Чтобы настроить статьи управленческого учета, сначала определите, какие финансовые показатели нужны собственнику, затем создайте понятную структуру статей и установите единые правила классификации операций.
Статья должна отвечать на простой вопрос: что означает эта операция для бизнеса?
Например, выплаты можно разделить на:
- закуп товара;
- аренду;
- заработную плату;
- маркетинг;
- банковские комиссии;
- налоги.
После этого собственник видит не просто общую сумму выплат, а понимает, куда именно уходят деньги.
Настройка статей — одна из важных задач автоматизации финансового учета.
Что такое статья управленческого учета
Статья — это категория, по которой финансовая операция получает управленческий смысл.
Например, в банковской выписке может быть указано:
выплата — 350 000.
Для контроля денег этого достаточно: деньги ушли с банковского счета.
Но для анализа бизнеса собственнику необходимо знать причину выплаты.
После присвоения статьи операция может выглядеть так:
выплата — 350 000 → Аренда.
Другой платеж:
выплата — 620 000 → Закуп товара.
Именно статьи позволяют превратить список денежных операций в структурированную финансовую информацию.
Зачем нужны статьи
Без статей собственник может увидеть общий денежный оборот, но ему сложно понять его структуру.
Например:
за месяц выплачено 12 000 000.
Само по себе это число мало о чем говорит.
После классификации появляется более полезная картина:
| Статья | Сумма |
|---|---|
| Закуп товара | 5 200 000 |
| Заработная плата | 2 300 000 |
| Аренда | 1 100 000 |
| Маркетинг | 900 000 |
| Налоги | 800 000 |
| Прочие выплаты | 1 700 000 |
| Всего | 12 000 000 |
Теперь можно анализировать, какие направления требуют больше денег и как меняется структура выплат от месяца к месяцу.
Поэтому статьи нужны не ради классификации как таковой. Они создаются под конкретные задачи управленческой аналитики.
Шаг 1. Определите, какие ответы нужны собственнику
Не начинайте настройку с создания десятков категорий.
Сначала определите вопросы, на которые должна отвечать финансовая отчетность.
Например:
- сколько бизнес зарабатывает;
- куда уходят деньги;
- сколько стоит персонал;
- сколько компания тратит на маркетинг;
- сколько требуется на закуп товара;
- сколько составляют постоянные расходы;
- сколько денег уходит на налоги;
- какие расходы растут быстрее выручки.
Если определенный показатель не используется для анализа и принятия решений, возможно, отдельная статья для него не нужна.
Структура должна помогать управлять бизнесом, а не просто максимально подробно описывать каждую операцию.
Шаг 2. Не смешивайте движение денег и финансовый результат
Одна из важных задач — различать движение денежных средств и экономический смысл операции.
Например, получение займа увеличивает количество денег на банковском счете.
Но займ не является выручкой бизнеса.
А погашение основной суммы займа уменьшает деньги, но само по себе не означает обычный операционный расход.
Поэтому нельзя строить структуру статей по принципу:
все поступления = доходы;
все выплаты = расходы.
Для управленческого учета необходимо разделять деньги и прибыль.
В KESHER.PRO эти показатели рассматриваются отдельно, чтобы движение денежных средств не искажало финансовый результат.
Шаг 3. Сначала создайте крупные группы
Удобнее начинать не с отдельных мелких статей, а с общей структуры.
Например, для денежных операций могут использоваться группы:
Поступления
Выплаты
Внутри них уже создаются необходимые статьи.
Для анализа финансового результата структура формируется с учетом доходов и расходов бизнеса.
Такой подход помогает не превратить справочник в длинный список несвязанных названий.
Шаг 4. Добавляйте только полезную детализацию
Предположим, компания тратит деньги на рекламу.
Можно создать одну статью:
Маркетинг.
А можно разделить ее:
Контекстная реклама
Социальные сети
Блогеры
Наружная реклама
Продвижение на маркетплейсах
Второй вариант имеет смысл только тогда, когда собственник действительно сравнивает эти направления и использует результат при принятии решений.
Если такой аналитики нет, дополнительная детализация лишь увеличит объем ручной классификации.
Хорошее правило:
статья должна существовать потому, что по ней принимается решение, а не потому, что ее можно создать.
Шаг 5. Не делайте статьи слишком общими
Обратная крайность — несколько универсальных категорий.
Например:
- Доходы;
- Расходы;
- Прочее.
Такая структура проста, но почти бесполезна для анализа.
Если половина выплат попадает в «Прочее», собственник по-прежнему не понимает, куда уходят деньги.
Поэтому нужен баланс:
достаточно подробно для анализа, но не настолько подробно, чтобы классификация стала отдельной сложной работой.
Шаг 6. Используйте понятные названия
Название статьи должно быть понятно без дополнительных объяснений.
Хорошие примеры:
Аренда офиса
Закуп товара
Заработная плата
Банковские комиссии
Маркетинг
Менее удачный вариант — внутренние сокращения и условные названия, смысл которых знает только человек, создавший таблицу.
Например:
ПР-1
ОПР
Доп. осн.
Через несколько месяцев другой сотрудник может уже не понимать, какие операции необходимо относить к такой статье.
Чем понятнее название, тем меньше ошибок при регулярной работе.
Шаг 7. Не создавайте несколько статей с одинаковым смыслом
Одна из распространенных проблем — постепенное появление дублей в справочнике.
Например:
Аренда
Аренда офиса
Офис — аренда
Если все три статьи используются для одного вида расходов, аналитика раздробится.
В одном месяце сотрудник выберет первую статью, в другом — вторую.
В результате для анализа аренды придется каждый раз объединять несколько категорий вручную.
Перед созданием новой статьи необходимо проверить, нет ли уже категории с тем же экономическим смыслом.
Шаг 8. Отделяйте контрагента от статьи
Статья должна описывать экономический смысл операции, а не конкретного поставщика.
Например, вместо:
Аренда — Компания А
Аренда — Компания Б
обычно удобнее использовать одну статью:
Аренда.
Контрагент остается отдельным признаком операции.
Это позволяет отвечать на два разных вопроса:
на что потрачены деньги? → Аренда;
кому заплатили? → конкретный контрагент.
Если смешать эти признаки в одном справочнике, количество статей быстро увеличится, а аналитика станет сложнее.
Шаг 9. Определите правила для каждой статьи
Недостаточно создать название.
Сотрудники должны одинаково понимать, какие операции относятся к конкретной статье.
Например:
Банковские комиссии — комиссии банка за обслуживание счетов и проведение операций.
Аренда — платежи за аренду помещений.
Маркетинг — расходы на продвижение бизнеса.
Если один сотрудник относит услуги рекламного агентства к «Маркетингу», а другой — к «Услугам подрядчиков», отчетность становится несопоставимой.
Поэтому для спорных статей полезно заранее определить правило использования.
Шаг 10. Проверьте структуру на реальных операциях
До окончательного утверждения справочника возьмите реальные операции за один-два месяца и попробуйте распределить их по созданным статьям.
В процессе быстро обнаружатся проблемы.
Например:
- для части операций нет подходящей статьи;
- несколько статей имеют одинаковый смысл;
- одна статья используется слишком часто;
- структура получилась слишком подробной;
- сотрудники неоднозначно понимают названия.
Лучше исправить справочник на этом этапе, чем менять его после обработки большого объема данных.
Перед настройкой всей системы также полезно определить, какие процессы финансового учета будут автоматизированы.
Шаг 11. Настройте статьи до массового импорта
Если компания собирается регулярно загружать банковские операции, структуру статей лучше подготовить заранее.
Тогда после импорта банковских операций данные можно последовательно распределять по уже утвержденным категориям.
Например, вместо того чтобы каждый раз решать, куда отнести оплату аренды, используется одна установленная статья:
Аренда.
То же правило применяется к повторяющимся выплатам за связь, банковские комиссии, маркетинг, заработную плату и другие операции.
Чем стабильнее структура статей, тем меньше ручных решений приходится принимать при обработке каждого нового периода.
Шаг 12. Используйте те же статьи для данных из 1С
Если банковские и кассовые документы переносятся из 1С, для них не нужно создавать отдельный справочник управленческих статей.
После импорта банковских и кассовых операций из 1С они должны попадать в ту же структуру учета, что и остальные финансовые операции.
Например, аренда остается арендой независимо от того, была операция:
- создана вручную;
- импортирована из банковских данных;
- перенесена из документов 1С через Excel.
Источник данных не должен менять экономический смысл операции.
Это позволяет получать сопоставимую отчетность независимо от способа ввода информации.
Шаг 13. Используйте единую структуру для разных периодов
Статьи не стоит постоянно менять от месяца к месяцу.
Если в январе расходы на продвижение учитывались как «Маркетинг», в феврале как «Реклама», а в марте как «Продвижение», сравнивать периоды становится сложнее.
Стабильная структура позволяет увидеть динамику:
| Статья | Январь | Февраль | Март |
|---|---|---|---|
| Маркетинг | 450 000 | 520 000 | 610 000 |
| Аренда | 800 000 | 800 000 | 800 000 |
| Заработная плата | 1 600 000 | 1 650 000 | 1 700 000 |
По такой таблице сразу видно, какие расходы стабильны, а какие растут.
Поэтому изменение справочника должно быть осознанным решением, а не способом каждый раз подобрать более удобное название.
Шаг 14. Согласуйте статьи между филиалами
Если у компании несколько филиалов, одинаковые по смыслу операции желательно учитывать одинаково.
Например, аренда помещения в одном филиале не должна называться «Аренда», а в другом — «Помещение», если собственнику нужна общая аналитика расходов на аренду.
Единая структура позволяет получить два уровня анализа:
отдельный филиал → собственные показатели;
компания → сводные показатели всех филиалов.
При этом детализация по филиалам сохраняется.
В KESHER.PRO статьи управленческого учета можно настраивать под структуру бизнеса, а отчеты анализировать на уровне филиала, компании и группы компаний.
Шаг 15. Согласуйте статьи между компаниями группы
Тот же принцип работает при нескольких компаниях.
Если требуется консолидированная отчетность, одинаковые экономические операции должны быть сопоставимы.
Например:
Компания А → Маркетинг
Компания Б → Маркетинг
Компания В → Маркетинг
Тогда собственник может увидеть расходы каждой компании отдельно и общую сумму по группе.
Если каждая компания использует полностью независимую терминологию, сводный анализ усложняется.
При этом сама структура учета не должна стирать различия между компаниями. Операция по-прежнему должна сохранять принадлежность конкретному юридическому лицу.
Как работать с группами статей
При большом количестве категорий удобнее объединять их в логические группы.
Например:
Производственные расходы
- закуп товара;
- доставка;
- упаковка;
- хранение.
Расходы на персонал
- заработная плата;
- премии;
- другие выплаты персоналу.
Административные расходы
- аренда офиса;
- связь;
- банковские комиссии;
- программное обеспечение.
Группировка помогает собственнику сначала увидеть крупные направления, а затем при необходимости перейти к детализации.
Главное — не создавать много уровней только ради красивой структуры.
Иерархия должна упрощать анализ.
Как определить оптимальное количество статей
Универсального количества не существует.
Для одного бизнеса достаточно нескольких десятков статей, другому требуется более подробная структура.
Ориентироваться лучше не на число, а на практическую полезность.
Статей слишком мало, если значительная часть операций постоянно попадает в «Прочее» и собственник не понимает структуру финансов.
Статей слишком много, если сотрудники регулярно сомневаются между несколькими почти одинаковыми вариантами, а значительная часть категорий используется один-два раза в год.
Оптимальная структура находится между этими крайностями.
Что делать со статьей «Прочее»
Полностью отказаться от нее не всегда возможно.
В бизнесе встречаются редкие операции, для которых создавать отдельную постоянную категорию бессмысленно.
Но «Прочее» не должно превращаться в одну из крупнейших статей.
Если за месяц получается:
Аренда — 800 000
Маркетинг — 600 000
Заработная плата — 1 700 000
Прочее — 3 500 000
структура явно требует пересмотра.
Нужно посмотреть, из чего состоят эти 3 500 000, и выделить повторяющиеся или существенные направления.
Не путайте статьи и банковские счета
Банковский счет отвечает на вопрос:
где находятся деньги?
Статья отвечает на вопрос:
почему деньги поступили или были выплачены?
Например:
Основной банковский счет → выплата 900 000 → Аренда.
У одной статьи могут быть операции с разных банковских счетов и касс.
И наоборот, на одном банковском счете проходят операции по множеству разных статей.
Поэтому денежные источники и статьи должны оставаться разными аналитическими признаками.
Не используйте статьи для борьбы с дублями
Правильная структура статей помогает упорядочить импортированные операции, но сама по себе не является механизмом защиты от повторной загрузки.
Например, две одинаковые выплаты могут обе иметь статью «Аренда» и при этом одна из них окажется дублем.
Поэтому сначала необходимо определить корректный набор фактических операций, а уже затем анализировать его по статьям.
Отдельный порядок проверки рассмотрен в статье «Как избежать дублей при импорте финансовых операций?».
Как менять структуру статей
Со временем бизнес меняется, поэтому справочник не обязан оставаться неизменным навсегда.
Может появиться новое направление деятельности, новый тип расходов или отдельный канал продаж.
В таком случае новую статью можно добавить.
Но перед изменением стоит ответить на три вопроса:
- Зачем нужна новая статья?
- Какую аналитику она даст?
- Не существует ли уже статьи с таким же смыслом?
Если старая статья больше не используется, лучше определить порядок работы с ней, а не просто создавать рядом новую категорию.
При изменениях важно сохранять понятность исторических данных.
Контролируйте изменения
Если структура учета меняется, полезно понимать, кто и когда внес изменение.
Особенно это важно при совместной работе нескольких сотрудников.
Например, изменение статьи у уже обработанной операции может повлиять на отчет за прошлый период.
Поэтому изменения финансовых данных должны быть контролируемыми.
Подробнее этот вопрос рассмотрен в статье «Как контролировать историю изменений финансовых операций?».
Как настроены статьи в KESHER.PRO
В KESHER.PRO предусмотрен базовый набор статей управленческого учета, поэтому начинать с полностью пустого справочника не требуется.
При необходимости структуру можно адаптировать под конкретный бизнес.
Это особенно важно, потому что у разных компаний различается экономическая модель.
Например, для магазина существенной статьей может быть закуп товара, для производства — сырье и производственные расходы, а для сервисного бизнеса структура затрат будет другой.
При этом статьи используются внутри общей системы финансового учета, где деньги, прибыль и налоги разделены по смыслу.
Так классификация операций помогает формировать управленческую аналитику, а не просто группировать банковские и кассовые движения.
Пример структуры
Для небольшой торговой компании начальная структура может выглядеть так:
Доходы
- розничные продажи;
- онлайн-продажи;
- оптовые продажи;
- прочие доходы.
Прямые расходы
- закуп товара;
- доставка;
- упаковка;
- комиссии.
Операционные расходы
- аренда;
- заработная плата;
- маркетинг;
- связь;
- программное обеспечение;
- банковские комиссии.
Налоги и обязательные платежи
- соответствующие налоговые и обязательные выплаты.
Это только пример.
Структуру необходимо адаптировать под реальную модель бизнеса и те показатели, которые собственник собирается анализировать.
Типичные ошибки
Первая ошибка — создавать слишком много статей с самого начала.
Вторая — использовать несколько названий для одного экономического смысла.
Третья — делать статьи настолько общими, что они не дают полезной аналитики.
Четвертая — использовать контрагентов вместо статей.
Пятая — смешивать поступления с доходами, а выплаты с расходами.
Шестая — использовать разные названия одинаковых статей в разных филиалах или компаниях.
Седьмая — постоянно менять структуру, из-за чего периоды становятся несопоставимыми.
Восьмая — создавать новую статью для каждой нестандартной операции.
Подробнее проблемы внедрения рассмотрены в статье «Какие ошибки допускают при автоматизации финансового учета?».
С чего начать
Для первоначальной настройки достаточно:
- Определить показатели, которые нужны собственнику.
- Сформировать крупные группы.
- Создать основные статьи.
- Удалить дублирующие категории.
- Дать статьям понятные названия.
- Проверить структуру на реальных операциях.
- Согласовать единые правила для филиалов и компаний.
- После этого использовать справочник при регулярной обработке операций.
Не стоит пытаться сразу предусмотреть абсолютно все возможные ситуации.
Структуру лучше начать с основных направлений и расширять тогда, когда появляется реальная аналитическая необходимость.
Что изучить дальше
Общий подход рассмотрен в статье «Что такое автоматизация финансового учета?».
Перед настройкой полезно определить, какие процессы финансового учета необходимо автоматизировать, а при выборе инструмента — изучить критерии программы финансового учета.
Настроенная структура используется при импорте банковских операций и импорте банковских и кассовых операций из 1С.
При загрузке данных отдельно контролируйте появление дублей финансовых операций, а при последующих корректировках — историю изменений.
Также учитывайте типичные ошибки автоматизации финансового учета.
Заключение
Хорошая структура статей управленческого учета должна быть достаточно подробной для анализа и одновременно достаточно простой для ежедневной работы.
Каждая статья должна иметь понятный экономический смысл. Не стоит создавать отдельную категорию для каждого контрагента или редкой операции, смешивать движение денег с прибылью либо использовать несколько названий для одного вида расходов.
В KESHER.PRO предусмотрен базовый набор статей, который можно адаптировать под структуру конкретного бизнеса. Это позволяет использовать единые правила при ручном вводе и импорте финансовых данных и получать сопоставимую аналитику по филиалам, компаниям и группе компаний.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как организован управленческий финансовый учет в KESHER.PRO.