Чтобы рассчитать фонд оплаты труда, необходимо определить все выплаты сотрудникам, которые относятся непосредственно к оплате их труда, и сложить их за выбранный период.
В общем виде расчет выглядит так:
ФОТ = оклады + сдельная оплата + премии + бонусы + доплаты + другие выплаты за труд
При этом не каждую сумму, перечисленную сотруднику, нужно включать в ФОТ. Подотчетные деньги, компенсация расходов и другие платежи могут иметь совершенно другой экономический смысл.
Поэтому правильный расчет начинается не с банковской выписки, а с определения состава фонда оплаты труда.
Какие именно выплаты относятся к нему, подробно рассмотрено в статье «Что входит в фонд оплаты труда — ФОТ?».
Шаг 1. Определите период расчета
Сначала необходимо определить период, за который рассчитывается ФОТ.
Для регулярного управленческого анализа обычно удобно рассчитывать его помесячно. Тогда показатель можно сопоставлять с выручкой, прибылью и другими результатами бизнеса за тот же период.
При этом важно относить оплату труда к тому периоду, в котором возник соответствующий расход, а не ориентироваться исключительно на дату перечисления денег сотрудникам.
Если заработная плата за один месяц фактически выплачена в следующем, это не должно переносить сам расход на оплату труда в другой период.
Так сохраняется корректное сопоставление расходов на персонал с результатами бизнеса.
Шаг 2. Посчитайте постоянную часть ФОТ
К постоянной части относятся выплаты, которые компания предусматривает независимо от текущего результата сотрудника.
В первую очередь это установленные оклады и другие регулярные выплаты.
Если в компании несколько подразделений или филиалов, постоянную часть полезно рассчитывать не только общей суммой, но и по соответствующим направлениям.
Так становится понятно, какую постоянную нагрузку на бизнес создает команда и где именно формируется основная часть расходов на оплату труда.
Шаг 3. Добавьте переменную часть
Следующий элемент расчета — выплаты, которые зависят от результатов работы или других условий.
К ним могут относиться:
- премии;
- бонусы;
- сдельная оплата;
- доплаты;
- другие переменные выплаты за труд.
Их необходимо прибавить к постоянной части за тот же период.
В результате компания получает фактический ФОТ, который отражает не только установленную зарплатную нагрузку, но и переменное вознаграждение сотрудников.
Шаг 4. Не включайте в ФОТ все переводы сотрудникам
Распространенная ошибка — рассчитывать фонд оплаты труда по сумме банковских и кассовых выплат физическим лицам.
Такой подход может существенно исказить показатель.
Сотрудник может получать деньги не только как заработную плату, но и:
- под отчет;
- в качестве компенсации расходов;
- для совершения покупок от имени компании;
- как возврат ранее понесенных им расходов.
Такие операции не становятся оплатой труда только потому, что получателем является сотрудник.
Подотчетные средства необходимо учитывать отдельно. Подробнее — в статье «Как учитывать подотчетные суммы?».
Шаг 5. Отделите ФОТ от налогов и обязательных платежей
Для управленческой аналитики полезно отдельно рассчитывать непосредственно ФОТ и связанные с персоналом налоги и обязательные платежи.
Это позволяет получить два разных показателя:
ФОТ — сколько приходится непосредственно на оплату труда;
полная нагрузка на персонал — сколько сотрудники обходятся бизнесу с учетом связанных обязательных платежей и других предусмотренных расходов.
Если сразу объединить все суммы в один показатель, собственнику будет сложнее понять, почему изменились расходы на персонал: из-за зарплат, премий, численности сотрудников или налоговой нагрузки.
Общие правила отражения налогов рассмотрены в статье «Как учитывать налоги в управленческом учете?».
Шаг 6. Разделите начисленный ФОТ и фактические выплаты
Рассчитанный ФОТ показывает расходы на оплату труда за период.
Но это не обязательно та же сумма, которая была фактически перечислена сотрудникам в этом периоде.
Например, часть зарплаты может быть выплачена позже. В таком случае расход уже относится к соответствующему периоду, а движение денег произойдет в другой момент.
Поэтому в управленческом учете необходимо отдельно видеть:
ФОТ периода;
фактические выплаты сотрудникам;
оставшиеся обязательства по выплате заработной платы.
Так прибыль компании не зависит от случайного смещения даты выплаты зарплаты, а денежный учет продолжает показывать реальные движения средств.
Различие между экономическим расходом и фактической выплатой подробнее рассмотрено в статье «Как учитывать поступления и выплаты в управленческом учете?».
Зачем рассчитывать ФОТ отдельно от движения денег
Расчет ФОТ нужен не только для контроля уже произведенных выплат.
Он показывает реальную стоимость труда сотрудников за конкретный период и позволяет сопоставлять ее с результатами бизнеса.
Фактическое движение денег отвечает на другой вопрос: когда и откуда компания выплатила средства.
Именно поэтому зарплатные начисления и платежи не следует смешивать в один показатель.
Так собственник может одновременно понимать, сколько персонал стоил бизнесу за месяц и сколько денег фактически было направлено сотрудникам.
Шаг 7. Рассчитывайте ФОТ по структуре бизнеса
Если в компании несколько филиалов, подразделений или направлений, одной общей суммы ФОТ недостаточно.
Полезно видеть, где именно формируются расходы на оплату труда.
Например, отдельно можно анализировать ФОТ:
- филиалов;
- отделов;
- производственных подразделений;
- коммерческого блока;
- административного персонала.
Такая детализация помогает понять причину изменения расходов. Общий ФОТ компании может вырасти из-за расширения одного направления, тогда как в остальных подразделениях расходы на персонал практически не изменились.
Шаг 8. Сравнивайте ФОТ между периодами
После расчета показатель необходимо анализировать в динамике.
Если ФОТ вырос, важно понять причину:
- увеличилась численность сотрудников;
- повысились оклады;
- выросла переменная часть;
- были начислены премии;
- изменилось распределение персонала между подразделениями.
Сам рост фонда оплаты труда не говорит о проблеме. Он может быть естественным следствием расширения бизнеса.
Поэтому ФОТ необходимо рассматривать вместе с результатами компании.
Как оценивать ФОТ относительно результатов бизнеса
Фонд оплаты труда полезно сопоставлять с выручкой, прибылью и другими показателями деятельности.
Например, если компания расширила команду и одновременно увеличила объем продаж, рост ФОТ может быть оправдан.
Если же расходы на оплату труда постоянно увеличиваются, а результаты бизнеса не растут, собственнику стоит разобраться в причинах.
Для разных подразделений критерии могут отличаться. Работа отдела продаж оценивается не так, как работа бухгалтерии, производства или административного персонала.
Поэтому универсального «правильного ФОТ» для любого бизнеса не существует.
Не рассчитывайте ФОТ только как процент от выручки
Доля ФОТ в выручке — полезный показатель, но использовать только его недостаточно.
На соотношение влияют:
- отрасль;
- бизнес-модель;
- структура команды;
- доля ручного труда;
- сезонность;
- стадия развития компании.
Поэтому один и тот же процент может быть нормальным для одного бизнеса и слишком высоким для другого.
Гораздо полезнее отслеживать собственную динамику компании и понимать причины изменения показателя.
Фактические выплаты через банк
Если зарплата перечисляется сотрудникам с расчетного счета, платежи должны отражаться как реальные движения денежных средств.
При этом банковская операция не должна повторно создавать расход на оплату труда, если ФОТ уже отнесен к соответствующему периоду.
Банковский платеж показывает факт выплаты денег, а ФОТ — стоимость труда сотрудников.
Подробнее отражение таких платежей рассмотрено в статье «Как учитывать банковские операции?».
Выплата заработной платы наличными
При выплате зарплаты из кассы действует тот же принцип.
Фактическая выдача денег уменьшает остаток наличных, но экономический смысл операции остается тем же — компания погашает обязательство перед сотрудниками.
Нельзя создавать новый расход только потому, что деньги были выданы из кассы.
Порядок отражения наличных движений рассмотрен в статье «Как учитывать кассовые операции?».
Как использовать рассчитанный ФОТ для планирования
После определения фактического ФОТ его можно использовать как основу для планирования будущих расходов на персонал.
При планировании учитываются ожидаемые изменения:
- найм новых сотрудников;
- увольнения;
- изменение окладов;
- премии и бонусы;
- сезонное увеличение команды;
- другие изменения системы оплаты труда.
Так компания получает не просто исторический показатель, а основу для оценки будущей финансовой нагрузки.
Подробнее этот процесс рассмотрен в статье «Как планировать ФОТ?».
ФОТ и будущий остаток денег
Планирование фонда оплаты труда необходимо связывать с движением денежных средств.
Даже прибыльный бизнес может столкнуться с нехваткой денег, если крупные выплаты сотрудникам наступают раньше ожидаемых поступлений от клиентов.
Поэтому собственнику важно видеть не только будущий расход на персонал, но и дату, когда для его оплаты понадобятся деньги.
Это позволяет заранее учитывать зарплатную нагрузку в финансовом плане и оценивать достаточность денежных средств.
Расчет ФОТ в KESHER.PRO
В KESHER.PRO статьи управленческого учета настраиваются под структуру бизнеса. Поэтому оплату труда можно разделять на необходимые категории и анализировать в разрезах филиала, компании и группы компаний.
При этом Факт, План и Бюджет учитываются отдельно. Фактический ФОТ можно сравнивать с запланированными расходами и бюджетом, не смешивая уже состоявшиеся события с будущими ожиданиями.
Так собственник видит не только текущие расходы на персонал, но и их влияние на будущую финансовую картину бизнеса.
Как проверить расчет ФОТ
После расчета фонда оплаты труда важно проверить не только итоговую сумму, но и состав показателя.
Проверьте:
- В расчет включены только выплаты, относящиеся к оплате труда.
- Оклады, премии, бонусы и другие выплаты относятся к правильному периоду.
- Подотчетные суммы и компенсации расходов не включены в ФОТ.
- Налоги и обязательные платежи учитываются отдельно, если такое разделение принято в управленческом учете.
- Фактическая выплата зарплаты не создает повторный расход.
- ФОТ можно сопоставить с предыдущими периодами.
- При необходимости расходы распределены по филиалам, подразделениям или направлениям.
- Рассчитанный ФОТ используется при планировании будущих расходов на персонал.
Главное условие — одинаковая методика расчета во всех периодах. Если состав ФОТ постоянно меняется, сравнивать его динамику становится бессмысленно.
Типичные ошибки при расчете ФОТ
Первая ошибка — рассчитывать ФОТ только по банковским и кассовым выплатам сотрудникам.
Вторая — включать в него подотчетные суммы, компенсации и другие деньги, которые сотрудник получил не в качестве оплаты труда.
Третья — относить зарплату к месяцу фактической выплаты вместо периода, к которому она относится.
Четвертая — повторно признавать расход при перечислении уже начисленной заработной платы.
Пятая — смешивать непосредственно оплату труда с налогами и другими расходами на персонал, а затем использовать полученную сумму как ФОТ.
Шестая — сравнивать ФОТ разных периодов при постоянно меняющемся составе показателя.
Что делать, если ФОТ рассчитан неправильно
Если в расчет попали лишние операции, необходимо сначала определить их реальный экономический смысл.
Подотчет следует перенести в соответствующую категорию, компенсацию расходов — отделить от оплаты труда, а фактическую выплату уже начисленной зарплаты — оставить движением денежных средств без повторного признания расхода.
Если ошибка затрагивает предыдущие периоды, важно сохранить сопоставимость отчетности после корректировки.
Общий порядок исправлений рассмотрен в статье «Как исправить ошибку в управленческом учете?».
Что изучить дальше
Перед расчетом ФОТ важно определить, что входит в фонд оплаты труда.
После расчета фактического показателя можно переходить к статье «Как планировать ФОТ?», чтобы учитывать будущую нагрузку на бизнес.
Фактические перечисления сотрудникам отражаются по общим правилам учета поступлений и выплат.
Связанные с персоналом обязательные платежи необходимо отделять по правилам учета налогов, а сами выплаты сопоставлять с банковскими или кассовыми операциями.
Если сотруднику выдаются деньги не в качестве оплаты труда, отдельно применяются правила учета подотчетных сумм.
Заключение
Чтобы рассчитать фонд оплаты труда, необходимо сложить все выплаты, которые относятся непосредственно к оплате труда сотрудников за выбранный период. В расчет могут входить оклады, сдельная оплата, премии, бонусы, доплаты и другие предусмотренные выплаты за работу.
При этом ФОТ нельзя рассчитывать просто по сумме денег, перечисленных сотрудникам. Подотчет, компенсации и другие платежи необходимо отделять от оплаты труда.
Также важно различать рассчитанный ФОТ и фактическую выплату зарплаты. Первый показывает расходы бизнеса на труд сотрудников за период, второй — реальное движение денежных средств.
Рассчитанный ФОТ полезно анализировать в динамике, по структуре бизнеса и вместе с его финансовыми результатами. На его основе можно планировать будущие расходы на персонал и заранее оценивать нагрузку на денежные средства.
В KESHER.PRO статьи управленческого учета можно настроить под структуру бизнеса, а Факт, План и Бюджет анализировать отдельно по филиалу, компании и группе компаний.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как организован управленческий финансовый учет в KESHER.PRO.