Для малого бизнеса лучше выбирать систему финансового учета, которая дает собственнику ответы на основные вопросы: сколько денег есть сейчас, сколько бизнес заработал, куда уходят деньги и расходы, какие платежи ожидаются впереди и хватит ли на них средств.
При этом система не должна требовать создания отдельного финансового отдела только ради ее ведения.
Для большинства небольших компаний важнее не количество функций, а возможность регулярно получать понятную финансовую картину.
Перед выбором полезно разобраться, что такое автоматизация финансового учета и какие задачи бизнеса действительно стоит автоматизировать.
Что нужно малому бизнесу от финансовой системы
Небольшой компании обычно не требуется сложная корпоративная система с десятками уровней аналитики.
Но базовые задачи финансового управления от размера бизнеса не исчезают.
Собственнику по-прежнему необходимо понимать:
- сколько денег находится на счетах и в кассах;
- сколько поступило и выплачено;
- сколько компания заработала;
- на что расходуются деньги;
- какие платежи предстоят;
- возникает ли риск нехватки денег;
- выполняется ли финансовый план;
- как фактические показатели отличаются от бюджета.
Если система помогает регулярно получать эти ответы, она решает основную задачу финансового учета.
Шаг 1. Определите проблему, которую должна решить система
Не стоит начинать выбор со сравнения десятков функций разных программ.
Сначала сформулируйте, что именно сейчас не устраивает в финансовом учете.
Например:
«Не понимаю, сколько компания реально зарабатывает».
«Деньги находятся на двух счетах и в кассе, общей картины нет».
«Не вижу будущие платежи и постоянно сталкиваюсь с нехваткой денег».
«Учет ведется в нескольких Excel-файлах, цифры приходится собирать вручную».
«Есть несколько филиалов, но я не вижу их результаты отдельно и вместе».
После этого становится значительно проще определить необходимые функции.
Общие критерии подробно рассмотрены в статье «Как выбрать программу для финансового учета?».
Шаг 2. Проверьте учет денег
Минимальное требование — возможность видеть все денежные средства бизнеса.
Если у компании есть:
банковский счет + второй банковский счет + наличная касса,
собственнику нужна не только информация по каждому источнику отдельно, но и общий остаток.
Например:
| Источник | Остаток |
|---|---|
| Основной счет | 2 400 000 |
| Второй счет | 850 000 |
| Касса | 300 000 |
| Всего | 3 550 000 |
При этом внутренний перевод между собственными счетами или между банком и кассой не должен восприниматься как новый доход или расход бизнеса.
Для малого бизнеса это одна из базовых функций системы, поскольку ручная сборка нескольких источников быстро начинает занимать время.
Шаг 3. Проверьте, разделяет ли система деньги и прибыль
Остаток денег на банковском счете не показывает, сколько бизнес заработал.
Например, собственник внес в компанию 2 000 000 собственных средств.
Денег стало больше.
Но прибыль от этого не появилась.
И наоборот, компания может получить прибыль, но временно не иметь соответствующей суммы денег из-за дебиторской задолженности, закупок или других операций.
Поэтому хорошая система должна позволять анализировать отдельно:
движение денег;
финансовый результат.
Если все поступления автоматически воспринимаются как доходы, а все выплаты как расходы, управленческая картина будет искажаться.
Шаг 4. Проверьте работу с Фактом, Планом и Бюджетом
Финансовый учет полезен не только для анализа прошлого.
Собственнику необходимо понимать, что произойдет с деньгами дальше.
Поэтому желательно разделять:
Факт — что уже произошло;
План — какие поступления и выплаты ожидаются;
Бюджет — какие финансовые показатели были предусмотрены на период.
Например, сегодня на счетах находится 3 000 000.
Сам по себе этот остаток выглядит безопасно.
Но если через три дня необходимо выплатить:
поставщикам — 1 800 000;
заработную плату — 900 000;
аренду — 500 000,
предстоящие выплаты составят 3 200 000.
Текущий остаток без информации о будущем создает ложное ощущение достаточности денег.
Поэтому для управления малым бизнесом План часто не менее важен, чем Факт.
Шаг 5. Оцените удобство ежедневного ведения
Даже функционально сильная система бесполезна, если ее перестают заполнять через несколько недель.
Для малого бизнеса особенно важно, чтобы регулярный учет не требовал чрезмерного количества ручной работы.
Проверьте:
- насколько быстро создается операция;
- можно ли загружать данные;
- удобно ли работать со статьями;
- легко ли исправлять ошибки;
- понятны ли основные отчеты;
- сколько действий требуется для ежедневного учета.
Оценивать стоит не демонстрационный экран, а реальный рабочий процесс.
Попробуйте представить обычный месяц компании и понять, кто и каким образом будет поддерживать данные в актуальном состоянии.
Шаг 6. Проверьте импорт финансовых данных
Если операций становится много, ручной ввод каждой строки начинает занимать значительное время.
Поэтому полезна возможность импортировать банковские и другие финансовые данные.
Особенно это важно для компаний с регулярными поступлениями и выплатами.
При этом импорт должен быть управляемым: после загрузки необходимо проверить операции, распределить их по нужным статьям и исключить повторные записи.
Автоматизация должна уменьшать объем рутинной работы, а не просто переносить ее из одной таблицы в другую.
Шаг 7. Оцените структуру статей
Система должна показывать не только общую сумму выплат, но и их назначение.
Например:
Закуп товара — 4 500 000
Заработная плата — 1 600 000
Аренда — 700 000
Маркетинг — 450 000
Банковские комиссии — 90 000
Так собственник понимает структуру бизнеса и может анализировать отдельные направления расходов.
При этом справочник должен настраиваться под конкретную компанию.
Слишком жесткая структура неудобна для разных видов бизнеса, а полностью пустой справочник увеличивает объем первоначальной настройки.
Практичный вариант — базовый набор с возможностью адаптации под компанию.
Шаг 8. Не выбирайте систему только по количеству отчетов
Большое количество графиков и отчетов хорошо выглядит при демонстрации, но не обязательно делает систему полезнее.
Для начала определите несколько показателей, которыми действительно будете пользоваться.
Например:
остаток денег;
поступления и выплаты;
прибыль;
структура расходов;
будущие платежи;
план-факт.
Если собственник регулярно использует эти показатели для принятия решений, система уже приносит практическую пользу.
Десятки дополнительных отчетов имеют смысл только тогда, когда бизнес действительно ими пользуется.
Шаг 9. Сравните систему с Excel
Для совсем небольшого бизнеса Excel может быть достаточным решением.
Например, если:
- операций немного;
- один банковский счет;
- учет ведет один человек;
- структура бизнеса простая;
- прогнозирование практически не требуется.
Но с ростом количества операций таблицы приходится связывать между собой, копировать данные, поддерживать формулы и контролировать версии файлов.
В какой-то момент собственник начинает обслуживать саму таблицу вместо того, чтобы анализировать финансы.
Перед покупкой системы полезно отдельно сравнить Excel и программу финансового учета.
Шаг 10. Учитывайте существующую 1С
Если компания уже работает в 1С, не нужно автоматически отказываться от нее при внедрении управленческого финансового учета.
У систем могут быть разные задачи.
1С может оставаться частью существующего учетного процесса, а финансовая система использоваться собственником для управленческой аналитики, планирования и контроля бизнеса.
Поэтому вопрос лучше формулировать не так:
«Какой системой заменить 1С?»
а так:
«Каких управленческих данных мне сейчас не хватает и где удобнее их получать?»
Подробнее этот вопрос рассмотрен в статье «Нужна ли система финансового учета, если компания использует 1С?».
Шаг 11. Проверьте возможность роста вместе с бизнесом
Малый бизнес сегодня может состоять из одной компании и одного филиала.
Через некоторое время могут появиться:
второй филиал;
несколько банковских счетов;
другая компания;
дополнительные сотрудники;
новые направления деятельности.
Если систему придется полностью менять при первом усложнении бизнеса, первоначальная экономия окажется сомнительной.
Поэтому стоит заранее проверить, поддерживает ли выбранное решение структуру, до которой компания реально может вырасти в ближайшие годы.
Не нужно покупать сложность «на будущее», но разумный запас возможностей полезен.
Шаг 12. Проверьте работу с несколькими филиалами и компаниями
Если такая структура уже существует или планируется, важно понимать, как формируется отчетность.
Собственнику может потребоваться:
Филиал → показатели конкретного подразделения;
Компания → общий результат компании;
Группа компаний → консолидированная картина бизнеса.
При этом данные не должны смешиваться таким образом, чтобы невозможно было определить источник конкретной операции.
В KESHER.PRO финансовая отчетность доступна в разрезах филиала, компании и группы компаний.
Это позволяет использовать одну структуру финансового учета по мере роста бизнеса, сохраняя возможность анализировать отдельные его части.
Шаг 13. Проверьте права доступа сотрудников
Даже в малом бизнесе финансовый учет редко навсегда остается задачей одного человека.
Со временем с системой могут работать:
- собственник;
- бухгалтер;
- финансовый специалист;
- руководитель филиала;
- сотрудник, который вносит операции.
При этом каждому пользователю может требоваться разный уровень доступа.
Например, сотрудник вводит операции, но не должен менять структуру учета. Руководитель филиала анализирует показатели своего подразделения, а собственник получает общую картину компании.
Поэтому при выборе системы стоит проверить возможность разграничивать доступ к финансовым данным.
Шаг 14. Посмотрите, сколько времени потребуется на внедрение
Для малого бизнеса особенно важно не превратить внедрение финансового учета в отдельный многомесячный проект.
До покупки оцените, что потребуется сделать:
- Создать структуру компании и филиалов.
- Добавить банковские счета и кассы.
- Настроить статьи управленческого учета.
- Внести начальные остатки.
- Перенести необходимые исторические данные.
- Настроить План и Бюджет.
- Обучить сотрудников.
- Проверить первые отчеты.
Чем больше исходных данных и сложнее структура бизнеса, тем больше времени потребуется.
Отдельно этот вопрос рассмотрен в статье «Сколько времени занимает внедрение управленческого учета?».
Шаг 15. Считайте не только стоимость подписки
Цена системы — только одна часть затрат.
При выборе стоит учитывать:
стоимость использования;
время первоначальной настройки;
время регулярного ведения;
необходимость ручной подготовки данных;
затраты на обучение сотрудников.
Например, более дешевое решение может требовать несколько часов ручной работы каждую неделю.
В таком случае экономия на подписке частично теряется из-за трудозатрат.
С другой стороны, малому бизнесу нет смысла переплачивать за функции, которыми он не будет пользоваться.
Поэтому сравнивать лучше общую стоимость ведения финансового учета, а не только цену программы.
Подробнее этот вопрос разобран в статье «Сколько стоит автоматизация финансового учета?».
Как понять, что система подходит
Перед окончательным выбором попробуйте проверить ее на реальном сценарии своего бизнеса.
Например:
1. Внесите или загрузите реальные операции.
2. Разнесите их по статьям.
3. Добавьте несколько будущих поступлений и выплат.
4. Посмотрите остатки денег.
5. Проверьте прибыль.
6. Посмотрите структуру расходов.
7. Сравните План и Факт.
После этого задайте себе несколько вопросов.
Могу ли я без дополнительных таблиц понять, сколько денег есть у бизнеса?
Вижу ли я, сколько компания заработала?
Понимаю ли, куда уходят деньги?
Вижу ли будущие поступления и выплаты?
Могу ли определить потенциальную нехватку денег заранее?
Если ответы приходится искать в нескольких программах и затем вручную объединять в Excel, задача единого финансового учета фактически не решена.
Когда малому бизнесу достаточно Excel
Переходить в специализированную систему только потому, что она существует, не обязательно.
Excel может оставаться рациональным вариантом, если бизнес простой.
Например:
одна компания;
один счет;
небольшое количество операций;
учет ведет собственник;
нет сложного планирования;
таблица не требует постоянного ремонта и сверки.
В такой ситуации стоимость перехода может пока превышать практическую пользу.
Но если появляется несколько источников денег, растет количество операций, сотрудники работают с разными версиями файлов или собственник перестает доверять цифрам без дополнительной проверки, стоит рассматривать автоматизацию.
Подробнее признаки этого момента разобраны в статье «Когда Excel перестает подходить для управленческого учета?».
Когда специализированная система уже оправдана
Переход становится особенно полезным, когда одновременно появляется несколько факторов:
- банковских счетов и касс становится больше;
- операций становится слишком много для ручной обработки;
- нужно видеть План и Факт;
- требуется платежный календарь;
- появляются филиалы;
- необходимо объединять несколько компаний;
- с финансами работают несколько сотрудников;
- собственник регулярно собирает отчеты вручную;
- ошибки в таблицах начинают влиять на решения.
В этот момент проблема уже не в удобстве Excel как программы.
Проблема в том, что финансовая модель бизнеса стала сложнее первоначального инструмента.
Что должно насторожить при выборе
Осторожно относитесь к системе, если для начала работы необходимо долго перестраивать весь учет компании под ее внутреннюю логику.
Другой тревожный признак — невозможность понять, откуда берутся показатели отчета.
Собственник должен иметь возможность перейти от итоговой цифры к данным, из которых она сформирована.
Также стоит обратить внимание, если система:
- смешивает деньги и прибыль;
- не позволяет учитывать будущие платежи;
- требует вести параллельные таблицы для важных показателей;
- не поддерживает необходимую структуру бизнеса;
- слишком сложна для сотрудников, которые будут работать с ней ежедневно.
Красивый интерфейс не компенсирует неправильную финансовую логику.
Как выбрать между несколькими системами
Если осталось два или три подходящих варианта, сравнивайте их на одном сценарии.
Например, возьмите один месяц своего бизнеса и попробуйте в каждой системе:
загрузить операции → распределить их → добавить План → посмотреть движение денег → определить прибыль → проверить будущий остаток.
Такое сравнение полезнее длинного перечня функций на сайтах разработчиков.
В результате становится видно, сколько ручной работы потребуется именно вашему бизнесу и насколько понятна итоговая финансовая картина.
Если основная задача связана именно с управленческой аналитикой, дополнительно изучите статью «Как выбрать программу для управленческого учета?».
Как KESHER.PRO подходит для малого бизнеса
KESHER.PRO ориентирован на управленческий финансовый учет бизнеса.
В одной системе можно видеть:
- остатки денежных средств;
- поступления и выплаты;
- прибыль;
- направления расходов;
- будущие финансовые операции;
- Факт;
- План;
- Бюджет.
Банковские и кассовые документы можно вводить вручную или импортировать через Excel.
Структуру статей управленческого учета можно адаптировать под конкретный бизнес, при этом для начала работы предусмотрен базовый набор.
Если бизнес растет, отчетность можно анализировать на разных уровнях:
филиал → компания → группа компаний.
Это позволяет начать с относительно простой структуры и не менять сам подход к финансовому учету при появлении новых филиалов или компаний.
Пример выбора для небольшой компании
Предположим, у бизнеса:
1 компания;
1 филиал;
2 банковских счета;
1 касса;
около 500 финансовых операций в месяц.
Собственник хочет видеть прибыль, общий остаток денег, расходы по направлениям и будущие платежи.
Для такого бизнеса нет необходимости выбирать тяжелую корпоративную систему только ради масштаба ее возможностей.
Но обычной таблицы уже может быть недостаточно, если приходится вручную:
объединять три источника денег;
проверять внутренние переводы;
классифицировать сотни операций;
поддерживать План;
пересчитывать отчеты.
В такой ситуации специализированная система может сократить техническую работу и дать собственнику единую финансовую картину.
Типичные ошибки при выборе
Первая ошибка — выбирать систему только по цене.
Вторая — выбирать по максимальному количеству функций.
Третья — покупать сложное решение с большим запасом возможностей, которые малому бизнесу не нужны.
Четвертая — не проверять разделение денег и прибыли.
Пятая — смотреть только на исторические отчеты и забывать о Плане.
Шестая — не учитывать время регулярного ведения системы.
Седьмая — выбирать программу без проверки на собственных данных.
Восьмая — пытаться заменить одной системой все остальные инструменты бизнеса независимо от их назначения.
Подробнее такие проблемы рассмотрены в статье «Какие ошибки допускают при автоматизации финансового учета?».
Короткий чек-лист перед выбором
Перед покупкой ответьте на десять вопросов:
- Вижу ли я все деньги бизнеса в одном месте?
- Разделяются ли деньги и прибыль?
- Есть ли Факт, План и Бюджет?
- Можно ли учитывать будущие поступления и выплаты?
- Можно ли настроить статьи под мой бизнес?
- Можно ли загружать финансовые данные без ручного ввода каждой операции?
- Поддерживается ли моя структура филиалов и компаний?
- Понятны ли отчеты без постоянной помощи специалиста?
- Сколько времени потребуется на регулярное ведение?
- Соответствует ли стоимость получаемой пользе?
Если система уверенно закрывает основные задачи, можно переходить к тестированию на реальных данных.
Что изучить дальше
Общие критерии рассмотрены в статье «Как выбрать программу для финансового учета?».
Если основная задача — управленческая аналитика, изучите выбор программы управленческого учета.
Перед покупкой полезно сравнить Excel со специализированной системой и определить, нужна ли отдельная финансовая система, если компания уже использует 1С.
Для оценки проекта заранее посмотрите, сколько стоит автоматизация финансового учета и сколько времени занимает внедрение управленческого учета.
Перед запуском также полезно изучить типичные ошибки автоматизации финансового учета.
Заключение
Для малого бизнеса лучшая система финансового учета — не самая сложная и не та, у которой самый длинный список функций.
Она должна помогать собственнику регулярно отвечать на несколько практических вопросов:
сколько денег есть сейчас;
сколько бизнес заработал;
куда уходят деньги;
что ожидается впереди;
хватит ли денег на будущие обязательства.
При выборе важно проверить работу с Фактом, Планом и Бюджетом, возможность загрузки данных, настройку статей, поддержку нескольких счетов, касс, филиалов и компаний, а также трудозатраты на регулярное ведение учета.
KESHER.PRO позволяет организовать эти задачи в одной системе управленческого финансового учета и масштабировать структуру по мере роста бизнеса.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как организован управленческий финансовый учет в KESHER.PRO.