Управленческая отчётность — это система внутренних отчётов, которую компания формирует для собственника, директора и руководителей. Она помогает оценивать финансовое состояние бизнеса, контролировать результаты и принимать решения на основе данных.
Такая отчётность показывает не только отдельные операции, но и их экономический смысл: сколько компания заработала, какими денежными средствами располагает, какие обязательства должна выполнить, кто должен ей, какие направления приносят прибыль и чего ожидать в будущем.
В отличие от обязательной бухгалтерской или налоговой отчётности, состав управленческой отчётности компания определяет самостоятельно. В неё включают именно те показатели и разрезы, которые нужны для управления конкретным бизнесом.
Управленческая отчётность может охватывать компанию целиком либо показывать результаты отдельных филиалов, подразделений, проектов, товаров, услуг, клиентов и направлений деятельности.
Перед изучением состава отчётности полезно ознакомиться со статьёй «Какие финансовые отчёты нужны собственнику бизнеса?».
Зачем бизнесу нужна управленческая отчётность
Без управленческой отчётности собственник часто видит только отдельные цифры: остаток денег на счёте, объём продаж, сумму задолженности или расходы за месяц. Эти данные сами по себе полезны, но не дают цельного представления о положении компании.
Управленческая отчётность связывает показатели между собой и помогает ответить на практические вопросы:
- приносит ли бизнес прибыль;
- хватает ли компании денег для выполнения обязательств;
- какие направления работают эффективно;
- где растут расходы;
- какие клиенты или проекты создают задолженность;
- насколько фактический результат соответствует плану;
- какие финансовые риски могут возникнуть в будущем.
Главная ценность управленческой отчётности заключается не в количестве таблиц, а в возможности своевременно увидеть изменение ситуации и понять его причины.
Чем управленческая отчётность отличается от отдельных показателей
Один показатель редко позволяет сделать обоснованный вывод.
Например, рост выручки может сопровождаться увеличением расходов и снижением прибыли. Большой остаток денег может быть временным, если вскоре компании предстоит оплатить поставки, налоги, заработную плату или кредит. Высокая прибыль также не гарантирует, что в распоряжении бизнеса достаточно денежных средств.
Управленческая отчётность объединяет такие показатели в единую систему. Благодаря этому руководитель анализирует не отдельную цифру, а взаимосвязь между доходами, расходами, прибылью, движением денег, активами и обязательствами.
Из каких данных формируется управленческая отчётность
Источники данных зависят от устройства бизнеса и принятой системы учёта.
В отчётность могут включаться сведения:
- о продажах и других доходах;
- о себестоимости;
- об операционных расходах;
- о поступлениях и выплатах;
- об остатках денег;
- о дебиторской и кредиторской задолженности;
- о запасах;
- об имуществе;
- о кредитах и займах;
- о вложениях собственников;
- о планах и бюджетах.
Данные могут поступать из бухгалтерской системы, банковских выписок, кассовых документов, CRM, складского учёта, производственных систем и внутренних таблиц.
При этом сами источники ещё не являются управленческой отчётностью. Сначала информацию необходимо привести к единым правилам, распределить по управленческим статьям и сформировать понятные для руководителя отчёты.
Какие отчёты входят в управленческую отчётность
Единого обязательного набора не существует. Состав зависит от масштаба компании, отрасли, структуры управления и задач собственника.
Общий обзор документов представлен в статье «Какие финансовые отчёты необходимы бизнесу?».
Основой системы обычно становятся три финансовых отчёта:
- отчёт о прибылях и убытках;
- отчёт о движении денежных средств;
- управленческий баланс.
Почему именно эти документы считаются основными, подробно разобрано в статье «Какие три финансовых отчёта считаются основными?».
Дополнительно бизнес может формировать отчёты по задолженности, продажам, себестоимости, запасам, проектам, филиалам, подразделениям, бюджетам и ключевым показателям.
Отчёт о прибылях и убытках в управленческой отчётности
Отчёт о прибылях и убытках, или ОПиУ, показывает доходы, расходы и финансовый результат компании за выбранный период.
С его помощью собственник оценивает:
- сколько заработал бизнес;
- из чего сформировалась выручка;
- какие расходы оказали наибольшее влияние;
- как менялась прибыль;
- какие направления были прибыльными или убыточными.
ОПиУ не показывает фактическое наличие денег. Он отражает экономический результат деятельности. Подробное объяснение приведено в статье «Что такое отчёт о прибылях и убытках — ОПиУ?».
Отчёт о движении денежных средств
Отчёт о движении денежных средств показывает, откуда деньги поступили, куда были направлены и какой остаток сохранился.
Он нужен для контроля ликвидности — способности компании своевременно выполнять свои платежи.
В отчёте могут отражаться:
- поступления от клиентов;
- выплаты поставщикам;
- заработная плата;
- налоги;
- кредиты и займы;
- вложения собственников;
- приобретение оборудования;
- другие поступления и выплаты.
ОДДС дополняет ОПиУ. Компания может быть прибыльной, но испытывать нехватку денег, если клиенты платят с задержкой или значительная сумма направлена на закупки и инвестиции.
Управленческий баланс
Управленческий баланс показывает финансовое положение компании на определённую дату.
В нём отражаются:
- активы;
- обязательства;
- капитал собственников.
К активам относятся деньги, задолженность клиентов, запасы, оборудование и другое имущество. Обязательства показывают долги компании перед поставщиками, сотрудниками, банками, государством и другими сторонами.
Управленческий баланс помогает понять, чем располагает бизнес, за счёт каких источников сформированы его ресурсы и насколько устойчиво финансовое положение компании.
Подробно отчёт раскрыт в статье «Что такое управленческий баланс?».
Почему управленческие отчёты должны быть связаны между собой
Ошибка многих руководителей заключается в том, что они рассматривают каждый отчёт отдельно от остальных.
Например, собственник может видеть увеличение выручки, но не замечать одновременного роста расходов. Другой распространённый случай связан с высокой прибылью и одновременной нехваткой денег. Бывает и так, что компания демонстрирует хорошие финансовые результаты, однако постепенно накапливает задолженность перед поставщиками.
По этой причине все отчёты необходимо рассматривать как элементы единой системы.
Подробное объяснение приведено в статье «Как связаны ОПиУ, ОДДС и управленческий баланс?».
Связь между основными отчётами можно представить следующим образом.
| Отчёт | Основной вопрос |
|---|---|
| ОПиУ | Сколько заработала компания? |
| ОДДС | Куда поступили и на что были потрачены деньги? |
| Управленческий баланс | Каково финансовое положение компании? |
Если хотя бы один из этих элементов отсутствует, руководитель получает лишь часть общей картины.
Кто использует управленческую отчётность
Несмотря на своё название, управленческая отчётность применяется не только руководителями компании.
Чаще всего её используют:
- собственники бизнеса;
- генеральные директора;
- финансовые директора;
- руководители подразделений;
- аналитики;
- инвесторы;
- партнёры компании.
При этом разные пользователи могут работать с различными показателями.
Например, собственника обычно интересуют прибыль, денежные потоки, стоимость активов, обязательства и общая эффективность бизнеса. Руководитель подразделения уделяет больше внимания расходам, выполнению планов и показателям конкретного направления.
Как часто необходимо формировать управленческую отчётность
Периодичность зависит от масштаба компании и скорости изменения показателей.
Некоторые данные анализируются ежедневно:
- остатки денежных средств;
- поступления и выплаты;
- выполнение плана продаж;
- просроченная задолженность.
Другие показатели изучаются еженедельно или ежемесячно.
Как правило, именно ежемесячная отчётность становится основой для принятия стратегических решений.
Рекомендации по периодичности анализа подробно описаны в статье «Какие финансовые отчёты следует смотреть ежедневно, еженедельно и ежемесячно?».
Как формируется управленческая отчётность на практике
Каждая компания выстраивает собственную систему управленческого учёта и определяет правила работы с данными.
В большинстве случаев процесс выглядит следующим образом:
- собирается информация из различных источников;
- данные распределяются по статьям учёта;
- показатели проверяются и сопоставляются;
- формируются управленческие отчёты;
- выполняется анализ результатов;
- принимаются управленческие решения.
После подготовки отчётов необходимо убедиться в корректности всех показателей. Подробнее этот вопрос раскрывается в статье «Как проверить правильность финансовых отчётов?».
В качестве примера можно рассмотреть KESHER.PRO. В системе данные разделяются на факт, план и бюджет, а прибыль, деньги и налоги анализируются отдельно друг от друга. Это позволяет избежать смешивания различных показателей и получить более объективную картину деятельности компании.
Какие ошибки чаще всего встречаются при ведении управленческой отчётности
Даже крупные компании периодически сталкиваются с проблемами в организации управленческой отчётности.
Наиболее распространёнными ошибками считаются:
- анализ только банковских выписок;
- отсутствие единых правил учёта;
- смешивание личных и корпоративных расходов;
- отказ от планирования;
- несвоевременное внесение данных;
- отсутствие взаимосвязи между отчётами;
- чрезмерное количество показателей;
- использование противоречивых данных.
Подобные ошибки постепенно снижают качество принимаемых решений и усложняют управление компанией.
Как понять, что управленческая отчётность организована правильно
Грамотно выстроенная система должна позволять руководителю быстро получать ответы на наиболее важные вопросы.
Например:
- сколько компания заработала;
- сколько денег находится в распоряжении бизнеса;
- каковы причины изменения прибыли;
- какие обязательства необходимо исполнить;
- какие подразделения работают наиболее эффективно;
- какие риски могут возникнуть в ближайшее время;
- насколько текущие показатели соответствуют плану.
Если для получения такой информации приходится собирать данные из множества файлов, таблиц и отчётов, систему учёта обычно приходится пересматривать.
Можно ли вести управленческую отчётность в электронных таблицах
Небольшие компании нередко начинают работу с обычных электронных таблиц. Такой подход позволяет быстро организовать учёт и не требует внедрения специализированного программного обеспечения.
Однако по мере роста бизнеса постепенно появляются новые сложности:
- увеличивается количество операций;
- возрастает вероятность ошибок;
- усложняется контроль показателей;
- становится труднее объединять данные;
- снижается скорость подготовки отчётов;
- возникают расхождения между различными документами.
Когда количество подразделений, сотрудников, проектов и операций начинает увеличиваться, ручная обработка информации отнимает всё больше времени.
Именно поэтому многие компании постепенно переходят от отдельных таблиц к специализированным системам финансового учёта.
Например, в KESHER.PRO данные можно вводить вручную или импортировать банковские и кассовые документы, выгруженные из 1С. При этом система позволяет анализировать показатели на уровне филиала, компании или группы компаний.
Должна ли управленческая отчётность совпадать с бухгалтерской отчётностью
Многие предприниматели ошибочно полагают, что управленческая отчётность полностью дублирует бухгалтерский учёт. На практике между ними существует заметная разница.
Бухгалтерская отчётность формируется в соответствии с требованиями законодательства, тогда как управленческая отчётность создаётся исключительно для внутреннего использования.
Главные различия заключаются в следующем:
| Критерий | Управленческая отчётность | Бухгалтерская отчётность |
|---|---|---|
| Цель | Принятие решений | Выполнение требований законодательства |
| Периодичность | По внутренним правилам компании | По установленным требованиям |
| Структура | Определяется бизнесом | Регулируется нормативными документами |
| Детализация | Любая необходимая глубина | Стандартизированный формат |
| Пользователи | Собственники и руководители | Государственные органы, банки, инвесторы |
При этом управленческая и бухгалтерская отчётность могут использовать одни и те же исходные данные.
Что обычно входит в ежемесячную управленческую отчётность
Состав отчётов определяется особенностями конкретной компании, однако чаще всего руководители ежемесячно анализируют:
- отчёт о прибылях и убытках;
- отчёт о движении денежных средств;
- управленческий баланс;
- данные о задолженности;
- информацию о запасах;
- результаты работы подразделений;
- сведения о выполнении бюджета;
- плановые и фактические показатели.
Подробно этот вопрос раскрыт в статье «Что должно входить в ежемесячный финансовый отчёт?».
Перелинковка
Чтобы понять, какие документы используются в системе управления компанией, изучите статью «Какие финансовые отчёты нужны собственнику бизнеса?».
Общий обзор структуры отчётности представлен в материале «Какие финансовые отчёты необходимы бизнесу?».
Основные документы подробно рассмотрены в статье «Какие три финансовых отчёта считаются основными?».
Для анализа прибыли используется материал «Что такое отчёт о прибылях и убытках — ОПиУ?».
Для оценки финансового положения компании рекомендуется ознакомиться со статьёй «Что такое управленческий баланс?».
Принципы взаимосвязи отчётов подробно описаны в материале «Как связаны ОПиУ, ОДДС и управленческий баланс?».
После подготовки документов рекомендуется проверить корректность расчётов в статье «Как проверить правильность финансовых отчётов?».
Порядок формирования итогового документа описан в материале «Что должно входить в ежемесячный финансовый отчёт?».
Заключение
Управленческая отчётность представляет собой систему взаимосвязанных показателей, которая позволяет собственнику видеть реальное состояние бизнеса, контролировать изменения и принимать более обоснованные решения.
Чем сложнее структура компании, тем большую роль играет качество управленческой отчётности. Именно она помогает превратить отдельные цифры в понятную картину происходящих процессов.
Современные системы позволяют объединять информацию из различных источников, сокращать объём ручной работы и быстрее получать необходимые сведения.
В KESHER.PRO финансовые показатели, планы, бюджеты, денежные потоки, прибыль и другие данные объединяются в единой системе. Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как такой подход используется на практике.