Внедрение управленческого учета может занять от нескольких дней для небольшого бизнеса с подготовленными данными до нескольких недель или месяцев для сложной структуры с несколькими компаниями, филиалами и большим объемом информации.
Срок зависит не столько от установки программы, сколько от готовности самого финансового учета.
Если уже известны остатки денег, определены статьи, собраны исходные данные и понятно, какие отчеты нужны собственнику, начать работу можно значительно быстрее.
Если же сначала необходимо разобраться, где находятся деньги, восстановить операции, привести в порядок Excel-файлы и определить правила учета, основное время уйдет именно на эту работу.
Перед оценкой сроков полезно разобраться, что включает автоматизация финансового учета.
От чего зависит срок внедрения
На продолжительность проекта сильнее всего влияют:
- количество компаний;
- количество филиалов;
- число банковских счетов и касс;
- состояние текущего финансового учета;
- объем переносимых данных;
- количество статей;
- необходимость переноса информации из Excel;
- количество сотрудников, участвующих в учете;
- объем Плана и Бюджета;
- требования к управленческой отчетности.
Поэтому вопрос «Сколько занимает внедрение?» лучше рассматривать применительно к конкретной структуре бизнеса.
Небольшая компания и группа из нескольких юридических лиц — это проекты разного масштаба.
Что именно считается внедрением
Внедрение — это не момент, когда пользователь зарегистрировался и получил доступ к программе.
Рабочий результат появляется тогда, когда система содержит достаточные данные и собственник может использовать отчетность для принятия решений.
Обычно необходимо пройти несколько этапов:
определить структуру бизнеса → настроить финансовый учет → подготовить данные → внести начальные остатки → загрузить операции → настроить План и Бюджет → проверить отчетность → закрепить регулярный процесс.
Поэтому техническое подключение может занять немного времени, а полноценная постановка учета — значительно больше.
Этап 1. Определить задачи управленческого учета
До настройки системы необходимо понять, какие ответы хочет получать собственник.
Например:
Сколько денег есть у бизнеса?
Сколько компания заработала?
Куда уходят деньги?
Какие выплаты ожидаются впереди?
Хватит ли денег на ближайшие обязательства?
Какой результат показывает каждый филиал?
Без этого легко начать настраивать большое количество показателей, которыми впоследствии никто не будет пользоваться.
Чем точнее определены задачи, тем меньше лишней работы потребуется при внедрении.
Этап 2. Описать структуру бизнеса
Следующий шаг — определить, что именно необходимо учитывать.
Например:
1 компания → 2 филиала → 3 банковских счета → 2 кассы.
Или более сложный вариант:
группа компаний → 4 компании → 9 филиалов → банковские счета и кассы каждого подразделения.
Эта структура влияет практически на все последующие этапы.
Если компании и филиалы заранее определены, настройка проходит быстрее.
Если структура учета формируется непосредственно во время внедрения, потребуется дополнительное время на согласование.
Этап 3. Определить начальные остатки
Система должна понимать, сколько денег находится у бизнеса на момент начала учета.
Например:
| Источник | Остаток |
|---|---|
| Основной банковский счет | 2 700 000 |
| Второй банковский счет | 800 000 |
| Касса | 250 000 |
| Всего | 3 750 000 |
Если остатки известны и сверены, этот этап проходит быстро.
Если цифры в банке, кассе и существующих таблицах не совпадают, сначала придется найти причину расхождений.
Именно такие ситуации часто увеличивают реальный срок внедрения.
Этап 4. Настроить статьи управленческого учета
Статьи определяют структуру будущей аналитики.
Например:
Доходы
- продажи;
- услуги;
- прочие доходы.
Расходы
- закуп;
- заработная плата;
- аренда;
- маркетинг;
- доставка;
- банковские комиссии.
Не стоит пытаться сразу создать максимально подробный справочник.
Если вместо 30 понятных статей появляется 300 похожих вариантов, сотрудники начинают путаться, а внедрение затягивается.
Практичнее начать с структуры, достаточной для основных управленческих решений, а затем при необходимости расширять ее.
В KESHER.PRO предусмотрен базовый набор статей, который можно адаптировать под конкретный бизнес.
Этап 5. Решить, какую историю переносить
Один из главных факторов срока — объем исторических данных.
Компания может решить перенести:
только начальные остатки;
текущий месяц;
несколько последних месяцев;
текущий год;
несколько лет.
Чем больше период, тем больше операций необходимо подготовить, проверить и классифицировать.
Поэтому не стоит автоматически переносить всю историю.
Сначала определите, какие периоды действительно нужны для будущего анализа.
Если собственнику достаточно начать полноценный учет с текущего периода, внедрение можно существенно ускорить.
Этап 6. Подготовить данные из Excel
Если учет раньше велся в таблицах, качество этих файлов напрямую влияет на сроки.
Хорошо подготовленная таблица содержит понятные поля:
дата → сумма → тип операции → счет или касса → статья → компания → филиал.
Проблемы возникают, когда в одном файле:
- несколько разных форматов дат;
- суммы записаны текстом;
- статьи называются по-разному;
- отсутствует принадлежность компании;
- встречаются дубли;
- часть операций исправлялась вручную без понятной истории.
В таком случае время потребуется не столько на перенос, сколько на подготовку исходных данных.
Подробнее процесс рассмотрен в статье «Как перенести финансовый учет из Excel?».
Этап 7. Организовать работу с данными из 1С
Если компания использует 1С, сначала необходимо определить роль каждой системы.
1С может продолжать использоваться для своих учетных задач, а отдельная финансовая система — для управленческого учета собственника.
В KESHER.PRO банковские и кассовые документы, подготовленные в 1С, можно выгрузить через Excel и затем импортировать в финансовый учет.
Это позволяет использовать уже существующие данные и не вводить каждую операцию заново.
Но до начала работы желательно определить:
какие документы будут переноситься;
как часто будет выполняться импорт;
кто отвечает за проверку данных;
как операции будут распределяться по управленческим статьям.
Если этот процесс заранее понятен, запуск проходит быстрее.
Подробнее роль дополнительной системы рассмотрена в статье «Нужна ли система финансового учета, если компания использует 1С?».
Этап 8. Загрузить первые фактические операции
После подготовки структуры можно переходить к Факту.
На этом этапе загружаются или вводятся реальные финансовые операции бизнеса.
Важно не просто получить данные в системе, а проверить:
правильно ли определены счета и кассы;
соответствуют ли операции нужным компаниям и филиалам;
корректно ли выбраны статьи;
нет ли повторных записей;
совпадают ли итоговые остатки.
Первую загрузку лучше рассматривать как проверку модели учета.
Если обнаруживается ошибка в структуре, исправить ее на небольшом объеме данных значительно проще, чем после загрузки большой истории.
Этап 9. Добавить План
Когда Факт работает корректно, можно переходить к будущим операциям.
Например:
ожидаемые оплаты клиентов;
платежи поставщикам;
заработная плата;
аренда;
налоги;
кредиты и займы;
другие обязательства.
План позволяет увидеть будущий остаток денег и потенциальную нехватку средств.
Если компания раньше вообще не планировала денежные потоки, этот этап может занять больше времени: сначала придется определить сам процесс планирования.
Этап 10. Настроить Бюджет
Бюджет имеет смысл внедрять тогда, когда понятно, какие показатели компания собирается контролировать.
Например:
плановая выручка;
лимит маркетинга;
расходы на персонал;
аренда;
другие ключевые направления.
Не обязательно откладывать запуск всей системы до момента, когда будет построена идеальная бюджетная модель.
Для многих компаний разумнее сначала запустить Факт и План, а затем постепенно расширить учет Бюджетом.
Этап 11. Проверить первые отчеты
После загрузки данных необходимо проверить итоговую финансовую картину.
Собственник должен убедиться, что может получить ответы на основные вопросы:
сколько денег есть сейчас;
сколько заработал бизнес;
куда ушли деньги;
что ожидается впереди;
какие показатели отличаются от запланированных.
Если цифры вызывают вопросы, лучше разобраться с ними на этом этапе, а не продолжать загружать новые периоды.
Первый корректный отчет — гораздо более важная точка внедрения, чем сама регистрация в программе.
Этап 12. Закрепить регулярный процесс
После первоначальной настройки необходимо определить, как учет будет работать дальше.
Например:
ежедневно — новые операции;
раз в несколько дней — проверка и распределение;
еженедельно — актуализация Плана;
ежемесячно — закрытие периода и анализ результатов.
Конкретный график зависит от бизнеса.
Главное — чтобы было понятно, кто отвечает за каждую часть процесса.
Без регулярного обновления даже правильно внедренная система быстро перестанет показывать актуальную финансовую картину.
Сколько времени нужно небольшому бизнесу
Если у бизнеса:
- одна компания;
- один филиал;
- несколько банковских счетов и касс;
- понятные статьи;
- известные начальные остатки;
- подготовлены исходные данные,
базовый управленческий учет можно запустить достаточно быстро.
В таком случае основное время требуется не на техническую настройку, а на проверку данных и формирование первого корректного периода.
Необязательно ждать, пока будет настроена идеальная финансовая модель.
Практичнее запустить основные блоки:
деньги → Факт → статьи → План → основные отчеты,
а затем постепенно добавлять необходимую детализацию и Бюджет.
Почему внедрение иногда занимает месяцы
Длительное внедрение обычно связано не с самой финансовой системой, а с состоянием учета до начала проекта.
Например, выясняется, что:
остатки по кассе неизвестны;
банковские операции находятся в нескольких файлах;
одни и те же расходы относятся к разным статьям;
не определена структура компаний и филиалов;
непонятно, какие показатели нужны собственнику;
исторические данные необходимо восстанавливать.
В такой ситуации сначала приходится приводить в порядок финансовую модель бизнеса.
Автоматизация лишь делает эту проблему заметной.
Поэтому хороший первый этап внедрения — не загрузить как можно больше операций, а определить понятные правила учета.
Как влияет количество компаний
Несколько компаний увеличивают объем подготовки.
Необходимо определить:
какие филиалы относятся к каждой компании;
какие банковские счета и кассы используются;
какие статьи должны быть общими;
какие данные необходимо анализировать отдельно;
какие показатели собственник хочет видеть по группе.
Например, если бизнес состоит из четырех компаний и семи филиалов, сначала необходимо правильно построить эту структуру.
После этого уже можно загружать финансовые операции.
При этом собственнику обычно требуется как раздельная отчетность, так и общая картина группы.
Подробнее этот процесс рассмотрен в статье «Как вести несколько компаний в одной системе?».
Как влияет количество филиалов
Само по себе большое количество филиалов не обязательно делает внедрение сложным.
Проблема возникает, если в каждом подразделении финансовый учет организован по-разному.
Например:
Филиал 1 → свои названия статей;
Филиал 2 → другая структура;
Филиал 3 → часть операций вообще не классифицируется.
Тогда перед консолидацией придется привести данные к понятной структуре.
Если же филиалы используют единые принципы учета, масштабирование проходит значительно проще.
В KESHER.PRO продукт «Финансовый учет» приобретается на филиал, а отчетность доступна в разрезах:
филиал → компания → группа компаний.
Это позволяет запускать учет с учетом реальной структуры бизнеса.
Как выбор программы влияет на сроки
Разные системы требуют разного объема первоначальной настройки.
Одна программа может быть функционально мощной, но для запуска потребует сложной настройки и участия специалистов.
Другая позволяет быстрее начать работу, но может не поддерживать необходимые бизнесу процессы.
Поэтому скорость внедрения нельзя оценивать отдельно от функциональности.
Система должна не просто быстро запускаться, а решать нужные задачи после запуска.
Перед внедрением полезно изучить критерии выбора программы финансового учета.
Если основная задача связана с управленческой аналитикой, отдельно стоит рассмотреть выбор программы управленческого учета.
Что можно внедрять поэтапно
Необязательно запускать все возможности одновременно.
Для большинства компаний разумна последовательность:
Первый этап — деньги
Добавить банковские счета, кассы и начальные остатки.
Второй этап — Факт
Начать регулярно учитывать реальные финансовые операции.
Третий этап — статьи
Добиться понятной классификации поступлений, выплат, доходов и расходов.
Четвертый этап — План
Добавить будущие поступления и выплаты.
Пятый этап — Бюджет
Установить финансовые ориентиры и сравнивать их с фактическими показателями.
Шестой этап — дополнительная аналитика
Расширять детализацию только там, где она действительно помогает принимать решения.
Такой подход позволяет получить практическую пользу раньше, не откладывая запуск до завершения всех возможных настроек.
Как ускорить внедрение
Первое — заранее определить ответственного.
У проекта должен быть человек, который понимает структуру бизнеса и может принимать решения по финансовому учету.
Второе — подготовить начальные остатки.
Не стоит начинать загрузку операций, пока непонятно, сколько денег находилось на счетах и в кассах на стартовую дату.
Третье — привести в порядок статьи.
Лучше 30 понятных статей, чем 200 вариантов, между которыми сотрудники не видят разницы.
Четвертое — ограничить объем истории.
Переносите только те периоды, которые действительно нужны для анализа.
Пятое — сначала запустить базовый учет.
Не стоит задерживать весь проект из-за настройки второстепенного отчета.
Что не стоит делать ради быстрого запуска
Ускорение не должно означать отказ от проверки данных.
Например, можно быстро загрузить несколько тысяч операций, но если часть из них:
дублируется;
отнесена не к той компании;
попала на неправильные статьи;
не соответствует остаткам,
быстрый импорт только создаст дополнительную работу.
Поэтому лучше потратить больше времени на небольшой тестовый период и убедиться, что правила работают правильно.
После этого масштабировать учет значительно безопаснее.
Сколько времени занимает переход с Excel
Если текущая таблица имеет понятную структуру, переход может быть относительно простым.
Особенно если в ней уже присутствуют:
даты;
суммы;
счета и кассы;
статьи;
компании и филиалы.
Если же Excel представляет собой набор взаимосвязанных листов с ручными формулами и разными форматами данных, потребуется дополнительная подготовка.
Не нужно переносить саму архитектуру старой таблицы.
Цель перехода — перенести необходимые финансовые данные и правила учета.
Подробнее — в статье «Как перенести финансовый учет из Excel?».
Сколько времени занимает внедрение KESHER.PRO
Срок запуска KESHER.PRO зависит от структуры бизнеса и готовности исходных данных.
Для начала финансового учета необходимо определить:
- компании и филиалы;
- банковские счета и кассы;
- начальные остатки;
- статьи управленческого учета;
- исходные финансовые операции.
После этого можно организовать работу с Фактом, Планом и Бюджетом.
Если данные уже подготовлены, значительная часть работы сводится к настройке структуры и загрузке информации.
Если учет ранее не был организован, сначала потребуется определить его правила.
Поэтому корректнее оценивать не время регистрации в KESHER.PRO, а срок до момента, когда собственник получает первый достоверный финансовый отчет.
Как понять, что внедрение завершено
Внедрение можно считать состоявшимся, когда система стала частью регулярного финансового процесса.
Собственник может открыть отчетность и понять:
сколько денег есть;
сколько бизнес заработал;
куда ушли деньги;
что ожидается впереди;
хватит ли денег на будущие обязательства.
При этом сотрудники знают:
кто вносит данные;
кто их проверяет;
как используются статьи;
кто актуализирует План;
когда анализируется отчетность.
Если данные однажды загрузили, но затем перестали обновлять, это еще нельзя считать полноценным внедрением.
Сколько стоит ускорение проекта
Иногда бизнес пытается сократить срок внедрения за счет привлечения дополнительных специалистов или переноса максимального объема работы на подрядчика.
Это действительно может ускорить отдельные этапы.
Но есть решения, которые все равно должен принять сам бизнес:
какая структура учета нужна;
какие статьи использовать;
какие показатели важны собственнику;
кто будет отвечать за данные после запуска.
Поэтому скорость проекта зависит не только от ресурсов исполнителя, но и от скорости принятия решений внутри компании.
Перед началом полезно отдельно оценить стоимость автоматизации финансового учета.
Типичные ошибки, которые увеличивают срок
Первая ошибка — пытаться автоматизировать учет до определения его правил.
Вторая — переносить всю доступную историю без понимания, зачем она нужна.
Третья — создавать чрезмерно подробный справочник статей.
Четвертая — загружать большой объем данных до проверки тестового периода.
Пятая — не назначать ответственного за внедрение.
Шестая — одновременно пытаться перестроить все финансовые процессы компании.
Седьмая — ожидать, что программа самостоятельно исправит некорректные исходные данные.
Восьмая — считать проект завершенным сразу после технической настройки системы.
Подробнее эти проблемы рассмотрены в статье «Какие ошибки допускают при автоматизации финансового учета?».
Короткий чек-лист перед внедрением
До начала проекта проверьте:
- Определены ли задачи управленческого учета?
- Понятна ли структура компаний и филиалов?
- Известны ли банковские счета и кассы?
- Сверены ли начальные остатки?
- Подготовлен ли справочник статей?
- Определено ли, какую историю необходимо перенести?
- Понятно ли, откуда будут поступать фактические данные?
- Назначен ли ответственный за ведение учета?
- Определен ли процесс работы с Планом?
- Понятно ли, какие отчеты должен получать собственник?
Чем больше этих вопросов решено заранее, тем быстрее проходит внедрение.
Что изучить дальше
Перед запуском полезно разобраться, что включает автоматизация финансового учета и как выбрать программу финансового учета.
Если требуется именно управленческая аналитика, изучите критерии выбора программы управленческого учета.
При переходе с таблиц пригодится руководство «Как перенести финансовый учет из Excel?».
Если компания уже работает в 1С, стоит определить, нужна ли дополнительная система финансового учета.
Также заранее оцените стоимость автоматизации финансового учета и изучите типичные ошибки автоматизации.
Для группы компаний отдельно важно правильно организовать учет нескольких компаний в одной системе.
Заключение
Срок внедрения управленческого учета определяется прежде всего готовностью бизнеса к работе с финансовыми данными.
Небольшая компания с понятной структурой и подготовленной информацией может получить рабочий учет достаточно быстро. Если же необходимо восстанавливать историю, перестраивать статьи и объединять несколько компаний, проект закономерно займет больше времени.
Оптимальный подход — не ждать идеальной настройки всех возможных процессов, а последовательно запустить деньги, Факт, статьи, План и основные отчеты, а затем развивать систему по мере необходимости.
В KESHER.PRO можно организовать финансовый учет на уровне филиала, компании и группы компаний, разделяя деньги, прибыль, Факт, План, Бюджет и налоги.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как организован управленческий финансовый учет в KESHER.PRO.