Стоимость автоматизации финансового учета складывается не только из цены программы. В расчет нужно включать внедрение, подготовку данных, настройку структуры учета, обучение сотрудников и время на дальнейшее ведение системы.
Поэтому правильнее считать не:
«Сколько стоит программа?»
а:
«Сколько будет стоить получение актуальной и понятной финансовой отчетности?»
У двух компаний стоимость автоматизации может существенно различаться даже при использовании одной системы. Бизнес с одним филиалом, понятными статьями и подготовленными данными внедрить проще, чем группу компаний, где финансовая информация находится в десятках таблиц.
Перед расчетом бюджета полезно разобраться, что включает автоматизация финансового учета.
Из чего складывается стоимость автоматизации
Основные затраты можно разделить на несколько частей:
- Стоимость финансовой системы.
- Первоначальная настройка.
- Подготовка и перенос данных.
- Настройка статей управленческого учета.
- Обучение сотрудников.
- Регулярное ведение учета.
- Поддержка и изменение структуры по мере роста бизнеса.
Часть этих затрат оплачивается деньгами, другая часть — рабочим временем сотрудников и собственника.
Именно поэтому две системы с одинаковой стоимостью подписки могут иметь совершенно разную реальную стоимость использования.
1. Стоимость самой системы
Первый и самый очевидный расход — доступ к программе.
Цена может зависеть от модели конкретного сервиса:
- количества пользователей;
- количества компаний;
- количества филиалов;
- доступных функций;
- периода оплаты;
- выбранного тарифа.
Но сравнивать решения только по этому показателю неправильно.
Например, одна система стоит дешевле, но требует каждую неделю вручную готовить несколько файлов.
Другая стоит дороже, но сокращает объем регулярной работы.
Поэтому цена подписки — только одна составляющая.
Перед покупкой сначала определите необходимые функции. Основные критерии рассмотрены в статье «Как выбрать программу для финансового учета?».
2. Стоимость первоначальной настройки
После подключения систему необходимо настроить под конкретный бизнес.
Обычно требуется определить:
структуру компаний и филиалов;
банковские счета и кассы;
начальные остатки;
статьи управленческого учета;
пользователей и права доступа;
правила работы с Фактом, Планом и Бюджетом.
Если структура бизнеса простая и финансовый учет уже организован, эта работа занимает меньше времени.
Если же сначала необходимо решить, какие статьи использовать и как вообще формировать управленческую отчетность, значительная часть проекта будет связана не с программой, а с постановкой самого учета.
3. Подготовка исходных данных
Это один из расходов, который часто недооценивают.
Предположим, компания несколько лет ведет финансовый учет в Excel.
За это время появились:
разные версии файлов;
несколько вариантов названий одних и тех же статей;
непонятные операции;
ошибки в формулах;
несовпадающие остатки.
Переносить такой массив в новую систему без предварительной проверки не стоит.
Автоматизация не исправляет исходные данные сама по себе.
Если загрузить некорректную информацию, новая система просто будет быстрее формировать некорректные отчеты.
Поэтому перед миграцией может потребоваться очистка и подготовка данных.
4. Нужно ли переносить всю историю
Не всегда.
Иногда бизнес пытается перенести в новую систему несколько лет операций только потому, что эти данные существуют.
Это увеличивает объем работы и стоимость внедрения.
Перед переносом стоит задать вопрос:
«Для каких управленческих решений нам нужна эта история?»
Если для анализа достаточно текущего года или нескольких последних месяцев, нет смысла усложнять проект переносом большого архива.
Исторические данные полезны тогда, когда компания действительно собирается использовать их для сравнения и анализа.
5. Стоимость настройки статей
Статьи управленческого учета определяют, какую аналитику сможет получать собственник.
Например:
Доходы
- розничные продажи;
- оптовые продажи;
- услуги.
Расходы
- закуп;
- заработная плата;
- аренда;
- маркетинг;
- доставка;
- банковские комиссии.
Если справочник слишком общий, собственник не получает необходимой детализации.
Если статей слишком много, сотрудники тратят время на выбор между похожими вариантами, а отчетность становится перегруженной.
Поэтому настройка статей — не просто техническое заполнение справочника.
Необходимо определить разумную структуру именно для конкретного бизнеса.
6. Стоимость обучения сотрудников
Даже простая финансовая система требует единых правил работы.
Сотрудники должны понимать:
- кто вводит данные;
- кто проверяет операции;
- как выбираются статьи;
- кто добавляет План;
- кто исправляет ошибки;
- кто отвечает за актуальность информации.
Без этого через несколько месяцев одна и та же операция может учитываться разными сотрудниками по-разному.
В результате собственник снова перестает доверять отчетности.
Поэтому обучение — это не обязательно длинный курс. Важнее закрепить понятные правила ежедневной работы.
7. Стоимость регулярного ведения
После внедрения финансовый учет необходимо поддерживать в актуальном состоянии.
Это постоянные затраты времени.
Например, сотруднику нужно:
получить операции → загрузить или внести их → распределить → проверить → добавить планы → контролировать отчетность.
Предположим, на эту работу уходит 20 часов в месяц.
Эти 20 часов являются частью стоимости финансового учета, даже если они отдельно нигде не оплачиваются.
Поэтому при сравнении двух решений полезно оценить не только цену подписки, но и количество регулярной ручной работы.
Как посчитать реальную стоимость
Для практической оценки можно использовать простую формулу:
Стоимость первого года = система + внедрение + подготовка данных + обучение + регулярное ведение.
Например:
| Расход | Стоимость |
|---|---|
| Использование системы | 600 000 |
| Первоначальная настройка | 300 000 |
| Подготовка данных | 200 000 |
| Обучение | 100 000 |
| Регулярное ведение | 1 200 000 |
| Первый год | 2 400 000 |
Цифры здесь условные. Их задача — показать принцип расчета.
Во втором году первоначальная настройка и перенос данных могут уже не потребоваться, поэтому структура затрат изменится.
Сравнивайте стоимость одинакового результата
Распространенная ошибка — сравнить стоимость Excel и специализированной системы так:
Excel — уже есть.
Финансовая система — платная.
На первый взгляд Excel выигрывает.
Но корректное сравнение выглядит иначе:
Сколько времени требуется, чтобы получить актуальный финансовый отчет в Excel?
и
Сколько времени требуется для получения такого же результата в специализированной системе?
Если сотрудник ежемесячно тратит несколько рабочих дней на сбор, сверку и обновление таблиц, Excel тоже имеет стоимость.
Подробнее различия рассмотрены в статье «Excel или программа финансового учета: что выбрать?».
Сколько стоит ошибка в финансовом учете
При оценке автоматизации стоит учитывать не только прямые расходы.
Ошибки финансового учета тоже могут иметь стоимость.
Например:
не заметили будущую нехватку денег;
дважды учли одну операцию;
неправильно определили прибыль;
не увидели резкий рост расходов;
приняли решение о выводе денег на основании текущего банковского остатка.
Последствия одной такой ошибки могут оказаться дороже стоимости финансовой системы за длительный период.
Поэтому задача автоматизации — не просто сделать ввод операций быстрее, а повысить качество финансовой информации для принятия решений.
Что сильнее всего влияет на стоимость внедрения
Обычно проект становится дороже при увеличении:
количества компаний;
количества филиалов;
источников финансовых данных;
объема исторических операций;
сложности структуры статей;
количества сотрудников, участвующих в учете.
Но особенно сильно влияет исходное состояние финансовых данных.
Компания с пятью филиалами и хорошо организованным учетом иногда внедряется проще, чем небольшая компания с одним филиалом, если ее данные разбросаны по множеству несвязанных таблиц.
Сколько стоит автоматизация нескольких компаний
При нескольких юридических лицах появляется дополнительная задача — консолидация.
Необходимо:
сохранять раздельный учет компаний;
объединять показатели группы;
контролировать банковские счета и кассы;
сопоставлять статьи;
разделять Факт, План и Бюджет;
учитывать структуру филиалов.
Если все это выполняется вручную, стоимость текущего процесса может быть довольно высокой именно из-за трудозатрат.
Подробнее организация такой структуры рассмотрена в статье «Как вести несколько компаний в одной системе?».
Стоит ли автоматизация своих денег
Оценивать окупаемость только количеством сэкономленных часов неправильно.
Финансовая система может давать результат по нескольким направлениям:
меньше ручной работы;
меньше ошибок;
быстрее подготовка отчетности;
актуальнее финансовые данные;
раньше обнаруживаются риски;
проще контролировать будущие платежи;
быстрее принимаются управленческие решения.
Поэтому экономический эффект состоит не только в сокращении времени сотрудника.
Главная ценность появляется тогда, когда собственник начинает раньше видеть финансовые проблемы и принимать решения на основании актуальной картины бизнеса.
Как оценить окупаемость автоматизации
Необязательно строить сложную финансовую модель.
Для начала достаточно сравнить текущий процесс с будущим.
Например, сейчас финансовый специалист тратит каждый месяц:
8 часов — сбор банковских и кассовых данных;
6 часов — перенос и проверка операций;
5 часов — обновление отчетов;
4 часа — подготовка Плана;
3 часа — исправление ошибок и сверка.
Итого:
26 часов в месяц.
Если после автоматизации на те же задачи требуется 10 часов, высвобождается 16 часов ежемесячно.
Но это только часть эффекта.
Если собственник дополнительно начинает заранее видеть кассовые разрывы, отклонения от бюджета или рост отдельных расходов, финансовая ценность системы может быть значительно выше простой экономии рабочего времени.
Когда автоматизация может быть преждевременной
Не каждому бизнесу необходимо сразу переходить на специализированную систему.
Если компания небольшая, операций мало, структура проста, а собственник получает необходимые показатели из одной аккуратно организованной таблицы, Excel может оставаться достаточным инструментом.
Нет смысла платить за автоматизацию только ради самого факта использования программы.
Переход становится оправданным, когда ручной учет начинает создавать реальные ограничения:
- данные долго собираются;
- появляются ошибки;
- отчетность быстро устаревает;
- сложно поддерживать План;
- несколько сотрудников работают с разными файлами;
- появляются дополнительные счета, кассы или филиалы;
- собственник не получает нужные показатели без дополнительной обработки.
Для небольших компаний критерии подробнее рассмотрены в статье «Как выбрать систему финансового учета для малого бизнеса?».
Когда дешевое решение становится дорогим
Предположим, одна программа стоит дешевле другой на 300 000 в год.
Но для работы с ней сотруднику требуется дополнительно четыре часа ручной обработки данных каждый месяц.
За год это:
4 × 12 = 48 часов.
К этому добавляются исправления, сверки и подготовка дополнительных таблиц, если нужной аналитики в программе нет.
В результате экономия на стоимости системы может исчезнуть.
Поэтому при сравнении решений полезно считать:
цена программы + стоимость рабочего времени + дополнительные процессы вокруг программы.
Это дает более объективную картину.
Когда дорогая система тоже невыгодна
Обратная ситуация встречается не реже.
Небольшая компания покупает сложную систему с большим количеством функций, интеграций и отчетов, потому что рассчитывает использовать их в будущем.
Но фактически собственнику нужны только:
остаток денег;
движение денежных средств;
прибыль;
структура расходов;
План;
Бюджет.
В результате бизнес оплачивает возможности, которыми не пользуется, а сотрудники работают в более сложной среде.
Поэтому оптимальная система — не самая дорогая и не самая функциональная.
Она должна соответствовать текущей структуре бизнеса и иметь разумный запас для роста.
Как KESHER.PRO влияет на стоимость финансового учета
KESHER.PRO предназначен для управленческого финансового учета и объединяет в одной системе основные данные, необходимые собственнику для контроля бизнеса.
Можно анализировать:
- остатки денежных средств;
- поступления и выплаты;
- прибыль;
- направления расходов;
- будущие финансовые операции;
- Факт;
- План;
- Бюджет.
Банковские и кассовые документы можно вводить вручную или импортировать через Excel.
Статьи управленческого учета настраиваются под структуру конкретного бизнеса. Для начала работы предусмотрен базовый набор, который можно адаптировать под компанию.
Это позволяет не создавать всю структуру финансового учета с нуля.
Как стоимость зависит от структуры бизнеса в KESHER.PRO
Продукт «Финансовый учет» в KESHER.PRO приобретается на филиал.
Поэтому при оценке стоимости необходимо учитывать структуру бизнеса.
Например:
1 компания → 1 филиал
и
1 компания → 5 филиалов
имеют разный масштаб использования системы.
При этом отчетность доступна на нескольких уровнях:
филиал → компания → группа компаний.
То есть собственник может получать сводную картину бизнеса без необходимости вручную объединять показатели отдельных филиалов.
Если в группе находятся несколько компаний, в том числе с разными налоговыми режимами, их показатели также можно объединять в сводной управленческой отчетности.
Нужно ли учитывать стоимость внедрения KESHER.PRO
Да.
Даже если технически начать работу в системе можно быстро, финансовый учет необходимо подготовить.
Как минимум потребуется определить:
- компании и филиалы;
- банковские счета и кассы;
- начальные остатки;
- статьи управленческого учета;
- исходные финансовые данные;
- правила дальнейшего ведения.
Если эта структура уже существует, запуск будет проще.
Если финансовый учет ранее практически не велся, сначала придется определить его правила.
Поэтому стоимость внедрения зависит не только от выбранной программы, но и от состояния самого бизнеса.
Как снизить стоимость внедрения
Первое — не переносить данные, которые не будут использоваться.
Если для управления достаточно текущего года, нет необходимости автоматически загружать многолетнюю историю.
Второе — не создавать сотни статей до начала работы.
Начните с основных направлений и добавляйте детализацию тогда, когда она действительно нужна для анализа.
Третье — заранее определите ответственного за финансовый учет.
Если никто не отвечает за актуальность данных, даже хорошо настроенная система постепенно перестанет отражать реальную ситуацию.
Четвертое — внедряйте сначала базовые процессы.
Например:
деньги → статьи → Факт → План → основные отчеты.
После этого можно расширять аналитику.
Такой подход обычно проще, чем попытка сразу автоматизировать все финансовые процессы компании.
Не автоматизируйте хаос
Одна из самых дорогих ошибок — перенести существующий беспорядок в новую систему.
Например, если компания использует:
«Реклама»;
«Маркетинг»;
«Продвижение»;
«Рекламные расходы»,
но сотрудники не понимают разницы между этими статьями, автоматический перенос не решит проблему.
Сначала необходимо определить структуру учета.
Только после этого имеет смысл автоматизировать работу с ней.
Иначе бизнес заплатит сначала за внедрение неправильной модели, а затем еще раз — за ее переделку.
Подробнее такие ситуации разобраны в статье «Какие ошибки допускают при автоматизации финансового учета?».
Сколько времени закладывать на проект
Стоимость и срок внедрения связаны между собой.
Чем больше необходимо:
восстанавливать данные;
перестраивать статьи;
объединять компании;
переносить историю;
обучать сотрудников,
тем больше ресурсов потребуется.
Поэтому до начала проекта полезно отдельно оценить не только бюджет, но и объем работ.
Подробнее — в статье «Сколько времени занимает внедрение управленческого учета?».
Как сравнивать стоимость разных программ
Чтобы сравнение было корректным, составьте одинаковый сценарий для всех рассматриваемых решений.
Например, компании необходимо:
- Вести два банковских счета и кассу.
- Контролировать прибыль.
- Вести План будущих поступлений и выплат.
- Сравнивать План и Факт.
- Работать с Бюджетом.
- Анализировать расходы по статьям.
- Получать отчетность по двум филиалам.
После этого для каждой системы оцените:
стоимость использования;
стоимость запуска;
необходимость дополнительной настройки;
объем ручной работы каждый месяц.
Так сравниваются не тарифы сами по себе, а стоимость решения конкретной задачи бизнеса.
Пример расчета двух вариантов
Предположим, компания сравнивает два решения.
Вариант А
Подписка:
400 000 в год.
Регулярная ручная работа:
20 часов в месяц.
Вариант Б
Подписка:
700 000 в год.
Регулярная ручная работа:
8 часов в месяц.
Разница в подписке:
300 000 в год.
Разница в трудозатратах:
12 часов × 12 месяцев = 144 часа в год.
Теперь собственник может оценить стоимость этих 144 часов и понять, действительно ли первый вариант дешевле.
Именно поэтому сравнение только тарифов часто приводит к неправильному решению.
Как понять, что автоматизация экономически оправдана
Универсальной суммы, после которой автоматизация становится выгодной, нет.
Лучше ориентироваться на признаки.
Автоматизация обычно становится оправданной, если:
- финансовые отчеты приходится регулярно собирать вручную;
- собственник получает данные с большой задержкой;
- ошибки в таблицах возникают систематически;
- сложно контролировать будущие платежи;
- появляется несколько банковских счетов и касс;
- растет количество филиалов;
- необходимо консолидировать несколько компаний;
- финансовый специалист тратит значительную часть времени на подготовку данных вместо анализа.
Чем больше таких признаков одновременно, тем выше потенциальная ценность автоматизации.
Короткий чек-лист расчета стоимости
Перед внедрением посчитайте:
- Сколько стоит сама система?
- Сколько стоит первоначальная настройка?
- Нужно ли готовить и очищать данные?
- Какой объем истории действительно необходимо перенести?
- Сколько времени потребуется на настройку статей?
- Нужно ли обучать сотрудников?
- Сколько часов в месяц будет занимать дальнейшее ведение?
- Сколько компаний и филиалов необходимо учитывать?
- Какие ручные процессы исчезнут после внедрения?
- Какие финансовые риски собственник сможет видеть раньше?
После этого стоимость проекта становится значительно понятнее.
Что изучить дальше
Перед расчетом бюджета полезно разобраться, что включает автоматизация финансового учета.
Для выбора конкретного решения изучите критерии выбора программы финансового учета и, если требуется управленческая аналитика, выбор программы управленческого учета.
При сравнении способов ведения учета полезно изучить материал «Excel или программа финансового учета: что выбрать?».
Если бизнес состоит из нескольких юридических лиц, учитывайте особенности ведения нескольких компаний в одной системе.
Также заранее оцените сроки внедрения управленческого учета и изучите типичные ошибки автоматизации.
Заключение
Стоимость автоматизации финансового учета — это не только цена подписки.
Для объективной оценки необходимо учитывать внедрение, подготовку данных, настройку статей, обучение сотрудников и регулярные трудозатраты.
Сравнивать разные решения лучше по стоимости получения одинакового результата: актуальной финансовой картины, которой собственник действительно пользуется для управления бизнесом.
KESHER.PRO позволяет вести деньги, прибыль, Факт, План и Бюджет в единой системе, а при сложной структуре анализировать показатели на уровне филиала, компании и группы компаний.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как организован управленческий финансовый учет в KESHER.PRO.