Что должно входить в ежемесячный финансовый отчёт?

В ежемесячный финансовый отчёт должны входить ключевые показатели бизнеса, ОПиУ, ОДДС, данные управленческого баланса, сравнение факта с планом и бюджетом, показатели рентабельности, информация о ликвидности, результаты подразделений и краткие управленческие выводы.

Основные данные удобнее не собирать каждый месяц вручную, а вести и анализировать в KESHER.PRO. Система объединяет финансовые операции, прибыль, денежные потоки, планы, бюджеты, кассы и показатели филиалов в единой структуре.

Собственник должен иметь возможность перейти от общей картины к конкретному отчёту, подразделению или статье, в которой возникло отклонение.

Минимальный состав ежемесячного отчёта

Раздел	Что должен понять собственник	Инструмент KESHER.PRO
Краткий финансовый обзор	Как в целом завершился месяц	Финансовая модель
Прибыль	Сколько заработал бизнес	ОПиУ
Движение денег	Откуда пришли и куда ушли деньги	ДДС и ОДДС
Финансовое положение	Где находятся ресурсы и какие существуют обязательства	Данные управленческого баланса
План и бюджет	Выполнены ли ожидания и ограничения	Финансовое планирование
Рентабельность	Насколько эффективно работает бизнес	Отчёт по рентабельности
Ликвидность	Хватит ли денег на будущие платежи	Ликвидность, финансовый буфер и календарь платежей
Подразделения	Какие филиалы и компании создают результат	Разрезы по филиалу, компании и группе компаний
Выводы	Что произошло и какие решения нужны	Краткий комментарий ответственного руководителя

Состав можно расширять, но эти разделы формируют основную финансовую картину бизнеса.

Краткий финансовый обзор

Первая часть отчёта должна показывать состояние бизнеса без необходимости сразу изучать подробные таблицы.

В неё можно включить:

• выручку;
• валовую прибыль;
• операционную прибыль;
• чистую прибыль;
• денежный остаток;
• операционный денежный поток;
• отклонение от плана;
• основной финансовый риск;
• результат по филиалам.

В KESHER.PRO для первичного обзора используется финансовая модель. На одной странице собраны ключевые показатели и визуальные ориентиры, которые помогают быстро определить, находится ли ситуация под контролем и какие разделы требуют дополнительного анализа.

Обзор не должен содержать все показатели системы. Его задача — показать собственнику главное за несколько минут.

ОПиУ

ОПиУ является обязательной частью ежемесячного финансового отчёта.

Он должен показывать:

• выручку;
• себестоимость;
• валовую прибыль;
• операционные расходы;
• операционную прибыль;
• прочие доходы и расходы;
• чистую прибыль;
• накопленную прибыль;
• отклонения от плана и бюджета.

В KESHER.PRO ОПиУ позволяет анализировать структуру результата по категориям и сравнивать показатели с планом и бюджетом.

Собственнику недостаточно увидеть только чистую прибыль. Необходимо определить, почему она изменилась.

Например:

Выручка выросла, но прибыль снизилась из-за увеличения себестоимости и расходов нового филиала.

Детальное объяснение можно получить через категории, подкатегории и отдельные статьи управленческого учёта.

ОДДС

ОДДС показывает фактическое движение денежных средств за месяц.

В него входят:

• операционные поступления и выплаты;
• инвестиционные потоки;
• финансовые потоки;
• чистый денежный поток;
• остаток денег на начало;
• остаток на конец;
• отклонения от денежного плана.

В KESHER.PRO ОДДС разделяет движение денег на операционные, инвестиционные и финансовые потоки. По каждому направлению показываются поступления, списания и чистый денежный поток.

Такое разделение помогает понять, почему изменились деньги.

Например, отрицательный общий поток может быть связан с покупкой оборудования, а не с убыточностью основной деятельности. Положительный поток может возникнуть благодаря кредиту, а не прибыли.

Данные управленческого баланса

Управленческий баланс показывает финансовое положение на конец месяца.

В отчёт собственника следует включить:

• деньги;
• дебиторскую задолженность;
• запасы;
• долгосрочные активы;
• кредиторскую задолженность;
• обязательства перед сотрудниками и государством;
• кредиты и займы;
• собственный капитал.

Эти данные объясняют, где находятся ресурсы бизнеса и за счёт чего они сформированы.

Например, компания может получить прибыль, но не увеличить денежный остаток. Причиной станет рост дебиторской задолженности, запасов или вложений в оборудование.

Финансовые операции, кассы, ОПиУ и ОДДС можно анализировать в KESHER.PRO. Для полного управленческого баланса дополнительно могут потребоваться подтверждённые данные складского учёта, реестры задолженности, сведения об имуществе, кредитах и капитале.

Сравнение факта, плана и бюджета

Ежемесячный отчёт должен показывать не только фактический результат, но и его соответствие ожиданиям.

В KESHER.PRO разделены три режима:

• «Факт» — что произошло;
• «План» — что ожидалось;
• «Бюджет» — какие ограничения были утверждены.

В отчёте следует показать:

Показатель	Факт	План	Отклонение
Выручка	6 200 000	6 500 000	-300 000
Прибыль	750 000	900 000	-150 000
Поступления	5 900 000	6 300 000	-400 000
Расходы	5 150 000	5 000 000	+150 000

Для каждого существенного отклонения необходимо указать причину.

Например:

Поступления ниже плана из-за просрочки двух клиентов. Сроки оплаты перенесены на следующий месяц, что необходимо учесть при анализе ликвидности.

Рентабельность

Рост выручки не всегда означает повышение эффективности.

В ежемесячный отчёт полезно включать:

• валовую рентабельность;
• операционную рентабельность;
• чистую рентабельность;
• динамику показателей;
• различия между подразделениями.

В KESHER.PRO отчёт по рентабельности показывает валовую, операционную и чистую прибыль, а также коэффициент окупаемости затрат. Показатели можно анализировать с учётом расходов на оптимизацию и без них.

Если выручка увеличивается, а рентабельность снижается, необходимо проверить себестоимость, цены, скидки и структуру расходов.

Регулярная и разовая прибыль

Существенная разовая операция может исказить впечатление от результата месяца.

К таким операциям относятся:

• запуск филиала;
• продажа оборудования;
• списание задолженности;
• крупный штраф;
• разовая премия;
• закрытие проекта;
• другие нерегулярные события.

В отчёте следует отдельно показать:

• фактическую прибыль;
• влияние разовых операций;
• результат регулярной деятельности.

В KESHER.PRO отчёт «Очищенная прибыль» включает операции по статьям с режимом «Повторяющиеся». Разовые и нерегулярные операции исключаются из этого аналитического представления.

Очищенная прибыль дополняет ОПиУ, но не заменяет фактический финансовый результат.

Денежные остатки и кассы

Собственнику необходимо видеть не только общий остаток, но и его структуру.

В ежемесячный отчёт можно включить:

• деньги по кассам;
• деньги по банковским счетам;
• наличные и безналичные средства;
• валюту;
• изменение остатка;
• крупные перемещения.

В KESHER.PRO страницы «Касса» и «История кассы» показывают текущие остатки и их изменение во времени. Операции перемещения позволяют контролировать переводы между кассами и валютами.

Внутренний перевод не является доходом или расходом и не должен увеличивать общий денежный поток бизнеса.

Финансовое планирование

Отчёт за прошлый месяц должен помогать оценить будущее.

Необходимо показать:

• ожидаемые поступления;
• предстоящие выплаты;
• возможные отклонения;
• периоды снижения денежного остатка;
• потребность в финансировании;
• влияние планируемых расходов.

В KESHER.PRO финансовое планирование сопоставляет факт, план и бюджет по периодам и помогает находить дни или месяцы, в которых ожидается отклонение.

Собственник может увидеть проблему до наступления срока платежа и заранее изменить график расходов или ускорить получение денег.

Ликвидность и финансовый буфер

В ежемесячный отчёт необходимо включать оценку способности бизнеса выполнять будущие обязательства.

Полезно показать:

• текущий денежный остаток;
• минимальный ожидаемый остаток;
• обязательные платежи;
• возможный кассовый разрыв;
• необходимый резерв.

В KESHER.PRO страница ликвидности показывает не прибыль, а денежную обеспеченность: хватит ли остатков пройти месяц без отрицательного значения. Для сценарного анализа предусмотрены разные варианты расчёта.

Финансовый буфер помогает определить, какой запас необходимо держать и как будет изменяться остаток по месяцам при выбранных настройках.

Календарь платежей

Календарь платежей дополняет ежемесячный отчёт информацией о конкретных датах.

Собственнику полезно видеть:

• крупные поступления;
• обязательные выплаты;
• платежи по кредитам;
• закупки;
• инвестиции;
• дни с высокой денежной нагрузкой.

В KESHER.PRO календарь показывает плановые и фактические денежные операции по дням, а также детализацию выбранной даты.

Это помогает перейти от общей оценки ликвидности к конкретному платёжному решению.

Результаты филиалов и компаний

Если бизнес состоит из нескольких подразделений, отчёт должен показывать не только общий итог.

Следует включать:

• выручку филиалов;
• прибыль;
• рентабельность;
• денежный поток;
• выполнение плана;
• использование бюджета;
• существенные отклонения.

В KESHER.PRO данные доступны на уровне филиала, компании и группы компаний. Собственник может начать со сводной картины и перейти к подразделению, которое сформировало отклонение.

Например, общая прибыль группы может быть положительной, хотя один филиал работает с убытком. Без детализации эта проблема останется незаметной.

Задолженность и обязательства

В отчёт необходимо включать существенную информацию о:

• дебиторской задолженности;
• просроченных платежах клиентов;
• кредиторской задолженности;
• полученных авансах;
• кредитах и займах;
• ближайших обязательных выплатах.

Подробный список всех контрагентов можно вынести в приложение. В основной части достаточно показать общую сумму, просроченную часть, крупнейшие риски и необходимые действия.

Например:

Просроченная дебиторская задолженность составляет 800 000. Основная сумма приходится на двух клиентов. До следующей финансовой встречи необходимо подтвердить графики оплаты и ограничить новые продажи с отсрочкой.

Краткие выводы

Каждый ежемесячный отчёт должен содержать объяснение основных изменений.

Выводы должны отвечать на вопросы:

• почему изменилась прибыль;
• почему выросли или уменьшились деньги;
• какие статьи отклонились от плана;
• какой филиал повлиял на результат;
• какие риски возникли;
• что необходимо сделать.

Слабый вывод:

Расходы выросли, прибыль снизилась.

Полезный вывод:

Прибыль снизилась из-за роста закупочной стоимости и разовых расходов на запуск филиала. Для восстановления рентабельности необходимо пересмотреть цены основной товарной группы и ограничить необязательные расходы нового подразделения.

Решения и ответственные

Отчёт должен завершаться перечнем действий.

Решение	Ответственный	Срок	Показатель контроля
Получить графики оплаты клиентов	Коммерческий директор	10 число	Подтверждены сроки по всей просрочке
Пересмотреть закупочные условия	Руководитель закупок	15 число	Получены новые условия поставщиков
Ограничить расходы филиала	Руководитель филиала	До конца месяца	Расходы приведены к бюджету

Без ответственных и сроков финансовый отчёт остаётся информационным документом и не становится инструментом управления.

Что не следует включать в основной отчёт

Основную часть не нужно перегружать:

• полным реестром операций;
• каждой небольшой статьёй;
• необработанными банковскими выписками;
• дублирующими таблицами;
• показателями, которые не влияют на решения;
• предварительными непроверенными данными;
• техническими деталями исправлений;
• устаревшими версиями плана.

Подробную информацию собственник может открыть в KESHER.PRO или получить в приложении. Основной отчёт должен оставаться кратким и понятным.

Как просматривать ежемесячный отчёт в KESHER.PRO

В KESHER.PRO финансовую картину удобно изучать в следующем порядке:

1. Финансовая модель — общий результат.
2. ОПиУ — прибыль и причины изменений.
3. ОДДС — движение денег.
4. Рентабельность — эффективность бизнеса.
5. Факт, план и бюджет — отклонения.
6. Ликвидность — способность выполнять платежи.
7. Финансовый буфер — необходимый резерв.
8. Календарь платежей — будущие операции.
9. Филиалы, компании и группа — источники результата.
10. Статьи и операции — подробная детализация.

Собственнику не требуется каждый месяц получать отдельный набор несвязанных таблиц. Основные показатели и расшифровки остаются в системе, а итоговый комментарий содержит только выводы, риски и решения.

Перелинковка

Перед подготовкой рекомендуется определить, какие финансовые отчёты нужны собственнику бизнеса.

Основой ежемесячного отчёта являются три главных финансовых отчёта бизнеса.

В отчёт рекомендуется включать показатели ОПиУ.

Также необходимо использовать данные управленческого баланса.

В ежемесячном отчёте необходимо показать взаимосвязь ОПиУ, ОДДС и управленческого баланса.

Перед передачей отчёта рекомендуется проверить правильность финансовых отчётов.

Отчёт рекомендуется формировать после закрытия финансового месяца.

Подробный порядок подготовки описан в статье о составлении финансового отчёта для собственника.

Заключение

В ежемесячный финансовый отчёт должны входить прибыль, денежные потоки, финансовое положение, отклонения от плана и бюджета, рентабельность, ликвидность, задолженность и результаты подразделений.

При этом собственнику не обязательно получать все данные в отдельном файле. Основные показатели удобнее вести и анализировать непосредственно в KESHER.PRO, переходя от общей финансовой модели к ОПиУ, ОДДС, рентабельности, ликвидности и конкретным операциям.

Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как ежемесячная финансовая отчётность формируется и анализируется в единой системе.