Фонд оплаты труда, или ФОТ, — это совокупность расходов бизнеса на оплату труда сотрудников за определенный период. Обычно в него входят оклады, сдельная оплата, премии, доплаты, надбавки и другие выплаты, связанные с работой персонала.
При этом ФОТ не следует автоматически считать суммой всех расходов компании, связанных с сотрудниками. Налоги, обязательные платежи, компенсации расходов, подотчетные суммы и другие выплаты могут учитываться отдельно в зависимости от того, какую финансовую аналитику хочет получить собственник.
Поэтому для управленческого учета важно заранее определить состав ФОТ и применять одинаковые правила из месяца в месяц.
Общий порядок отражения финансовых событий рассмотрен в статье «Как правильно учитывать финансовые операции бизнеса?».
Что обычно входит в ФОТ
Состав фонда оплаты труда зависит от принятой в компании модели учета, но обычно к нему относят выплаты, которые являются вознаграждением сотрудника за работу.
В ФОТ могут входить:
- оклады;
- сдельная оплата;
- премии;
- бонусы за результаты работы;
- доплаты и надбавки;
- оплата сверхурочной работы;
- отпускные;
- другие выплаты сотрудникам, непосредственно связанные с оплатой труда.
Главный признак — экономический смысл выплаты.
Если сотрудник получает деньги как вознаграждение за свою работу, такая выплата обычно относится к фонду оплаты труда.
Что не стоит автоматически включать в ФОТ
Не каждое перечисление сотруднику является оплатой труда.
Например, сотруднику могут выдать деньги под отчет, компенсировать понесенные им расходы или перечислить средства для оплаты расходов компании.
Формально получателем денег остается сотрудник, но экономический смысл операции другой.
Поэтому нельзя определять ФОТ только по принципу:
«все деньги, перечисленные сотрудникам».
Такой подход завышает расходы на оплату труда и делает аналитику персонала неточной.
ФОТ и расходы на персонал — не всегда одно и то же
Понятия «фонд оплаты труда» и «расходы на персонал» полезно разделять.
ФОТ показывает непосредственно стоимость оплаты труда сотрудников.
Расходы на персонал могут быть шире и дополнительно включать другие затраты работодателя, связанные с сотрудниками.
Например, отдельно могут учитываться:
- налоги и обязательные платежи;
- обучение;
- командировочные расходы;
- подбор персонала;
- корпоративные мероприятия;
- компенсации;
- другие затраты на содержание команды.
Такое разделение позволяет собственнику понимать не только общий объем затрат на сотрудников, но и то, какая его часть приходится непосредственно на оплату труда.
ФОТ и налоги с заработной платы
Налоги и обязательные платежи, связанные с сотрудниками, не следует механически смешивать с начисленной им заработной платой.
Для управленческой аналитики полезно видеть отдельно:
сколько компания начисляет сотрудникам;
сколько дополнительно возникает налогов и обязательных платежей.
Вместе эти показатели помогают оценивать полную стоимость персонала для бизнеса, но их разделение дает более понятную структуру расходов.
Общие правила налоговых операций рассмотрены в статье «Как учитывать налоги в управленческом учете?».
ФОТ и фактическая выплата зарплаты
Начисленный ФОТ и деньги, фактически выплаченные сотрудникам за тот же период, могут различаться.
Причина проста: момент возникновения расхода на оплату труда и момент движения денег не всегда совпадают.
Например, заработная плата за один месяц может быть перечислена сотрудникам уже в следующем.
Поэтому для управленческого учета необходимо различать:
расходы на оплату труда за период
и
фактические выплаты сотрудникам.
Это тот же принцип, который используется при учете поступлений и выплат: движение денег и экономический результат бизнеса нельзя считать одним и тем же показателем.
Зачем собственнику контролировать ФОТ
ФОТ обычно относится к существенным регулярным расходам бизнеса. Поэтому его изменение напрямую влияет на прибыльность компании.
Контроль фонда оплаты труда помогает понять:
- сколько бизнес тратит непосредственно на оплату труда;
- как меняются расходы на команду;
- соответствует ли рост ФОТ росту бизнеса;
- какие подразделения формируют основную нагрузку;
- сколько потребуется денег на будущие выплаты сотрудникам.
Сам по себе большой или маленький ФОТ ничего не говорит об эффективности компании. Его необходимо сопоставлять с выручкой, валовой прибылью, производительностью и другими показателями бизнеса.
Именно поэтому недостаточно просто знать общую сумму зарплат — необходимо понимать структуру фонда оплаты труда и динамику его изменения.
Как рассчитывать ФОТ для управленческого учета
Чтобы показатель был полезен, компания должна определить единый состав ФОТ и не менять его от периода к периоду без причины.
Например, если премии сотрудников относятся к ФОТ, их необходимо учитывать по этому принципу постоянно. Если в одном месяце включать премии в ФОТ, а в другом относить их в прочие расходы, сравнение периодов потеряет смысл.
Поэтому сначала определяется перечень выплат, относящихся к оплате труда, а затем по нему формируется показатель.
Подробнее порядок расчета рассмотрен в статье «Как рассчитать фонд оплаты труда?».
Постоянная и переменная часть ФОТ
Для анализа фонд оплаты труда полезно разделять на постоянную и переменную части.
Постоянная часть — выплаты, которые компания должна производить независимо от текущего результата сотрудников: например, установленные оклады.
Переменная часть — выплаты, размер которых зависит от результатов, объема работы или других установленных условий: премии, бонусы, сдельная оплата.
Такое разделение помогает собственнику понимать, какая часть расходов на персонал относительно стабильна, а какая изменяется вместе с деятельностью бизнеса.
Это особенно важно при планировании: постоянная часть ФОТ создает регулярную финансовую нагрузку даже в периоды снижения выручки.
ФОТ по подразделениям и направлениям
Общая сумма ФОТ компании дает только верхнеуровневое представление о расходах на персонал.
Для более полезного анализа расходы можно разделять по структуре бизнеса:
- филиалам;
- подразделениям;
- направлениям деятельности;
- другим управленческим разрезам.
Например, рост общего ФОТ может быть связан не с увеличением зарплат всей команды, а с расширением конкретного подразделения.
Поэтому детализация помогает понять причину изменения показателя и сопоставить расходы на персонал с результатами соответствующей части бизнеса.
ФОТ необходимо анализировать в динамике
Одна сумма ФОТ без сравнения с предыдущими периодами мало что говорит о состоянии бизнеса.
Полезнее отслеживать:
- изменение ФОТ по месяцам;
- изменение постоянной и переменной частей;
- рост расходов по отдельным подразделениям;
- соотношение ФОТ и результатов бизнеса.
Если фонд оплаты труда растет, необходимо понимать причину: увеличился штат, выросли оклады, появились новые премии или изменилась структура компании.
Так собственник оценивает не только сумму расходов, но и причины ее изменения.
ФОТ нельзя оценивать отдельно от результатов бизнеса
Рост фонда оплаты труда сам по себе не является ни хорошим, ни плохим признаком.
Компания может увеличить команду и одновременно значительно увеличить объем деятельности. В таком случае рост ФОТ может быть экономически оправдан.
Обратная ситуация возникает, если расходы на персонал постоянно растут, а финансовый результат остается прежним или ухудшается.
Поэтому ФОТ необходимо сопоставлять с показателями, ради которых работает команда: выручкой, прибылью, объемом производства, количеством заказов или другими результатами конкретного бизнеса.
ФОТ и движение денежных средств
Когда зарплата фактически перечисляется сотрудникам, возникает выплата денежных средств.
Если платеж проходит через банковский счет, он отражается по правилам учета банковских операций.
Если сотрудникам выдаются наличные, необходимо корректно отражать движение по кассе. Подробнее — в статье «Как учитывать кассовые операции?».
При этом способ выплаты не меняет экономический смысл заработной платы.
ФОТ характеризует расходы на труд сотрудников, а банковский счет или касса показывают, откуда фактически были выплачены деньги.
ФОТ и задолженность перед сотрудниками
Если заработная плата начислена, но еще не выплачена, расход на персонал уже может относиться к соответствующему периоду, хотя деньги пока остаются у компании.
Поэтому нельзя определять ФОТ исключительно по банковской выписке или кассовым операциям.
Иначе расходы на персонал будут зависеть от даты фактической выплаты, а не от периода, в котором сотрудники выполняли работу.
Для собственника это особенно важно при анализе прибыли и будущих денежных обязательств.
Планирование ФОТ
Фонд оплаты труда относится к расходам, которые во многих компаниях можно прогнозировать заранее.
Известны штат, оклады, регулярные выплаты, предполагаемые премии, даты выплаты заработной платы и планы по найму сотрудников.
Поэтому будущий ФОТ необходимо учитывать при финансовом планировании.
Это позволяет заранее понимать, какая нагрузка на деньги возникнет в следующих периодах и достаточно ли ожидаемых поступлений для выполнения обязательств перед сотрудниками.
Подробнее этот вопрос рассмотрен в статье «Как планировать ФОТ?».
ФОТ в KESHER.PRO
В KESHER.PRO статьи управленческого учета можно настраивать под структуру конкретного бизнеса. Поэтому расходы на персонал можно разделять так, чтобы собственнику была понятна их реальная структура.
Например, отдельно учитывать заработную плату, премии, налоги и другие необходимые категории расходов.
При этом Факт, План и Бюджет разделяются. Это позволяет не смешивать уже состоявшиеся расходы на персонал с будущими выплатами и бюджетными показателями.
Финансовые показатели доступны в разрезах филиала, компании и группы компаний, поэтому расходы на персонал можно анализировать на необходимом уровне структуры бизнеса.
Как проверить состав ФОТ
Чтобы ФОТ оставался полезным управленческим показателем, важно периодически проверять не только его сумму, но и состав.
Проверьте:
- В ФОТ включены выплаты, действительно связанные с оплатой труда.
- Подотчетные суммы и компенсации расходов не записаны как заработная плата.
- Премии и бонусы учитываются по единому принципу во всех периодах.
- Налоги и обязательные платежи не смешаны с начислениями сотрудникам, если для них предусмотрены отдельные статьи.
- Начисленный ФОТ не подменяется суммой фактических выплат.
- Расходы можно анализировать по необходимым подразделениям или направлениям.
- Будущие выплаты сотрудникам учитываются при финансовом планировании.
- Состав ФОТ остается сопоставимым между периодами.
Если правила постоянно меняются, динамика показателя перестает отражать реальные изменения расходов на персонал.
Типичные ошибки при учете ФОТ
Одна из распространенных ошибок — считать ФОТ по всем переводам сотрудникам. В результате в него могут попасть подотчетные средства, компенсации и другие выплаты, которые не являются оплатой труда.
Другая ошибка — ориентироваться только на банковские списания. В таком случае ФОТ начинает зависеть от даты выплаты зарплаты, а не от периода, к которому относятся расходы на труд.
Также показатели искажаются, если премии, бонусы или другие регулярные выплаты в разных месяцах относятся на разные статьи.
Еще одна проблема — отсутствие разделения между оплатой труда и связанными с персоналом налогами и обязательными платежами. Собственник видит общую сумму, но не понимает структуру расходов.
ФОТ и полная стоимость персонала
ФОТ отвечает на вопрос, сколько бизнес направляет непосредственно на оплату труда.
Но для принятия управленческих решений собственнику часто требуется более широкий показатель — полная стоимость персонала.
Кроме ФОТ, в нее могут входить налоги, обязательные платежи и другие расходы, возникающие из-за содержания команды.
Поэтому полезно анализировать эти показатели вместе, но не объединять их без необходимости в одну статью.
Так можно отдельно видеть стоимость труда сотрудников и общую финансовую нагрузку, связанную с персоналом.
Как исправить ошибку в учете ФОТ
Если в ФОТ попала операция, которая фактически не является оплатой труда, необходимо исправить ее классификацию.
Например, подотчетную сумму не следует оставлять в заработной плате только потому, что деньги были перечислены сотруднику.
Аналогично фактическая выплата зарплаты не должна повторно создавать расход, если соответствующая сумма уже была учтена как расход на оплату труда.
При исправлении важно сохранить реальное движение денег и изменить именно экономическую классификацию операции.
Общий порядок корректировки рассмотрен в статье «Как исправить ошибку в управленческом учете?».
Что изучить дальше
Общий порядок отражения операций рассмотрен в статье «Как правильно учитывать финансовые операции бизнеса?».
Чтобы отделять расходы на персонал от фактического движения денег, изучите учет поступлений и выплат.
Для определения самого показателя используйте руководство «Как рассчитать фонд оплаты труда?», а будущие расходы на сотрудников рассматриваются в статье «Как планировать ФОТ?».
Связанные с персоналом обязательные платежи необходимо отражать по правилам учета налогов в управленческом учете.
Фактические выплаты сотрудникам необходимо сопоставлять с банковскими операциями или кассовыми операциями в зависимости от способа выплаты.
Заключение
Фонд оплаты труда — это расходы бизнеса непосредственно на оплату труда сотрудников: оклады, сдельная оплата, премии, бонусы, доплаты и другие предусмотренные компанией выплаты за работу.
При этом ФОТ не следует определять как сумму всех денег, перечисленных сотрудникам. Подотчет, компенсации и другие выплаты могут иметь совершенно другой экономический смысл.
Для управленческого анализа также полезно отделять ФОТ от налогов и других расходов на персонал. Тогда собственник видит как непосредственно стоимость труда, так и более широкую финансовую нагрузку, связанную с командой.
ФОТ необходимо анализировать не только по общей сумме, но и в динамике, по структуре бизнеса и в сопоставлении с его результатами. Будущие выплаты сотрудникам следует учитывать заранее, поскольку фонд оплаты труда формирует регулярную нагрузку на денежные средства компании.
В KESHER.PRO статьи управленческого учета можно настроить под структуру бизнеса, а показатели анализировать в режимах Факт, План и Бюджет по филиалу, компании и группе компаний.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как организован управленческий финансовый учет в KESHER.PRO.