Расходы и выплаты денежных средств относятся к числу наиболее часто путаемых понятий в финансовом учёте. Несмотря на тесную связь, они отражают совершенно разные процессы.
Расходы показывают, каким образом использование ресурсов влияет на финансовый результат компании. Выплаты денежных средств отражают только факт перечисления денег.
Именно поэтому момент возникновения расхода далеко не всегда совпадает с моментом оплаты.
Например, компания может перечислить деньги поставщику сегодня, а признать соответствующий расход через несколько месяцев. Возможна и обратная ситуация, когда расход уже возник, но деньги ещё не выплачены.
Почему возникают различия между расходами и выплатами
Основная причина заключается в том, что деньги и финансовый результат учитываются отдельно друг от друга.
Расходы позволяют определить прибыль компании, тогда как выплаты помогают отслеживать движение денежных средств и оценивать платёжеспособность организации.
Базовые принципы формирования расходов подробно рассматриваются в статье «Что такое расходы бизнеса».
Сама система учёта доходов и расходов более подробно описана в материале «Что такое доходы и расходы бизнеса».
В каких случаях выплата не является расходом
Подобные ситуации встречаются достаточно часто.
Например, компания может:
- перечислить поставщику аванс;
- приобрести оборудование;
- погасить кредит;
- сформировать денежный резерв;
- оплатить услуги, которые будут использоваться позднее.
Во всех этих случаях деньги покидают счёт компании, однако расход может возникнуть значительно позже или не возникнуть вовсе.
Похожая ситуация наблюдается и при сравнении доходов с поступлениями денежных средств. Более подробно эта тема раскрыта в статье «Чем доход отличается от поступления денег».
В каких случаях расход возникает раньше выплаты
Предположим, организация получила товар от поставщика с отсрочкой платежа на тридцать дней.
Товар уже поступил на склад, компания получила возможность использовать его в своей деятельности, а значит, соответствующий расход постепенно начинает влиять на финансовый результат. При этом деньги поставщику будут перечислены позже.
Такие ситуации возникают практически в любом бизнесе и считаются обычной частью хозяйственной деятельности.
Почему метод начисления считается основой правильного учёта
Если учитывать только движение денег, руководитель получит искажённое представление о положении компании.
Представим две ситуации.
В первом случае организация полностью оплатила крупную поставку сырья. Денежные средства были перечислены, однако само сырьё ещё не использовано. Следовательно, расход пока не возник.
Во втором случае компания уже использовала материалы в производстве, но расчёт с поставщиком состоится позднее. В такой ситуации расход уже существует, несмотря на отсутствие выплаты.
По этой причине финансовый учёт строится на основе метода начисления.
Подробное объяснение этого подхода можно найти в статье «Как учитывать доходы и расходы методом начисления».
Как расходы связаны с себестоимостью
Во многих компаниях значительная часть расходов формируется через себестоимость продукции, товаров или услуг.
Сначала предприятие приобретает сырьё, материалы или готовую продукцию. Затем эти ресурсы используются в работе компании. Лишь после этого соответствующие суммы становятся частью расходов организации.
Подробное объяснение этого процесса представлено в статье «Что такое себестоимость товаров и услуг».
Например, в KESHER.PRO движение денежных средств, задолженности, закупки, себестоимость и финансовый результат отражаются отдельно друг от друга. Благодаря этому руководитель может увидеть реальную картину работы бизнеса и избежать ошибочных выводов.
Как учитывать расходы будущих периодов
Ещё одним примером различий между расходами и выплатами являются расходы будущих периодов.
Представим, что компания приобрела лицензию на использование программы сроком на один год. Оплата была произведена сразу, однако фактическое использование услуги будет происходить постепенно.
Если включить всю сумму в расходы одного месяца, финансовая отчётность перестанет объективно отражать результаты работы компании.
Подобные ситуации подробно рассматриваются в статье «Как учитывать расходы будущих периодов».
Основные различия между расходами и выплатами
| Критерий | Расходы | Выплаты |
|---|---|---|
| Что отражают | Использование ресурсов | Движение денег |
| Главная цель | Определение финансового результата | Контроль денежных средств |
| Момент возникновения | По правилам учёта | В момент перечисления денег |
| Влияние на прибыль | Да | Не всегда |
| Влияние на остатки денежных средств | Не всегда | Да |
| Связь с обязательствами | Прямая | Косвенная |
Именно поэтому руководителю необходимо одновременно анализировать оба показателя.
Перелинковка
Перед изучением этой темы рекомендуется ознакомиться со статьёй «Что такое расходы бизнеса», поскольку именно она раскрывает основные принципы формирования расходов компании.
Расходы являются частью общей системы финансового учёта, которая подробно рассматривается в материале «Что такое доходы и расходы бизнеса».
Поступление и расходование денежных средств следует рассматривать отдельно от признания доходов и расходов. Подробное объяснение этой взаимосвязи представлено в статье «Чем доход отличается от поступления денег».
Также рекомендуется изучить материал «Чем расходы отличаются от затрат», поскольку эти понятия тесно связаны между собой.
Во многих компаниях значительная часть расходов формируется через себестоимость продукции, товаров и услуг. Более подробно этот вопрос раскрыт в статье «Что такое себестоимость товаров и услуг».
Правильное признание расходов невозможно без использования метода начисления. Подробнее об этом подходе можно прочитать в статье «Как учитывать доходы и расходы методом начисления».
Отдельного внимания заслуживают расходы будущих периодов, поскольку они наглядно показывают различия между расходами и движением денежных средств. Подробное объяснение приведено в статье «Как учитывать расходы будущих периодов».
После изучения темы рекомендуется ознакомиться со статьёй «Как контролировать расходы компании».
Заключение
Расходы и выплаты отражают разные аспекты деятельности компании, поэтому использовать их как взаимозаменяемые показатели нельзя.
Расходы помогают определить финансовый результат бизнеса, а выплаты позволяют контролировать движение денежных средств и поддерживать необходимый уровень платёжеспособности.
Игнорирование этих различий нередко приводит к ошибкам в финансовом анализе, неправильной оценке прибыльности компании и возникновению кассовых разрывов.
Современные системы финансового учёта позволяют анализировать движение денег и финансовый результат одновременно.
В KESHER.PRO денежные потоки, расходы, задолженности, себестоимость и другие показатели объединяются в единой системе, благодаря чему руководитель получает объективную информацию о состоянии бизнеса.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как этот подход реализуется на практике.