Контроль денежных остатков позволяет руководителю понимать, сколько денег фактически находится в распоряжении компании, где именно они размещены и хватит ли этих средств для выполнения обязательств в ближайшем будущем.
Многие предприниматели обращают внимание на состояние банковского счёта только тогда, когда возникает нехватка денег. Такой подход редко оказывается эффективным.
Постоянный контроль денежных средств помогает своевременно выявлять проблемы, предотвращать кассовые разрывы и принимать более обоснованные управленческие решения.
С чего следует начать контроль денежных средств
Прежде всего необходимо объединить в единую систему все источники хранения денег:
- банковские счета;
- кассы;
- корпоративные карты;
- электронные кошельки;
- денежные средства филиалов;
- средства отдельных компаний внутри группы.
Если часть информации отсутствует, получить объективную картину будет невозможно.
Подробно этот вопрос рассматривается в статье «Как вести учёт денег на нескольких счетах и в кассах».
Почему контроль остатков необходим даже прибыльному бизнесу
Наличие прибыли ещё не означает, что компания располагает достаточным количеством денег.
Например, организация может активно продавать товары, увеличивать оборот и демонстрировать положительный финансовый результат, но при этом столкнуться с нехваткой денежных средств.
Подобная ситуация возникает достаточно часто.
Причины могут быть разными:
- задержка оплаты со стороны клиентов;
- большие объёмы товарных запасов;
- высокая кредитная нагрузка;
- ошибки при планировании платежей;
- неправильный учёт денежных потоков.
Какие показатели необходимо отслеживать
Для регулярного контроля обычно используют несколько основных показателей.
| Показатель | Для чего используется |
|---|---|
| Текущий остаток денежных средств | Определение доступной суммы денег |
| Планируемые поступления | Прогнозирование денежных потоков |
| Планируемые выплаты | Контроль будущих расходов |
| Размер обязательств | Оценка финансовой устойчивости |
| Резерв денежных средств | Защита от кассовых разрывов |
Эти показатели позволяют оценивать ситуацию не только в настоящий момент, но и прогнозировать её развитие в будущем.
Как организовать ежедневный контроль денежных остатков
Контроль денежных средств должен выполняться регулярно. Большинство компаний проверяет остатки ежедневно, поскольку даже небольшие отклонения способны повлиять на расчёты с поставщиками, сотрудниками и государственными органами.
Обычно работа строится в следующем порядке:
- Проверка остатков по всем банковским счетам.
- Проверка наличных денежных средств.
- Учёт ожидаемых поступлений.
- Учёт обязательных платежей.
- Сверка фактических данных с плановыми показателями.
- Выявление отклонений.
- Подготовка корректирующих действий.
Чем крупнее компания, тем более важным становится такой контроль.
Почему одного банковского счёта недостаточно
Некоторые руководители полагают, что достаточно просто посмотреть баланс в банковском приложении.
На практике такой подход почти всегда приводит к ошибкам.
Деньги могут одновременно находиться:
- на нескольких расчётных счетах;
- в кассах;
- на корпоративных картах;
- в пути между различными счетами;
- в распоряжении филиалов и подразделений.
Кроме того, часть средств может быть уже зарезервирована под обязательные платежи.
Именно поэтому остатки необходимо анализировать комплексно.
Как отчёт о движении денежных средств помогает контролировать остатки
Наиболее удобным инструментом для контроля считается отчёт о движении денежных средств.
Он позволяет увидеть:
- текущие остатки;
- запланированные поступления;
- ожидаемые расходы;
- изменение денежных потоков;
- источники возникновения дефицита средств.
Подробное описание этого инструмента приведено в статье «Что такое отчёт о движении денежных средств».
Регулярный анализ отчётности позволяет быстрее обнаруживать проблемы и своевременно принимать необходимые меры.
Более подробно этот вопрос рассматривается в материале «Как анализировать движение денежных средств компании».
Какие ошибки встречаются чаще всего
Наиболее распространёнными ошибками считаются:
- отсутствие единой системы учёта;
- несвоевременное внесение операций;
- игнорирование наличных денежных средств;
- отсутствие планирования будущих выплат;
- неправильный учёт внутренних переводов;
- отказ от регулярного анализа.
Например, руководитель может увидеть достаточную сумму на одном счёте и принять решение о крупной покупке, не учитывая обязательства по другим направлениям деятельности.
Подобные ситуации нередко становятся причиной серьёзных финансовых трудностей.
Как учитывать переводы между собственными счетами
Отдельного внимания заслуживают внутренние переводы.
Если компания использует несколько банковских счетов, касс или корпоративных карт, необходимо понимать, что перемещение денег между ними не является расходом.
В противном случае финансовая отчётность будет искажена, а руководитель получит неверное представление о положении дел.
Более подробно эта тема раскрыта в статьях «Как учитывать переводы между своими счетами» и «Почему перевод между своими счетами не является расходом».
Если компания активно работает с наличными деньгами, следует уделять особое внимание сверке банковских счетов и касс. Подробные рекомендации приведены в статье «Как вести учёт наличных денежных средств».
Как современные системы помогают контролировать денежные средства
При большом количестве операций вести подобный контроль вручную становится всё сложнее.
Например, в KESHER.PRO сведения о банковских счетах, кассах, переводах, планируемых платежах и фактических движениях объединяются в едином пространстве. Это позволяет руководителю видеть актуальную финансовую картину без постоянного обращения к нескольким источникам информации.
Такой подход сокращает вероятность ошибок и помогает быстрее принимать управленческие решения.
Перелинковка
Перед организацией контроля денежных средств рекомендуется ознакомиться со статьёй «Как вести учёт денег на нескольких счетах и в кассах».
Основой для анализа обычно становится материал «Что такое отчёт о движении денежных средств».
Для более глубокого понимания ситуации рекомендуется изучить статью «Как анализировать движение денежных средств компании».
Если компания работает с наличными деньгами, полезно ознакомиться с материалом «Как вести учёт наличных денежных средств».
При использовании нескольких банковских счетов следует изучить статью «Как учитывать переводы между своими счетами».
Для правильной классификации операций также рекомендуется прочитать материал «Почему перевод между своими счетами не является расходом».
Если прибыль компании растёт, а свободных денежных средств становится меньше, будет полезна статья «Почему у компании есть прибыль, но нет денег».
Следующим этапом рекомендуется определить минимально допустимый резерв ликвидности. Этот вопрос подробно раскрыт в статье «Как определить минимальный остаток денежных средств».
Заключение
Контроль денежных остатков позволяет руководителю вовремя замечать изменения финансовой ситуации, оценивать устойчивость бизнеса и принимать более точные управленческие решения.
Чем раньше компания начинает системно контролировать денежные средства, тем проще избежать кассовых разрывов, просроченных обязательств и незапланированных расходов.
Познакомьтесь с возможностями KESHER.PRO и откройте демонстрационный кабинет, чтобы увидеть, как современные инструменты помогают контролировать остатки денежных средств в режиме реального времени.