Чтобы составить управленческий баланс, необходимо определить границы отчёта и дату его формирования, собрать данные обо всех активах и обязательствах, рассчитать собственный капитал и проверить балансовое равенство:
Активы = Обязательства + Капитал
Работу следует начинать не с расчёта капитала, а с подтверждения денег, задолженности, запасов, оборудования, кредитов и других показателей. Капитал становится результатом правильно собранной информации об активах и обязательствах.
Готовый баланс необходимо сверить с ОПиУ и ОДДС. Прибыль должна объяснять изменение накопленного капитала, а конечный денежный остаток — совпадать с данными касс и банковских счетов.
Какие данные нужны для составления баланса
Управленческий баланс формируется на конкретную дату, например на последний день месяца.
Для его подготовки потребуются данные о:
- деньгах в кассах и на банковских счетах;
- дебиторской задолженности;
- выданных авансах;
- товарах и материалах;
- незавершённом производстве;
- готовой продукции;
- оборудовании и других долгосрочных активах;
- задолженности перед поставщиками;
- полученных авансах клиентов;
- обязательствах перед сотрудниками;
- налогах к уплате;
- кредитах и займах;
- вкладах и выплатах собственников;
- прибыли и убытках прошлых и текущего периодов.
Источники зависят от системы учёта компании. Это могут быть банковские выписки, кассовые документы, складские регистры, списки задолженности, кредитные договоры, реестры основных средств, ОПиУ, ОДДС и другие внутренние документы.
Главное требование — все данные должны относиться к одной дате, одной группе компаний и одной принятой методике оценки.
Шаг 1. Определите границы управленческого баланса
Сначала необходимо установить, какой именно бизнес будет отражён в отчёте.
Баланс может составляться для:
- отдельного филиала;
- одной компании;
- нескольких компаний;
- всей группы компаний;
- отдельного направления или проекта, если для него можно достоверно выделить активы и обязательства.
Граница отчёта определяет, какие деньги, долги, запасы и другие показатели необходимо включить.
Например, если составляется баланс группы компаний, в него должны войти активы и обязательства всех организаций, относящихся к управленческому периметру. При этом взаимные расчёты между участниками группы необходимо исключить из консолидированного отчёта.
Если одна компания должна другой 1 000 000, на уровне отдельных организаций эта задолженность отражается в обоих балансах. Для группы в целом она не является внешним активом или обязательством и должна быть исключена.
В KESHER.PRO финансовые данные можно рассматривать на уровне филиала, компании и группы компаний. Такие разрезы помогают заранее определить периметр управленческой отчётности и не смешивать показатели отдельных подразделений со сводными данными.
Шаг 2. Установите дату и правила формирования
Баланс показывает состояние бизнеса на конкретную дату.
Наиболее распространённый вариант — последний день месяца. Например, отчёты за январь должны быть связаны следующим образом:
- ОПиУ — за период с 1 по 31 января;
- ОДДС — за период с 1 по 31 января;
- управленческий баланс — на конец 31 января.
До сбора данных следует закрепить:
- отчётную дату;
- базовую валюту;
- правила пересчёта иностранных валют;
- единицу измерения;
- критерий существенности;
- правила оценки запасов;
- порядок учёта оборудования и амортизации;
- классификацию краткосрочных и долгосрочных показателей;
- порядок отражения вкладов и выплат собственников;
- метод консолидации компаний.
Эти правила необходимо использовать последовательно. Если оборудование в одном месяце учитывается по первоначальной стоимости, а в следующем — по предполагаемой цене продажи, динамика отчёта станет недостоверной.
Шаг 3. Подготовьте структуру отчёта
Управленческий баланс удобно начинать с простой структуры.
Активы
- Оборотные активы:
- денежные средства;
- дебиторская задолженность;
- выданные авансы;
- запасы;
- другие краткосрочные активы.
- Внеоборотные активы:
- оборудование;
- транспорт;
- недвижимость;
- программное обеспечение;
- долгосрочные вложения;
- другие долгосрочные активы.
Обязательства
- Краткосрочные обязательства:
- задолженность перед поставщиками;
- полученные авансы;
- обязательства перед сотрудниками;
- налоги к уплате;
- краткосрочные кредиты;
- текущая часть долгосрочных кредитов;
- другие ближайшие выплаты.
- Долгосрочные обязательства:
- долгосрочные кредиты;
- займы;
- другие обязательства с продолжительным сроком погашения.
Капитал
- вклады собственников;
- накопленная прибыль;
- непокрытые убытки;
- дополнительные вложения;
- выплаты и изъятия;
- другие компоненты, предусмотренные методикой компании.
На первом этапе не следует создавать слишком детальную форму. Лучше начать с показателей, которые можно подтвердить, а затем расширять структуру по мере развития учёта.
Шаг 4. Подтвердите денежные средства
Первой строкой активов обычно становятся деньги.
Необходимо собрать остатки:
- на банковских счетах;
- в наличных кассах;
- на корпоративных картах;
- в электронных кошельках;
- на депозитах, доступных для использования;
- в других местах хранения средств.
Каждый остаток должен подтверждаться документом или ответственным лицом.
Банковские суммы сверяются с выписками, наличные — с результатами пересчёта кассы. Если учётная сумма отличается от фактической, необходимо найти пропущенные, ошибочные или задвоенные операции.
Переводы между собственными счетами не должны увеличивать общую сумму денег. При переводе 200 000 из одной кассы в другую общий актив компании остаётся прежним — меняется только место хранения.
В KESHER.PRO страницы «Касса» и «История кассы» позволяют контролировать остатки и их изменение по отдельным кассам. Финансовые операции можно вводить вручную или загружать из банковских и кассовых документов, выгруженных из 1С в Excel. При импорте система проверяет строки, ошибки и дубли, что помогает повысить качество денежной части баланса.
Шаг 5. Соберите дебиторскую задолженность
Дебиторская задолженность показывает, какие суммы должны компании клиенты, сотрудники, поставщики и другие лица.
Для каждой задолженности необходимо указать:
- должника;
- основание возникновения;
- первоначальную сумму;
- оставшуюся сумму;
- дату возникновения;
- установленный срок оплаты;
- ожидаемую дату получения денег;
- наличие просрочки;
- вероятность взыскания.
Пример реестра:
| Должник | Основание | Сумма | Срок оплаты | Статус |
|---|---|---|---|---|
| Клиент А | Продажа с отсрочкой | 500 000 | 15 февраля | Срок не наступил |
| Клиент Б | Оказанные услуги | 300 000 | 20 января | Просрочено |
| Поставщик В | Выданный аванс | 200 000 | Поставка 10 февраля | Ожидается поставка |
В баланс включается не сумма всех когда-либо выставленных документов, а непогашенный остаток на отчётную дату.
Просроченную задолженность нельзя автоматически считать полностью возвратной. Если получение денег вызывает сомнения, необходимо применить внутренние правила оценки и отдельно показать проблемную часть.
Шаг 6. Определите стоимость запасов
Следующий этап — сбор данных о товарах, материалах, готовой продукции и других запасах.
Для подтверждения запасов используются:
- складские регистры;
- данные инвентаризации;
- документы о поступлении и списании;
- производственные отчёты;
- сведения о незавершённом производстве;
- данные о перемещениях между складами и филиалами.
Необходимо проверить:
- существует ли запас фактически;
- принадлежит ли он компании;
- не был ли он уже продан или списан;
- правильно ли определено количество;
- по какой стоимости он учитывается;
- нет ли испорченных и неликвидных позиций;
- не отражён ли один товар на нескольких складах одновременно.
Если фактическое количество отличается от учётного, в баланс следует включать подтверждённый остаток, а расхождение необходимо объяснить и отразить по правилам компании.
Нельзя оценивать все запасы по предполагаемой цене продажи, если такая методика не утверждена. В большинстве управленческих систем для них выбирают последовательный и проверяемый способ оценки, связанный с затратами на приобретение или производство.
Шаг 7. Учтите выданные и полученные авансы
Авансы требуют отдельного внимания, потому что их часто ошибочно смешивают с доходами и расходами.
Выданный поставщику аванс обычно означает, что деньги уже выплачены, но товар или услуга ещё не получены. До исполнения поставки такая сумма может отражаться как актив.
Полученный от клиента аванс означает, что деньги уже поступили, но компания ещё должна передать товар или выполнить работу. До исполнения обязательства такая сумма может отражаться в обязательствах.
Пример:
- компания перечислила поставщику 400 000 за оборудование, которое будет доставлено через месяц;
- клиент внёс 600 000 за услуги, которые будут оказаны в следующем квартале.
В управленческом балансе на отчётную дату могут появиться:
- актив «Выданные авансы» — 400 000;
- обязательство «Полученные авансы» — 600 000.
При этом сами денежные операции уже попадут в ОДДС.
Шаг 8. Соберите данные о внеоборотных активах
К внеоборотным активам могут относиться оборудование, транспорт, недвижимость, программное обеспечение и другие ресурсы, используемые длительное время.
Для каждого объекта желательно вести отдельный реестр:
| Объект | Дата приобретения | Первоначальная стоимость | Накопленная амортизация | Остаточная стоимость |
|---|---|---|---|---|
| Производственное оборудование | 10 марта | 2 000 000 | 500 000 | 1 500 000 |
| Автомобиль | 5 июня | 1 200 000 | 300 000 | 900 000 |
Необходимо проверить:
- существует ли объект;
- принадлежит ли он компании;
- используется ли он в деятельности;
- не был ли продан или списан;
- правильно ли определена первоначальная стоимость;
- начислена ли амортизация;
- не потерял ли актив существенную часть стоимости;
- не включены ли личные активы собственника.
Если компания раньше не вела реестр, необходимо провести инвентаризацию и установить обоснованную начальную оценку. Методика должна быть зафиксирована, чтобы не менять стоимость произвольно в каждом периоде.
Шаг 9. Соберите кредиторскую задолженность
Кредиторская задолженность показывает суммы, которые компания должна поставщикам, подрядчикам и другим лицам.
Для каждой позиции необходимо зафиксировать:
- кредитора;
- основание долга;
- сумму;
- дату возникновения;
- срок оплаты;
- наличие просрочки;
- ответственного сотрудника;
- согласованный график погашения.
Пример:
| Кредитор | Основание | Сумма | Срок оплаты | Статус |
|---|---|---|---|---|
| Поставщик А | Полученные товары | 700 000 | 10 февраля | Срок не наступил |
| Подрядчик Б | Выполненные работы | 250 000 | 25 января | Просрочено |
| Арендодатель | Аренда помещения | 300 000 | 5 февраля | К оплате |
В баланс включается вся подтверждённая задолженность, даже если срок оплаты ещё не наступил.
Не следует учитывать только выставленные счета. Обязательство может уже существовать, хотя документ ещё не получен. Например, сотрудники отработали месяц, но заработная плата будет начислена и выплачена позже.
Шаг 10. Учтите обязательства перед сотрудниками и государством
Отдельно необходимо собрать:
- начисленную заработную плату;
- премии и другие выплаты сотрудникам;
- налоги и обязательные платежи;
- удержания;
- отпускные и иные обязательства, если они учитываются методикой;
- просроченные обязательства;
- суммы, срок уплаты которых ещё не наступил.
Одна из распространённых ошибок — считать деньги на счёте свободными, не учитывая начисленные обязательные выплаты.
Например, на банковском счёте находится 2 000 000. При этом компания должна выплатить сотрудникам 900 000 и перечислить обязательные платежи 400 000. Доступный запас существенно меньше банковского остатка.
В балансе деньги отражаются в активах, а предстоящие обязательные выплаты — в обязательствах. Благодаря этому руководитель видит обе стороны.
Шаг 11. Учтите кредиты и займы
По каждому кредиту или займу необходимо определить:
- первоначальную сумму;
- непогашенный остаток;
- текущую часть долга;
- долгосрочную часть;
- дату следующего платежа;
- график погашения;
- начисленные проценты;
- просроченные суммы;
- кредитора.
Основная сумма долга и проценты имеют разный экономический смысл.
Погашение основной суммы уменьшает деньги и обязательства, но не является расходом ОПиУ. Проценты могут учитываться как расход в соответствии с принятой методикой.
Если часть долгосрочного кредита должна быть погашена в ближайшем периоде, её полезно перенести в краткосрочные обязательства. Это позволяет объективнее оценить ближайшую нагрузку на ликвидность.
В KESHER.PRO получение кредита и погашение основной суммы можно отделять от операционных доходов и расходов через финансовый денежный поток. Благодаря этому заёмные поступления не смешиваются с выручкой, а возврат долга — с расходами основной деятельности.
Шаг 12. Рассчитайте собственный капитал
После подтверждения активов и обязательств можно определить капитал:
Капитал = Активы - Обязательства
Однако для качественного управленческого отчёта недостаточно одной итоговой строки. Капитал полезно разделить на компоненты:
- первоначальные вклады собственников;
- дополнительные вложения;
- накопленную прибыль;
- непокрытые убытки;
- выплаты собственникам;
- другие изменения капитала.
Упрощённая связь между периодами выглядит так:
Капитал на конец периода = Капитал на начало периода + Прибыль + Вклады собственников - Выплаты собственникам
Дополнительно на капитал могут влиять исправления прошлых ошибок, изменение оценки активов и другие операции, предусмотренные методикой.
Если рассчитанный капитал невозможно связать с прошлым балансом, прибылью и операциями собственников, необходимо проверить полноту исходных данных.
Шаг 13. Составьте предварительный баланс
После сбора информации данные объединяются в единую форму.
Пример предварительного управленческого баланса:
Активы
| Статья | Сумма |
|---|---|
| Деньги | 1 500 000 |
| Дебиторская задолженность | 1 200 000 |
| Выданные авансы | 300 000 |
| Запасы | 2 000 000 |
| Оборудование | 3 000 000 |
| Итого активы | 8 000 000 |
Обязательства
| Статья | Сумма |
|---|---|
| Задолженность перед поставщиками | 1 100 000 |
| Полученные авансы | 500 000 |
| Обязательства перед сотрудниками и государством | 400 000 |
| Краткосрочные кредиты | 600 000 |
| Долгосрочные кредиты | 1 400 000 |
| Итого обязательства | 4 000 000 |
Капитал
| Статья | Сумма |
|---|---|
| Вклады собственников | 2 500 000 |
| Накопленная прибыль | 1 500 000 |
| Итого капитал | 4 000 000 |
Проверка:
8 000 000 = 4 000 000 + 4 000 000
Баланс сошёлся, но работа ещё не завершена. Необходимо проверить содержание каждой строки и связь с другими отчётами.
Шаг 14. Проверьте балансовое равенство
Разница рассчитывается по формуле:
Разница = Активы - Обязательства - Капитал
В правильно сформированном отчёте результат должен равняться нулю.
Если баланс не сходится, не следует добавлять искусственную строку «Расхождение» и считать работу законченной. Такая строка может использоваться только как временный технический показатель в процессе поиска ошибки.
Чаще всего причиной являются:
- пропущенный актив;
- неучтённое обязательство;
- неправильно рассчитанный капитал;
- двойное отражение операции;
- ошибка знака;
- несогласованные остатки на начало периода;
- неполное отражение вкладов и выплат собственников;
- различия в валютных курсах;
- неустранённые внутригрупповые операции;
- использование данных на разные даты.
Поиск удобно начинать с суммы расхождения. Если она совпадает с конкретной операцией, остатком счёта или задолженностью, источник ошибки обычно находится быстрее.
Шаг 15. Сверьте баланс с ОПиУ
Прибыль или убыток за период должны объяснять изменение накопленного финансового результата в капитале.
Упрощённая проверка выглядит так:
Накопленная прибыль на конец = Накопленная прибыль на начало + Прибыль периода - Распределённая прибыль
Если показатели не совпадают, необходимо проверить:
- все ли доходы и расходы отражены;
- не были ли операции собственников ошибочно включены в ОПиУ;
- учтены ли выплаты собственникам;
- не изменялись ли данные прошлых периодов;
- правильно ли отражены списания активов;
- совпадает ли период отчётов.
В KESHER.PRO ОПиУ показывает прибыль, накопленную прибыль и структуру доходов и расходов по категориям. Режимы «Факт», «План» и «Бюджет» необходимо использовать последовательно: фактический баланс следует сверять с фактическим ОПиУ, а не с плановыми показателями.
Шаг 16. Сверьте баланс с ОДДС
Конечный денежный остаток из ОДДС должен совпадать с суммой денег в управленческом балансе при одинаковом периметре и на одну дату.
Проверка выглядит так:
Деньги на начало + Чистый денежный поток = Деньги на конец
Если сумма не совпадает, возможны следующие причины:
- пропущены денежные операции;
- перевод между собственными кассами учтён как внешний поток;
- одна операция отражена дважды;
- используются разные даты;
- в одном отчёте отсутствует отдельная касса;
- различаются валютные курсы;
- ОДДС и баланс сформированы по разному составу компаний.
В KESHER.PRO ОДДС разделяет движение денег на операционный, инвестиционный и финансовый потоки. Это помогает не только подтвердить конечный остаток, но и объяснить, за счёт каких операций изменилась денежная строка баланса.
Шаг 17. Исключите внутригрупповые операции
Этот шаг необходим, если баланс составляется по группе компаний.
Нужно исключить:
- взаимную дебиторскую и кредиторскую задолженность;
- внутренние займы;
- переводы денег между компаниями группы;
- внутренние продажи, если они не создают результат для группы;
- другие внутригрупповые операции.
Пример:
- компания А выдала компании Б заём 1 000 000;
- у компании А возникает финансовый актив;
- у компании Б возникает обязательство.
На уровне отдельных компаний обе строки нужны. На уровне группы они взаимно исключаются, поскольку группа не может быть должна самой себе.
Если исключить только одну сторону операции, баланс перестанет сходиться. Поэтому внутригрупповые суммы должны сверяться попарно.
Шаг 18. Проверьте качество каждой статьи
После математической проверки необходимо оценить содержание отчёта.
Для активов следует проверить:
- существуют ли они;
- принадлежат ли компании;
- контролирует ли их бизнес;
- можно ли подтвердить стоимость;
- не утратили ли они полезность;
- не отражены ли они дважды.
Для обязательств необходимо проверить:
- существует ли обязанность;
- правильно ли определена сумма;
- известен ли срок исполнения;
- не пропущены ли начисленные расходы;
- учтены ли просроченные суммы.
Для капитала проверяется связь с вкладами, выплатами собственникам и накопленной прибылью.
Формально сошедшийся баланс может содержать недостоверные данные. Например, давно утраченный товар остаётся в запасах, а забытое обязательство компенсируется завышенным капиталом. Математическое равенство сохранится, но управленческие выводы будут ошибочными.
Как составить первый баланс, если раньше его не было
Первый управленческий баланс обычно требует больше работы, чем последующие.
Необходимо провести начальную инвентаризацию:
- Пересчитать деньги.
- Сверить задолженность клиентов.
- Сверить расчёты с поставщиками.
- Провести инвентаризацию запасов.
- Составить перечень оборудования и других долгосрочных активов.
- Собрать данные по кредитам и займам.
- Определить обязательства перед сотрудниками и государством.
- Зафиксировать вклады и выплаты собственников.
- Рассчитать начальный капитал.
- Проверить балансовое равенство.
При отсутствии достоверных исторических данных не следует придумывать детализацию. Лучше сформировать подтверждённый начальный баланс на текущую дату, описать использованные допущения и с этого момента вести последовательный учёт.
Суммы, которые пока невозможно расшифровать, следует выделить для отдельной проверки, а не скрывать внутри запасов, задолженности или капитала.
Как обновлять баланс в последующих периодах
После формирования первого подтверждённого отчёта следующий баланс строится на основе предыдущего.
Общая логика выглядит так:
Конечный баланс прошлого периода + Операции текущего периода = Конечный баланс текущего периода
Например:
- оплата клиента увеличивает деньги и уменьшает дебиторскую задолженность;
- получение товара с отсрочкой увеличивает запасы и обязательства;
- погашение кредита уменьшает деньги и обязательства;
- покупка оборудования уменьшает деньги и увеличивает внеоборотные активы;
- прибыль увеличивает капитал;
- выплата собственнику уменьшает деньги и капитал.
Такой подход упрощает поиск ошибок. Если баланс прошлого месяца подтверждён, проверять нужно в первую очередь операции и изменения текущего периода.
Как часто составлять управленческий баланс
Для большинства компаний оптимальной является ежемесячная подготовка.
Баланс следует формировать после того, как:
- внесены все операции периода;
- сверены банковские счета и кассы;
- отражены доходы и расходы;
- начислена заработная плата;
- учтены налоги;
- обновлены остатки запасов;
- сверена задолженность;
- начислена амортизация;
- проверены кредиты и займы;
- сформированы ОПиУ и ОДДС.
После этого выполняется закрытие финансового месяца.
Если бизнес быстро меняется или имеет высокую долговую нагрузку, отдельные показатели — деньги, задолженность и ближайшие обязательства — следует контролировать чаще. Но полный баланс имеет смысл формировать только после обновления всех существенных данных.
Какие ошибки встречаются чаще всего
При составлении управленческого баланса часто допускаются следующие ошибки:
- учитываются активы, но пропускаются обязательства;
- банковский остаток считается собственным капиталом;
- кредиты ошибочно относятся к доходам;
- погашение основной суммы кредита включается в расходы;
- авансы клиентов признаются выручкой до выполнения обязательств;
- выданные авансы сразу относятся в расходы;
- запасы оцениваются по неподтверждённой цене продажи;
- дебиторская задолженность не очищается от погашенных сумм;
- не учитывается просроченная кредиторская задолженность;
- личные активы и долги собственников смешиваются с данными бизнеса;
- внутренние расчёты группы не исключаются;
- отчёты формируются на разные даты;
- капитал используется как строка для скрытия необъяснимого расхождения;
- математическое равенство принимается за доказательство достоверности.
Большинство этих ошибок возникает из-за отсутствия единой методики и разрозненных источников данных.
Как организовать подготовку баланса в KESHER.PRO
Для составления управленческого баланса требуется информация не только о деньгах, но и о задолженности, запасах, долгосрочных активах и капитале. Поэтому часть данных может поступать из складской системы, реестров имущества, договоров и других источников.
В KESHER.PRO можно систематизировать финансовую часть исходных данных: кассы, поступления, выплаты, ОПиУ, ОДДС, планы и бюджеты. Единая иерархия статей управленческого учёта помогает одинаково классифицировать операции, а разрезы по филиалу, компании и группе компаний — сохранять правильные границы отчётности.
Система не отменяет инвентаризацию запасов, сверку задолженности и учёт имущества. Её задача в этом процессе — объединить финансовые операции и связанные отчёты, сократить ручную обработку данных и упростить сверку прибыли, денежных потоков и денежных остатков.
Перелинковка
Перед составлением рекомендуется разобраться, что такое управленческий баланс.
Также необходимо понимать, что показывает управленческий баланс.
Для правильного формирования отчёта полезно изучить три основных финансовых отчёта бизнеса.
После подготовки баланса рекомендуется разобраться, чем он отличается от бухгалтерского баланса.
Для комплексного анализа бизнеса необходимо понимать взаимосвязь ОПиУ, ОДДС и управленческого баланса.
После составления отчёта рекомендуется проверить правильность финансовых отчётов.
Следующим этапом является закрытие финансового месяца.
Итоговые данные рекомендуется включать в финансовый отчёт для собственника.
Заключение
Составление управленческого баланса начинается с определения границ и даты отчёта. После этого необходимо подтвердить деньги, задолженность, запасы, внеоборотные активы, кредиты и другие обязательства, а затем рассчитать собственный капитал.
Готовый отчёт должен одновременно проходить три проверки:
- активы равны сумме обязательств и капитала;
- денежный остаток совпадает с ОДДС и подтверждёнными кассами;
- изменение накопленного капитала объясняется прибылью, вкладами и выплатами собственникам.
Качественный управленческий баланс нельзя получить простым добавлением строки, закрывающей математическую разницу. Каждая существенная сумма должна иметь понятное происхождение и подтверждаться исходными данными.
В KESHER.PRO финансовые операции, прибыль, денежные потоки, планы и бюджеты объединяются в одной системе и доступны на уровне филиала, компании и группы компаний. Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как организовать финансовые данные для подготовки управленческой отчётности.