Какие финансовые отчёты нужны бизнесу?

Бизнесу нужны финансовые отчёты, которые позволяют отдельно оценивать прибыль, движение денег и общее финансовое положение компании.

Основу системы составляют три отчёта:

• отчёт о прибылях и убытках — ОПиУ;
• отчёт о движении денежных средств — ОДДС;
• управленческий баланс.

В зависимости от задач компании к ним добавляют отчёты по дебиторской и кредиторской задолженности, бюджету, продажам, расходам, запасам, филиалам, проектам и другим направлениям.

Набор документов не должен быть одинаковым для всех. Небольшому бизнесу может быть достаточно нескольких основных отчётов, а группе компаний потребуется более подробная система с аналитикой по филиалам, компаниям и направлениям деятельности.

Перед выбором состава отчётности полезно определить, какие финансовые отчёты нужны собственнику бизнеса.

Почему одного отчёта бизнесу недостаточно

Каждый финансовый отчёт отвечает только на определённую группу вопросов.

ОПиУ показывает прибыль, но не объясняет, сколько денег фактически осталось в распоряжении компании. ОДДС отражает поступления и выплаты, однако сам по себе не позволяет определить финансовый результат. Баланс показывает активы, обязательства и капитал, но не раскрывает подробно, за счёт каких операций компания получила прибыль или израсходовала деньги.

Поэтому выводы, сделанные только по одному документу, могут оказаться ошибочными.

Например, компания может получить прибыль, но столкнуться с нехваткой денег из-за задержки платежей от клиентов. В другом случае на банковском счёте может находиться значительная сумма, хотя большая её часть уже предназначена для оплаты поставщикам, сотрудникам, банкам или государству.

Полноценный контроль появляется только тогда, когда финансовые отчёты рассматриваются совместно.

Чем финансовые отчёты отличаются от отдельных показателей

Выручка, прибыль, остаток денег или размер задолженности — это показатели. Каждый из них описывает отдельную часть деятельности бизнеса.

Финансовый отчёт объединяет связанные показатели в логическую структуру и помогает увидеть:

• из чего сформировался результат;
• как показатели изменились за период;
• какие статьи оказали наибольшее влияние;
• где возникли отклонения;
• какие причины стоят за изменением цифр.

Например, сумма прибыли без расшифровки не объясняет, почему результат вырос или снизился. В ОПиУ можно увидеть динамику выручки, себестоимости и расходов, а затем определить источник изменения.

Финансовые отчёты являются частью более широкой системы управленческой отчётности, которая создаётся для собственника и руководителей компании.

Какие три финансовых отчёта считаются основными

Для полноценного контроля бизнесу необходимы три взаимосвязанных документа.

Финансовый отчёт	Что показывает	На какой вопрос отвечает
ОПиУ	Доходы, расходы и прибыль за период	Сколько заработал бизнес?
ОДДС	Поступления, выплаты и остатки денег	Откуда пришли и куда ушли деньги?
Управленческий баланс	Активы, обязательства и капитал на дату	Чем располагает бизнес и за счёт чего это сформировано?

Эти документы описывают компанию с разных сторон. Вместе они позволяют оценить результат деятельности, платёжеспособность и финансовую устойчивость.

Подробно состав этой системы раскрыт в статье «Какие три финансовых отчёта считаются основными?».

Отчёт о прибылях и убытках

Отчёт о прибылях и убытках показывает финансовый результат бизнеса за определённый период.

В нём обычно отражаются:

• выручка;
• себестоимость;
• валовая прибыль;
• операционные расходы;
• прочие доходы и расходы;
• итоговая прибыль или убыток.

ОПиУ помогает понять, зарабатывает ли компания на своей основной деятельности и какие статьи сильнее всего влияют на результат.

Предположим, выручка бизнеса выросла, но одновременно увеличились себестоимость и расходы на управление. По банковской выписке может показаться, что дела идут лучше, однако ОПиУ покажет, привёл ли рост продаж к увеличению прибыли.

Подробное устройство документа рассматривается в статье «Что такое отчёт о прибылях и убытках — ОПиУ?».

Отчёт о движении денежных средств

ОДДС показывает фактическое движение денег за выбранный период.

В отчёте отражаются:

• поступления от клиентов;
• выплаты поставщикам;
• заработная плата;
• налоги;
• кредиты и займы;
• вложения собственников;
• приобретение имущества;
• другие поступления и выплаты.

Главная задача ОДДС — показать, хватает ли бизнесу денег для текущей работы и выполнения обязательств.

Этот отчёт особенно важен потому, что прибыль и деньги возникают в разные моменты. Компания может признать доход после продажи, но получить оплату от клиента позже. Прибыль уже будет отражена в ОПиУ, а деньги появятся в ОДДС только после фактического поступления.

Управленческий баланс

Управленческий баланс показывает состояние бизнеса на определённую дату.

Он объединяет три группы показателей:

• активы;
• обязательства;
• капитал.

Активы показывают, чем располагает компания: деньгами, запасами, имуществом, оборудованием и задолженностью клиентов.

Обязательства отражают долги перед поставщиками, банками, сотрудниками, государством и другими сторонами.

Капитал показывает долю собственников в бизнесе с учётом вложений, накопленной прибыли и убытков.

Для подробного изучения отчёта рекомендуется статья «Что такое управленческий баланс?».

Почему основные отчёты необходимо рассматривать вместе

Связь между ОПиУ, ОДДС и балансом позволяет проверить, соответствует ли общая финансовая картина реальному положению бизнеса.

Продажа с отсрочкой оплаты увеличит выручку и прибыль в ОПиУ. Одновременно в балансе появится дебиторская задолженность. В ОДДС поступления пока не будет, потому что клиент ещё не заплатил.

Когда оплата поступит, деньги увеличатся, а дебиторская задолженность уменьшится. При этом повторной прибыли не возникнет, поскольку она была признана при продаже.

Такой пример показывает, почему нельзя анализировать отчёты изолированно. Подробная взаимосвязь разобрана в статье «Как связаны ОПиУ, ОДДС и управленческий баланс?».

Какие дополнительные финансовые отчёты могут использоваться в бизнесе

Три основных отчёта являются фундаментом системы финансового управления, однако по мере развития компании обычно возникает необходимость в дополнительных документах.

К ним относятся:

• отчёты о продажах;
• отчёты о расходах;
• отчёты по дебиторской задолженности;
• отчёты по кредиторской задолженности;
• бюджеты;
• платёжные календари;
• отчёты по запасам;
• отчёты по подразделениям;
• отчёты по проектам;
• отчёты по филиалам.

Каждый такой документ решает определённую задачу и дополняет общую картину.

Например, руководитель может видеть размер прибыли, но не понимать, какие клиенты систематически нарушают сроки оплаты. В этом случае понадобится отдельный отчёт по дебиторской задолженности.

Как определить, какие отчёты нужны именно вашему бизнесу

Универсального перечня финансовых отчётов не существует.

При выборе состава отчётности обычно учитывают:

• размер компании;
• количество филиалов;
• число сотрудников;
• объём операций;
• наличие производства;
• работу с запасами;
• использование кредитов и займов;
• количество направлений деятельности.

Небольшая компания может ограничиться тремя основными отчётами, а крупному бизнесу потребуется значительно более сложная структура.

Чем сложнее процессы внутри организации, тем больше информации необходимо анализировать руководителю.

Какие показатели должны присутствовать в финансовых отчётах

Состав показателей зависит от особенностей бизнеса, однако большинство компаний регулярно отслеживают:

• выручку;
• прибыль;
• себестоимость;
• остатки денежных средств;
• обязательства;
• задолженность клиентов;
• задолженность перед поставщиками;
• активы;
• рентабельность;
• выполнение бюджета;
• отклонение фактических данных от плана.

Все эти показатели позволяют увидеть не отдельные события, а общую картину работы компании.

Например, рост прибыли сам по себе нельзя считать однозначно положительным результатом. Необходимо понимать, за счёт каких факторов произошло изменение и как оно повлияло на другие показатели.

Как часто необходимо анализировать финансовые отчёты

Периодичность анализа зависит от масштаба бизнеса и скорости изменения показателей.

Некоторые данные рекомендуется проверять ежедневно:

• остатки денег;
• поступления и выплаты;
• просроченную задолженность;
• выполнение плана продаж.

Другие показатели обычно анализируются еженедельно или ежемесячно.

Подробные рекомендации приведены в статье «Какие финансовые отчёты следует смотреть ежедневно, еженедельно и ежемесячно?».

Какие ошибки чаще всего встречаются при работе с финансовыми отчётами

На практике собственники и руководители нередко допускают одни и те же ошибки.

Чаще всего проблемы связаны со следующими ситуациями:

• анализируется только банковская выписка;
• учитываются исключительно доходы;
• прибыль отождествляется с остатком денежных средств;
• отсутствует система планирования;
• показатели не обновляются вовремя;
• отчёты противоречат друг другу;
• разные подразделения используют разные правила учёта.

Подобные ошибки постепенно приводят к снижению качества управленческих решений и затрудняют развитие компании.

Как автоматизация влияет на качество финансовых отчётов

По мере увеличения количества операций становится сложнее поддерживать точность расчётов и своевременно обновлять данные.

Ручной ввод информации постепенно приводит к появлению дополнительных рисков:

• увеличивается вероятность ошибок;
• усложняется контроль показателей;
• возрастает объём повторяющейся работы;
• замедляется подготовка отчётов;
• появляются расхождения между различными источниками информации.

В качестве примера можно рассмотреть KESHER.PRO. Система позволяет разделять фактические показатели, планы, бюджеты, денежные потоки, прибыль и налоги, а также формировать отчёты в разрезе филиалов, компаний и группы компаний.

Благодаря этому руководитель получает возможность анализировать информацию в единой системе, а не собирать её вручную из множества файлов и таблиц.

Как понять, что система финансовой отчётности работает правильно

Хорошо организованная система позволяет быстро ответить на несколько важных вопросов:

• сколько компания заработала;
• сколько денег находится в распоряжении бизнеса;
• какие обязательства необходимо выполнить;
• какие направления работают наиболее эффективно;
• где возникают финансовые риски;
• насколько текущие результаты соответствуют плану;
• какие показатели требуют особого внимания.

Если получение ответов занимает слишком много времени, это обычно свидетельствует о необходимости пересмотреть существующий подход к формированию отчётности.

Что обычно входит в ежемесячный финансовый отчёт

Большинство компаний регулярно формируют единый комплект документов, который позволяет оценить текущее состояние бизнеса и принять дальнейшие решения.

Как правило, в него входят:

• отчёт о прибылях и убытках;
• отчёт о движении денежных средств;
• управленческий баланс;
• сведения о дебиторской задолженности;
• сведения о кредиторской задолженности;
• данные о выполнении бюджета;
• анализ плановых и фактических показателей;
• информация по подразделениям и проектам.

Состав такого комплекта зависит от особенностей конкретной компании, её структуры и задач руководства.

Более подробно этот вопрос рассматривается в статье «Что должно входить в ежемесячный финансовый отчёт?».

Как выстроить систему финансовой отчётности

Создание системы финансовой отчётности обычно начинается с определения целей бизнеса.

После этого необходимо:

1. определить перечень необходимых показателей;
2. разработать структуру статей учёта;
3. определить периодичность формирования отчётов;
4. установить единые правила работы с данными;
5. настроить систему контроля;
6. организовать регулярный анализ результатов.

Такой подход позволяет превратить отдельные цифры в понятный инструмент управления компанией.

Важно помнить, что отчётность должна не просто фиксировать события прошлого, но и помогать прогнозировать развитие бизнеса, своевременно выявлять риски и находить новые возможности для роста.

Перелинковка

Перед формированием системы отчётности рекомендуется изучить материал «Какие финансовые отчёты нужны собственнику бизнеса?».

Более подробно вопросы организации отчётности раскрываются в статье «Что такое управленческая отчётность?».

Для понимания структуры системы рекомендуется ознакомиться с материалом «Какие три финансовых отчёта считаются основными?».

Отдельно изучить вопросы формирования прибыли можно в статье «Что такое отчёт о прибылях и убытках — ОПиУ?».

Для оценки активов, обязательств и капитала следует обратиться к статье «Что такое управленческий баланс?».

Принципы взаимодействия основных документов подробно описаны в материале «Как связаны ОПиУ, ОДДС и управленческий баланс?».

Рекомендации по периодичности анализа приведены в статье «Какие финансовые отчёты следует смотреть ежедневно, еженедельно и ежемесячно?».

После этого можно перейти к материалу «Что должно входить в ежемесячный финансовый отчёт?».

Заключение

Финансовые отчёты являются основным источником информации для собственников, руководителей и специалистов, принимающих управленческие решения.

ОПиУ показывает прибыль, ОДДС отражает движение денежных средств, а управленческий баланс позволяет оценить структуру активов, обязательств и капитала. Вместе эти документы формируют единую систему контроля бизнеса и помогают принимать более взвешенные решения.

Современные системы позволяют автоматизировать обработку данных, сократить количество ручных операций и быстрее получать достоверную информацию.

В KESHER.PRO данные о прибыли, денежных потоках, бюджетах, налогах и других показателях объединяются в единой системе. Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как этот подход применяется на практике.