Собственнику бизнеса недостаточно знать только остаток денег на банковском счёте или размер выручки. Для принятия управленческих решений необходимо видеть полную картину происходящего: сколько зарабатывает компания, сколько денег поступает и расходуется, какие обязательства существуют, насколько эффективно используются ресурсы и что ожидает бизнес в будущем.
Именно поэтому руководители используют систему финансовой отчётности, которая позволяет оценивать текущее состояние компании и принимать решения на основе фактов, а не предположений.
В большинстве случаев основу такой системы составляют три главных отчёта:
- отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ);
- отчёт о движении денежных средств (ОДДС);
- управленческий баланс.
Дополнительно могут использоваться бюджеты, плановые показатели, аналитические отчёты, отчёты по филиалам, направлениям деятельности, клиентам, проектам и отдельным товарам.
Перед изучением темы рекомендуется ознакомиться со статьями «Что такое управленческая отчётность?» и «Какие финансовые отчёты необходимы бизнесу?».
Почему собственнику недостаточно банковской выписки
Многие предприниматели начинают управлять бизнесом, ориентируясь исключительно на движение денег по расчётному счёту. Такой подход кажется логичным, поскольку деньги являются наиболее понятным показателем деятельности компании.
Однако банковская выписка отражает лишь часть общей картины.
Она не показывает:
- размер фактической прибыли;
- сумму обязательств;
- величину дебиторской задолженности;
- стоимость имущества компании;
- будущие поступления и выплаты;
- финансовые риски;
- изменение структуры капитала.
В результате руководитель видит отдельные события, но не понимает, как они связаны между собой.
Например, большая сумма денег на счёте может создавать впечатление устойчивого положения, хотя на самом деле эти средства предназначены для оплаты поставщикам, выплаты заработной платы или погашения кредита.
Обратная ситуация тоже встречается довольно часто. Денег может оказаться недостаточно, несмотря на высокую прибыль компании.
Подобные случаи подробно рассматриваются в статье «Почему прибыль есть, а денег нет?».
Какие задачи помогают решать финансовые отчёты
Грамотно выстроенная система отчётности позволяет собственнику контролировать основные процессы компании.
С её помощью можно:
- определить размер прибыли;
- выявить причины роста расходов;
- оценить денежные потоки;
- спрогнозировать будущие выплаты;
- обнаружить кассовые разрывы;
- проанализировать структуру активов;
- оценить эффективность подразделений;
- сравнить фактические показатели с планом;
- определить наиболее прибыльные направления деятельности;
- принять решение о дальнейшем развитии бизнеса.
Каждый отчёт решает собственную задачу, поэтому использовать только один показатель недостаточно.
Какие финансовые отчёты считаются основными
Практически любая система управленческой отчётности строится вокруг трёх основных документов.
Подробное объяснение приведено в статье «Какие три финансовых отчёта считаются основными?».
Эти отчёты тесно связаны между собой и позволяют рассматривать бизнес с разных сторон.
| Отчёт | Основной вопрос |
|---|---|
| ОПиУ | Сколько заработала компания? |
| ОДДС | Куда поступили и на что были потрачены деньги? |
| Управленческий баланс | Чем владеет компания и за счёт чего сформированы её активы? |
Только совместное использование всех трёх документов позволяет получить целостное представление о состоянии бизнеса.
Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ)
Отчёт о прибылях и убытках показывает финансовый результат деятельности компании за определённый период времени.
С его помощью собственник может понять:
- объём выручки;
- размер расходов;
- сумму валовой прибыли;
- величину операционных затрат;
- размер чистой прибыли;
- динамику изменения показателей.
Именно ОПиУ помогает ответить на главный вопрос любого бизнеса: приносит ли компания прибыль.
Подробно этот отчёт рассматривается в статье «Что такое отчёт о прибылях и убытках — ОПиУ?».
Например, в KESHER.PRO данные о доходах, расходах, прибыли, плане и бюджете разделяются между собой, благодаря чему руководитель может видеть причины изменений, а не только итоговый результат.
Отчёт о движении денежных средств (ОДДС)
Даже прибыльная компания может столкнуться с нехваткой денег. Именно поэтому одним из главных инструментов контроля считается отчёт о движении денежных средств.
Он показывает:
- поступления денежных средств;
- выплаты денежных средств;
- остатки денег;
- будущие платежи;
- структуру денежных потоков;
- возможные финансовые риски.
Этот отчёт помогает избежать ситуаций, когда компания оказывается неспособной выполнить свои обязательства несмотря на хорошие финансовые показатели.
Более подробно эта тема раскрыта в статье «Что такое отчёт о движении денежных средств — ОДДС?».
В KESHER.PRO собственник может одновременно анализировать фактические данные, планы, бюджеты и будущие обязательства, что позволяет заранее увидеть потенциальные проблемы с ликвидностью.
Управленческий баланс
Если ОПиУ показывает прибыль, а ОДДС отражает движение денег, то управленческий баланс помогает понять общее финансовое состояние компании.
Баланс показывает:
- денежные средства;
- запасы;
- оборудование;
- недвижимость;
- задолженность клиентов;
- обязательства компании;
- размер капитала;
- накопленную прибыль.
Подробно этот инструмент описан в материале «Что такое управленческий баланс?».
Именно управленческий баланс позволяет определить, за счёт чего существует компания и насколько устойчивым является её положение.
Почему все три отчёта необходимо анализировать одновременно
Каждый отчёт отражает определённую сторону деятельности компании, однако по отдельности они дают лишь фрагментарное представление о положении дел.
Предположим, что руководитель видит только ОПиУ. В этом случае он знает размер прибыли, но не понимает, хватает ли компании денежных средств.
Если анализируется только ОДДС, становится понятно, куда движутся деньги, однако остаётся неизвестным размер прибыли и структура активов.
Баланс, в свою очередь, показывает текущее состояние бизнеса, но не объясняет причины произошедших изменений.
Поэтому опытные руководители рассматривают все три документа как единую систему.
Подробнее об этом можно прочитать в статье «Как связаны ОПиУ, ОДДС и управленческий баланс?».
Какие дополнительные отчёты могут понадобиться собственнику
По мере развития бизнеса трёх основных отчётов становится недостаточно.
В зависимости от масштаба компании дополнительно могут использоваться:
- бюджеты;
- платёжные календари;
- отчёты по филиалам;
- отчёты по проектам;
- отчёты по товарам;
- отчёты по клиентам;
- отчёты по подразделениям;
- отчёты по задолженности;
- прогнозные модели;
- аналитические панели.
Каждый из этих инструментов помогает глубже изучить отдельные направления деятельности компании.
Например, руководитель может увидеть снижение общей прибыли, а затем определить конкретный филиал или товарную группу, которые стали причиной ухудшения результата.
Какие отчёты необходимо смотреть ежедневно
Некоторые показатели требуют постоянного контроля.
Чаще всего собственники ежедневно отслеживают:
- остатки денежных средств;
- предстоящие выплаты;
- объём продаж;
- размер поступлений;
- объём дебиторской задолженности;
- просроченные обязательства;
- крупные отклонения от плана.
Такой подход позволяет быстро выявлять проблемы и принимать решения до того, как они начнут влиять на работу компании.
При этом чрезмерный объём информации может привести к противоположному эффекту. Если руководитель анализирует десятки показателей одновременно, возрастает вероятность того, что действительно важные изменения останутся незамеченными.
Подробные рекомендации приведены в статье «Какие финансовые отчёты следует смотреть ежедневно, еженедельно и ежемесячно?».
Какие отчёты следует анализировать еженедельно
Еженедельный анализ помогает оценить промежуточные результаты работы компании.
Обычно в него включают:
- динамику продаж;
- изменение денежных потоков;
- отклонения от бюджета;
- исполнение планов;
- анализ крупных расходов;
- изменение уровня задолженности;
- показатели подразделений.
Подобный подход позволяет своевременно скорректировать планы и избежать накопления проблем.
Какие отчёты необходимо формировать ежемесячно
Именно ежемесячный анализ позволяет объективно оценить результаты деятельности компании.
Как правило, руководители изучают:
- ОПиУ;
- ОДДС;
- управленческий баланс;
- отчёты по направлениям деятельности;
- отчёты по проектам;
- плановые и фактические показатели;
- показатели рентабельности;
- структуру активов и обязательств.
На основе этих данных принимаются стратегические решения, связанные с развитием бизнеса, инвестициями, расширением деятельности и распределением прибыли.
Как понять, каких отчётов недостаточно
Определить нехватку информации можно по нескольким характерным признакам.
Например, руководитель:
- постоянно запрашивает дополнительные данные;
- получает противоречивые показатели;
- не понимает причины изменения прибыли;
- не может спрогнозировать будущие денежные потоки;
- слишком поздно узнаёт о возникновении проблем;
- принимает решения интуитивно, а не на основании цифр.
Чем сложнее становится бизнес, тем более детальной должна быть система отчётности.
При этом важно соблюдать баланс между полнотой информации и удобством её анализа.
Почему собственнику нужен единый финансовый отчёт
Большинство руководителей предпочитают работать не с отдельными таблицами, а с единой системой показателей.
Такой подход позволяет быстрее оценить ситуацию и увидеть взаимосвязь между различными событиями.
Подобный отчёт может включать:
- финансовые результаты;
- денежные потоки;
- информацию об активах;
- показатели эффективности;
- данные о задолженности;
- отклонения от бюджета;
- плановые значения;
- прогнозы.
Подробнее этот вопрос рассматривается в материале «Как составить финансовый отчёт для собственника?».
Например, в KESHER.PRO фактические показатели, планы, бюджеты, налоги, прибыль и движение денег объединяются в рамках единой системы. Благодаря этому собственник может перейти от общей картины к детальному анализу конкретного филиала, компании или группы компаний.
Какие ошибки чаще всего допускают собственники
Ошибки в работе с финансовой отчётностью встречаются даже в крупных компаниях. Чаще всего они связаны не с отсутствием данных, а с неправильным подходом к их анализу.
Наиболее распространёнными ошибками являются:
- контроль только банковских счетов;
- анализ исключительно размера прибыли;
- отсутствие плановых показателей;
- смешивание личных и корпоративных средств;
- нерегулярное обновление информации;
- отсутствие связи между отчётами;
- отказ от прогнозирования денежных потоков;
- чрезмерная детализация отчётов;
- использование разных источников данных.
Подобные ошибки постепенно приводят к снижению качества управленческих решений и увеличению финансовых рисков.
Нужно ли использовать отдельные отчёты для разных филиалов
Если компания состоит из нескольких подразделений, одного общего отчёта обычно оказывается недостаточно.
Собственнику необходимо понимать:
- какой филиал приносит наибольшую прибыль;
- какие подразделения требуют дополнительных вложений;
- где возникают избыточные расходы;
- как распределяются денежные потоки;
- насколько эффективно используются ресурсы;
- как меняются показатели различных направлений деятельности.
Такой подход позволяет увидеть сильные и слабые стороны бизнеса и принять более взвешенные решения.
В качестве примера можно рассмотреть KESHER.PRO, где финансовые показатели доступны одновременно на уровне филиала, компании и группы компаний. Благодаря этому руководитель может анализировать данные в различных управленческих разрезах, не создавая отдельные таблицы вручную.
Как автоматизация влияет на качество финансовой отчётности
По мере роста компании увеличивается объём информации, которую приходится анализировать ежедневно.
Ручная обработка данных постепенно начинает занимать всё больше времени и создаёт дополнительные риски:
- возрастает вероятность ошибок;
- усложняется консолидация данных;
- увеличивается время подготовки отчётов;
- появляются расхождения между различными документами;
- снижается скорость принятия решений.
Автоматизация позволяет сократить объём ручной работы и сосредоточиться непосредственно на анализе информации.
Например, в KESHER.PRO данные могут вводиться вручную или импортироваться из банковских и кассовых документов, выгруженных из 1С. Система разделяет денежные потоки, прибыль, налоги, планы и бюджеты, благодаря чему руководитель получает более объективную картину деятельности компании.
Как понять, что система финансовой отчётности работает правильно
Эффективная система отчётности обладает несколькими важными признаками.
Руководитель должен иметь возможность быстро получить ответы на следующие вопросы:
- сколько компания заработала;
- сколько денег находится в распоряжении бизнеса;
- какие расходы ожидаются в будущем;
- насколько эффективно используются ресурсы;
- какие подразделения работают лучше остальных;
- какие риски требуют немедленного внимания;
- как изменяются показатели относительно плана.
Если для получения ответов приходится собирать данные из множества файлов и таблиц, это обычно свидетельствует о необходимости пересмотра существующей системы учёта.
Перелинковка
Перед изучением финансовой отчётности рекомендуется ознакомиться со статьёй «Что такое управленческая отчётность?».
Общий обзор финансовых документов представлен в материале «Какие финансовые отчёты необходимы бизнесу?».
Подробное описание трёх основных отчётов приведено в статье «Какие три финансовых отчёта считаются основными?».
Для анализа прибыли используется материал «Что такое отчёт о прибылях и убытках — ОПиУ?».
Для оценки структуры имущества и обязательств следует изучить статью «Что такое управленческий баланс?».
Связь между основными документами рассматривается в материале «Как связаны ОПиУ, ОДДС и управленческий баланс?».
Подходы к регулярному анализу показателей описаны в статье «Какие финансовые отчёты следует смотреть ежедневно, еженедельно и ежемесячно?».
Практический порядок формирования единого документа представлен в руководстве «Как составить финансовый отчёт для собственника?».
Заключение
Финансовая отчётность представляет собой систему взаимосвязанных инструментов, позволяющих руководителю объективно оценивать состояние бизнеса и принимать обоснованные решения.
Основой такой системы являются отчёт о прибылях и убытках, отчёт о движении денежных средств и управленческий баланс. Именно эти документы помогают понять, сколько зарабатывает компания, как движутся денежные потоки и насколько устойчивым является финансовое положение бизнеса.
Современные системы позволяют значительно упростить эту работу, сократить количество ручных операций и быстрее получать необходимую информацию.
В KESHER.PRO фактические показатели, планы, бюджеты, прибыль, денежные потоки и другие данные объединяются в единой системе. Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как такой подход работает на практике.