Чтобы выбрать программу для финансового учета, сначала определите, какую финансовую картину должен получать собственник, а уже после этого сравнивайте функции и стоимость систем.
Хорошая программа должна не просто хранить платежи. Она должна помогать отвечать на основные вопросы бизнеса:
- сколько денег есть сейчас;
- сколько компания заработала;
- куда уходят деньги;
- какие поступления и выплаты ожидаются;
- хватит ли денег на будущие обязательства;
- насколько Факт отличается от Плана и Бюджета;
- как работают отдельные филиалы и компании.
Поэтому выбирать финансовую систему только по длинному списку возможностей неправильно. Важнее понять, решает ли она конкретные задачи вашего бизнеса.
Перед выбором полезно разобраться, что такое автоматизация финансового учета.
Сначала определите задачи финансового учета
Одна компания хочет отказаться от сложного Excel-файла. Другой необходимо собрать несколько банковских счетов. Третьей нужна управленческая отчетность по нескольким филиалам и компаниям.
Требования к программе в этих случаях будут разными.
До сравнения сервисов определите, какие процессы создают основные сложности сейчас.
Например:
- ручной перенос банковских операций;
- учет наличных денег;
- распределение операций по статьям;
- расчет прибыли;
- контроль расходов;
- платежный календарь;
- планирование;
- бюджетирование;
- отчетность по филиалам;
- консолидация нескольких компаний.
Полезно заранее определить, какие процессы финансового учета необходимо автоматизировать. Это позволит не переплачивать за функции, которыми бизнес не будет пользоваться, и не выбрать слишком простое решение.
Проверьте, разделяет ли программа деньги и прибыль
Это один из ключевых критериев финансовой системы.
Остаток денег на счетах не показывает, сколько бизнес заработал.
Компания может получить кредит или вложение собственника — денег станет больше, но прибыль от этого не появится.
И наоборот, бизнес может быть прибыльным, но испытывать нехватку денег из-за сроков расчетов с клиентами и поставщиками.
Поэтому программа должна позволять анализировать движение денежных средств и финансовый результат отдельно.
Если система фактически показывает только банковские поступления, списания и остаток, этого недостаточно для полноценного управленческого финансового учета.
В KESHER.PRO деньги и прибыль разделены, поэтому собственник может оценивать оба показателя независимо друг от друга.
Проверьте работу с Фактом, Планом и Бюджетом
Финансовая система нужна не только для анализа прошлого.
Для управления бизнесом важно понимать, что должно произойти дальше.
Поэтому при выборе программы проверьте, можно ли отдельно вести:
Факт — уже произошедшие финансовые события;
План — ожидаемые поступления и выплаты;
Бюджет — целевые показатели бизнеса на период.
Если программа работает только с фактическими операциями, собственнику придется отдельно вести будущие платежи и бюджет.
В KESHER.PRO Факт, План и Бюджет разделены. Это позволяет анализировать фактическое состояние бизнеса и одновременно учитывать будущие финансовые ожидания.
Оцените возможности управленческой аналитики
Не каждая программа, в которой можно учитывать деньги, является полноценной системой управленческого учета.
Если собственнику нужны не только остатки и платежи, но и анализ прибыли, расходов, рентабельности, ликвидности, бюджета и финансовых рисков, необходимо оценивать аналитические возможности системы.
Важно проверить, можно ли получить нужную информацию без постоянного экспорта данных и создания дополнительных таблиц.
Если именно управленческая аналитика является основной задачей, отдельно изучите статью «Как выбрать программу для управленческого учета?».
Проверьте настройку статей учета
У разных бизнесов разная структура доходов и расходов.
Для одного собственника достаточно видеть общую сумму маркетинговых расходов. Другому необходимо разделять рекламу, подрядчиков, продвижение на маркетплейсах и другие направления.
Поэтому жестко заданная структура статей может оказаться неудобной.
При выборе программы стоит проверить, можно ли адаптировать управленческие статьи под бизнес и сохранить единую структуру для дальнейшей аналитики.
В KESHER.PRO статьи управленческого учета настраиваются под структуру компании. При этом предусмотрен базовый набор, с которого можно начать работу.
Это позволяет не создавать справочник полностью с нуля и одновременно не ограничиваться универсальной структурой, которая подходит не каждому бизнесу.
Проверьте работу с несколькими счетами и кассами
Если у бизнеса несколько банковских счетов или используются наличные деньги, программа должна давать как детализацию, так и общую картину.
Собственнику важно видеть остаток конкретного счета или кассы, но при этом понимать общую сумму денег бизнеса.
При выборе проверьте, позволяет ли система учитывать несколько мест хранения денег без создания отдельных несвязанных моделей учета.
Особенно важен этот критерий для бизнеса, который растет: финансовая система должна оставаться удобной после открытия дополнительного счета, кассы или филиала.
Проверьте поддержку структуры бизнеса
Если компания состоит из нескольких филиалов, одного общего отчета может быть недостаточно.
Собственнику необходимо понимать результат каждого подразделения и одновременно видеть компанию целиком.
При нескольких юридических лицах появляется еще один уровень — группа компаний.
Поэтому перед покупкой программы стоит проверить, какие разрезы отчетности она поддерживает.
В KESHER.PRO финансовые отчеты доступны по структуре:
филиал → компания → группа компаний.
В одной группе могут находиться компании с разными налоговыми режимами, при этом собственник может получать сводную финансовую отчетность.
Для растущего бизнеса это важный критерий: не придется менять систему только потому, что к одной компании добавился новый филиал или собственник начал управлять несколькими юридическими лицами.
Excel или специализированная программа
Если финансовый учет уже ведется в Excel, перед покупкой системы стоит понять, что именно перестало устраивать в таблицах.
Excel остается полезным инструментом, особенно при простой структуре бизнеса.
Переход имеет смысл, когда увеличивается количество ручных операций, усложняются связи между таблицами, появляются разные версии файлов или становится трудно поддерживать единую финансовую модель.
В этом случае сравнивать нужно не «бесплатную таблицу» и «платную программу», а два способа организации финансового учета.
Подробнее — в статье «Excel или программа финансового учета — что выбрать?».
Учитывайте уже используемые системы
Новая программа финансового учета не обязательно должна заменить все существующие инструменты бизнеса.
Например, компания может продолжать использовать 1С для своих текущих задач, а управленческую систему — для финансового анализа собственника.
В KESHER.PRO банковские и кассовые документы из 1С можно импортировать через Excel и использовать в управленческом финансовом учете.
Поэтому при выборе важно оценивать не только саму программу, но и то, насколько удобно она вписывается в уже существующий процесс работы с финансовыми данными.
Отдельное сравнение этих инструментов рассмотрено в статье «Система финансового учета или 1С — что выбрать?».
Оцените, насколько удобно загружать исходные данные
Даже хорошая система окажется неудобной, если значительную часть времени придется тратить на перенос финансовых операций.
Поэтому перед выбором стоит проверить, как в программу попадают данные:
- банковские операции;
- кассовые операции;
- планируемые поступления;
- будущие выплаты;
- другие финансовые события.
Важно оценивать не только наличие импорта, но и весь рабочий процесс после загрузки: насколько удобно проверить операции, распределить их по статьям и использовать в отчетности.
В KESHER.PRO данные можно вводить вручную или импортировать банковские и кассовые документы из 1С через Excel. После этого операции используются в общей структуре управленческого финансового учета.
Посмотрите, какие отчеты получает собственник
Количество отчетов само по себе ничего не говорит о качестве финансовой программы.
Гораздо важнее, отвечает ли отчетность на реальные вопросы руководителя.
Хорошая система должна помогать понять не только, сколько денег поступило и было выплачено, но и что происходит с финансовым результатом бизнеса.
При тестировании программы попробуйте получить ответы на несколько вопросов:
Сколько денег есть у бизнеса?
Какую прибыль он получает?
На что расходуются средства?
Какие выплаты ожидаются дальше?
Есть ли риск нехватки денег?
Как отличаются результаты филиалов или компаний?
Если для получения ответов необходимо выгружать данные и дополнительно обрабатывать их в Excel, часть задачи финансового учета остается за пределами выбранной системы.
Оцените возможность финансового планирования
Программа должна помогать не только анализировать произошедшие операции, но и учитывать будущие события.
Это особенно важно для контроля ликвидности.
Текущий остаток денег может выглядеть достаточным, но впереди у компании могут быть зарплата, налоги, аренда, платежи поставщикам и другие обязательства.
Если ожидаемые поступления и выплаты учитываются в финансовой системе, собственник может оценивать будущую ситуацию заранее.
Поэтому при выборе стоит проверить, позволяет ли программа работать с плановыми операциями и сопоставлять их с фактическими данными.
Проверьте возможность анализировать расходы
Финансовая система должна показывать не только общую сумму выплат, но и их структуру.
Собственнику важно понимать, какие направления расходов растут и как они влияют на результат бизнеса.
Для этого необходима понятная система управленческих статей и возможность анализировать данные по периодам.
Если структура расходов существует только внутри отдельной таблицы финансового специалиста, собственник по-прежнему остается зависимым от ручной подготовки аналитики.
Оцените масштабируемость программы
Финансовую систему обычно выбирают не на несколько месяцев.
Поэтому необходимо учитывать не только текущую структуру бизнеса, но и возможный рост.
Сегодня у компании может быть один филиал и один банковский счет. Позже появятся дополнительные подразделения, счета или юридические лица.
Если программа рассчитана только на простую структуру, со временем финансовый учет снова придется перестраивать.
Поэтому заранее проверьте:
- можно ли добавлять филиалы;
- можно ли вести несколько компаний;
- можно ли объединять компании в группу;
- сохраняется ли единая структура учета;
- доступна ли сводная отчетность.
Для малого бизнеса критерии выбора могут отличаться. Они подробнее рассмотрены в статье «Как выбрать систему финансового учета для малого бизнеса?».
Проверьте, насколько система понятна собственнику
Финансовая программа может обладать большим количеством функций, но оставаться неудобной для человека, который принимает решения.
Если собственнику каждый раз требуется помощь специалиста, чтобы понять отчет, ценность автоматизации снижается.
Интерфейс должен позволять перейти от общей картины к деталям и разобраться, из чего сформировался показатель.
Особенно это важно для управленческого учета, где конечным пользователем информации часто является не бухгалтер, а собственник или руководитель бизнеса.
Не выбирайте программу только по количеству автоматических функций
Фраза «все происходит автоматически» звучит привлекательно, но сама по себе не является преимуществом.
Финансовые операции имеют разный экономический смысл. Система должна правильно различать доход, поступление денег, расход, выплату, внутренний перевод, кредит и другие события.
Поэтому важна не максимальная автоматизация, а сочетание автоматизации и контроля.
Если программа автоматически обрабатывает данные, пользователь должен понимать, по каким правилам это происходит, и иметь возможность проверить результат.
Иначе ошибки могут быстро распространяться на большое количество операций и искажать отчетность.
Типичные проблемы подробно разобраны в статье «Какие ошибки допускают при автоматизации финансового учета?».
Сравнивайте стоимость с решаемой задачей
Стоимость программы необходимо оценивать вместе с тем, какую работу она позволяет выполнять.
Самый дешевый вариант не всегда оказывается наиболее выгодным, если финансовому специалисту по-прежнему приходится вручную собирать данные и формировать основную отчетность.
Но и покупать сложную систему с большим количеством ненужных возможностей нет смысла.
При сравнении стоит учитывать:
- стоимость использования;
- особенности подключения;
- объем ручной работы после внедрения;
- необходимость дополнительной настройки;
- возможность масштабирования;
- какие задачи придется продолжать решать вне системы.
Подробнее финансовая сторона перехода рассматривается в статье «Сколько стоит автоматизация финансового учета?».
Обязательно протестируйте программу до выбора
Описание на сайте показывает возможности продукта, но не дает полного представления о ежедневной работе.
Поэтому перед окончательным выбором желательно посмотреть программу на реальном интерфейсе.
Попробуйте пройти обычный сценарий:
добавить или загрузить операцию → определить ее статью → посмотреть результат в отчетности → перейти от общего показателя к нужному разрезу.
Отдельно проверьте работу с плановыми операциями, несколькими счетами и структурой бизнеса, если эти функции для вас важны.
Так становится понятно, насколько логика программы соответствует тому, как собственник действительно хочет контролировать финансы.
Что стоит проверить в KESHER.PRO
При сравнении KESHER.PRO с другими вариантами имеет смысл оценивать его именно как систему управленческого финансового учета.
Система позволяет видеть, сколько бизнес заработал, сколько денег осталось, куда они были направлены и что ожидается дальше.
При этом отдельно рассматриваются деньги, прибыль, налоги, Факт, План и Бюджет.
Для бизнеса с более сложной структурой доступна отчетность по уровням:
филиал → компания → группа компаний.
Статьи управленческого учета можно адаптировать под структуру бизнеса, а банковские и кассовые данные использовать в общей финансовой модели.
Поэтому при тестировании KESHER.PRO стоит проверять не отдельную функцию, а весь сценарий: от финансовой операции до того, какую информацию на ее основе получает собственник.
Как сравнивать несколько программ между собой
Чтобы выбор не превратился в сравнение рекламных страниц, используйте одинаковый сценарий для каждой системы.
Сначала зафиксируйте обязательные требования бизнеса, а затем проверьте их на практике.
Например:
- Добавьте несколько типичных финансовых операций.
- Проверьте, как они распределяются по статьям учета.
- Посмотрите движение денежных средств.
- Проверьте, можно ли отдельно увидеть прибыль.
- Добавьте будущие поступления и выплаты.
- Посмотрите, как система работает с Планом и Бюджетом.
- Проверьте отчеты по нужным подразделениям.
- Оцените, насколько быстро можно перейти от итогового показателя к его деталям.
Такой тест гораздо полезнее сравнения количества функций.
Программа может иметь десятки возможностей, но если для получения основных показателей собственнику все равно приходится обращаться к Excel, задача автоматизации решена лишь частично.
Какие критерии сделать обязательными
Перед выбором разделите требования на обязательные и дополнительные.
К обязательным стоит отнести те возможности, без которых существующая проблема финансового учета не будет решена.
Например, если у собственника несколько компаний, возможность работать только с одной компанией нельзя компенсировать удобным интерфейсом или низкой стоимостью.
Если главная задача — видеть будущую нехватку денег, система без планирования поступлений и выплат также не подойдет.
Дополнительными могут быть функции, которые полезны, но не определяют сам выбор.
Такой подход помогает не выбирать программу по наиболее заметной функции, упуская действительно важные для бизнеса возможности.
На что обратить внимание малому бизнесу
Малому бизнесу обычно не требуется самая сложная финансовая система на рынке.
Гораздо важнее, чтобы программа решала основные задачи без чрезмерно сложного внедрения.
Стоит проверить:
- насколько быстро можно начать вести учет;
- понятна ли структура собственнику;
- можно ли учитывать деньги и прибыль отдельно;
- поддерживаются ли будущие поступления и выплаты;
- можно ли настроить статьи;
- подходит ли система для текущего количества счетов и касс;
- сможет ли она работать при дальнейшем росте бизнеса.
Отдельно эти критерии рассмотрены в статье «Как выбрать систему финансового учета для малого бизнеса?».
Когда Excel действительно можно оставить
Не стоит переходить на специализированную программу только потому, что она существует.
Если бизнес небольшой, финансовая структура простая, а текущая таблица позволяет быстро получать достоверную информацию, Excel может оставаться достаточным инструментом.
Проблема начинается тогда, когда таблица превращается в сложную систему, которую приходится постоянно обслуживать.
Появляются дополнительные файлы, ручные переносы, связанные формулы, разные версии и отдельные таблицы для планирования.
В такой ситуации стоимость Excel уже нельзя считать нулевой. Бизнес оплачивает его использованием рабочего времени и риском ошибок.
Поэтому сравнивать стоит не стоимость лицензии, а весь процесс финансового учета.
Подробнее — в статье «Excel или программа финансового учета — что выбрать?».
Система финансового учета и 1С решают разные задачи
Если компания уже использует 1С, это не означает, что отдельная система управленческого финансового учета ей не нужна.
Выбор зависит от того, какую информацию хочет получать собственник.
Если существующий процесс полностью закрывает его потребности в контроле денег, прибыли, расходов, планировании и аналитике, дополнительный инструмент может быть не нужен.
Если же необходимые управленческие показатели приходится отдельно собирать и обрабатывать, имеет смысл рассмотреть специализированную финансовую систему.
Подробнее различия рассмотрены в статье «Система финансового учета или 1С — что выбрать?».
Когда стоит рассмотреть KESHER.PRO
KESHER.PRO имеет смысл рассматривать, если собственнику нужен именно управленческий финансовый учет, а не еще один инструмент для хранения платежей.
Система подходит для задач, когда необходимо:
- контролировать деньги бизнеса;
- анализировать прибыль;
- понимать структуру расходов;
- учитывать будущие поступления и выплаты;
- работать с Фактом, Планом и Бюджетом;
- анализировать финансовые риски;
- контролировать ликвидность;
- работать с несколькими филиалами и компаниями;
- получать сводную картину группы компаний.
Особенно заметным преимущество становится при усложнении структуры бизнеса.
Например, собственник может сначала посмотреть общую финансовую картину группы, затем перейти к конкретной компании и дальше — к отдельному филиалу.
Это позволяет анализировать бизнес на нужном уровне детализации, не собирая отдельные управленческие отчеты вручную.
Как понять, подходит ли KESHER.PRO конкретному бизнесу
Необязательно принимать решение по описанию продукта.
Лучше проверить систему на тех вопросах, которые собственник регулярно задает о своем бизнесе.
Например:
Сколько денег сейчас находится в бизнесе?
Какую прибыль мы получили?
На что потратили деньги?
Какие выплаты предстоят дальше?
Что произойдет с остатком денег с учетом будущих операций?
Как отличаются Факт, План и Бюджет?
Какой результат показывает отдельный филиал?
Что происходит по компании или группе компаний в целом?
Если система позволяет получать необходимые ответы в понятной форме, она решает управленческую задачу. Если для большинства ответов требуется дополнительная ручная обработка данных, стоит продолжить сравнение.
Что изучить дальше
Сначала полезно разобраться, что такое автоматизация финансового учета и какие процессы финансового учета можно автоматизировать.
Если основная цель — управленческая аналитика, отдельно изучите, как выбрать программу для управленческого учета.
Для выбора между таблицами и специализированным решением полезно сравнить Excel и программу финансового учета.
Если компания уже работает в 1С, стоит отдельно сравнить систему финансового учета и 1С.
Для небольших компаний предусмотрены отдельные рекомендации по выбору системы финансового учета для малого бизнеса.
Перед покупкой также необходимо оценить стоимость автоматизации финансового учета и изучить типичные ошибки автоматизации.
Заключение
Выбирать программу для финансового учета нужно не по количеству функций, известности продукта или самой низкой цене. Главный критерий — насколько система помогает собственнику управлять финансами конкретного бизнеса.
Сначала определите задачи: контроль денег, прибыль, расходы, будущие платежи, План, Бюджет, филиалы, несколько компаний или сводная отчетность. Затем проверьте эти сценарии в каждой рассматриваемой программе.
Хорошая финансовая система должна сокращать количество ручной работы и одновременно делать финансовую картину понятнее. Если после внедрения основные показатели по-прежнему приходится собирать в дополнительных таблицах, значительная часть задачи остается нерешенной.
KESHER.PRO ориентирован на управленческий финансовый учет: в системе разделяются деньги, прибыль, налоги, Факт, План и Бюджет, статьи учета можно адаптировать под структуру бизнеса, а отчетность доступна в разрезах филиала, компании и группы компаний.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы самостоятельно проверить, насколько такой подход к финансовому учету подходит вашему бизнесу.