Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ) составляется на основании данных о доходах, себестоимости, операционных расходах и прочих финансовых результатах компании за определённый период. Его главная задача заключается не в том, чтобы показать движение денег, а в том, чтобы определить реальную прибыль бизнеса.
Именно поэтому подготовка ОПиУ требует не простого переноса банковских операций в таблицу, а полноценного анализа хозяйственной деятельности компании.
Если вы только начинаете знакомство с этим инструментом, сначала стоит прочитать статью «Что такое ОПиУ или P&L?», а затем изучить материал «Что показывает отчёт о прибылях и убытках?».
Почему подготовка ОПиУ вызывает сложности
На первый взгляд может показаться, что для составления отчёта достаточно выписать все поступления и вычесть все расходы. На практике такой подход приводит к ошибкам.
Проблема заключается в том, что деньги, расходы, прибыль, налоги и обязательства относятся к разным категориям показателей. Они связаны между собой, но не являются одним и тем же.
Например, клиент может перечислить аванс сегодня, а прибыль появится только после выполнения работ. Возможна и противоположная ситуация, когда товар уже продан, прибыль рассчитана, а деньги поступят значительно позже.
Поэтому ОПиУ всегда строится по собственным правилам.
Какие данные понадобятся для подготовки отчёта
Перед началом работы необходимо собрать всю информацию за выбранный период.
Как правило, используются следующие источники:
- банковские выписки;
- кассовые документы;
- сведения о продажах;
- информация о закупках;
- данные о заработной плате;
- сведения о налогах;
- информация о задолженности;
- внутренние документы компании.
Чем подробнее будут исходные данные, тем более точным окажется итоговый результат.
В KESHER.PRO для этого могут использоваться ручной ввод данных и импорт банковских и кассовых документов из 1С через Excel. Это позволяет объединить информацию из разных источников и использовать её для дальнейшего анализа.
Как определить период отчётности
Перед началом расчётов необходимо определить временной интервал, который будет использоваться для анализа.
Чаще всего ОПиУ формируется:
- за месяц;
- за квартал;
- за полугодие;
- за год.
Многие компании составляют такой отчёт ежемесячно, поскольку это позволяет быстрее выявлять проблемы и своевременно принимать решения.
Важно помнить, что структура документа должна оставаться неизменной. В противном случае сравнение различных периодов станет затруднительным.
Шаг 1. Определите структуру будущего отчёта
Сначала необходимо разделить все показатели на несколько крупных групп:
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Выручка | Доходы от основной деятельности |
| Себестоимость | Прямые расходы |
| Валовая прибыль | Разница между выручкой и себестоимостью |
| Операционные расходы | Административные и коммерческие расходы |
| Прочие доходы и расходы | Дополнительные финансовые операции |
| Чистая прибыль | Итоговый финансовый результат |
Такая структура считается базовой и используется в большинстве компаний.
Шаг 2. Рассчитайте выручку
После определения структуры можно переходить к расчёту доходов.
При этом необходимо ответить на несколько вопросов:
- какие операции относятся к выбранному периоду;
- какие доходы относятся к основной деятельности;
- какие поступления не являются доходом;
- какие операции должны быть перенесены на следующий период.
На этом этапе особенно важно не смешивать выручку и поступление денежных средств.
Например, если покупатель внёс предоплату, деньги уже поступили, но прибыль ещё не возникла.
Шаг 3. Рассчитайте себестоимость
После определения выручки необходимо рассчитать прямые расходы.
В зависимости от специфики деятельности они могут включать:
- закупку товаров;
- расходы на сырьё;
- транспортные расходы;
- производственные затраты;
- расходы на упаковку;
- оплату труда сотрудников, непосредственно связанных с производством.
Именно после вычета себестоимости определяется валовая прибыль.
Шаг 4. Распределите операционные расходы
Следующим этапом становится распределение расходов, связанных с повседневной деятельностью компании.
Обычно сюда относятся:
- арендные платежи;
- заработная плата административного персонала;
- расходы на маркетинг;
- затраты на программное обеспечение;
- банковские комиссии;
- расходы на связь;
- затраты на обслуживание оборудования.
Если компания работает сразу по нескольким направлениям, необходимо заранее определить принципы распределения общих расходов.
Например, затраты можно распределять пропорционально:
- объёму продаж;
- прибыли;
- количеству сотрудников;
- занимаемой площади;
- объёму выпускаемой продукции.
От выбранного подхода напрямую зависит точность итоговых показателей.
Шаг 5. Определите прочие доходы и расходы
Некоторые операции нельзя отнести к основной деятельности компании.
Это могут быть:
- курсовые разницы;
- проценты по кредитам;
- штрафы;
- инвестиционные операции;
- продажа имущества;
- прочие финансовые результаты.
Такие показатели рекомендуется учитывать отдельно, чтобы они не искажали результаты основной деятельности.
Шаг 6. Рассчитайте чистую прибыль
После завершения всех предыдущих этапов можно определить итоговый финансовый результат.
Упрощённая схема расчёта выглядит следующим образом:
- Определяется выручка.
- Вычитается себестоимость.
- Рассчитывается валовая прибыль.
- Вычитаются операционные расходы.
- Учитываются прочие доходы и расходы.
- Определяется чистая прибыль.
После этого руководитель получает возможность оценить эффективность бизнеса за выбранный период.
Как выглядит упрощённый ОПиУ
Ниже приведён условный пример структуры отчёта.
| Показатель | Значение |
|---|---|
| Выручка | 8 500 000 |
| Себестоимость | 5 200 000 |
| Валовая прибыль | 3 300 000 |
| Операционные расходы | 1 700 000 |
| Прочие расходы | 300 000 |
| Чистая прибыль | 1 300 000 |
Такой формат позволяет быстро оценить общее состояние бизнеса и определить проблемные участки.
Какие ошибки встречаются чаще всего
Практика показывает, что большинство ошибок повторяется из месяца в месяц.
Чаще всего руководители:
- смешивают прибыль и денежные средства;
- относят авансы к доходам;
- неправильно определяют себестоимость;
- используют различные правила учёта в разных периодах;
- не разделяют прямые и косвенные расходы;
- анализируют только итоговую прибыль.
Подобные ошибки постепенно приводят к искажению финансовой картины и затрудняют принятие решений.
Почему ОПиУ нельзя анализировать отдельно
Даже идеально подготовленный отчёт не способен показать всю ситуацию в компании.
Например, ОПиУ позволяет определить прибыльность бизнеса, однако не отражает движение денежных средств. По этой причине его необходимо рассматривать вместе с другими финансовыми документами.
Полезно ознакомиться со статьёй «Какие три финансовых отчёта считаются основными?», а затем изучить материалы «Чем ОПиУ отличается от ОДДС?» и «Как связаны ОПиУ, ОДДС и управленческий баланс?».
Что делать после подготовки отчёта
После завершения расчётов необходимо проверить правильность итоговых показателей.
Обычно выполняются следующие действия:
- анализируется структура расходов;
- сравниваются показатели разных периодов;
- определяются причины отклонений;
- сопоставляются фактические и плановые результаты;
- оценивается рентабельность направлений деятельности.
Более подробно этот вопрос рассматривается в статье «Как проверить правильность финансовых отчётов?».
После этого можно переходить к изучению материала «Как читать и анализировать ОПиУ?».
Полученные данные впоследствии становятся основой для подготовки итогового отчёта собственника, о котором рассказывается в статье «Как составить финансовый отчёт для собственника?».
Заключение
Подготовка ОПиУ представляет собой последовательный процесс, в котором каждая операция должна быть правильно отнесена к соответствующему периоду и статье учёта. Именно такой подход позволяет определить реальную прибыль компании и объективно оценить результаты её деятельности.
Современные системы позволяют значительно сократить объём ручной работы и ускорить подготовку отчётности.
Например, в KESHER.PRO данные о прибыли, движении денежных средств, планах, бюджетах и налогах разделяются между собой, благодаря чему руководитель может анализировать каждый показатель отдельно и получать более достоверную картину происходящего.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как этот подход применяется на практике.