Автоматизировать можно практически всю цепочку финансового учета: получение данных об операциях, учет движения денег, распределение операций по статьям, планирование будущих платежей, формирование отчетов и контроль изменений.
При этом автоматизация не обязательно означает, что каждый процесс выполняется полностью без участия человека. В одних случаях система берет на себя расчеты и формирование отчетности, в других — сокращает количество ручных действий и помогает контролировать правильность данных.
Главная задача — сделать так, чтобы финансовая информация не собиралась заново для каждого отчета, а использовалась в единой системе учета.
Общий принцип подробно рассмотрен в статье «Что такое автоматизация финансового учета?».
Учет движения денежных средств
Одно из основных направлений автоматизации — движение денег.
Бизнес постоянно получает и выплачивает денежные средства: принимает оплаты клиентов, рассчитывается с поставщиками, выплачивает зарплату, перечисляет налоги, погашает кредиты и совершает другие операции.
При ручном подходе эти данные приходится собирать из банковских выписок, кассовых документов и других источников.
Финансовая система позволяет организовать операции в единой структуре и на их основе контролировать:
- поступления;
- выплаты;
- остатки денег;
- источники поступлений;
- направления выплат;
- движение денег между счетами и кассами.
Это особенно важно, когда у бизнеса несколько мест хранения денежных средств.
Подробнее процесс рассмотрен в статье «Как автоматизировать учет движения денежных средств?».
Загрузка банковских операций
Еще один процесс, который можно существенно упростить, — перенос банковских операций в финансовый учет.
При полностью ручном подходе сотрудник берет данные из банка и самостоятельно создает соответствующие записи в системе или таблице.
При импорте операции загружаются из подготовленного источника, после чего их можно проверять и использовать в управленческом учете.
Это сокращает повторный ввод одних и тех же данных и снижает вероятность обычных технических ошибок при переносе сумм, дат и назначений платежей.
При этом импорт не отменяет необходимость правильно определить экономический смысл операции.
Подробнее — в статье «Как импортировать банковские операции в финансовую систему?».
Импорт банковских и кассовых операций из 1С
Если компания уже ведет часть операций в 1С, существующие данные можно использовать как источник для управленческого финансового учета.
Например, в KESHER.PRO банковские и кассовые документы из 1С можно импортировать через Excel.
Такой подход позволяет не вводить вручную каждую уже существующую операцию и при этом использовать данные для отдельной управленческой финансовой модели.
Подробнее процесс разобран в статье «Как импортировать банковские и кассовые операции из 1С?».
Защита от дублирования операций
Автоматизация импорта создает и отдельную задачу — контроль повторной загрузки данных.
Если одна и та же операция попадет в финансовый учет дважды, будут искажены поступления, выплаты и остатки денег.
При большом количестве операций обнаружить такой дубль вручную становится сложнее.
Поэтому при автоматизации необходимо предусмотреть механизм, который позволяет определить, была ли операция уже загружена, и не создавать ее повторно без основания.
Это особенно важно при регулярном импорте банковских или кассовых данных.
Подробнее — в статье «Как избежать дублей при импорте финансовых операций?».
Распределение операций по статьям учета
Сам факт загрузки операции еще не делает финансовый учет полезным для собственника.
Необходимо определить ее экономический смысл.
Например, списание денег может относиться к закупке товара, аренде, маркетингу, налогам, погашению кредита или внутреннему переводу.
Поэтому следующим этапом становится распределение операций по статьям управленческого учета.
Автоматизация помогает использовать единую структуру статей и уменьшить объем повторяющейся классификации.
При этом правила должны быть настроены правильно: ошибочное автоматическое распределение большого количества операций способно серьезно исказить отчетность.
Подробнее настройка структуры рассмотрена в статье «Как настроить статьи управленческого учета?».
Формирование финансовых отчетов
Когда операции находятся в единой структуре и правильно классифицированы, на их основе можно формировать управленческую отчетность.
Это одно из ключевых отличий автоматизированного учета от набора независимых таблиц.
Не нужно каждый раз заново собирать исходные данные для отдельного отчета. Одни и те же корректно отраженные операции становятся основой для разных видов финансового анализа.
В результате собственник может быстрее получать информацию о движении денег, прибыли, расходах и других показателях бизнеса.
Ценность автоматизации здесь заключается не только в скорости формирования отчета, но и в том, что показатели строятся на общей базе финансовых данных.
Платежный календарь
Автоматизировать можно не только учет уже произошедших событий, но и работу с будущими денежными потоками.
Платежный календарь объединяет ожидаемые поступления и предстоящие выплаты и помогает оценить, как будет изменяться количество денег у бизнеса.
При ручном подходе будущие платежи нередко находятся в отдельных таблицах и не связаны с фактическими остатками.
В финансовой системе плановые операции можно рассматривать вместе с текущим состоянием денежных средств, не смешивая их с Фактом.
Это позволяет заранее увидеть период, в котором ожидаемых денег может оказаться недостаточно для запланированных выплат.
Подробнее — в статье «Как автоматизировать платежный календарь?».
Планирование и бюджетирование
Автоматизация финансового учета также распространяется на План и Бюджет.
Фактические операции показывают, что уже произошло. План отражает ожидаемые финансовые события, а Бюджет позволяет зафиксировать целевые показатели на период.
Если эти данные ведутся независимо друг от друга, их приходится дополнительно объединять для анализа.
В KESHER.PRO Факт, План и Бюджет разделены внутри финансовой системы. Благодаря этому собственник может сопоставлять ожидания с реальными результатами, не подменяя один вид данных другим.
Так автоматизация финансового учета охватывает не только прошлое бизнеса, но и его будущую финансовую картину.
Автоматизация контроля остатков денег
Когда операции собраны в одной системе, можно автоматизировать расчет текущих остатков денежных средств.
Это особенно полезно, если бизнес использует несколько банковских счетов и касс. Вместо ручного сложения остатков собственник получает общую картину и при необходимости может посмотреть отдельное место хранения денег.
При этом важно правильно учитывать внутренние перемещения. Перевод между собственными счетами или из банка в кассу меняет место хранения денег, но не увеличивает и не уменьшает их общую сумму для бизнеса.
Поэтому автоматизация должна не просто складывать поступления и выплаты, а учитывать экономический смысл операций.
Автоматизация контроля будущих остатков
Следующий уровень — соединение фактического остатка с плановыми поступлениями и выплатами.
Если известны будущие платежи поставщикам, зарплата, налоги и другие обязательства, а также ожидаемые поступления, система может использовать эти данные для оценки будущего состояния денег.
Так финансовый учет начинает отвечать не только на вопрос:
«Сколько денег есть сейчас?»
но и на более важный для управления:
«Сколько денег останется после ожидаемых поступлений и выплат?»
Это позволяет раньше замечать возможную нехватку денежных средств и принимать решение до наступления проблемы.
Именно поэтому автоматизация платежного календаря тесно связана с автоматизацией учета движения денег. Подробнее — в статье «Как автоматизировать платежный календарь?».
Автоматизация сверки Факта с Планом и Бюджетом
Еще один процесс — сравнение фактических результатов с тем, что компания ожидала получить.
При ручном подходе Факт, План и Бюджет часто находятся в разных таблицах. Для анализа их приходится дополнительно сопоставлять.
В единой финансовой системе эти данные можно хранить раздельно, но анализировать совместно.
Например, собственник может увидеть, что фактические расходы по определенной статье превысили запланированные, или что ожидаемое поступление не произошло в предусмотренный срок.
Так автоматизация помогает не только собирать финансовые данные, но и контролировать отклонения.
В KESHER.PRO Факт, План и Бюджет разделены, поэтому изменение фактических операций не требует переписывать первоначальный план или бюджет.
Автоматизация учета по филиалам
Если у компании несколько филиалов, финансовые операции необходимо не только собрать, но и правильно распределить по структуре бизнеса.
Автоматизация позволяет сохранить принадлежность операций к конкретному филиалу и использовать эти данные в отчетности.
В результате можно анализировать показатели отдельного филиала, не создавая для него независимую финансовую модель в отдельном файле.
Это становится особенно важно по мере роста бизнеса: единые правила учета сохраняются, а собственник получает необходимую детализацию.
В KESHER.PRO продукт финансового учета приобретается на филиал, а финансовые отчеты доступны на уровнях филиала, компании и группы компаний.
Автоматизация учета нескольких компаний
Аналогичный принцип применяется, если собственник управляет несколькими компаниями.
Каждая компания сохраняет собственные финансовые данные, но для управления бизнесом может потребоваться сводная отчетность.
Автоматизация позволяет отказаться от постоянного ручного переноса итоговых показателей между отдельными файлами.
В KESHER.PRO компании можно объединять в группу и анализировать сводные показатели. При этом внутри одной группы могут находиться компании с разными налоговыми режимами.
Это позволяет одновременно сохранять структуру отдельных юридических лиц и видеть общую финансовую картину бизнеса.
Автоматизация структуры статей управленческого учета
Статьи учета определяют, как собственник будет видеть доходы, расходы, поступления и выплаты.
Поэтому их структура должна соответствовать конкретному бизнесу.
Например, одной компании достаточно общей статьи маркетинговых расходов, а другой необходимо отдельно анализировать несколько направлений продвижения.
Финансовая система позволяет закрепить структуру статей и использовать ее для дальнейшей классификации и анализа операций.
В KESHER.PRO предусмотрен базовый набор статей, который можно адаптировать под структуру бизнеса.
Подробнее принципы настройки рассмотрены в статье «Как настроить статьи управленческого учета?».
Автоматизация не означает полное отсутствие ручного контроля
Не каждый процесс финансового учета стоит полностью передавать алгоритму.
Особенно это касается операций, экономический смысл которых невозможно надежно определить только по формальным признакам.
Например, одинаковое назначение банковского платежа не всегда означает одинаковую управленческую статью.
Поэтому задача автоматизации — убрать повторяющиеся технические действия и предоставить финансовому специалисту удобные инструменты контроля, а не исключить человека из процесса.
Чем существеннее операция влияет на финансовую отчетность, тем важнее возможность проверить правильность ее отражения.
Контроль истории изменений
В финансовом учете важно понимать не только текущее состояние операции, но и то, что с ней происходило ранее.
Если пользователь изменил сумму, дату, статью или другие существенные параметры, это может повлиять на уже сформированные показатели.
При большом количестве пользователей и операций без истории изменений становится сложно разобраться, почему отчет сегодня отличается от предыдущей версии.
Поэтому контроль изменений — отдельная задача автоматизации.
Система может сохранять информацию о корректировках и тем самым повышать прозрачность финансового учета.
Подробнее этот вопрос рассмотрен в статье «Как контролировать историю изменений финансовых операций?».
Какие процессы не стоит автоматизировать без настройки правил
Наиболее опасный подход — сначала включить автоматическое выполнение операций, а уже потом разбираться, правильно ли система понимает финансовые события.
Перед автоматизацией необходимо определить правила для тех процессов, которые влияют на отчетность.
В первую очередь это касается:
- распределения операций по статьям;
- определения доходов и расходов;
- внутренних переводов;
- кредитов и займов;
- операций собственника;
- валютных операций;
- налогов;
- принадлежности операций к филиалам и компаниям.
Если исходное правило ошибочно, автоматизация только распространит ошибку на большее количество операций.
Поэтому хороший финансовый учет автоматизирует уже определенную логику, а не пытается заменить ее случайными правилами.
Какие процессы автоматизировать в первую очередь
Необязательно внедрять все возможности одновременно.
В первую очередь имеет смысл автоматизировать процессы, которые повторяются чаще всего и занимают больше всего времени.
Обычно это получение финансовых операций, их систематизация, контроль движения денег и формирование регулярной отчетности.
После этого можно подключать планирование, платежный календарь, бюджетирование, анализ отклонений и более сложную структуру отчетности.
Так автоматизация развивается вместе с финансовым учетом бизнеса, а не превращается в отдельный сложный проект ради самой автоматизации.
Что получает бизнес после автоматизации процессов
Ценность автоматизации появляется не тогда, когда компания просто начинает быстрее вводить операции.
Основной результат — финансовые данные становятся связанными между собой.
Банковская или кассовая операция попадает в учет, получает правильную классификацию и затем используется для формирования отчетности и анализа.
Плановые операции позволяют дополнить эту картину будущими поступлениями и выплатами.
В результате вместо нескольких независимых процессов появляется единая последовательность:
финансовая операция → классификация → отчетность → анализ → планирование.
Чем меньше между этими этапами ручного переноса данных, тем проще поддерживать финансовый учет в актуальном состоянии.
Что автоматизация дает собственнику
Для собственника автоматизация финансовых процессов прежде всего сокращает время между произошедшим событием и получением информации о нем.
Вместо постоянной подготовки отдельных таблиц можно использовать уже собранные и структурированные данные.
Это позволяет быстрее понимать:
- сколько денег находится в бизнесе;
- откуда поступают и куда уходят средства;
- какие расходы формируют финансовый результат;
- какие выплаты предстоят;
- какие поступления ожидаются;
- где появились отклонения от плана;
- как отличаются результаты филиалов и компаний.
При этом автоматизация особенно полезна, когда финансовая структура бизнеса становится сложнее и ручное объединение данных начинает занимать значительное время.
Какие процессы автоматизированы в KESHER.PRO
KESHER.PRO объединяет управленческий финансовый учет в одной системе.
Банковские и кассовые операции можно вводить вручную или импортировать из 1С через Excel. После загрузки данные используются в общей структуре финансового учета.
Статьи управленческого учета можно настроить под конкретный бизнес. При этом в системе предусмотрен базовый набор статей, поэтому структуру не обязательно создавать полностью с нуля.
Отдельно учитываются:
- деньги;
- прибыль;
- налоги;
- Факт;
- План;
- Бюджет.
Так фактическое движение денег не смешивается с финансовым результатом, а будущие операции — с уже произошедшими.
Если бизнес состоит из нескольких частей, отчеты доступны на уровнях:
филиал → компания → группа компаний.
Это позволяет автоматизировать не только работу с отдельными финансовыми операциями, но и последующее формирование общей управленческой картины бизнеса.
С чего начать
Если финансовый учет пока в основном ведется вручную, не нужно пытаться автоматизировать все процессы одновременно.
Начать можно с наиболее трудоемкого участка.
Если много времени занимает перенос банковских данных, стоит изучить, как импортировать банковские операции в финансовую систему.
Если исходные банковские и кассовые документы уже находятся в 1С, можно организовать импорт банковских и кассовых операций из 1С.
При регулярных загрузках важно сразу предусмотреть механизм, позволяющий избежать дублей при импорте финансовых операций.
После получения данных можно переходить к настройке структуры учета и дальнейшей автоматизации отчетности.
Что изучить дальше
Общие принципы и задачи раскрыты в статье «Что такое автоматизация финансового учета?».
Одним из первых направлений обычно становится автоматизация учета движения денежных средств.
Для работы с будущими финансовыми событиями полезно разобраться, как автоматизировать платежный календарь.
При загрузке исходных данных отдельно рассмотрены импорт банковских операций и импорт банковских и кассовых операций из 1С.
Чтобы операции правильно использовались в отчетности, необходимо настроить статьи управленческого учета.
При регулярной работе с финансовыми данными также важно понимать, как контролировать историю изменений финансовых операций.
Заключение
Автоматизировать можно практически всю последовательность финансового учета: получение исходных операций, учет движения денежных средств, классификацию по статьям, формирование отчетности, платежный календарь, планирование и контроль изменений.
При этом автоматизация не должна сводиться к стремлению полностью исключить человека из финансового учета. Экономический смысл операций и правила их отражения должны оставаться корректными.
Наибольшую пользу система дает тогда, когда одни и те же финансовые данные используются последовательно — от первоначальной операции до отчетности и анализа. Это сокращает ручную работу и помогает собственнику быстрее получать актуальную финансовую картину.
В KESHER.PRO банковские и кассовые данные можно использовать в единой структуре управленческого учета, отдельно анализировать деньги, прибыль, налоги, Факт, План и Бюджет, а отчеты получать в разрезах филиала, компании и группы компаний.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как организован управленческий финансовый учет в KESHER.PRO.