Если компания использует 1С, отдельная система финансового учета нужна не всегда.
Главный критерий простой: получает ли собственник из существующего учета понятную и своевременную финансовую картину бизнеса.
Если он может без дополнительной ручной работы увидеть прибыль, остатки денег, структуру расходов, будущие поступления и выплаты, План, Бюджет и необходимые аналитические разрезы, внедрять еще одну систему только ради автоматизации нет смысла.
Если же данные находятся в 1С, а управленческую отчетность приходится дополнительно собирать в Excel или других инструментах, отдельная система финансового учета может существенно упростить процесс.
Перед принятием решения полезно разобраться, что представляет собой автоматизация финансового учета.
Почему наличие 1С само по себе не дает ответа
Под названием «1С» могут подразумеваться разные конфигурации, настройки и бизнес-процессы.
В одной компании система используется преимущественно бухгалтерией.
В другой внутри нее организован более широкий учет.
В третьей значительная часть управленческой аналитики дополнительно строится в Excel.
Поэтому некорректно утверждать:
«Если есть 1С, отдельная финансовая система не нужна».
Но столь же некорректно обратное утверждение:
«Для управленческого учета обязательно нужна отдельная программа».
Решение зависит от того, какую информацию уже получает собственник и сколько работы требуется для ее подготовки.
Подробнее различия между подходами рассмотрены в статье «Чем система финансового учета отличается от 1С?».
Сначала проверьте, какие задачи уже решены
Не начинайте с перечня функций новой программы.
Сначала проверьте существующий финансовый процесс.
Собственник должен получить ответы хотя бы на несколько базовых вопросов:
- Сколько денег сейчас находится в бизнесе?
- Сколько компания заработала за период?
- Куда уходят деньги?
- Какие расходы сильнее всего влияют на результат?
- Какие поступления ожидаются в будущем?
- Какие выплаты предстоят?
- Хватит ли денег на будущие обязательства?
- Как Факт отличается от Плана и Бюджета?
- Какой результат показывает отдельный филиал?
- Как выглядит финансовая картина всей компании или группы компаний?
Важно не только наличие ответа.
Нужно оценить, как этот ответ получается.
Если для каждого вопроса сотруднику необходимо выгружать данные из 1С, объединять их с другими источниками и перестраивать таблицы, управленческий учет остается трудоемким даже при наличии автоматизированного исходного учета.
Когда существующей 1С может быть достаточно
Дополнительная финансовая система может не понадобиться, если существующий процесс уже закрывает задачи собственника.
Например:
- необходимые финансовые данные находятся в одном организованном контуре;
- управленческие показатели формируются своевременно;
- деньги и финансовый результат не смешиваются;
- собственник понимает структуру расходов;
- будущие поступления и выплаты контролируются;
- План и Бюджет доступны для анализа;
- нужные подразделения можно анализировать отдельно;
- отчетность не приходится каждый раз собирать вручную.
Если все это уже работает, внедрение еще одной программы может привести не к упрощению, а к дублированию учета.
Автоматизировать то, что уже эффективно автоматизировано, не требуется.
Когда отдельная система становится полезной
Наиболее очевидный сценарий — управленческая отчетность существует отдельно от 1С.
Например:
1С → выгрузка данных → Excel → ручная обработка → управленческий отчет → собственник.
Такая схема вполне может работать.
Вопрос заключается в количестве ручных действий и устойчивости процесса.
Если раз в месяц сотрудник быстро обновляет простую таблицу, отдельная система может быть избыточной.
Если же необходимо постоянно переносить операции, распределять их по статьям, обновлять формулы, объединять несколько файлов и проверять итоговые показатели, стоит рассмотреть специализированный инструмент.
Признак № 1. Собственник регулярно просит подготовить цифры отдельно
Хороший управленческий учет позволяет получать основные показатели тогда, когда они нужны для решения, а не только после специальной подготовки.
Если типичный запрос выглядит так:
«Сколько мы заработали за этот месяц?»
а для ответа необходимо сначала сформировать выгрузку и обработать ее вручную, между исходным учетом и собственником существует дополнительный процесс.
То же относится к вопросам:
«Сколько денег у нас сейчас?»
«На что больше всего потратили?»
«Хватит ли денег до конца месяца?»
«Какой филиал работает лучше?»
Если ответы постоянно приходится готовить отдельно, специализированная финансовая система может сократить этот путь.
Признак № 2. Управленческий учет фактически ведется в Excel
Один из самых распространенных сценариев — компания работает в 1С, но собственник получает управленческую отчетность из Excel.
Это не обязательно плохо.
Excel может быть удобным и достаточным инструментом, особенно при простой структуре бизнеса.
Но если таблицы постепенно усложняются, появляется несколько файлов, растет количество формул и ручных сверок, стоит сравнить текущий процесс со специализированной системой.
Подробнее различия разобраны в статье «Excel или программа финансового учета: что выбрать?».
Признак № 3. Видно движение денег, но не хватает управленческой картины
Перечень банковских поступлений и списаний еще не является полноценной финансовой картиной.
Например, компания получила заем.
Количество денег увеличилось, но прибыль от этого не выросла.
Или бизнес погасил основную сумму долга.
Денег стало меньше, но такое списание нельзя автоматически воспринимать как обычный расход при оценке прибыли.
Поэтому собственнику необходимо различать движение денежных средств и экономический результат операций.
Если существующий процесс хорошо решает эту задачу, дополнительный инструмент может не потребоваться.
Если же деньги и прибыль приходится разделять в дополнительных таблицах, это один из аргументов в пользу специализированной системы.
Признак № 4. Будущее движение денег учитывается отдельно
Еще один сигнал появляется, когда фактические операции находятся в одной системе, а будущие поступления и выплаты — в другой.
Например, Факт учитывается в 1С, а платежный план ведется в Excel.
Сотруднику приходится постоянно сопоставлять две картины:
что ожидалось → что произошло → что еще предстоит.
Чем больше операций, тем сложнее поддерживать такую модель в актуальном состоянии.
Для собственника это особенно важно, потому что текущий остаток денег сам по себе не показывает будущую платежеспособность бизнеса.
Сегодня денег может быть достаточно, а через неделю крупные обязательства создадут дефицит.
Поэтому отдельная финансовая система становится полезной, когда необходимо связать фактический учет с финансовым планированием.
Признак № 5. План, Факт и Бюджет приходится сводить вручную
Факт показывает произошедшие события.
План отражает ожидаемые поступления и выплаты.
Бюджет задает финансовые ориентиры на период.
Если эти три слоя находятся в разных файлах или формируются разными способами, для анализа отклонений требуется дополнительная работа.
В KESHER.PRO Факт, План и Бюджет разделены внутри одной системы.
Это позволяет не смешивать разные виды финансовых данных и одновременно использовать их для управленческого анализа.
Например, собственник может сравнивать фактическое состояние бизнеса с ожиданиями и раньше замечать существенные отклонения.
Признак № 6. Необходимо видеть не только компанию целиком
При простой структуре бизнеса общей отчетности может быть достаточно.
Но после появления филиалов собственнику необходимо понимать, где именно формируется финансовый результат.
Еще сложнее ситуация становится при нескольких компаниях.
Возникает необходимость анализировать:
отдельный филиал → компанию → весь бизнес.
Если такую структуру приходится регулярно собирать вручную из разных источников, специализированная система становится значительно полезнее.
В KESHER.PRO отчеты доступны в разрезах филиала, компании и группы компаний. В одной группе могут находиться компании с разными налоговыми режимами, при этом собственник может получать сводную отчетность.
1С может остаться источником данных
Внедрение отдельной системы финансового учета не означает, что существующие данные необходимо вводить заново вручную.
Если банковские и кассовые документы уже находятся в 1С, их можно использовать как исходные данные для дальнейшего управленческого учета.
В KESHER.PRO банковские и кассовые документы из 1С можно импортировать через Excel.
После этого данные используются внутри управленческой финансовой модели.
Подробнее этот процесс рассмотрен в статье «Как импортировать банковские и кассовые операции из 1С?».
Какую роль тогда выполняет KESHER.PRO
В таком сценарии KESHER.PRO не заменяет 1С ради выполнения тех же самых задач.
Система используется как отдельный контур управленческого финансового учета для собственника.
Она помогает отвечать на четыре базовых вопроса:
Сколько бизнес заработал?
Сколько денег осталось?
Куда ушли деньги?
Что ожидается дальше?
При этом деньги, прибыль и налоги разделяются по смыслу, а Факт, План и Бюджет учитываются отдельно.
Именно наличие такой управленческой картины, а не сам факт использования определенной программы, должно быть основным критерием при принятии решения.
Когда отдельная система особенно полезна собственнику
Необходимость отдельной системы лучше оценивать не по количеству функций 1С, а по тому, сколько дополнительных действий требуется собственнику или финансовому специалисту после появления исходных данных.
Если операции уже отражены, но затем необходимо:
- выгрузить их;
- распределить по управленческим статьям;
- объединить с данными из других источников;
- отдельно рассчитать прибыль;
- собрать движение денег;
- обновить План;
- сравнить показатели с Бюджетом;
- подготовить отчет по филиалам;
- консолидировать несколько компаний,
значительная часть управленческого учета фактически находится за пределами исходной системы.
Именно эту часть процесса имеет смысл автоматизировать.
Сценарий 1. В компании одна организация и простой учет
Представим небольшую компанию с одним филиалом, несколькими банковскими счетами и относительно небольшим количеством операций.
Все необходимые данные отражаются в 1С, а собственник регулярно получает понятные отчеты.
Дополнительные таблицы практически не используются.
Будущие платежи контролируются без сложной системы планирования.
В такой ситуации внедрение еще одной программы может не дать заметного эффекта.
Сам факт наличия специализированной системы не делает финансовый учет лучше.
Если текущий процесс решает задачу, его не обязательно менять.
Сценарий 2. 1С используется, но отчет для собственника собирается в Excel
Теперь рассмотрим другую ситуацию.
Операции отражаются в 1С, но управленческий отчет готовится отдельно.
Каждый месяц сотрудник:
- выгружает данные;
- переносит их в Excel;
- распределяет операции по нужным статьям;
- проверяет формулы;
- обновляет сводные таблицы;
- добавляет плановые данные;
- формирует итоговый отчет.
Здесь проблема не в отсутствии автоматизированного учета как такового.
Проблема в том, что между исходными данными и готовой управленческой информацией остается большой ручной участок.
Именно такой сценарий является одним из наиболее понятных оснований для внедрения специализированной финансовой системы.
Сценарий 3. У бизнеса несколько банковских счетов и наличные деньги
Еще одна распространенная ситуация — деньги распределены между несколькими местами хранения.
Например, компания использует несколько расчетных счетов и одновременно работает с наличными.
Собственнику необходимо понимать:
- сколько денег находится на каждом счете;
- сколько находится в кассе;
- какой общий остаток доступен бизнесу;
- какие деньги уже запланированы под будущие выплаты;
- какие операции являются реальными поступлениями и выплатами;
- какие движения представляют собой внутренние переводы.
Если для получения такой картины необходимо объединять несколько источников вручную, отдельная финансовая система может упростить контроль денежных средств.
Сценарий 4. У бизнеса несколько филиалов
При появлении нескольких филиалов финансовый учет получает дополнительный аналитический уровень.
Собственнику уже недостаточно знать результат всей компании.
Необходимо понимать, что происходит внутри отдельных подразделений.
Например, компания в целом показывает прибыль, но один филиал может работать значительно хуже остальных.
Если отчетность существует только на уровне всей организации, эта проблема становится менее заметной.
В KESHER.PRO продукт финансового учета приобретается на филиал, а отчеты доступны в разрезах филиала и компании.
Поэтому собственник может сначала посмотреть общий показатель, а затем перейти к конкретной части бизнеса.
Сценарий 5. Собственник управляет несколькими компаниями
При нескольких компаниях задача усложняется еще сильнее.
Собственнику может быть недостаточно отдельных отчетов по каждому юридическому лицу.
Ему необходимо понимать результат всей группы.
В KESHER.PRO отчеты доступны на уровнях:
филиал → компания → группа компаний.
При этом компании внутри одной группы могут использовать разные налоговые режимы.
Так сохраняется структура отдельных компаний, но одновременно формируется сводная управленческая отчетность.
Если подобную консолидацию сейчас приходится регулярно выполнять вручную, это весомый аргумент в пользу отдельной финансовой системы.
Сценарий 6. Собственнику необходимо видеть будущее
Фактический учет показывает уже произошедшие события.
Для управления этого недостаточно.
Собственнику важно заранее понимать:
Какие деньги должны поступить?
Какие выплаты предстоят?
Хватит ли текущего остатка?
Не возникает ли риск нехватки денег?
Насколько фактические показатели соответствуют ожиданиям?
Если будущие финансовые события ведутся отдельно от основного учета, собственнику приходится мысленно или вручную соединять настоящее с будущим.
В KESHER.PRO Факт и План разделены, но находятся внутри одной финансовой модели.
Это позволяет анализировать не только состояние бизнеса сегодня, но и будущие финансовые ожидания.
Сценарий 7. Бизнес использует Бюджет
С появлением Бюджета возникает еще один уровень анализа.
Недостаточно знать, сколько компания фактически заработала или потратила.
Необходимо сравнивать результат с тем, что было заложено заранее.
Например, собственник планировал определенный объем расходов на маркетинг, персонал или другие направления.
По итогам периода важно увидеть отклонение и разобраться в его причине.
Если Бюджет находится в отдельном Excel-файле, а Факт — в 1С, такое сравнение требует дополнительной подготовки данных.
В KESHER.PRO Факт, План и Бюджет разделяются внутри системы, поэтому каждый из них сохраняет свой смысл и может использоваться для финансового анализа.
Сценарий 8. Собственнику нужна собственная структура статей
Бухгалтерская и управленческая логика классификации операций могут решать разные задачи.
Для собственника важно группировать финансовую информацию так, чтобы она отражала экономику конкретного бизнеса.
Например, ему может быть важно отдельно видеть расходы на привлечение клиентов, доставку, определенное направление деятельности или конкретный производственный процесс.
Поэтому при выборе системы необходимо проверить возможность настроить статьи управленческого учета под собственную модель бизнеса.
В KESHER.PRO предусмотрен базовый набор статей, который можно адаптировать под структуру компании.
Это позволяет строить управленческую аналитику вокруг тех направлений, которые действительно важны руководителю.
Отдельная система не должна создавать двойную работу
Самый плохой сценарий внедрения выглядит так:
операцию внесли в 1С → ту же операцию вручную внесли в финансовую систему → затем обе записи регулярно сверяют.
Вместо автоматизации компания получает еще один уровень ручной работы.
Поэтому до внедрения необходимо определить, откуда будут поступать исходные данные.
Если банковские и кассовые документы уже находятся в 1С, их можно подготовить для импорта в финансовую систему.
В KESHER.PRO банковские и кассовые документы из 1С можно импортировать через Excel.
Так существующие данные используются повторно, а ручное создание каждой операции не становится обязательной частью процесса.
Что проверить перед выбором системы
Если принято решение рассмотреть дополнительный финансовый инструмент, не стоит выбирать его только по красивым отчетам или количеству функций.
Проверьте реальные сценарии своего бизнеса.
Например:
Есть несколько банковских счетов. Можно ли увидеть их вместе?
Есть наличные деньги. Можно ли объединить их с банковскими остатками в общей картине?
Есть План. Можно ли отделить будущие операции от Факта?
Есть Бюджет. Можно ли анализировать его отдельно?
Есть филиалы. Можно ли посмотреть каждый из них и компанию целиком?
Есть несколько компаний. Можно ли получить сводную отчетность?
Есть собственная структура расходов. Можно ли настроить статьи под нее?
Именно такие проверки позволяют понять, решает ли программа реальную проблему бизнеса.
Если вы только выбираете решение, используйте также критерии выбора программы финансового учета.
Для задач, ориентированных прежде всего на аналитику собственника, полезно отдельно изучить рекомендации по выбору программы управленческого учета.
Нужно ли переносить в новую систему весь учет из 1С
Нет.
Если отдельная система внедряется для управленческого финансового учета, нет необходимости автоматически переносить в нее все данные и процессы, существующие в 1С.
Нужно определить только ту информацию, которая необходима для выбранной финансовой модели.
Так системы не конкурируют за одну и ту же роль.
Каждый инструмент используется там, где он действительно нужен бизнесу.
Сколько должна экономить отдельная система
Пользу автоматизации лучше оценивать не только по стоимости подписки.
Нужно сравнить текущий и будущий процессы.
Например, сейчас сотрудник каждый месяц тратит время на выгрузки, обработку Excel-файлов, проверку формул, консолидацию данных и подготовку отчета.
После внедрения часть этих действий должна исчезнуть или существенно упроститься.
Если этого не происходит, экономический смысл автоматизации становится сомнительным.
При оценке решения полезно учитывать не только стоимость программы, но и стоимость ручной работы, ошибок и задержек в получении финансовой информации.
Подробнее этот вопрос рассмотрен в статье «Сколько стоит автоматизация финансового учета?».
Когда KESHER.PRO имеет смысл использовать вместе с 1С
Такой вариант стоит рассматривать, если 1С уже выполняет необходимые компании задачи, но собственнику нужен отдельный управленческий финансовый контур.
Например, требуется одновременно видеть:
прибыль → остаток денег → направления расходов → будущие ожидания.
KESHER.PRO объединяет эти задачи в системе финансового учета.
Деньги, прибыль и налоги разделяются по смыслу. Факт, План и Бюджет также учитываются отдельно.
При более сложной структуре бизнеса отчетность можно анализировать на уровнях филиала, компании и группы компаний.
В таком сценарии вопрос не стоит как «заменить 1С на KESHER.PRO».
Задача заключается в том, чтобы использовать KESHER.PRO там, где собственнику требуется отдельная управленческая финансовая картина бизнеса.
Как принять окончательное решение
Чтобы понять, нужна ли отдельная система финансового учета, не обязательно проводить сложный аудит.
Достаточно посмотреть, как собственник получает финансовую информацию сегодня.
Возьмите последний закрытый месяц и проследите весь путь данных:
операция → учет → обработка → управленческий отчет → решение собственника.
Если между учетом операции и готовым показателем находится несколько ручных этапов, стоит разобраться, можно ли их сократить.
Особенно показательны ситуации, когда данные уже существуют в 1С, но затем сотрудники повторно работают с ними в Excel, сводят несколько источников или вручную готовят отчеты.
Именно здесь отдельная финансовая система может принести наибольшую пользу.
Проверьте существующий процесс на практике
Для быстрой оценки ответьте на несколько вопросов.
1. Можно ли сейчас быстро узнать, сколько денег есть у бизнеса?
Не только на одном банковском счете, а суммарно по используемым счетам и наличным деньгам.
2. Можно ли отдельно увидеть прибыль?
Важно, чтобы изменение остатка денег не воспринималось автоматически как заработок или убыток компании.
3. Понятно ли, куда уходят деньги?
Собственнику нужна структура расходов, которая соответствует реальной экономике его бизнеса.
4. Видно ли, что произойдет дальше?
Необходимо учитывать будущие поступления и выплаты, а не ограничиваться уже совершенными операциями.
5. Можно ли сопоставлять Факт, План и Бюджет?
Если для этого приходится вручную объединять несколько файлов, процесс можно улучшить.
6. Доступна ли аналитика по структуре бизнеса?
При нескольких филиалах или компаниях важно видеть как отдельные части бизнеса, так и общую картину.
Если существующий процесс уверенно отвечает на эти вопросы, дополнительная система может быть не нужна.
Если для большинства ответов требуется отдельная подготовка данных, есть основания рассматривать автоматизацию управленческого финансового учета.
Когда 1С и Excel уже начинают образовывать отдельную систему
Во многих компаниях со временем складывается вполне рабочая схема:
1С → Excel → управленческая отчетность.
На начальном этапе она может быть простой.
Затем в Excel появляются отдельные таблицы для движения денег, прибыли, платежного календаря, Бюджета, филиалов и других аналитических разрезов.
Постепенно Excel перестает быть вспомогательным инструментом.
Он становится фактической системой управленческого учета, которую компания самостоятельно разрабатывает и поддерживает.
Если такой процесс остается удобным, менять его необязательно.
Но если таблицы приходится постоянно обновлять, связывать и проверять, стоит сравнить текущую модель со специализированным решением.
Подробнее различия рассмотрены в статье «Excel или программа финансового учета: что выбрать?».
Не оценивайте необходимость системы только по размеру бизнеса
Отдельная система финансового учета может понадобиться относительно небольшой компании и оказаться необязательной для более крупной.
Причина в сложности финансовой структуры.
Представим небольшой бизнес, у которого несколько филиалов, несколько банковских счетов, наличные деньги и две компании.
Даже при умеренном количестве операций собственнику необходимо объединять значительное количество финансовых разрезов.
И наоборот, более крупная компания с хорошо настроенным существующим процессом может получать необходимые управленческие показатели без отдельной системы.
Поэтому ориентироваться только на выручку, количество сотрудников или операций неправильно.
Главный критерий — сложность получения достоверной финансовой картины.
Не внедряйте систему только ради красивых отчетов
Отчетность — конечный результат финансового учета.
Но красивые графики не исправят проблемы в исходных данных.
Если операции классифицируются неправильно, статьи не соответствуют структуре бизнеса или отсутствует единая методика учета, новая программа лишь быстрее покажет неправильный результат.
До внедрения необходимо определить:
- какие финансовые данные используются;
- какие статьи управленческого учета нужны;
- как разделяются деньги и прибыль;
- как учитываются Факт, План и Бюджет;
- какие аналитические разрезы нужны собственнику;
- кто отвечает за корректность операций.
Автоматизация должна упрощать уже понятную модель финансового учета.
Не создавайте несколько версий финансовой правды
После внедрения дополнительной системы у собственника не должно появиться два разных ответа на один вопрос.
Например:
«По таблице прибыль одна, а в финансовой системе другая».
Если такое происходит регулярно, сотрудники начинают тратить время не на анализ, а на выяснение того, какой показатель считать правильным.
Поэтому при внедрении необходимо определить назначение каждого инструмента.
1С может продолжать выполнять свои задачи.
Excel может использоваться для отдельных расчетов.
А специализированная финансовая система — формировать управленческую финансовую картину собственника.
Роли инструментов должны быть понятны заранее.
Как оценить эффект до внедрения
Перед покупкой системы полезно записать, какие действия выполняются сейчас.
Например:
- Получить исходные операции.
- Выгрузить данные.
- Перенести их в таблицу.
- Проверить формат.
- Распределить по статьям.
- Обновить формулы.
- Добавить плановые операции.
- Сверить Факт с Бюджетом.
- Объединить данные филиалов.
- Подготовить итоговый отчет.
Затем проверьте, какие из этих действий исчезнут или станут проще после внедрения.
Так можно оценивать программу не по количеству заявленных возможностей, а по реальному изменению финансового процесса.
Когда внедрение лучше отложить
Не стоит торопиться с новой системой, если компания пока не понимает, какую проблему хочет решить.
Например, если нет согласованной структуры статей, сотрудники по-разному классифицируют одинаковые операции, а собственник еще не определил необходимые показатели, сначала полезно привести в порядок сам учет.
Также переход можно отложить, если текущая система уже дает необходимые показатели быстро и с приемлемыми трудозатратами.
Автоматизация должна уменьшать сложность, а не добавлять еще одну программу в существующий набор инструментов.
Когда внедрение лучше не откладывать
Обратная ситуация возникает, если ручная подготовка управленческой отчетности уже стала постоянным процессом.
Особенно характерно сочетание нескольких признаков:
1С + Excel + несколько счетов + наличные деньги + План + Бюджет + филиалы + несколько компаний.
Каждый элемент сам по себе не требует отдельной системы.
Но вместе они значительно увеличивают количество связей, которые необходимо поддерживать.
Если собственник получает важную финансовую информацию с задержкой именно из-за обработки данных, дальнейшее усложнение существующей модели может оказаться дороже перехода.
Как подготовить данные из 1С
Если решение о внедрении принято, сначала необходимо определить, какие данные из существующего учета понадобятся новой системе.
Для управленческого финансового учета одним из основных источников могут быть банковские и кассовые документы.
В KESHER.PRO такие документы из 1С можно импортировать через Excel.
Это позволяет использовать уже существующие операции вместо повторного ручного создания каждой записи.
Подробный порядок рассмотрен в статье «Как импортировать банковские и кассовые операции из 1С?».
Как выбрать систему, если решение уже принято
После решения о необходимости отдельного инструмента нужно перейти от общего вопроса к требованиям.
Составьте перечень задач, которые новая система должна закрывать обязательно.
Например:
- учет денег;
- анализ прибыли;
- статьи доходов и расходов;
- План;
- Бюджет;
- несколько банковских счетов;
- наличные деньги;
- филиалы;
- несколько компаний;
- сводная отчетность.
Затем проверяйте программы именно по этим сценариям.
Общие критерии рассмотрены в статье «Как выбрать программу для финансового учета?».
Если приоритетом является информация непосредственно для собственника и руководителя, дополнительно изучите, как выбрать программу для управленческого учета.
Стоит ли учитывать стоимость перехода
Обязательно.
Даже подходящая система требует времени на первоначальную организацию учета.
При оценке нужно учитывать не только стоимость использования программы, но и:
- подготовку данных;
- настройку структуры;
- перенос информации;
- проверку результатов;
- обучение пользователей;
- время на переходный период.
Одновременно нужно посчитать стоимость существующего процесса.
Если сотрудники каждый месяц тратят значительное время на выгрузки, Excel, сверки и подготовку отчетности, это тоже расходы бизнеса.
Поэтому сравнивать нужно не цену программы с нулем, а два процесса: как финансовый учет работает сейчас и как он будет работать после автоматизации.
Подробнее этот вопрос рассмотрен в статье «Сколько стоит автоматизация финансового учета?».
Какие ошибки особенно опасны при использовании двух систем
Первая ошибка — повторно вводить одни и те же данные вручную.
Вторая — не определить, какая система отвечает за конкретную часть процесса.
Третья — перенести существующую структуру учета без проверки и вместе с ней сохранить накопленные проблемы.
Четвертая — пытаться автоматизировать все сразу, не определив приоритетные задачи.
Пятая — оценивать результат внедрения по количеству функций, а не по сокращению ручной работы и улучшению финансовой информации.
Перед началом проекта полезно изучить типичные ошибки автоматизации финансового учета.
Что изучить дальше
Общий подход к переходу на системный финансовый учет рассмотрен в статье «Что такое автоматизация финансового учета?».
Чтобы понять роль разных инструментов, изучите отличия системы финансового учета от 1С.
Если выбираете конкретное решение, используйте критерии выбора программы финансового учета и рекомендации по выбору программы управленческого учета.
Если управленческая отчетность сейчас строится в таблицах, сравните Excel и специализированную программу финансового учета.
Для использования существующих данных изучите импорт банковских и кассовых операций из 1С.
До внедрения также стоит оценить стоимость автоматизации и изучить распространенные ошибки финансовой автоматизации.
Заключение
Наличие 1С само по себе не означает ни необходимость, ни бесполезность отдельной системы финансового учета.
Решение зависит от того, насколько хорошо существующий процесс отвечает на управленческие вопросы собственника.
Если необходимые показатели уже доступны быстро, понятны и не требуют постоянной ручной подготовки, дополнительная система может оказаться лишней.
Если же данные существуют в 1С, а прибыль, движение денег, расходы, будущие платежи, План, Бюджет и сводную отчетность приходится дополнительно собирать вручную, специализированная система может существенно упростить управленческий финансовый учет.
KESHER.PRO в таком сценарии используется не как обязательная замена 1С, а как система управленческого финансового учета: для анализа денег, прибыли, расходов, будущих ожиданий и финансовых показателей в разрезах филиала, компании и группы компаний.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как организован управленческий финансовый учет в KESHER.PRO.