Как составить финансовый отчёт для собственника?

Финансовый отчёт для собственника должен показывать, сколько бизнес заработал, как изменились деньги, выполняются ли планы и какие финансовые риски требуют внимания. Для этого необходимо объединить показатели ОПиУ, ОДДС, денежных остатков, рентабельности, плана и бюджета.

Собирать такой отчёт вручную из нескольких таблиц неудобно. Данные приходится переносить между файлами, проверять формулы, сопоставлять статьи и отдельно сводить результаты филиалов и компаний.

Практичнее вести финансовый учёт в KESHER.PRO и использовать готовые страницы системы для анализа бизнеса. В этом случае собственнику не требуется каждый месяц получать новый файл: основные показатели, детализация и сравнение с планом доступны в единой структуре.

Что должен показать отчёт собственнику

Финансовый отчёт должен отвечать на пять вопросов:

1. Сколько компания заработала?
2. Сколько денег находится в распоряжении бизнеса?
3. Откуда поступили и куда были направлены деньги?
4. Выполнены ли план и бюджет?
5. Какие решения необходимо принять?

Для ответа недостаточно банковского остатка или одной строки чистой прибыли. Собственнику нужно видеть взаимосвязь финансового результата, денежных потоков и будущих обязательств.

В KESHER.PRO деньги, прибыль, налоги, план и бюджет разделены по своему управленческому смыслу. Это позволяет анализировать каждый показатель отдельно и не принимать поступления за выручку, кредит — за доход, а остаток в кассе — за прибыль.

Почему не стоит составлять отчёт вручную

При ручной подготовке данные часто находятся в разных местах:

• банковские операции — в выписках;
• наличные деньги — в кассовых таблицах;
• прибыль — в отдельном файле;
• план — в одной таблице;
• бюджет — в другой;
• филиалы — в разных документах;
• итог группы компаний — в сводном файле.

Из-за этого возникают типичные проблемы:

• одни операции отражаются несколько раз;
• используются разные статьи;
• отчёты формируются за разные периоды;
• данные филиалов трудно объединить;
• план смешивается с фактом;
• исправления приходится вносить в несколько файлов;
• собственник получает устаревшую версию отчёта.

KESHER.PRO объединяет финансовые операции и управленческие отчёты в одной системе. Руководитель может перейти от общего показателя к нужной категории, периоду или подразделению без ручной сборки новой таблицы.

Шаг 1. Загрузите финансовые данные

Финансовый отчёт начинается с полных и актуальных операций.

В KESHER.PRO данные можно:

• вводить вручную;
• загружать из банковских и кассовых документов, выгруженных из 1С в Excel;
• редактировать и дополнять за выбранный период.

При импорте система проверяет строки, показывает ошибки и возможные дубли, сопоставляет кассы, счета и статьи, а затем подготавливает операции к созданию.

Прямая автоматическая синхронизация с базой 1С не используется. Поэтому перед анализом необходимо убедиться, что загружены документы за весь отчётный период.

Шаг 2. Настройте статьи управленческого учёта

Чтобы отчёт был понятен собственнику, все операции необходимо распределить по экономическому смыслу.

В KESHER.PRO используется иерархия:

• категории;
• подкатегории;
• статьи.

Благодаря этому руководитель может увидеть не только общую сумму расходов, но и их структуру.

Например, категория «Маркетинг» может включать:

• рекламу;
• услуги подрядчиков;
• продвижение;
• производство материалов;
• другие связанные расходы.

Статьи можно настроить под особенности бизнеса. При этом в системе уже предусмотрен базовый набор, позволяющий начать работу без создания структуры с нуля.

Одинаковые операции всех филиалов следует относить к одинаковым статьям. Иначе сравнивать подразделения будет невозможно.

Шаг 3. Проверьте кассы и движение денег

Перед подготовкой итогового отчёта необходимо подтвердить денежные остатки.

В KESHER.PRO для этого используются:

• «Касса» — текущие остатки по кассам;
• «История кассы» — изменение остатка во времени;
• «Перемещения» — переводы между кассами;
• ДДС — фактические поступления и списания;
• «Календарь платежей» — операции по дням.

Собственник может увидеть:

• сколько денег находится в распоряжении бизнеса;
• в какой кассе они хранятся;
• в какой валюте отражены;
• какие поступления и выплаты произошли;
• что ожидается в ближайшие дни.

Переводы между собственными кассами не должны увеличивать общий денежный поток. Система позволяет отделить внутреннее перемещение от внешнего поступления или выплаты.

Шаг 4. Проанализируйте прибыль через ОПиУ

ОПиУ отвечает на главный вопрос собственника: сколько бизнес заработал за период.

В KESHER.PRO отчёт показывает:

• прибыль;
• накопленную прибыль;
• структуру доходов и расходов;
• показатели по категориям;
• сравнение с планом;
• сравнение с бюджетом;
• результат с учётом или без учёта расходов на оптимизацию.

Недостаточно показать собственнику только итоговую прибыль. Нужно объяснить, почему она изменилась.

Например:

Прибыль снизилась из-за роста закупочных расходов и увеличения затрат нового филиала. Выручка при этом выросла, но её рост оказался недостаточным для компенсации дополнительных расходов.

Детализация по статьям позволяет найти причину непосредственно в системе, не формируя дополнительную расшифровку вручную.

Шаг 5. Проверьте движение денег через ОДДС

Прибыль не обязана совпадать с денежным остатком. Поэтому вместе с ОПиУ необходимо использовать ОДДС.

В KESHER.PRO денежные потоки разделяются на:

• операционные;
• инвестиционные;
• финансовые.

По каждому виду показываются поступления, выплаты и чистый денежный поток.

Такое разделение помогает понять:

• приносит ли основная деятельность деньги;
• сколько направлено на оборудование и развитие;
• какую роль играют кредиты;
• почему изменился остаток;
• не финансируется ли текущая работа постоянными займами.

Например, деньги могут уменьшиться при положительной прибыли, если компания приобрела оборудование или клиенты ещё не оплатили продажи. Отрицательный общий поток в такой ситуации не обязательно означает убыток.

Шаг 6. Сравните факт, план и бюджет

Финансовый отчёт должен показывать не только результат, но и его соответствие ожиданиям.

В KESHER.PRO разделены три режима:

• «Факт» — что уже произошло;
• «План» — что ожидается;
• «Бюджет» — какие рамки и ограничения утверждены.

Собственнику следует показать:

Показатель	Факт	План	Отклонение
Выручка	6 200 000	6 500 000	-300 000
Прибыль	700 000	900 000	-200 000
Поступления	5 800 000	6 300 000	-500 000
Расходы	5 100 000	4 900 000	+200 000

Для каждого существенного отклонения необходимо дать краткое объяснение и предложить действие.

Например:

Поступления ниже плана на 500 000 из-за задержки оплаты двух клиентов. Необходимо подтвердить новые даты платежей и учесть их в финансовом планировании.

Шаг 7. Оцените рентабельность

Размер прибыли не всегда показывает эффективность бизнеса.

В KESHER.PRO отдельный отчёт по рентабельности показывает:

• валовую прибыль;
• операционную прибыль;
• чистую прибыль;
• коэффициент окупаемости затрат;
• результат с оптимизацией и без неё.

Собственнику полезно видеть не только рост выручки, но и то, сколько прибыли приносит каждая единица дохода.

Если выручка растёт, а рентабельность снижается, причиной могут быть:

• увеличение себестоимости;
• чрезмерные скидки;
• рост операционных расходов;
• изменение структуры продаж;
• низкая эффективность отдельных филиалов.

Шаг 8. Сравните филиалы и компании

Для бизнеса с несколькими подразделениями единый итог может скрывать внутренние проблемы.

KESHER.PRO позволяет анализировать финансовые показатели на уровне:

• филиала;
• компании;
• группы компаний.

Собственник может начать с общей картины, а затем определить:

• какой филиал приносит прибыль;
• где растут расходы;
• какое подразделение не выполняет план;
• какая компания нуждается в финансировании;
• где возникло существенное отклонение.

Это избавляет от необходимости вручную собирать отдельные таблицы филиалов в один сводный файл.

Шаг 9. Оцените будущую ликвидность

Отчёт собственника должен показывать не только прошлый результат, но и способность бизнеса выполнять будущие платежи.

В KESHER.PRO для этого предусмотрены:

• финансовое планирование;
• календарь платежей;
• отчёт по ликвидности;
• финансовый буфер.

Финансовое планирование помогает сопоставлять фактические, плановые и бюджетные показатели по периодам.

Календарь платежей показывает операции по дням.

Ликвидность помогает определить, хватит ли денег пройти месяц без отрицательного остатка.

Финансовый буфер показывает, какой запас необходимо держать и как будет изменяться остаток при выбранных настройках.

Шаг 10. Подготовьте краткое резюме

Все подробные данные собственник может посмотреть непосредственно в системе. Поэтому итоговое резюме должно быть коротким.

Достаточно зафиксировать:

• финансовый результат;
• изменение денег;
• основные отклонения;
• главные риски;
• решения.

Пример:

Выручка за месяц выросла на 8 процентов, но прибыль снизилась из-за увеличения себестоимости. Операционный денежный поток остаётся положительным. Общий остаток уменьшился после покупки оборудования. Два филиала выполнили план, один филиал остаётся убыточным. Требуется пересмотреть закупочные цены и ограничить расходы убыточного подразделения.

Резюме не должно повторять все таблицы. Его задача — объяснить собственнику, что произошло и где требуется решение.

Рекомендуемая последовательность просмотра

Финансовый отчёт в KESHER.PRO удобно анализировать в следующем порядке:

1. Финансовая модель — общая картина.
2. ОПиУ — прибыль и причины её изменения.
3. ОДДС — движение денег.
4. Рентабельность — эффективность бизнеса.
5. Финансовое планирование — факт, план и бюджет.
6. Ликвидность — способность выполнять платежи.
7. Календарь платежей — ближайшие операции.
8. Отчёты по филиалам, компаниям и группе.
9. Детализация статей, в которых возникли отклонения.

Такой порядок позволяет двигаться от общего результата к конкретной причине.

Какие решения должен поддерживать отчёт

По итогам просмотра собственник должен иметь возможность решить:

• можно ли увеличивать расходы;
• требуется ли корректировка цен;
• нужно ли сократить закупки;
• можно ли инвестировать в развитие;
• хватает ли денежного запаса;
• требуется ли дополнительное финансирование;
• какой филиал нуждается в изменениях;
• можно ли выплачивать средства собственникам;
• какие отклонения требуют немедленной реакции.

Если отчёт не приводит к решению, необходимо пересмотреть его структуру или набор показателей.

Какие ошибки встречаются чаще всего

Не следует:

• составлять отчёт вручную из множества несвязанных файлов;
• показывать только банковский остаток;
• считать денежные поступления прибылью;
• анализировать ОПиУ без ОДДС;
• смешивать факт, план и бюджет;
• передавать собственнику необработанную выгрузку операций;
• включать десятки показателей без выделения главных;
• скрывать убыточные филиалы внутри общего результата;
• формировать выводы до проверки данных;
• заканчивать отчёт без решений.

Основные показатели должны находиться в системе, а не пересобираться вручную перед каждой финансовой встречей.

Перелинковка

Сначала рекомендуется определить, какие финансовые отчёты нужны собственнику бизнеса.

Основой итогового отчёта являются три главных финансовых отчёта бизнеса.

Финансовый отчёт должен включать показатели ОПиУ.

Также необходимо использовать данные управленческого баланса.

Все показатели необходимо анализировать во взаимосвязи.

Перед передачей отчёта рекомендуется проверить правильность финансовых отчётов.

Желательно формировать отчёт после закрытия финансового месяца.

Также рекомендуется определить, какие показатели должны входить в ежемесячный финансовый отчёт.

Заключение

Финансовый отчёт для собственника не обязательно собирать вручную в отдельном файле. Основные показатели удобнее вести и анализировать непосредственно в KESHER.PRO.

Система объединяет финансовые операции, прибыль, денежные потоки, рентабельность, планы, бюджеты, кассы и показатели подразделений. Собственник может начать с общей финансовой модели, перейти к ОПиУ и ОДДС, найти источник отклонения и оценить будущую ликвидность.

Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как финансовый отчёт собственника формируется на основе связанных данных филиала, компании и группы компаний.