Чтобы объединить банковские счета и наличные деньги, необходимо учитывать каждый счет и каждую кассу отдельно, но формировать по ним общую денежную позицию бизнеса.
Например, у компании может быть:
- 2 500 000 на основном банковском счете;
- 900 000 на втором счете;
- 350 000 в основной кассе;
- 150 000 в кассе филиала.
Тогда общий остаток денежных средств составляет 3 900 000.
При этом важно сохранить детализацию: собственник должен видеть как общую сумму денег, так и место их фактического хранения.
Перед настройкой полезно разобраться в принципах автоматизации финансового учета.
Зачем объединять банк и наличные в одном учете
Если банковские операции учитываются отдельно от наличных, финансовая картина становится неполной.
Например, собственник смотрит на банковские счета и видит 3 400 000.
Но еще 500 000 находится в кассах.
Фактически у бизнеса 3 900 000, однако банковские данные этого не показывают.
Обратная проблема возникает при анализе движения денег. Часть расходов может оплачиваться через банк, а часть — наличными.
Если эти потоки находятся в разных таблицах, приходится вручную объединять их перед анализом.
Поэтому учет движения денежных средств лучше автоматизировать внутри единой системы.
Шаг 1. Определите все места хранения денег
Сначала необходимо составить полный перечень счетов и касс, используемых бизнесом.
Например:
| Место хранения | Остаток |
|---|---|
| Банковский счет 1 | 2 500 000 |
| Банковский счет 2 | 900 000 |
| Касса офиса | 350 000 |
| Касса филиала | 150 000 |
| Всего | 3 900 000 |
Каждый источник денег должен существовать в учете отдельно.
Не следует создавать одну условную строку «Деньги компании» и записывать в нее все операции.
Иначе невозможно будет понять, где фактически находятся денежные средства.
Шаг 2. Зафиксируйте начальные остатки
На дату начала учета необходимо определить фактический остаток по каждому банковскому счету и каждой кассе.
Дальше остаток рассчитывается отдельно:
начальный остаток + поступления − выплаты = текущий остаток.
Например, если в кассе было 350 000, поступило 120 000 наличной выручки и выплачено 70 000:
350 000 + 120 000 − 70 000 = 400 000.
Именно 400 000 должно находиться в кассе по данным учета.
Если фактическая сумма отличается, необходимо искать причину расхождения.
Шаг 3. Объедините несколько банковских счетов
Если компания использует два, три или больше расчетных счетов, каждый из них должен быть включен в общую денежную структуру.
При этом система должна позволять видеть:
остаток конкретного счета;
остаток всех банковских счетов;
общий остаток банковских счетов и касс.
Например:
Банк 1 — 2 500 000
Банк 2 — 900 000
Все банки — 3 400 000
Все кассы — 500 000
Все денежные средства — 3 900 000
Подробнее работа с несколькими счетами рассмотрена в статье «Как объединить несколько банковских счетов в одной системе?».
Шаг 4. Учитывайте каждую кассу отдельно
Если у бизнеса несколько касс, объединять их в одну кассу также не следует.
Например, наличные могут находиться:
- в основном офисе;
- в магазине;
- в отдельном филиале;
- в другой операционной кассе.
Каждая касса должна иметь собственный остаток и историю операций.
Тогда можно увидеть не только общую сумму наличных, но и понять, где именно находятся деньги.
Это особенно важно при нескольких филиалах.
Шаг 5. Настройте статьи операций
Банк и касса показывают место хранения денег, а статья объясняет смысл операции.
Например, 200 000 могут быть:
- оплатой от клиента;
- закупкой товара;
- арендой;
- заработной платой;
- возвратом;
- налоговым платежом;
- другой операцией.
Поэтому одинаковая структура статей должна использоваться для анализа как банковских, так и наличных операций.
Тогда собственник сможет посмотреть расходы на аренду в целом, независимо от того, были они оплачены через банк или наличными.
Шаг 6. Правильно отражайте переводы между банком и кассой
Одна из самых важных операций — снятие наличных с банковского счета.
Предположим, компания сняла со счета 300 000 и внесла деньги в собственную кассу.
Произошло:
банковский счет: −300 000;
касса: +300 000.
Но общий объем денег бизнеса не изменился.
Например:
| Место хранения | До перевода | После перевода |
|---|---|---|
| Банк | 2 000 000 | 1 700 000 |
| Касса | 200 000 | 500 000 |
| Всего | 2 200 000 | 2 200 000 |
Поэтому снятие денег со своего банковского счета в свою кассу нельзя считать расходом бизнеса.
А поступление этих денег в кассу нельзя считать новым доходом.
Это внутреннее перемещение денежных средств.
То же правило действует в обратную сторону, когда наличные из кассы вносятся на банковский счет.
Шаг 7. Не смешивайте движение денег с прибылью
Объединение банковских счетов и касс необходимо прежде всего для контроля денежных средств.
Но изменение места хранения денег ничего не говорит о прибыли.
Например, компания получила 500 000 от клиента в кассу.
Денег стало больше.
Затем эти 500 000 были внесены на банковский счет.
Деньги просто переместились:
касса → банковский счет.
Если второй этап снова считать поступлением бизнеса, движение денег будет завышено.
В KESHER.PRO деньги и прибыль разделяются по смыслу, поэтому денежные перемещения не должны автоматически восприниматься как новый финансовый результат.
Шаг 8. Организуйте импорт банковских операций
При большом количестве банковских операций их удобнее загружать пакетно, чем переносить вручную по одной.
При этом каждая операция должна сохранять принадлежность конкретному банковскому счету.
Подробнее процесс рассмотрен в статье «Как импортировать банковские операции в систему финансового учета?».
После импорта необходимо проверить суммы, даты, счета и статьи операций.
Особенно внимательно следует контролировать внутренние перемещения денег, чтобы они не искажали общие поступления и выплаты.
Шаг 9. Используйте существующие данные из 1С
Если банковские и кассовые документы уже подготовлены в 1С, их можно использовать для управленческого финансового учета.
В KESHER.PRO такие банковские и кассовые документы можно импортировать через Excel.
Это позволяет использовать уже подготовленные операции вместо повторного ручного ввода.
Подробнее процесс рассмотрен в статье «Как импортировать банковские и кассовые операции из 1С?».
Шаг 10. Проверяйте операции на дубли
При объединении нескольких источников особенно важно не создать одну и ту же операцию дважды.
Например, сотрудник сначала внес банковскую выплату вручную, а затем эта же операция попала в систему при импорте.
Если обе записи останутся в учете, сумма выплаты будет завышена.
Аналогичная проблема может возникнуть при повторной загрузке одного периода.
Поэтому перед регулярным импортом необходимо организовать контроль повторяющихся операций.
Подробнее этот вопрос разобран в статье «Как избежать дублей при импорте финансовых операций?».
Шаг 11. Добавьте будущие поступления и выплаты
После объединения банковских счетов и касс полезно добавить План.
Текущий остаток отвечает на вопрос:
Сколько денег есть сейчас?
План отвечает на другой:
Сколько денег останется после ожидаемых поступлений и выплат?
Например:
| Показатель | Сумма |
|---|---|
| Деньги на банковских счетах | 3 400 000 |
| Наличные в кассах | 500 000 |
| Текущий остаток | 3 900 000 |
| Ожидаемые поступления | 1 600 000 |
| Плановые выплаты | 4 800 000 |
| Ожидаемый остаток | 700 000 |
Так собственник видит не только текущую денежную позицию, но и ее возможное изменение.
В KESHER.PRO Факт и План учитываются отдельно, поэтому уже совершенные операции не смешиваются с будущими.
Шаг 12. Регулярно сверяйте остатки
Автоматизация не отменяет сверку.
По каждому банковскому счету необходимо периодически сравнивать остаток в системе с фактическим банковским остатком.
То же самое необходимо делать с кассами.
Если система показывает в кассе 420 000, а фактически находится 390 000, существует расхождение 30 000.
Причиной может быть:
- пропущенная операция;
- неправильная сумма;
- дубль;
- неверно отраженный перевод;
- операция, отнесенная не к той кассе.
Лучше искать такие расхождения по конкретному счету или кассе, а не пытаться сразу сверять общую сумму денег бизнеса.
Если бизнес состоит из нескольких компаний
При нескольких юридических лицах денежные средства необходимо объединять с сохранением структуры бизнеса.
Например:
Компания А
- банковский счет;
- банковский счет;
- касса.
Компания Б
- банковский счет;
- касса.
Собственнику может быть нужна как отдельная картина по каждой компании, так и сводная информация по группе.
При этом принадлежность счета или кассы нельзя терять.
В KESHER.PRO отчеты доступны в разрезах филиала, компании и группы компаний. В одной группе могут находиться компании с разными налоговыми режимами, при этом для управленческого анализа можно формировать сводную отчетность.
Подробнее такой подход рассмотрен в статье «Как вести несколько компаний в одной системе финансового учета?».
Сохраняйте историю изменений
Когда с финансовыми данными работают сотрудники, важно понимать, какие изменения происходили с операциями.
Например, после создания записи могут изменить:
- сумму;
- дату;
- статью;
- банковский счет;
- кассу;
- назначение операции.
Если после изменения финансовые показатели стали другими, история помогает установить причину.
Особенно это важно при большом количестве операций и нескольких пользователях системы.
Подробнее механизм рассмотрен в статье «Как контролировать историю изменений финансовых операций?».
Пример единого учета
Предположим, утром у компании было:
банковский счет — 2 500 000;
второй банковский счет — 900 000;
касса — 500 000.
Всего:
3 900 000.
За день произошли четыре операции:
- Клиент оплатил на банковский счет 800 000.
- Поставщику перечислено 600 000.
- С банковского счета снято в кассу 300 000.
- Из кассы оплачено 100 000 хозяйственных расходов.
Итог:
3 900 000 + 800 000 − 600 000 − 100 000 = 4 000 000.
Снятые со счета 300 000 в расчете не увеличивают и не уменьшают общий объем денег.
Они просто переместились:
банк → касса.
Именно это является одним из ключевых преимуществ единого учета: система показывает реальное движение денег бизнеса, а не механическую сумму всех банковских и кассовых оборотов.
Как анализировать деньги после объединения
После настройки собственник должен иметь возможность смотреть финансовые данные на нескольких уровнях.
Первый уровень — конкретное место хранения:
сколько денег на этом счете или в этой кассе?
Второй — общий остаток:
сколько денег есть у бизнеса всего?
Третий — структура движения:
откуда поступают и куда уходят деньги?
Четвертый — будущее:
какие поступления и выплаты ожидаются дальше?
Именно сочетание этих уровней превращает набор банковских выписок и кассовых документов в управленческий учет денежных средств.
Что дает единый учет в KESHER.PRO
В KESHER.PRO банковские счета и кассы можно учитывать внутри общей финансовой структуры бизнеса.
Это позволяет собственнику видеть остатки и движение денежных средств, анализировать поступления и выплаты и учитывать будущие финансовые ожидания.
При этом сохраняется важное разделение:
деньги ≠ прибыль;
Факт ≠ План ≠ Бюджет.
Например, перевод денег из банка в кассу изменяет место хранения денежных средств, но не создает новую прибыль.
А плановая выплата влияет на будущую денежную позицию, но до момента проведения не является Фактом.
Такое разделение помогает не смешивать разные экономические смыслы в одном показателе.
Типичные ошибки
Первая ошибка — учитывать банковские счета и кассы в разных системах, а затем вручную пытаться получить общий остаток.
Вторая — объединить все деньги в одну виртуальную кассу и потерять информацию о месте их хранения.
Третья — считать снятие наличных расходом, а внесение денег в кассу новым поступлением.
Четвертая — не учитывать одну из касс или банковских счетов.
Пятая — создавать дубли при ручном вводе и последующем импорте.
Шестая — смешивать денежные средства разных компаний без сохранения принадлежности.
Седьмая — анализировать только текущий остаток без будущих поступлений и выплат.
С чего начать
Практический порядок выглядит так:
- Составьте список всех банковских счетов и касс.
- Определите их принадлежность филиалам и компаниям.
- Зафиксируйте начальные остатки.
- Организуйте учет операций отдельно по каждому источнику денег.
- Используйте единые статьи управленческого учета.
- Настройте внутренние переводы между счетами и кассами.
- Организуйте импорт банковских операций.
- Контролируйте появление дублей.
- Добавьте плановые поступления и выплаты.
- Регулярно сверяйте расчетные остатки с фактическими.
В результате собственник получает единую картину денег без потери детализации.
Что изучить дальше
Общие принципы рассмотрены в статье «Что такое автоматизация финансового учета?».
Чтобы организовать весь денежный контур, изучите автоматизацию учета движения денежных средств.
Если используются несколько расчетных счетов, отдельно рассмотрите объединение нескольких банковских счетов в одной системе.
Для регулярной загрузки данных изучите импорт банковских операций и импорт банковских и кассовых операций из 1С.
При импорте важно предотвращать появление дублей финансовых операций.
Если бизнес состоит из нескольких юридических лиц, изучите ведение нескольких компаний в одной системе финансового учета.
Для контроля корректировок полезно сохранять историю изменений финансовых операций.
Заключение
Банковские счета и наличные деньги лучше учитывать в одной системе, но каждый счет и каждую кассу сохранять как отдельное место хранения денежных средств.
Так собственник одновременно видит, где находятся деньги и сколько их у бизнеса всего.
Особенно важно правильно отражать внутренние перемещения. Перевод между собственными банковскими счетами, снятие денег в кассу или внесение наличных на счет не создают нового дохода или расхода — деньги лишь меняют место хранения.
В KESHER.PRO банковские счета и кассы входят в единый управленческий финансовый учет, а данные можно анализировать в разрезах филиала, компании и группы компаний.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как организован управленческий финансовый учет в KESHER.PRO.