Планировать ФОТ нужно исходя из текущего состава команды, условий оплаты труда и ожидаемых изменений: найма, увольнений, повышения окладов, премий и других выплат сотрудникам.
При этом план ФОТ должен отвечать сразу на два вопроса:
какие расходы на оплату труда возникнут в будущих периодах;
когда компании фактически понадобятся деньги для этих выплат.
Это важно, потому что расход на оплату труда и фактическое перечисление зарплаты могут приходиться на разные периоды.
Перед планированием необходимо определить, что входит в фонд оплаты труда. Без единого состава ФОТ план невозможно корректно сравнивать с фактическими показателями.
Шаг 1. Возьмите фактический ФОТ за основу
Отправной точкой обычно служат текущие расходы компании на оплату труда.
Необходимо понимать действующий состав команды и структуру выплат:
- оклады;
- сдельную оплату;
- премии;
- бонусы;
- доплаты;
- другие выплаты, относящиеся к ФОТ.
Если фактический показатель рассчитан неправильно, будущий план также получится искаженным.
Поэтому перед планированием рекомендуется проверить расчет по правилам из статьи «Как рассчитать фонд оплаты труда?».
Шаг 2. Разделите постоянную и переменную части
Постоянную и переменную части ФОТ лучше планировать отдельно.
К постоянной части относятся выплаты, размер которых можно определить заранее: прежде всего оклады и другие регулярные начисления.
Переменная часть зависит от результатов работы, объема деятельности или других условий. Это могут быть премии, бонусы и сдельная оплата.
Такое разделение показывает, какую зарплатную нагрузку бизнес несет практически независимо от результатов, а какая часть ФОТ может меняться вместе с деятельностью компании.
Шаг 3. Учтите изменение численности сотрудников
Нельзя просто перенести текущий ФОТ на все будущие месяцы, если компания планирует изменения команды.
В план необходимо включить:
- будущий найм;
- предполагаемые увольнения;
- создание новых подразделений;
- расширение филиалов;
- сезонное изменение численности.
Если новый сотрудник должен выйти в определенном месяце, его расходы должны появиться в плане именно с этого периода.
Так собственник заранее увидит, как изменение команды повлияет на расходы бизнеса.
Шаг 4. Учтите изменение условий оплаты
Даже при неизменной численности ФОТ может меняться.
Причинами могут быть пересмотр окладов, изменение системы премирования, новые бонусы или другие условия оплаты труда.
Такие изменения необходимо вносить в тот период, когда они должны начать действовать.
Это позволяет избежать ситуации, когда бюджет построен на текущем уровне расходов, хотя компания уже приняла решение увеличить выплаты сотрудникам.
Шаг 5. Планируйте переменную часть по понятным основаниям
Если премии или сдельная оплата зависят от результатов бизнеса, их не стоит планировать произвольной одинаковой суммой на каждый месяц.
В основе плана должны находиться те показатели, от которых фактически зависит вознаграждение сотрудников.
Например, если переменная часть связана с продажами, ее план логично увязывать с ожидаемым объемом продаж.
Тогда при изменении бизнес-плана можно пересмотреть и ожидаемый ФОТ.
Шаг 6. Не включайте в ФОТ посторонние выплаты сотрудникам
При планировании действует тот же принцип, что и при расчете фактического ФОТ: не все деньги, которые компания передает сотруднику, относятся к оплате труда.
Например, подотчетные средства имеют другое назначение и не должны увеличивать плановый ФОТ только потому, что получателем является сотрудник.
Их необходимо планировать в соответствии с экономическим смыслом соответствующих расходов.
Подробнее такие операции рассмотрены в статье «Как учитывать подотчетные суммы?».
Шаг 7. Отдельно запланируйте налоги и обязательные платежи
План ФОТ позволяет определить расходы непосредственно на оплату труда, но для оценки полной нагрузки на бизнес необходимо учитывать и связанные обязательные платежи.
Их полезно планировать отдельно.
Тогда собственник видит:
плановый ФОТ;
связанные налоги и обязательные платежи;
общую финансовую нагрузку на содержание персонала.
Так изменение налоговой составляющей не будет ошибочно восприниматься как рост заработной платы сотрудников.
Общие правила отражения налогов рассмотрены в статье «Как учитывать налоги в управленческом учете?».
Шаг 8. Разделяйте плановый ФОТ и план движения денег
Плановый ФОТ показывает, какие расходы на оплату труда относятся к будущему периоду.
План выплат отвечает на другой вопрос — когда именно деньги должны уйти со счетов или из кассы компании.
Эти показатели могут не совпадать по датам. Например, часть заработной платы за один месяц может выплачиваться уже в следующем.
Поэтому в финансовом планировании важно одновременно видеть:
- ФОТ соответствующего периода;
- даты фактических выплат;
- сумму денег, необходимую для выплаты зарплаты;
- связанные обязательные платежи.
Так собственник понимает не только будущие расходы на персонал, но и их влияние на остаток денежных средств.
Общий принцип разделения расходов и движения денег рассмотрен в статье «Как учитывать поступления и выплаты в управленческом учете?».
Планируйте даты выплаты заработной платы
Для контроля ликвидности недостаточно знать общий ФОТ месяца.
Важно понимать, когда именно компания должна выплатить деньги сотрудникам.
Если основная часть поступлений ожидается позже зарплатных выплат, у прибыльного бизнеса может временно не хватить денег для выполнения обязательств.
Поэтому даты выплат необходимо включать в платежный план вместе с другими будущими денежными операциями.
Это помогает заранее увидеть периоды повышенной нагрузки и не принимать текущий остаток на счетах за полностью свободные деньги.
Учитывайте способ выплаты
Заработная плата может выплачиваться через банковские счета или наличными из кассы.
Для самого ФОТ способ выплаты не имеет значения: экономический смысл расходов на оплату труда от этого не меняется.
Но для планирования денег важно понимать, откуда именно будет произведена выплата.
Планируемые перечисления через расчетный счет необходимо сопоставлять с будущими банковскими операциями. Общие правила их отражения рассмотрены в статье «Как учитывать банковские операции?».
Если часть заработной платы выплачивается наличными, необходимо заранее учитывать необходимый остаток денег в кассе. Подробнее — в статье «Как учитывать кассовые операции?».
Планируйте ФОТ по структуре бизнеса
Если у бизнеса несколько филиалов, компаний или направлений, ФОТ полезно планировать не только общей суммой.
Например, расширение одного филиала может увеличить расходы на персонал, тогда как в остальных подразделениях команда останется без изменений.
Разделение позволяет понять:
- где ожидается рост ФОТ;
- какое подразделение создает дополнительную нагрузку;
- где планируется увеличение численности;
- как меняется структура расходов на персонал.
Это особенно важно при распределении ответственности за бюджеты между руководителями отдельных направлений.
Сравнивайте плановый и фактический ФОТ
После завершения периода план необходимо сравнивать с фактическими показателями.
Само отклонение еще не говорит о проблеме. Важно определить его причину.
Фактический ФОТ может оказаться выше плана из-за дополнительного найма, увеличения премий, изменения окладов или других решений.
Он может оказаться ниже, если вакансии закрывались позже, чем предполагалось, часть сотрудников ушла или переменные выплаты оказались меньше ожидаемых.
Поэтому анализировать необходимо не только сумму отклонения, но и причины ее появления.
Не исправляйте план задним числом
Если фактический ФОТ отличается от запланированного, первоначальный план не следует заменять фактическими значениями.
Иначе исчезает возможность оценить качество планирования.
Правильнее сохранить отдельно:
Факт — что действительно произошло;
План — что ожидалось;
Бюджет — какие показатели были утверждены для соответствующего периода.
Так можно анализировать отклонения и постепенно повышать точность финансового планирования.
Планируйте ФОТ вместе с другими расходами
Фонд оплаты труда нельзя рассматривать изолированно от остальных обязательств бизнеса.
Компания одновременно оплачивает поставщиков, аренду, налоги, кредиты, маркетинг и другие расходы.
Поэтому плановый ФОТ необходимо включать в общую картину будущих финансовых обязательств.
Это позволяет оценивать, достаточно ли ожидаемых поступлений для покрытия всех запланированных выплат, а не только заработной платы.
Что дает планирование ФОТ собственнику
Планирование фонда оплаты труда помогает заранее увидеть одну из наиболее предсказуемых статей расходов бизнеса.
Собственник может понимать:
- сколько будет стоить команда в следующих периодах;
- как найм повлияет на расходы;
- когда понадобятся деньги на зарплату;
- насколько увеличится нагрузка после изменения окладов;
- как фактический ФОТ отличается от запланированного.
В результате решения о найме и изменении оплаты труда можно оценивать не только с точки зрения потребности в сотрудниках, но и с точки зрения финансовых возможностей компании.
Планирование ФОТ в KESHER.PRO
В KESHER.PRO Факт, План и Бюджет разделяются, поэтому фактические расходы на персонал не смешиваются с будущими ожиданиями и утвержденными бюджетными показателями.
Статьи управленческого учета можно настроить под структуру конкретного бизнеса. Это позволяет отдельно учитывать необходимые составляющие расходов на персонал и анализировать их в разрезах филиала, компании и группы компаний.
Так собственник может сопоставлять фактический ФОТ с планом и одновременно видеть, как будущие выплаты сотрудникам повлияют на общую финансовую картину бизнеса.
Как проверить план ФОТ
После формирования плана необходимо проверить, отражает ли он реальные решения компании по персоналу и будущую нагрузку на деньги.
Проверьте:
- В план включены только выплаты, относящиеся к ФОТ.
- Учтены действующие оклады и другие постоянные выплаты.
- Переменная часть рассчитана по понятным основаниям.
- Будущий найм и увольнения отражены в соответствующих периодах.
- Запланированные изменения окладов и системы премирования учтены с даты их введения.
- Налоги и обязательные платежи рассчитаны отдельно от самого ФОТ.
- Даты фактических выплат учтены в плане движения денег.
- Подотчетные суммы и другие выплаты сотрудникам не включены в ФОТ без соответствующего основания.
- Факт, План и Бюджет не смешаны между собой.
Такая проверка позволяет использовать план ФОТ не просто как прогноз расходов, а как рабочую часть финансового планирования.
Типичные ошибки при планировании ФОТ
Первая ошибка — переносить текущий ФОТ одинаковой суммой на все будущие месяцы, не учитывая изменения команды.
Вторая — планировать только оклады и забывать о премиях, бонусах и других предусмотренных выплатах.
Третья — включать в ФОТ любые будущие перечисления сотрудникам, даже если они относятся к подотчету или другим расходам бизнеса.
Четвертая — смешивать непосредственно ФОТ с налогами и обязательными платежами и из-за этого терять структуру расходов на персонал.
Пятая — планировать расход на оплату труда, но не учитывать дату фактической выплаты денег.
Шестая — после завершения месяца заменять первоначальный план фактическими значениями. В этом случае невозможно нормально анализировать отклонения.
Что делать при отклонении фактического ФОТ от плана
Отклонение необходимо не просто зафиксировать, а объяснить.
Если фактический ФОТ оказался выше плана, причиной может быть дополнительный найм, повышение оплаты труда, увеличение премий или другое изменение условий работы команды.
Если ФОТ оказался ниже, причиной может быть незакрытая вакансия, сокращение численности или меньшая переменная часть.
После анализа причины можно корректировать будущий прогноз, но первоначальный план прошедшего периода лучше сохранять.
Если проблема возникла не в планировании, а в неправильном отражении фактической операции, используйте порядок из статьи «Как исправить ошибку в управленческом учете?».
Что изучить дальше
Перед планированием необходимо определить, что входит в фонд оплаты труда, и правильно рассчитать ФОТ за текущие периоды.
Будущие перечисления сотрудникам необходимо связывать с общими правилами учета поступлений и выплат.
Связанные с персоналом обязательные платежи учитываются по правилам учета налогов.
В зависимости от способа выплаты необходимо также учитывать будущие банковские и кассовые операции.
Если сотруднику планируется выдать деньги для расходов компании, такую сумму не следует автоматически включать в ФОТ. Для нее применяются правила учета подотчетных сумм.
Заключение
Планирование ФОТ позволяет заранее определить расходы бизнеса на оплату труда и понять, когда для этих выплат понадобятся деньги.
В основе плана должны находиться реальный состав команды, действующие условия оплаты труда и ожидаемые изменения: найм, увольнения, изменение окладов, премии и другие выплаты.
При этом важно разделять сам ФОТ, связанные налоги и фактическое движение денежных средств. Это позволяет видеть не только будущие расходы на персонал, но и их влияние на ликвидность компании.
После завершения периода план необходимо сравнивать с фактом и анализировать причины отклонений. Так ФОТ становится частью финансового управления, а не просто расчетом будущей зарплаты.
В KESHER.PRO Факт, План и Бюджет разделяются, а статьи управленческого учета можно настроить под структуру бизнеса. Это позволяет анализировать расходы на персонал по филиалу, компании и группе компаний и учитывать будущие выплаты в общей финансовой картине.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как организован управленческий финансовый учет в KESHER.PRO.