Подобная ситуация характерна для многих компаний независимо от сферы деятельности.
Почему сокращение расходов не всегда приносит пользу
Некоторые предприниматели рассматривают контроль расходов исключительно как способ экономии. На практике такой подход нередко приводит к обратному результату.
Например, чрезмерное сокращение расходов на маркетинг, обучение сотрудников, обслуживание оборудования или развитие инфраструктуры способно снизить эффективность бизнеса.
Контроль расходов необходим прежде всего для повышения эффективности использования ресурсов.
Именно поэтому важно отвечать сразу на несколько вопросов:
- какие расходы действительно необходимы;
- какие затраты можно сократить;
- какие расходы можно оптимизировать;
- какие вложения позволяют компании развиваться;
- какие процессы требуют автоматизации.
Какое место контроль расходов занимает в системе финансового учёта
Контроль расходов нельзя рассматривать отдельно от других финансовых процессов.
Он тесно связан с:
- учётом доходов;
- расчётом себестоимости;
- планированием денежных потоков;
- анализом прибыльности;
- бюджетированием;
- финансовым планированием.
Более подробно общая структура этой системы рассматривается в статье «Доходы, расходы и себестоимость».
Какие показатели необходимо контролировать в первую очередь
На начальном этапе достаточно сосредоточиться на нескольких основных показателях.
| Показатель | Для чего используется |
|---|---|
| Общая сумма расходов | Позволяет оценить динамику затрат |
| Структура расходов | Показывает распределение затрат |
| Доля расходов в выручке | Помогает определить эффективность работы |
| Себестоимость | Используется для расчёта прибыли |
| Операционные расходы | Позволяют анализировать текущую деятельность |
| Постоянные расходы | Помогают оценить минимальный уровень затрат |
Подобный подход позволяет постепенно выстроить полноценную систему контроля.
Почему необходимо разделять постоянные и переменные расходы
Не все затраты ведут себя одинаково.
Одни расходы практически не меняются даже при снижении объёмов продаж, а другие напрямую зависят от масштабов деятельности компании.
Например, арендная плата обычно относится к постоянным расходам, а стоимость сырья, упаковки или транспортировки может изменяться вместе с объёмом производства.
Подробно эта тема рассматривается в статье «Постоянные и переменные расходы: в чём разница».
Без такого разделения руководителю будет сложно определить, какие расходы действительно требуют внимания.
Почему необходимо отдельно учитывать прямые и косвенные расходы
Следующим этапом становится анализ структуры затрат.
Часть расходов можно напрямую связать с определённым товаром, услугой, проектом или подразделением. Такие затраты называют прямыми расходами.
Другие расходы распределяются между несколькими направлениями деятельности. Они относятся к категории косвенных расходов.
Подробное объяснение представлено в статье «Прямые и косвенные расходы: в чём разница».
Правильная классификация позволяет значительно повысить качество финансового анализа.
Почему операционные расходы требуют постоянного внимания
Большинство регулярных затрат относится именно к операционным расходам.
В эту группу обычно входят:
- арендные платежи;
- расходы на связь;
- затраты на заработную плату;
- расходы на рекламу;
- транспортные расходы;
- затраты на обслуживание оборудования;
- коммунальные платежи.
Даже небольшое увеличение таких расходов способно существенно повлиять на финансовые результаты компании.
Подробнее эта тема рассматривается в статье «Что такое операционные расходы».
Почему коммерческие и управленческие расходы анализируются отдельно
Разные категории расходов влияют на бизнес по-разному.
Коммерческие расходы обычно связаны с привлечением клиентов, продвижением продукции и организацией продаж.
Управленческие расходы относятся к содержанию административного аппарата, инфраструктуры и внутренних процессов компании.
Отдельный анализ таких расходов позволяет быстрее находить причины отклонений и оценивать эффективность работы каждого направления.
Подробное объяснение представлено в статье «Что такое коммерческие расходы».
Почему метод начисления помогает контролировать расходы
Многие предприниматели ориентируются исключительно на банковские выписки и кассовые операции. Такой подход позволяет видеть движение денежных средств, но не отражает реальную картину деятельности компании.
Метод начисления показывает расходы именно в тот период, когда они возникли, а не тогда, когда была произведена оплата.
Это позволяет точнее рассчитывать прибыль, себестоимость и другие показатели.
Более подробно этот вопрос рассматривается в статье «Как учитывать доходы и расходы методом начисления».
Например, в KESHER.PRO расходы автоматически распределяются по статьям, подразделениям, проектам и периодам, благодаря чему руководитель получает актуальную картину происходящего практически в режиме реального времени.
Какие ошибки встречаются чаще всего
При организации контроля расходов компании обычно сталкиваются со следующими проблемами:
- отсутствием единой структуры расходов;
- неправильной классификацией затрат;
- дублированием данных;
- несвоевременным внесением информации;
- отказом от регулярного анализа;
- отсутствием ответственных сотрудников;
- чрезмерным сокращением расходов.
Подобные ошибки приводят к постепенному ухудшению финансовых показателей, хотя на первый взгляд ситуация может выглядеть вполне благополучной.
Как организовать систему контроля расходов
Чтобы система работала эффективно, важно не ограничиваться периодической проверкой отдельных платежей. Контроль должен быть непрерывным процессом, встроенным в повседневную деятельность компании.
На практике работа обычно строится следующим образом:
| Этап | Действие |
|---|---|
| 1 | Формирование структуры расходов |
| 2 | Определение ответственных сотрудников |
| 3 | Настройка правил классификации затрат |
| 4 | Регулярное внесение данных |
| 5 | Анализ отклонений |
| 6 | Подготовка управленческой отчётности |
| 7 | Корректировка бюджета |
Если какой-либо из этих этапов отсутствует, качество финансового анализа постепенно снижается.
Как проверить эффективность контроля расходов
Понять, насколько хорошо организована система контроля, можно при помощи небольшого контрольного списка.
| Вопрос | Правильный результат |
|---|---|
| Все расходы распределены по категориям? | Да |
| Определены ответственные сотрудники? | Да |
| Видна динамика изменений расходов? | Да |
| Контролируются причины отклонений? | Да |
| Руководитель получает актуальную информацию? | Да |
| Себестоимость рассчитывается корректно? | Да |
Если хотя бы на один вопрос получен отрицательный ответ, существующую систему контроля стоит пересмотреть.
Когда следует переходить от контроля к оптимизации расходов
Постоянный контроль позволяет определить слабые места компании, однако на этом работа не заканчивается.
После выявления неэффективных затрат руководство может:
- отказаться от лишних расходов;
- пересмотреть условия сотрудничества с поставщиками;
- изменить внутренние бизнес-процессы;
- перераспределить ресурсы;
- автоматизировать часть операций;
- скорректировать структуру затрат.
Подробно этот вопрос рассматривается в статье «Как сократить расходы без ущерба для работы компании».
Перелинковка
Перед внедрением системы контроля необходимо разобраться, какие затраты относятся к расходам бизнеса. Подробнее об этом можно прочитать в статье «Что такое расходы бизнеса».
Контроль расходов является частью более широкой системы финансового управления. Подробное объяснение представлено в статье «Доходы, расходы и себестоимость».
Для проведения качественного анализа рекомендуется отдельно учитывать постоянные и переменные расходы. Более подробно этот вопрос рассматривается в статье «Постоянные и переменные расходы: в чём разница».
Не менее важно понимать различия между прямыми и косвенными расходами. Подробное объяснение приведено в статье «Прямые и косвенные расходы: в чём разница».
Большая часть регулярных затрат относится к категории операционных расходов. Подробнее об этом можно прочитать в статье «Что такое операционные расходы».
Коммерческие и управленческие расходы рекомендуется анализировать отдельно, поскольку они оказывают различное влияние на деятельность компании. Подробное объяснение представлено в статье «Что такое коммерческие расходы».
Для получения объективной картины рекомендуется использовать метод начисления. Подробнее этот вопрос раскрывается в статье «Как учитывать доходы и расходы методом начисления».
После внедрения системы контроля можно переходить к оптимизации затрат. Более подробно этот вопрос рассматривается в статье «Как сократить расходы без ущерба для работы компании».
Заключение
Контроль расходов позволяет руководителю своевременно выявлять неэффективные затраты, правильно распределять ресурсы и принимать более обоснованные управленческие решения.
Компании, которые регулярно анализируют структуру расходов, обычно быстрее замечают негативные изменения и эффективнее используют имеющиеся ресурсы.
Современные системы автоматизации помогают отказаться от ручных расчётов и объединить все данные в едином информационном пространстве.
В KESHER.PRO информация о расходах автоматически собирается из разных источников, распределяется по статьям, проектам, подразделениям и периодам, что позволяет руководителю оперативно контролировать финансовое состояние бизнеса.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как этот подход реализован на практике.