Автоматизация финансового учета — это организация учета с помощью системы, которая помогает собирать финансовые операции, распределять их по правилам бизнеса и формировать на их основе отчеты для собственника и руководителей.
Смысл автоматизации не только в том, чтобы отказаться от ручного заполнения таблиц. Главная задача — создать единый финансовый контур, в котором собственник регулярно получает ответы на основные вопросы:
- сколько денег есть у бизнеса;
- сколько компания заработала;
- куда уходят деньги;
- какие расходы формируют результат;
- какие поступления и выплаты ожидаются;
- хватит ли денег на будущие обязательства;
- как отличаются Факт, План и Бюджет;
- что происходит в отдельных филиалах, компаниях и группе в целом.
Поэтому автоматизация финансового учета — это прежде всего переход от разрозненных данных к системному управлению финансами.
Что именно автоматизируется в финансовом учете
Финансовый учет состоит из множества связанных процессов.
Компания получает деньги от клиентов, оплачивает поставщиков, выплачивает зарплату, перечисляет налоги, перемещает средства между счетами, работает с наличными, планирует будущие платежи и контролирует остатки.
Если все это ведется вручную, сотрудникам приходится самостоятельно собирать информацию из разных источников, переносить ее в таблицы, классифицировать операции и обновлять отчеты.
Автоматизация позволяет объединить эти процессы.
В зависимости от используемой системы можно автоматизировать или существенно упростить:
- сбор финансовых операций;
- распределение операций по статьям учета;
- учет банковских счетов и касс;
- контроль остатков денежных средств;
- формирование ОДДС;
- формирование ОПиУ;
- планирование поступлений и выплат;
- бюджетирование;
- контроль исполнения плана;
- анализ расходов;
- финансовую отчетность по филиалам и компаниям;
- консолидацию данных группы компаний.
То есть автоматизируется не один отчет, а цепочка от финансовой операции до управленческого решения.
Подробнее отдельные направления разобраны в статье «Какие процессы финансового учета можно автоматизировать?».
Автоматизация финансового учета — это не просто перенос Excel в программу
Если компания раньше вела учет в таблице, может показаться, что автоматизация означает ту же таблицу, только внутри специальной программы.
Но принципиальная разница глубже.
В Excel пользователь самостоятельно определяет структуру файла, связывает таблицы, создает формулы, контролирует их корректность, переносит данные и следит за тем, чтобы разные версии файла не расходились между собой.
Специализированная финансовая система изначально строится вокруг связанных сущностей: операций, счетов, касс, статей учета, филиалов, компаний, периодов и отчетов.
Поэтому задача автоматизации — не заменить одну форму ввода другой, а создать устойчивую модель финансового учета.
Подробнее различия инструментов рассматриваются в статье «Excel или программа финансового учета — что выбрать?».
Зачем автоматизировать финансовый учет
Пока бизнес небольшой и финансовых операций немного, собственник действительно может контролировать значительную часть информации вручную.
Но по мере роста появляются дополнительные банковские счета, кассы, сотрудники, филиалы, юридические лица и направления деятельности.
Количество финансовых связей увеличивается.
В результате проблема заключается уже не только в количестве строк в таблице. Становится сложнее поддерживать единую и актуальную финансовую картину.
Например, деньги могут одновременно находиться:
- на нескольких банковских счетах;
- в кассах;
- в разных филиалах;
- у нескольких компаний группы.
При этом наличие денег еще не означает наличие прибыли, а прибыль не гарантирует, что денег хватит на ближайшие выплаты.
Автоматизированный учет позволяет разделять эти показатели и анализировать их совместно.
Когда ручного учета становится недостаточно
Не существует количества операций, после которого бизнес обязан перейти на специализированную систему.
Главный признак — собственнику становится трудно быстро получить достоверный ответ на финансовый вопрос.
Например:
«Сколько денег сейчас есть у всего бизнеса?»
Для ответа приходится открывать несколько банковских кабинетов, проверять кассы и вручную складывать остатки.
Или:
«Сколько мы действительно заработали за месяц?»
Оказывается, что банковская выписка показывает движение денег, бухгалтерские данные решают другую задачу, а управленческая прибыль рассчитывается отдельно.
Еще один характерный вопрос:
«Хватит ли денег на выплаты следующего месяца?»
Текущие остатки известны, но будущие поступления и обязательства собраны в разных местах.
Когда такие ответы требуют постоянной ручной подготовки, автоматизация начинает экономить не только время, но и снижает риск принятия решений по неполной финансовой картине.
Подробнее признаки рассмотрены в статье «Когда необходимо автоматизировать финансовый учет?».
Что автоматизация дает собственнику
Для собственника главное преимущество автоматизации заключается не в сокращении количества ручных действий финансового специалиста.
Главный результат — финансовая информация становится доступной для управления бизнесом.
Вместо периодического сбора отчетов можно регулярно видеть:
- фактическое состояние денег;
- финансовый результат;
- структуру расходов;
- будущие поступления и выплаты;
- отклонения от плана;
- показатели отдельных частей бизнеса;
- консолидированную картину группы компаний.
Это меняет сам подход к финансовому управлению.
Собственник смотрит не только назад — на уже произошедшие операции, — но и вперед: какие платежи предстоят, какие поступления ожидаются и где может возникнуть нехватка денег.
Автоматизация не отменяет правила учета
Финансовая система не может самостоятельно исправить неправильно построенную методику учета.
Если компания не разделяет деньги и прибыль, неправильно классифицирует внутренние переводы или использует непонятную структуру статей, автоматизация может просто быстрее воспроизводить эти ошибки.
Поэтому перед внедрением необходимо определить:
- какие операции учитываются;
- какие статьи используются;
- как устроена структура бизнеса;
- какие отчеты нужны собственнику;
- какие показатели необходимо анализировать;
- кто отвечает за корректность данных.
После этого система становится инструментом, который помогает применять эти правила последовательно.
Именно поэтому автоматизация начинается не с кнопки «подключить», а с понимания того, какую финансовую модель бизнеса необходимо получить на выходе.
Как этот подход реализован в KESHER.PRO
KESHER.PRO строит финансовый учет вокруг задач собственника и управленческой финансовой картины бизнеса.
В системе отдельно рассматриваются деньги, прибыль, налоги, Факт, План и Бюджет. Благодаря этому разные по смыслу финансовые показатели не смешиваются в один отчет.
Данные можно вводить вручную или загружать банковские и кассовые документы из 1С через Excel. При этом KESHER.PRO не требует заменять бухгалтерский учет: система используется для другой задачи — управленческого контроля и анализа финансов бизнеса.
Статьи управленческого учета можно настроить под структуру конкретной компании, а базовый набор уже предусмотрен в системе.
Если бизнес состоит из нескольких частей, показатели можно анализировать последовательно:
филиал → компания → группа компаний.
Это особенно важно для собственника нескольких компаний: вместо отдельных финансовых фрагментов он получает возможность рассматривать бизнес на разных уровнях детализации.
Именно в этом состоит одно из ключевых преимуществ автоматизации: финансовые данные перестают существовать отдельно друг от друга и складываются в единую управленческую картину.
Как автоматизация помогает разделить деньги и прибыль
Одна из важных задач финансовой системы — не смешивать движение денежных средств с финансовым результатом бизнеса.
Поступление денег на счет не всегда является доходом. Например, компания может получить кредит, заем или вложение собственника.
По той же причине не каждое списание денег является расходом. Погашение основной суммы кредита, перевод между собственными счетами или вывод средств собственником имеют другой экономический смысл.
При ручном учете такие операции приходится правильно классифицировать самостоятельно и следить, чтобы они корректно попадали в разные отчеты.
Автоматизация позволяет построить учет так, чтобы одна финансовая операция сохраняла свой экономический смысл, а отчеты формировались на основе единой структуры данных.
В результате собственник может отдельно анализировать движение денег и прибыль, не пытаясь определить финансовый результат по остатку на банковском счете.
Автоматизация движения денежных средств
Одно из первых направлений, которое имеет смысл автоматизировать, — учет движения денег.
У бизнеса могут быть поступления от клиентов, оплаты поставщикам, зарплата, налоги, кредиты, займы, внутренние переводы и множество других операций.
Если все движения собираются вручную из банковских выписок и кассовых документов, финансовая картина быстро устаревает.
Автоматизация помогает объединить операции и использовать их для контроля:
- поступлений;
- выплат;
- остатков;
- структуры денежных потоков;
- будущих платежей;
- ожидаемых поступлений.
Подробнее этот процесс рассмотрен в статье «Как автоматизировать учет движения денежных средств?».
Несколько банковских счетов в одной системе
Даже у одной компании может быть несколько расчетных счетов.
Если дополнительно используются разные банки, кассы и филиалы, собственнику становится сложно быстро определить общий остаток денег.
Автоматизация позволяет собирать финансовые данные в одной системе и анализировать их как вместе, так и отдельно.
Например, собственник может видеть остаток конкретного счета и одновременно понимать, сколько денежных средств находится во всем филиале или компании.
Это особенно полезно, когда деньги распределены между большим количеством мест хранения.
Подробнее эта задача рассматривается в статье «Как объединить несколько банковских счетов в одной системе?».
Автоматизация учета группы компаний
Еще заметнее преимущества автоматизации становятся при наличии нескольких юридических лиц.
Без единой системы каждая компания может иметь собственные счета, кассы, операции и отчетность. Для получения общей картины данные приходится дополнительно собирать и сводить.
При этом внутренние расчеты между компаниями группы требуют отдельного внимания: простое сложение всех операций может искажать представление о бизнесе в целом.
Поэтому финансовая система должна позволять смотреть данные на нескольких уровнях.
В KESHER.PRO отчеты доступны в разрезах:
филиал → компания → группа компаний.
В одной группе при этом могут находиться компании с разными налоговыми режимами.
Для собственника это означает, что ему не нужно выбирать между детализацией и общей картиной. Можно анализировать отдельную часть бизнеса, а затем переходить к сводным показателям группы.
Нужно ли отказываться от 1С
Автоматизация управленческого финансового учета не означает обязательный отказ от 1С.
У этих систем могут быть разные задачи.
1С может использоваться для бухгалтерского и налогового учета, оформления документов и других процессов компании, тогда как собственнику требуется управленческая информация для анализа денег, прибыли, расходов и будущего финансового состояния.
Поэтому специализированная финансовая система может использоваться вместе с 1С, а не вместо нее.
В KESHER.PRO банковские и кассовые документы из 1С можно импортировать через Excel.
Это позволяет использовать уже существующие данные и при этом строить на их основе управленческую финансовую картину.
Подробнее этот вопрос рассмотрен в статье «Нужна ли система финансового учета, если компания использует 1С?».
Что происходит с финансовой отчетностью после автоматизации
При ручном подходе отчет часто является конечным результатом отдельной работы.
Сначала собираются данные, затем проверяются, распределяются по статьям и только после этого формируется таблица для собственника.
В автоматизированной модели отчетность становится продолжением самого учета.
Если операции уже находятся в единой системе и правильно классифицированы, их можно использовать для формирования разных представлений финансовой информации.
Это позволяет анализировать не только итог месяца, но и структуру показателей:
- откуда пришли деньги;
- куда они были направлены;
- какие доходы и расходы сформировали результат;
- где возникли отклонения;
- что происходит в конкретном филиале или компании.
Собственнику не приходится каждый раз собирать финансовую картину заново из нескольких независимых источников.
Факт, План и Бюджет в автоматизированном учете
Полноценная автоматизация не должна ограничиваться историей уже произошедших операций.
Для управления бизнесом важно видеть будущее.
Поэтому отдельно учитываются:
Факт — что уже произошло;
План — какие финансовые события ожидаются;
Бюджет — какие показатели были заложены на период.
Такое разделение позволяет сравнивать ожидания с реальными результатами и заранее оценивать будущую финансовую нагрузку.
В KESHER.PRO эти режимы разделены. Благодаря этому планируемая выплата не смешивается с фактическим списанием денег, а бюджетный показатель — с уже полученным финансовым результатом.
Собственник получает возможность анализировать не только прошлое, но и то, что должно произойти с финансами бизнеса дальше.
Автоматизация помогает раньше увидеть финансовые риски
Если финансовая информация собирается только после завершения месяца, часть управленческих решений принимается слишком поздно.
Например, компания может иметь положительную прибыль, но одновременно приближаться к периоду, когда обязательных выплат будет больше, чем доступных денег.
Исторический отчет сам по себе такую проблему не решает.
Когда в одной финансовой модели соединены фактические остатки и будущие операции, становится проще заранее увидеть:
- возможную нехватку денег;
- рост отдельных расходов;
- отклонение от бюджета;
- увеличение финансовой нагрузки;
- неблагоприятную динамику отдельных направлений.
Поэтому ценность автоматизации заключается не только в ускорении учета.
Она помогает превратить финансовые данные из истории произошедших событий в инструмент для принятия решений.
Как выбрать систему для автоматизации финансового учета
Выбирать программу только по количеству функций неправильно.
Сначала необходимо определить, какие задачи бизнеса она должна решать.
Для собственника особенно важно проверить:
- можно ли видеть деньги и прибыль отдельно;
- поддерживается ли План и Бюджет;
- можно ли настроить статьи учета;
- поддерживаются ли несколько счетов и касс;
- можно ли анализировать филиалы и компании;
- доступна ли сводная отчетность по группе;
- насколько удобно загружать и классифицировать операции;
- позволяет ли система видеть будущие финансовые ожидания.
Только после определения этих требований имеет смысл сравнивать конкретные решения.
Подробнее критерии рассмотрены в статье «Как выбрать программу финансового учета?».
Почему одной автоматизации ввода данных недостаточно
Быстро загрузить банковскую выписку — полезно, но этого недостаточно для полноценной автоматизации финансового учета.
Если после загрузки собственнику все равно приходится вручную собирать отдельную таблицу с прибылью, объединять остатки нескольких компаний и отдельно вести будущие платежи, финансовый контур остается фрагментированным.
Поэтому автоматизация должна охватывать не только получение исходных операций, но и дальнейшую работу с ними:
операция → классификация → отчетность → анализ → планирование.
Чем меньше между этими этапами независимых файлов и ручных переносов, тем устойчивее финансовый учет бизнеса.
Что автоматизация не должна делать
Автоматизация финансового учета не означает, что система должна принимать все решения вместо собственника или финансового специалиста.
Программа может упростить обработку данных, расчеты и формирование отчетности, но правила учета по-прежнему должны соответствовать реальной экономике бизнеса.
Например, система не должна автоматически считать любое поступление доходом, а любое списание — расходом. Получение кредита, внутренний перевод, вложение собственника и оплата поставщику имеют разный экономический смысл, даже если во всех случаях происходит движение денег.
Поэтому качественная автоматизация строится не вокруг принципа «делать все автоматически», а вокруг принципа правильно организовать финансовые данные и сократить ручную работу там, где это возможно.
Какие преимущества дает автоматизация финансового учета
При правильно построенной системе бизнес получает несколько важных преимуществ.
Единая финансовая картина. Банковские счета, кассы, филиалы и компании можно анализировать в общей системе.
Меньше ручной работы. Не приходится постоянно переносить одни и те же данные между несколькими таблицами и заново собирать отчеты.
Сопоставимость показателей. Операции учитываются по единой структуре статей, поэтому разные периоды можно корректно сравнивать между собой.
Разделение денег и прибыли. Собственник видит не только остатки на счетах, но и финансовый результат бизнеса.
Контроль будущих операций. Планируемые поступления и выплаты можно учитывать вместе с фактическим состоянием финансов.
Анализ структуры бизнеса. Финансовые показатели можно рассматривать не только по бизнесу в целом, но и по отдельным филиалам, компаниям и направлениям.
Более раннее выявление рисков. Будущая нехватка денег или рост расходов становятся заметны до того, как проблема проявится в банковском остатке.
В результате автоматизация сокращает расстояние между произошедшей финансовой операцией и моментом, когда собственник может использовать эту информацию для принятия решения.
Автоматизация не гарантирует правильный учет
Даже хорошая финансовая система может показывать неправильные результаты, если в нее поступают некорректные данные или неправильно настроены правила учета.
Например, проблемы возникают, когда:
- одинаковые операции относятся на разные статьи;
- внутренние переводы принимаются за доходы и расходы;
- дублируются банковские операции;
- смешиваются Факт и План;
- неправильно настроена структура компаний и филиалов;
- собственник пытается перенести в новую систему старую ошибочную методику без изменений.
Поэтому перед внедрением необходимо определить структуру учета, а после запуска — проверять качество данных и отчетности.
Типичные проблемы подробнее рассмотрены в статье «Какие ошибки допускают при автоматизации финансового учета?».
С чего начать автоматизацию финансового учета
Начинать лучше не с выбора программы, а с определения задач.
Собственнику необходимо понять, какую информацию он хочет получать регулярно.
Обычно базовый набор вопросов выглядит так:
- сколько денег есть у бизнеса;
- сколько бизнес заработал;
- куда уходят деньги;
- какие расходы формируют прибыль;
- какие поступления и выплаты ожидаются;
- хватит ли денег на будущие обязательства;
- какие направления работают эффективнее;
- как выглядит финансовая картина всей группы компаний.
После этого можно определить необходимые источники данных, структуру статей, счета, кассы, филиалы и компании.
И только затем выбирать систему, которая сможет поддерживать такую модель учета.
Как внедрять автоматизацию постепенно
Необязательно автоматизировать весь финансовый учет одновременно.
На первом этапе можно собрать в одной системе банковские и кассовые операции и настроить статьи учета.
Далее — организовать контроль движения денег и финансового результата.
После этого подключить План и Бюджет, анализ отклонений, будущие поступления и выплаты.
Если бизнес состоит из нескольких филиалов или компаний, следующим этапом становится формирование общей финансовой картины группы.
Такой подход позволяет внедрять систему последовательно и проверять корректность учета на каждом этапе.
Почему KESHER.PRO подходит для управленческой автоматизации
KESHER.PRO ориентирован именно на управленческую финансовую картину бизнеса.
Система позволяет не ограничиваться банковскими остатками или бухгалтерскими данными, а анализировать несколько составляющих финансов одновременно.
В KESHER.PRO разделяются:
- деньги;
- прибыль;
- налоги;
- Факт;
- План;
- Бюджет.
Статьи управленческого учета можно настроить под конкретную структуру бизнеса, при этом предусмотрен базовый набор для начала работы.
Банковские и кассовые документы можно вводить вручную или импортировать из 1С через Excel. Это позволяет использовать существующие данные компании без необходимости полностью перестраивать бухгалтерский процесс.
Если у бизнеса несколько филиалов и компаний, отчеты можно анализировать на разных уровнях:
филиал → компания → группа компаний.
Причем в одной группе могут находиться компании с разными налоговыми режимами, а собственник при этом получает сводную управленческую отчетность.
За счет этого KESHER.PRO решает одну из основных задач автоматизации: собирает разрозненные финансовые данные бизнеса в единую систему для анализа и управления.
Что изучить дальше
Если пока непонятно, нужен ли бизнесу переход от ручного учета к системе, начните со статьи «Когда необходимо автоматизировать финансовый учет?».
Далее можно разобраться, какие процессы финансового учета можно автоматизировать и как выбрать программу финансового учета.
Если учет сейчас ведется в таблицах, полезно отдельно сравнить Excel и специализированную программу финансового учета.
Компаниям, которые уже работают в 1С, стоит разобраться, нужна ли отдельная система финансового учета при использовании 1С.
Одним из первых практических этапов может стать автоматизация учета движения денежных средств и объединение нескольких банковских счетов в одной системе.
Перед внедрением также полезно заранее изучить типичные ошибки автоматизации финансового учета.
Заключение
Автоматизация финансового учета — это не просто автоматический импорт банковских операций или замена Excel другой программой. Ее задача — создать единую систему, в которой финансовые данные последовательно превращаются в понятную собственнику картину бизнеса.
Правильно организованная автоматизация помогает видеть деньги и прибыль отдельно, контролировать расходы, учитывать будущие поступления и выплаты, сравнивать Факт с Планом и Бюджетом и анализировать показатели на разных уровнях структуры бизнеса.
Особенно заметной ценность автоматизации становится при росте компании. Чем больше счетов, касс, филиалов и юридических лиц, тем сложнее поддерживать достоверную финансовую картину вручную.
При этом автоматизация не заменяет правильную методику учета. Сначала необходимо определить экономический смысл операций и правила их отражения, а затем использовать систему для последовательного применения этих правил.
В KESHER.PRO управленческий финансовый учет объединяет данные филиалов, компаний и группы компаний, разделяет деньги, прибыль, налоги, Факт, План и Бюджет и помогает собственнику видеть не только произошедшие операции, но и будущую финансовую картину бизнеса.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как организован управленческий финансовый учет в KESHER.PRO.