Компании редко используют только один банковский счёт. Обычно деньги распределяются между несколькими расчётными счетами, кассами, депозитами, электронными кошельками и другими источниками хранения средств.
По мере роста бизнеса количество таких мест увеличивается, а вместе с ним возрастает риск ошибок, дублирования операций, потери контроля над остатками и возникновения кассовых разрывов.
Правильно организованный учёт позволяет руководителю в любой момент получить ответы на несколько важных вопросов:
- сколько денег находится в компании;
- где именно они находятся;
- какие суммы можно использовать прямо сейчас;
- какие обязательства предстоит выполнить в ближайшее время;
- как изменяются денежные потоки.
Перед организацией такого учёта полезно ознакомиться со статьёй «Что такое движение денежных средств компании».
Когда возникает необходимость в единой системе учёта
На начальном этапе многие предприниматели ведут учёт вручную.
Например, один счёт используется для оплаты поставщикам, другой — для получения платежей от покупателей, а часть средств хранится в кассе.
Со временем появляются новые подразделения, дополнительные банковские счета, несколько юридических лиц, корпоративные карты и другие источники денежных средств.
В этот момент становится сложно понять, сколько денег действительно находится в распоряжении компании.
Какие ошибки встречаются чаще всего
На практике руководители регулярно сталкиваются со следующими проблемами:
- деньги учитываются в нескольких таблицах одновременно;
- остатки обновляются нерегулярно;
- переводы между собственными счетами ошибочно признаются расходами;
- операции отражаются с задержкой;
- наличные денежные средства учитываются отдельно от банковских операций;
- отсутствует единая картина движения денежных средств.
Подобные ошибки постепенно снижают точность управленческого учёта и усложняют принятие решений.
С чего начать организацию учёта
Прежде всего необходимо составить полный перечень всех источников хранения денежных средств.
В большинстве случаев в него входят:
- банковские счета;
- кассы;
- корпоративные карты;
- электронные кошельки;
- депозиты;
- денежные средства в пути;
- специальные счета.
После этого каждому источнику присваивается собственное наименование, а затем фиксируется начальный остаток денежных средств.
Почему одного общего остатка недостаточно
Многие компании ограничиваются только одним показателем — общей суммой денежных средств.
Однако такой подход часто приводит к ошибкам.
Представим ситуацию, в которой часть денег находится в кассе, часть — на расчётном счёте, а часть — на депозитном счёте. Формально деньги есть, однако воспользоваться ими немедленно удаётся далеко не всегда.
Именно поэтому необходимо учитывать не только общий остаток, но и место хранения денежных средств.
Как организовать структуру учёта
Чаще всего используется следующая схема:
| Место хранения | Назначение |
|---|---|
| Основной расчётный счёт | Повседневные расчёты |
| Дополнительные счета | Отдельные направления деятельности |
| Касса | Работа с наличными денежными средствами |
| Корпоративные карты | Оперативные расходы |
| Депозиты | Хранение резервов |
| Денежные средства в пути | Переводы между счетами |
Такая структура позволяет быстро определить местонахождение каждого денежного потока.
Как отражать поступления и выплаты
Каждая операция должна содержать несколько обязательных параметров:
- дату операции;
- источник поступления или выплаты;
- сумму;
- назначение платежа;
- статью движения денежных средств;
- ответственного сотрудника.
После этого информация попадает в отчёт о движении денежных средств.
Подробно принципы формирования этого отчёта рассматриваются в статье «Что такое отчёт о движении денежных средств».
Как учитывать переводы между собственными счетами
Одна из самых распространённых ошибок заключается в неправильном отражении внутренних переводов.
Например, компания переводит деньги с одного банковского счёта на другой. Общая сумма денежных средств при этом не изменяется.
Меняется только место хранения средств.
Следовательно, подобная операция не считается расходом.
Более подробно этот вопрос раскрывается в статье «Почему переводы между своими счетами не являются расходами компании».
Также следует правильно отражать сами перемещения денежных средств между различными источниками хранения. Эта тема подробно рассматривается в статье «Как учитывать переводы между своими счетами».
Как учитывать наличные денежные средства
Если компания использует наличные деньги, кассовые операции должны учитываться отдельно от банковских операций.
Это позволяет избежать расхождений между фактическими остатками и данными учёта.
Например, в KESHER.PRO каждая касса, банковский счёт, корпоративная карта или другой источник денежных средств учитываются отдельно, после чего система автоматически формирует общую картину движения денежных средств по всей компании.
Как контролировать денежные средства ежедневно
После внедрения системы учёта важно сделать контроль постоянным процессом.
Обычно руководители ежедневно отслеживают:
- общий остаток денежных средств;
- остатки по каждому счёту;
- поступления за день;
- выплаты за день;
- внутренние переводы;
- планируемые платежи;
- величину денежного резерва.
Подобный подход позволяет своевременно выявлять ошибки и предотвращать возникновение кассовых разрывов.
Подробные рекомендации по этому вопросу приведены в статье «Как контролировать остатки денежных средств».
Почему необходимо определить минимальный остаток денежных средств
Даже при наличии нескольких банковских счетов компания может столкнуться с нехваткой денег.
По этой причине руководителю необходимо заранее определить минимальный объём денежных средств, который должен постоянно находиться в распоряжении бизнеса.
Такой резерв помогает выполнять обязательства даже при временном снижении поступлений.
Подробнее об этом можно прочитать в статье «Как определить минимальный остаток денежных средств».
Как автоматизировать учёт денежных средств
По мере роста компании ручной учёт становится всё менее удобным.
Количество операций увеличивается, появляются новые счета, возрастает число сотрудников, а контроль постепенно усложняется.
Современные системы позволяют объединить все источники денежных средств в едином пространстве, автоматически учитывать операции и формировать необходимую отчётность.
В KESHER.PRO информация о банковских счетах, кассах, внутренних переводах, остатках денежных средств и движении финансов объединяется в единой системе. Благодаря этому руководитель получает актуальную информацию без необходимости работать сразу с несколькими таблицами.
Перелинковка
Перед организацией учёта рекомендуется изучить статью «Что такое движение денежных средств компании».
Для анализа поступлений и выплат необходимо ознакомиться с материалом «Что такое отчёт о движении денежных средств».
После внедрения системы учёта полезно регулярно изучать статью «Как анализировать движение денежных средств компании».
При использовании наличных денег следует ознакомиться с материалом «Как организовать учёт кассовых операций».
Для корректного отражения внутренних операций рекомендуется изучить статью «Как учитывать переводы между своими счетами».
Дополнительно полезно прочитать материал «Почему переводы между своими счетами не являются расходами компании».
Для ежедневного контроля необходимо обратиться к статье «Как контролировать остатки денежных средств».
Также рекомендуется ознакомиться с материалом «Как определить минимальный остаток денежных средств».
Заключение
Учёт денежных средств на нескольких счетах и в кассах необходим любой компании, которая стремится сохранить полный контроль над финансами.
Чем больше источников хранения денег использует организация, тем важнее становится единая система учёта, позволяющая видеть все операции в одном месте.
Если информация собирается вручную, вероятность ошибок постепенно увеличивается. По этой причине многие компании переходят к автоматизированному подходу, при котором сведения о денежных потоках обновляются в режиме реального времени.
Познакомьтесь с возможностями KESHER.PRO и откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как организован контроль денежных средств на практике.