Чтобы выбрать программу для управленческого учета, нужно определить, какие решения собственник хочет принимать на основе финансовых данных. Система должна не просто собирать операции, а превращать их в понятную картину бизнеса: показывать деньги, прибыль, расходы, будущие обязательства и результаты отдельных частей компании.
При выборе стоит проверить, позволяет ли программа:
- контролировать остатки и движение денег;
- рассчитывать и анализировать прибыль;
- видеть структуру доходов и расходов;
- вести План и Бюджет отдельно от Факта;
- учитывать будущие поступления и выплаты;
- настраивать статьи управленческого учета;
- анализировать отдельные филиалы и компании;
- получать сводные показатели группы компаний;
- сравнивать результаты разных периодов;
- использовать данные без постоянной ручной сборки отчетов.
Главный критерий — не количество функций, а то, насколько система помогает собственнику понимать состояние бизнеса и принимать решения.
Перед выбором полезно разобраться, что представляет собой автоматизация финансового учета.
Чем программа управленческого учета отличается от обычного учета денег
Учет денег отвечает прежде всего на вопросы:
Сколько денег поступило?
Сколько было выплачено?
Сколько осталось?
Для управленческого учета этого недостаточно.
Собственнику необходимо понимать экономический результат деятельности: сколько бизнес заработал, какие расходы сформировали этот результат, какие направления работают эффективнее и что ожидается в будущем.
Например, получение кредита увеличит количество денег на банковском счете, но не сделает бизнес прибыльнее.
Оплата ранее возникшего обязательства уменьшит остаток денег, но момент выплаты не всегда совпадает с моментом возникновения расхода.
Поэтому хорошая программа управленческого учета должна разделять разные экономические смыслы операций, а не строить аналитику только по банковским поступлениям и списаниям.
Сначала определите, какую аналитику должен получать собственник
До просмотра конкретных программ составьте перечень вопросов, на которые должен отвечать управленческий учет.
Например:
- сколько бизнес заработал за период;
- сколько денег доступно сейчас;
- на что компания расходует средства;
- какие расходы растут;
- какие поступления ожидаются;
- какие обязательства предстоит оплатить;
- хватит ли денег на будущие выплаты;
- насколько фактические результаты соответствуют плану;
- какой результат показывает конкретный филиал;
- как работает отдельная компания;
- что происходит по группе компаний в целом.
Если система не позволяет получить ответы на основные вопросы без дополнительной ручной обработки, она закрывает только часть задачи.
Для более широкого набора критериев полезно также изучить, как выбрать программу для финансового учета.
Проверьте разделение денег и прибыли
Для управленческого учета это один из базовых критериев.
Движение денежных средств и прибыль связаны между собой, но показывают разные стороны бизнеса.
Если программа фактически строит результат только по поступлениям и выплатам, собственник может получить искаженную картину.
Система должна позволять отдельно ответить как минимум на два вопроса:
Сколько денег есть у бизнеса?
и
Сколько бизнес заработал?
В KESHER.PRO деньги и прибыль разделены. Благодаря этому собственнику не нужно пытаться определять финансовый результат по изменению банковского остатка.
Проверьте работу с Фактом, Планом и Бюджетом
Управленческий учет нужен не только для анализа прошлого.
Собственнику необходимо понимать, что уже произошло, что ожидается в ближайшем будущем и какие показатели компания изначально планировала получить.
Поэтому при выборе программы стоит проверить работу с тремя отдельными уровнями данных:
Факт — произошедшие операции и полученные результаты.
План — ожидаемые финансовые события.
Бюджет — целевые показатели на определенный период.
Если программа поддерживает только Факт, планирование часто приходится переносить в отдельные таблицы. В результате управленческая модель снова распадается между несколькими инструментами.
В KESHER.PRO Факт, План и Бюджет разделены. Это позволяет сравнивать фактические результаты с ожиданиями, не смешивая разные типы данных.
Оцените возможности планирования денег
Хороший управленческий учет должен помогать смотреть вперед.
Допустим, сегодня у компании достаточно денег. Через несколько дней предстоят выплаты поставщикам, зарплата, налоги и аренда, а часть ожидаемых поступлений должна прийти позже.
Сам сегодняшний остаток ничего не говорит о том, насколько комфортно бизнес пройдет этот период.
Поэтому при выборе программы важно проверить, можно ли учитывать будущие поступления и выплаты и использовать их для оценки ликвидности.
Так система помогает собственнику видеть финансовый риск до того, как нехватка денег фактически возникнет.
Проверьте аналитику расходов
Программа управленческого учета должна позволять понять не только общую сумму расходов, но и их структуру.
Собственнику может потребоваться анализировать отдельно:
- закупки;
- персонал;
- аренду;
- маркетинг;
- банковские расходы;
- налоги;
- другие направления затрат.
Универсального справочника, одинаково подходящего всем компаниям, не существует.
Поэтому важна возможность настроить структуру статей под конкретную модель бизнеса.
В KESHER.PRO статьи управленческого учета можно настраивать, при этом для начала работы предусмотрен базовый набор.
Так собственник получает аналитику в понятных ему категориях, а не вынужден подстраивать бизнес под жестко заданную структуру программы.
Проверьте уровни аналитики
Одна из частых проблем появляется после роста бизнеса.
Пока существует один филиал, собственнику достаточно отчетности по компании в целом. После открытия второго необходимо понимать не только общий результат, но и вклад каждого подразделения.
При нескольких юридических лицах появляется еще один уровень анализа.
Поэтому программа управленческого учета должна соответствовать реальной структуре бизнеса.
В KESHER.PRO финансовые показатели можно анализировать по уровням:
филиал → компания → группа компаний.
Это позволяет перейти от общей картины к конкретной части бизнеса и понять, где именно сформировался финансовый результат.
Учитывайте несколько компаний заранее
Если собственник уже управляет несколькими юридическими лицами или планирует такую структуру, этот критерий стоит проверить до покупки программы.
Отдельный учет каждой компании решить несложно. Более трудная задача — получить общую управленческую картину.
Если система не поддерживает такую структуру, данные придется снова объединять вручную.
В KESHER.PRO компании можно рассматривать в составе группы. При этом в одной группе могут находиться компании с разными налоговыми режимами, а собственник может получать сводные финансовые показатели.
Это особенно важно для управленческого учета: юридическая структура бизнеса сохраняется, но не мешает видеть его как единое целое.
Сравните специализированную программу с Excel
Excel может успешно использоваться для управленческого учета, особенно на раннем этапе.
Но по мере усложнения бизнеса таблицы начинают требовать больше ручной поддержки: появляются связанные листы, дополнительные файлы, сложные формулы и отдельные модели для планирования.
Поэтому вопрос заключается не в том, можно ли построить управленческий учет в Excel. Можно.
Вопрос в другом: насколько удобно и надежно поддерживать такую модель именно в вашем бизнесе.
Если собственник регулярно получает нужные показатели, а поддержание таблиц не создает проблем, срочная замена инструмента не требуется.
Если же значительная часть работы уходит на сбор, перенос и сверку данных, стоит сравнить текущий процесс со специализированной системой.
Подробнее — в статье «Excel или программа финансового учета — что выбрать?».
Сравните программу управленческого учета с 1С
Наличие 1С само по себе не означает, что задачи управленческого учета собственника уже закрыты.
Важно смотреть не на название используемой программы, а на результат.
Собственнику необходимо проверить, получает ли он в существующей системе ответы на управленческие вопросы:
- сколько денег есть у бизнеса;
- какую прибыль получает компания;
- как устроены расходы;
- какие поступления и выплаты ожидаются;
- хватит ли денег на будущие обязательства;
- как Факт отличается от Плана и Бюджета;
- какой результат показывают отдельные филиалы и компании.
Если необходимая информация уже доступна в удобном виде, дополнительная система может не понадобиться.
Если же управленческую отчетность приходится отдельно собирать, обрабатывать и дополнять таблицами, специализированная система может решить эту задачу удобнее.
Подробнее различия рассмотрены в статье «Система финансового учета или 1С — что выбрать?».
Нужна ли отдельная система, если компания уже использует 1С
Управленческий и бухгалтерский учет решают разные задачи, поэтому в бизнесе могут одновременно использоваться несколько инструментов.
Необязательно заменять существующую систему, если она необходима компании для других процессов.
Например, в KESHER.PRO банковские и кассовые документы из 1С можно импортировать через Excel и использовать для управленческого финансового учета.
В результате существующие данные становятся основой для анализа денег, прибыли, расходов и других управленческих показателей.
Отдельно этот сценарий разобран в статье «Нужна ли система финансового учета, если компания использует 1С?».
Оцените, сколько ручной работы останется после внедрения
При выборе программы легко сосредоточиться на красивых отчетах и не проверить, сколько действий потребуется для их получения.
Поэтому полезно пройти весь рабочий процесс:
получение данных → обработка операций → распределение по статьям → формирование отчетности → анализ.
Если значительная часть этой цепочки остается в отдельных таблицах, автоматизация будет неполной.
При этом цель не обязательно состоит в полном отказе от ручных действий.
Некоторые операции действительно требуют проверки человеком. Важно другое: чтобы сотрудникам не приходилось постоянно переносить одни и те же данные между несколькими независимыми инструментами.
Проверьте, можно ли настроить учет под бизнес
Управленческий учет должен отражать экономику конкретной компании.
У ресторана, магазина, производственного предприятия и IT-компании будут разные структуры доходов и расходов.
Поэтому при выборе программы необходимо понять, насколько жестко она задает собственную модель учета.
Если каждое изменение требует сложной доработки, система может оказаться неудобной по мере развития бизнеса.
С другой стороны, полностью пустая система, которую необходимо долго проектировать с нуля, также подходит не всем.
Практичным вариантом является наличие готовой базовой структуры с возможностью адаптации.
Именно такой принцип используется в KESHER.PRO: предусмотрен базовый набор статей управленческого учета, который можно настроить под структуру конкретного бизнеса.
Проверьте работу с налогами
В управленческой картине налоги важно не смешивать с другими финансовыми показателями.
Особенно это становится заметно, если собственник управляет несколькими компаниями с разными налоговыми режимами.
Программа должна сохранять особенности отдельных компаний и при этом позволять анализировать бизнес на более высоком уровне.
В KESHER.PRO налоги выделяются отдельно, а внутри одной группы могут находиться компании с разными налоговыми режимами.
При этом собственник может получать сводную отчетность по группе компаний.
Проверьте возможность анализа ликвидности и финансовых рисков
Управленческий учет должен помогать не только объяснять прошлые результаты, но и замечать потенциальные проблемы.
Например, прибыльная компания может столкнуться с нехваткой денег, если крупные обязательства наступают раньше ожидаемых поступлений.
Поэтому полезно проверить, помогает ли программа анализировать:
- текущие остатки;
- будущие поступления;
- будущие выплаты;
- финансовую нагрузку;
- отклонения от плановых показателей;
- риск нехватки денежных средств.
Если для такой оценки приходится каждый раз создавать отдельную модель в Excel, часть управленческой аналитики остается за пределами системы.
В KESHER.PRO финансовый учет используется в том числе для анализа ликвидности, финансовых рисков и будущих ожиданий бизнеса.
Оцените удобство для собственника, а не только для специалиста
Управленческий учет создается прежде всего для принятия решений.
Поэтому программу должен оценивать не только человек, который вводит и обрабатывает данные.
Собственнику также должно быть понятно:
- где находится нужный показатель;
- что именно он означает;
- из чего сформировалась сумма;
- к какому периоду она относится;
- какой филиал или компания сформировали результат;
- как изменился показатель относительно ожиданий.
Если система удобна только специалисту, который знает ее внутреннюю логику, собственник продолжит зависеть от подготовки отдельных отчетов.
Хорошая программа сокращает этот разрыв и делает финансовую информацию доступной непосредственно руководителю.
Проверьте возможность перейти от общей картины к деталям
Управленческий отчет должен не только показывать итоговую цифру.
Если расходы выросли, собственнику необходимо понять, где именно произошло изменение. Если снизилась прибыль — определить, какой участок бизнеса повлиял на результат.
Поэтому при тестировании программы стоит проверить путь от общего показателя к более детальной аналитике.
Для бизнеса с несколькими подразделениями особенно полезна возможность двигаться по структуре:
группа компаний → компания → филиал.
В KESHER.PRO доступны эти уровни отчетности, поэтому одну финансовую картину можно рассматривать с разной степенью детализации.
Не выбирайте систему только по текущему состоянию бизнеса
Сегодня компании может быть достаточно одного счета, одного филиала и нескольких простых отчетов.
Но если бизнес развивается, финансовая структура будет меняться.
Поэтому при выборе программы стоит учитывать ближайший рост:
- появление дополнительных банковских счетов;
- открытие новых филиалов;
- создание еще одной компании;
- увеличение количества операций;
- усложнение структуры расходов;
- появление полноценного финансового планирования.
Иначе через некоторое время придется снова менять систему и переносить финансовую модель.
Для небольших компаний критерии выбора подробнее рассмотрены в статье «Как выбрать систему финансового учета для малого бизнеса?».
Сравните стоимость с объемом решаемых задач
Цена программы — только одна часть стоимости управленческого учета.
При сравнении вариантов необходимо учитывать, сколько ручной работы останется после внедрения.
Если недорогая программа требует дополнительно вести несколько таблиц, регулярно переносить данные и вручную собирать отчетность, фактические затраты бизнеса будут выше стоимости подписки.
Одновременно нет смысла переплачивать за сложную систему, значительная часть возможностей которой компании не требуется.
Поэтому сначала определите обязательные задачи, а уже затем сравнивайте стоимость подходящих решений.
Подробнее этот вопрос разобран в статье «Сколько стоит автоматизация финансового учета?».
Проверьте систему на реальном сценарии
Перед выбором программы желательно не ограничиваться перечнем возможностей.
Откройте демонстрационную версию и попробуйте получить ответы на реальные вопросы своего бизнеса.
Например:
Сколько денег есть сейчас?
Какую прибыль получил бизнес?
На что были потрачены деньги?
Какие выплаты ожидаются дальше?
Как выглядит План относительно Факта?
Можно ли посмотреть отдельный филиал?
Можно ли затем увидеть компанию и всю группу?
Такой тест быстро показывает, соответствует ли логика системы реальным задачам собственника.
Он полезнее сравнения десятков функций, которыми компания может никогда не воспользоваться.
Не повторяйте типичные ошибки выбора
Одна из распространенных ошибок — выбирать программу до того, как определены требования к управленческому учету.
Вторая — пытаться автоматизировать существующий беспорядок без предварительной настройки структуры данных.
Третья — выбирать систему исключительно по стоимости.
Четвертая — оценивать только удобство ввода операций и не проверять итоговую аналитику.
Пятая — не учитывать будущий рост компании.
Перед внедрением полезно отдельно изучить, какие ошибки допускают при автоматизации финансового учета.
Правильный порядок обратный: сначала задачи и структура управленческого учета, затем требования к системе и только после этого — сравнение конкретных программ.
Как составить итоговый список требований к программе
Перед окончательным выбором полезно разделить требования на три группы.
Обязательные — без них программа не решит основную задачу управленческого учета.
Например, если собственнику необходимо контролировать несколько компаний, поддержка такой структуры становится обязательным требованием.
Желательные — возможности, которые упростят работу, но не определяют сам выбор.
На перспективу — функции, которые пока не используются, но могут понадобиться при росте бизнеса.
Такой подход помогает не переплачивать за ненужную сложность и одновременно не выбрать систему, которую придется менять через год.
Короткий чек-лист выбора программы
Перед покупкой проверьте:
- Разделяет ли система деньги и прибыль?
- Можно ли учитывать Факт, План и Бюджет отдельно?
- Поддерживается ли учет будущих поступлений и выплат?
- Можно ли настроить статьи под структуру бизнеса?
- Удобно ли анализировать доходы и расходы?
- Можно ли контролировать ликвидность и финансовые риски?
- Поддерживаются ли несколько счетов и касс?
- Можно ли вести несколько филиалов и компаний?
- Есть ли сводная отчетность по группе компаний?
- Удобно ли получать исходные финансовые данные?
- Понятна ли отчетность непосредственно собственнику?
- Не придется ли после внедрения продолжать собирать основные показатели в дополнительных таблицах?
Если программа хорошо проходит именно те пункты, которые критичны для вашего бизнеса, ее имеет смысл рассматривать дальше.
Когда стоит выбрать специализированную систему
Специализированная программа становится особенно полезной, когда управленческий учет перестает помещаться в одну понятную модель.
Например, появляются несколько банковских счетов, кассы, филиалы, компании, большое количество операций и необходимость регулярно планировать будущие платежи.
В такой ситуации проблема Excel обычно заключается уже не в формулах. Основная сложность — поддерживать связанную и актуальную финансовую картину.
Если каждый новый отчет требует дополнительного ручного объединения данных, система управленческого учета может существенно упростить процесс.
Подробнее различия рассмотрены в статье «Excel или программа финансового учета — что выбрать?».
Когда отдельная программа может быть не нужна
Покупать систему управленческого учета только потому, что бизнесу «положена автоматизация», не стоит.
Если компания небольшая, финансовая структура простая, а собственник уже получает необходимые показатели быстро и без постоянной ручной подготовки, существующего решения может быть достаточно.
То же самое относится к компаниям, которые уже используют другие системы.
Если текущий инструмент действительно позволяет собственнику видеть деньги, прибыль, расходы, планы и необходимые аналитические разрезы, дополнительная программа может не дать существенного преимущества.
Поэтому решение должно исходить из реальной проблемы учета, а не из желания заменить одну программу другой.
Если компания уже работает в 1С, подробнее этот вопрос рассмотрен в статье «Нужна ли система финансового учета, если компания использует 1С?».
Почему KESHER.PRO стоит включить в сравнение
KESHER.PRO имеет смысл рассматривать бизнесу, которому нужна единая система именно для управленческого финансового учета.
Система позволяет собственнику видеть четыре важных составляющих финансовой картины:
сколько бизнес заработал → сколько денег осталось → куда ушли деньги → что ожидается дальше.
При этом деньги, прибыль и налоги не смешиваются между собой, а Факт, План и Бюджет ведутся отдельно.
Это важно для управленческого анализа. Например, собственник может видеть положительную прибыль и одновременно контролировать будущую нехватку денег, не пытаясь сделать вывод о состоянии бизнеса только по банковскому остатку.
Статьи управленческого учета можно адаптировать под структуру конкретной компании, а для начала работы предусмотрен базовый набор.
Таким образом, система не заставляет бизнес строить аналитику по универсальному справочнику, который не соответствует его экономике.
Преимущество KESHER.PRO при нескольких филиалах и компаниях
Отдельное преимущество проявляется при усложнении структуры бизнеса.
Отчеты в KESHER.PRO доступны на уровнях:
филиал → компания → группа компаний.
Собственник может анализировать конкретный филиал, затем смотреть результат всей компании и после этого переходить к сводной картине группы.
В одной группе могут находиться компании с разными налоговыми режимами.
Это позволяет сохранить необходимую детализацию отдельных частей бизнеса и одновременно получать консолидированную управленческую информацию.
Такой подход особенно полезен, когда собственнику уже недостаточно нескольких независимых отчетов по юридическим лицам и необходимо понимать результат всего бизнеса.
KESHER.PRO не ограничивается учетом уже произошедших операций
Для управленческого учета важно не только объяснить прошлое, но и оценить будущее.
Поэтому в KESHER.PRO можно работать с Фактом, Планом и Бюджетом.
Это позволяет учитывать будущие ожидания и использовать финансовую систему для планирования, анализа ликвидности, контроля бюджета и выявления финансовых рисков.
Вместо отдельной таблицы с будущими платежами и другой таблицы с фактическими результатами собственник получает связанную финансовую модель.
Именно этот сценарий стоит проверить при сравнении KESHER.PRO с другими программами управленческого учета.
Как провести окончательную проверку
Перед выбором возьмите несколько типичных ситуаций из своего бизнеса и попробуйте решить их в рассматриваемой системе.
Например:
Ситуация 1. Нужно понять, сколько бизнес заработал за прошлый месяц.
Ситуация 2. Нужно определить, сколько денег сейчас находится на счетах и в кассах.
Ситуация 3. Нужно понять, на какие направления ушла основная часть расходов.
Ситуация 4. Нужно посмотреть будущие поступления и выплаты и оценить, хватит ли денег.
Ситуация 5. Нужно сравнить Факт с Планом или Бюджетом.
Ситуация 6. Нужно посмотреть показатели одного филиала, компании и группы в целом.
Если эти задачи решаются непосредственно в программе и не требуют каждый раз собирать отдельный Excel-файл, система действительно помогает автоматизировать управленческий учет.
Что изучить дальше
Общие принципы автоматизации разобраны в статье «Что такое автоматизация финансового учета?».
Для более широкого выбора финансовой системы изучите, как выбрать программу для финансового учета.
Если учет сейчас ведется преимущественно в таблицах, полезно сравнить Excel и специализированную программу финансового учета.
Если компания работает в 1С, отдельно рассмотрите сравнение системы финансового учета и 1С и вопрос о том, нужна ли дополнительная финансовая система при использовании 1С.
Для небольших компаний критерии подробнее разобраны в статье «Как выбрать систему финансового учета для малого бизнеса?».
До внедрения также стоит оценить стоимость автоматизации финансового учета и изучить типичные ошибки автоматизации.
Заключение
Программу для управленческого учета нужно выбирать по тому, насколько хорошо она помогает собственнику понимать бизнес и принимать финансовые решения.
Ключевые критерии — разделение денег и прибыли, работа с Фактом, Планом и Бюджетом, анализ расходов, будущих поступлений и выплат, возможность настроить статьи учета и получить отчетность по необходимой структуре бизнеса.
Не менее важно оценить весь рабочий процесс. Если после внедрения данные приходится постоянно переносить между программой и дополнительными таблицами, а основные управленческие отчеты по-прежнему собираются вручную, задача автоматизации решена не полностью.
KESHER.PRO ориентирован именно на управленческий финансовый учет: система помогает анализировать деньги, прибыль, расходы, налоги и будущие ожидания, разделяет Факт, План и Бюджет и позволяет получать отчетность в разрезах филиала, компании и группы компаний.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы проверить возможности управленческого финансового учета KESHER.PRO на практике.