Финансовый учет нескольких компаний и филиалов необходимо строить так, чтобы данные можно было анализировать одновременно на двух уровнях: отдельно по каждой части бизнеса и в целом по всей группе.
Для этого каждой операции сохраняют принадлежность к конкретной компании, филиалу или другому объекту учета, а общие показатели затем объединяют по единым правилам. Если между компаниями группы происходят внутренние расчеты, такие операции учитывают отдельно и корректно исключают при консолидации.
В результате собственник должен иметь возможность ответить не только на вопрос «сколько зарабатывает весь бизнес», но и увидеть, какая компания или филиал формирует прибыль, где находятся деньги, какие подразделения потребляют ресурсы и как финансовые результаты отдельных частей складываются в общую картину.
Почему учет нескольких компаний сложнее учета одного бизнеса
Пока у бизнеса одна компания, один филиал и несколько счетов, финансовая картина относительно проста. Все операции относятся к одной организации, поэтому поступления, выплаты, доходы и расходы можно анализировать в едином контуре.
При развитии бизнеса структура усложняется.
Например, у собственника могут одновременно работать:
- несколько юридических лиц;
- головная компания и филиалы;
- отдельные торговые точки;
- несколько направлений деятельности;
- проекты с самостоятельными бюджетами;
- подразделения, отвечающие за разные финансовые результаты.
В такой структуре недостаточно просто собрать все операции в одну таблицу. Если объединить данные без аналитических признаков, станет невозможно определить, где именно возник доход или расход и какая часть бизнеса отвечает за полученный результат.
Обратная крайность — вести каждую компанию полностью изолированно. Тогда показатели отдельных организаций будут понятны, но собственнику придется вручную собирать общую картину бизнеса.
Правильная организация учета решает обе задачи одновременно: сохраняет детализацию и позволяет получать сводные показатели.
Сначала необходимо определить финансовую структуру
До настройки отчетов и распределения операций необходимо определить, какие части бизнеса должны рассматриваться как самостоятельные объекты анализа.
Это и есть основа финансовой структуры.
Финансовая структура компании показывает, как бизнес разделен с точки зрения управления деньгами, доходами, расходами, прибылью и ответственностью за финансовый результат.
Она не обязательно полностью совпадает с юридической или организационной структурой.
Например, одна компания может иметь три филиала. Юридически это один бизнес, но для управленческого анализа собственнику могут быть нужны четыре уровня информации:
- каждый филиал отдельно;
- головное подразделение отдельно;
- компания целиком;
- группа компаний, если это юридическое лицо входит в более крупную структуру.
Поэтому финансовый учет следует проектировать исходя не только из того, кому юридически принадлежит операция, но и из того, в каком разрезе руководству необходимо видеть результат.
Какие уровни учета обычно необходимо разделять
Универсальной финансовой структуры для всех компаний не существует. Она зависит от устройства конкретного бизнеса и задач руководства.
Чаще всего используются несколько уровней.
| Уровень | Что позволяет анализировать |
|---|---|
| Группа компаний | Общий финансовый результат всего бизнеса |
| Юридическое лицо | Показатели отдельной компании |
| Филиал | Результат конкретного подразделения или точки |
| Направление | Экономику отдельного вида деятельности |
| Проект | Доходы, расходы и результат проекта |
| Центр ответственности | Показатели, за которые отвечает конкретный руководитель |
Не нужно создавать максимальную детализацию только потому, что технически это возможно. Каждый дополнительный разрез усложняет ввод данных, распределение операций и контроль качества учета.
Полезный разрез отвечает на конкретный управленческий вопрос.
Если собственник регулярно спрашивает, какой из пяти филиалов приносит прибыль, филиал должен быть самостоятельной аналитикой. Если отдельное деление административного отдела ни на одно решение не влияет, создавать для него дополнительный уровень финансового учета может быть бессмысленно.
Как построить финансовую структуру бизнеса
На практике работу лучше начинать не со справочников в программе, а со схемы самого бизнеса.
Необходимо определить:
- какие юридические лица входят в группу;
- какие филиалы относятся к каждой компании;
- какие направления необходимо анализировать отдельно;
- где формируются доходы;
- где возникают расходы;
- какие руководители отвечают за финансовые результаты;
- какие показатели собственнику нужны отдельно, а какие — только в сводном виде.
После этого можно построить финансовую структуру бизнеса и уже на ее основе организовывать учет.
Например, группа состоит из двух компаний. Первая управляет тремя торговыми филиалами, вторая занимается оптовыми продажами.
Структура может выглядеть так:
Группа компаний ├── Компания 1 │ ├── Филиал 1 │ ├── Филиал 2 │ └── Филиал 3 └── Компания 2 └── Оптовое направление
Почему данные разных компаний нельзя просто складывать
Когда у собственника несколько юридических лиц, естественным кажется сложить их выручку, расходы, прибыль и остатки денег. Для части показателей такой подход действительно дает полезную ориентировочную картину, но полноценной консолидацией он не является.
Причина — операции внутри самой группы.
Предположим, компания А оказывает компании Б услугу на 1 000 000. В отдельной отчетности компании А появляется доход, а у компании Б — расход.
Если просто сложить отчеты двух компаний, внутренний оборот попадет в общие показатели группы, хотя для бизнеса в целом никакой продажи внешнему клиенту не произошло.
Та же проблема возникает при:
- продаже товаров между своими компаниями;
- внутренних займах;
- переводах денежных средств;
- оплате расходов одной компании за другую;
- начислении внутренних услуг;
- взаиморасчетах между юридическими лицами.
Поэтому многокомпанейный учет состоит из двух связанных задач: сначала необходимо корректно вести каждую компанию отдельно, а затем правильно объединять их показатели.
Что такое консолидированный управленческий учет
Консолидированный управленческий учет позволяет рассматривать несколько юридических лиц как единый бизнес.
При этом исходная отчетность отдельных компаний не исчезает. Собственнику нужны оба уровня:
Отдельный уровень показывает финансовое положение и результат каждого юридического лица.
Консолидированный уровень показывает, что происходит со всем бизнесом после объединения данных и необходимых корректировок.
Допустим, группа состоит из трех компаний:
| Компания | Выручка от внешних клиентов | Внутригрупповая выручка |
|---|---|---|
| Компания А | 12 000 000 | 2 000 000 |
| Компания Б | 8 000 000 | 0 |
| Компания В | 5 000 000 | 1 000 000 |
| Итого в отдельных отчетах | 25 000 000 | 3 000 000 |
Если 3 000 000 внутригрупповой выручки возникли исключительно из операций между этими компаниями, считать их дополнительной выручкой группы от внешнего рынка нельзя.
Для собственника принципиально различать оборот отдельных юридических лиц и экономический результат всей группы.
Как объединить данные нескольких юридических лиц
Для получения общей картины данные компаний должны быть сопоставимы.
Если одна организация относит определенную операцию к одной статье учета, а другая — к совершенно другой, механическое объединение отчетов даст искаженную структуру доходов и расходов.
Поэтому перед консолидацией необходимо определить единые правила:
- какие статьи управленческого учета используются;
- какие периоды сравниваются;
- как классифицируются одинаковые операции;
- какие аналитики являются общими для группы;
- как обозначаются операции между связанными компаниями;
- какие показатели необходимо исключать при формировании сводной отчетности.
Сам процесс подробно разобран в статье «Как объединить данные нескольких юридических лиц».
Особенно важна единая методология. Если компании используют разные подходы к признанию доходов и расходов, одна и та же хозяйственная ситуация может отражаться в разных периодах или разных частях отчетности. В результате формально собранный консолидированный отчет будет выглядеть точным, но управленческие выводы на его основе окажутся ненадежными.
Как работать с компаниями на разных налоговых режимах
Наличие разных налоговых режимов само по себе не мешает управленческой консолидации.
Налоговый учет и управленческий финансовый учет решают разные задачи. Для собственника важно получить экономическую картину группы, даже если юридические лица внутри нее работают по разным правилам налогообложения.
При этом нельзя терять детализацию исходных данных. Налоговые обязательства должны оставаться привязанными к соответствующим компаниям, а сводная управленческая отчетность — формироваться по единым правилам группы.
Например, в KESHER.PRO в одной группе могут находиться компании с разными налоговыми режимами. Данные сохраняются в разрезе конкретных филиалов и компаний, а сводные отчеты позволяют анализировать группу целиком. Это дает возможность не смешивать особенности отдельных юридических лиц и одновременно видеть общий финансовый результат бизнеса.
Почему внутригрупповые операции необходимо выделять отдельно
Любая операция между компаниями одной группы одновременно имеет две стороны.
Для одной компании это может быть поступление, доход или дебиторская задолженность. Для другой — выплата, расход или кредиторская задолженность.
На уровне отдельных юридических лиц эти записи нужны: без них невозможно корректно показать финансовое положение каждой компании.
Но при переходе на уровень группы экономический смысл меняется.
Если одна компания передала деньги другой, группа в целом не получила новых денег и не потеряла их. Средства только переместились внутри структуры.
Если одна компания продала другой товар, такая операция может быть необходима для учета каждой стороны, но сама по себе она еще не означает, что группа заработала соответствующую сумму на внешнем рынке.
Поэтому внутригрупповые операции необходимо учитывать отдельно, сохраняя возможность определить обе стороны каждой такой операции.
Какие внутригрупповые операции встречаются чаще всего
Состав внутренних операций зависит от устройства бизнеса. На практике чаще всего приходится работать со следующими ситуациями:
| Операция | Что происходит внутри группы |
|---|---|
| Перевод денег | Средства переходят от одной компании к другой |
| Заем | Одна компания финансирует другую |
| Продажа товара | Возникают внутренние обороты между компаниями |
| Оказание услуги | У одной стороны появляется доход, у другой расход |
| Оплата за другую компанию | Возникают взаиморасчеты между участниками группы |
| Возврат средств | Изменяется внутренняя задолженность или финансирование |
Ошибка возникает, когда такие операции невозможно отличить от расчетов с внешними контрагентами.
Например, обычный банковский перевод на счет другой компании группы без соответствующего признака может попасть в отчет как внешняя выплата. В другой компании то же перемещение денег будет выглядеть как внешнее поступление.
На уровне группы одна операция в таком случае искусственно увеличит и поступления, и выплаты.
Поэтому принадлежность контрагента к группе должна определяться последовательно, а внутренние операции — сохранять связь между своими сторонами.
Почему внутригрупповые обороты исключаются при консолидации
Консолидированная отчетность должна показывать группу так, как если бы собственник смотрел на нее как на единый экономический объект.
Из этого следует основной принцип: внутреннее движение не должно создавать для группы искусственный внешний результат.
Если компания А перечислила компании Б 5 000 000, в отдельных отчетах обе операции сохраняются. Но для группы в целом деньги просто переместились из одного места хранения в другое.
Если компания А начислила компании Б внутреннюю услугу на 700 000, в индивидуальных отчетах у сторон могут появиться соответствующие показатели. При консолидации нельзя считать, что группа получила дополнительные 700 000 дохода от внешнего клиента.
Именно поэтому необходимо исключать внутригрупповые обороты при консолидации.
Такое исключение не означает удаления исходных операций. Они остаются в учете соответствующих компаний. Корректировка выполняется именно при построении консолидированного представления.
Почему нельзя исключать все операции между своими компаниями механически
Сам факт того, что две стороны входят в одну группу, еще не означает, что любую связанную с ними сумму можно просто убрать из всех отчетов.
Необходимо понимать экономический смысл операции и то, какой отчет формируется.
Например, перевод денег между компаниями группы влияет на остаток денег каждой организации, но не изменяет общий объем денежных средств группы. Внутренняя реализация может влиять на индивидуальные результаты сторон, однако при консолидации соответствующие внутренние обороты требуют корректировки.
Поэтому правило «найти все операции между своими компаниями и удалить» неверно.
Исходные записи должны сохраняться. Меняется не история операций, а способ их представления на соответствующем уровне отчетности.
Какие отчеты нужны собственнику группы компаний
Финансовый учет нескольких компаний и филиалов имеет смысл только тогда, когда из него можно получить понятную управленческую картину.
На практике собственнику недостаточно одного сводного отчета. Если видеть только группу целиком, можно не заметить, что сильный результат одной компании компенсирует убыток другой. Если смотреть исключительно на отдельные юридические лица и филиалы, теряется понимание бизнеса как единого целого.
Поэтому отчетность должна позволять последовательно менять уровень анализа:
филиал → компания → группа компаний.
Например, собственник видит, что группа получила прибыль 18 000 000. Сама по себе эта цифра выглядит положительно. Но после детализации может оказаться, что одна компания заработала 15 000 000, вторая — 7 000 000, а третья получила убыток 4 000 000.
Сводный результат отвечает на вопрос о состоянии группы. Детализация показывает, за счет чего этот результат сформировался.
Как сравнивать филиалы между собой
При наличии нескольких филиалов возникает соблазн сравнивать их только по выручке или прибыли. Такой анализ может дать неправильное представление об эффективности.
Два филиала способны получать одинаковую прибыль при совершенно разной экономике. Один имеет высокую выручку и значительные расходы, другой работает в меньшем масштабе, но эффективнее использует ресурсы.
Поэтому при сравнении обычно рассматривают совокупность показателей:
- доходы и выручку;
- себестоимость;
- операционные расходы;
- прибыль;
- рентабельность;
- движение и остатки денежных средств;
- выполнение финансового плана;
- динамику показателей за сопоставимые периоды.
Необходимо учитывать и объективные различия между филиалами. Новая точка, работающая третий месяц, и зрелый филиал с устойчивой клиентской базой находятся в разных условиях. Простое ранжирование по абсолютной прибыли не объясняет этих различий.
Задача финансового учета — предоставить сопоставимые данные. Управленческое решение принимается уже с учетом причин, стоящих за цифрами.
Что делать с общими расходами
В группе компаний и сети филиалов регулярно возникают расходы, которые невозможно напрямую отнести только к одному объекту.
Например:
- работа центрального офиса;
- общая реклама;
- корпоративное программное обеспечение;
- услуги финансового подразделения;
- расходы на руководство;
- единая инфраструктура.
Если все такие расходы оставить на головной компании, отдельные филиалы могут выглядеть прибыльнее, чем они являются с точки зрения бизнеса в целом.
Но и произвольное распределение общей суммы поровну не решает проблему.
Для управленческого анализа необходимо заранее определить экономически обоснованную базу распределения. В зависимости от характера расхода ею может быть выручка, численность сотрудников, площадь, количество операций или другой показатель, действительно связанный с возникновением затрат.
При этом прямые расходы лучше сразу относить туда, где они возникли. Чем больше затрат можно корректно идентифицировать на уровне первичной операции, тем меньше искусственных распределений потребуется позднее.
Как сохранить единую методологию учета
Одна из главных проблем растущего бизнеса появляется не из-за количества компаний, а из-за разных правил учета внутри них.
Например, три филиала могут по-разному классифицировать один и тот же расход:
- первый относит его к маркетингу;
- второй — к коммерческим расходам;
- третий — к прочим расходам.
На уровне каждого филиала цифры формально существуют, но сравнивать их уже трудно.
Поэтому для всей финансовой структуры желательно установить единые правила:
- общий справочник основных статей управленческого учета;
- единые определения показателей;
- одинаковые принципы признания операций;
- понятные правила распределения общих расходов;
- единый порядок работы с внутренними операциями;
- одинаковые требования к закрытию отчетного периода.
При этом единая методология не означает, что все компании обязаны иметь абсолютно одинаковую структуру статей. У разных видов деятельности могут существовать специфические доходы и расходы.
Общими должны быть прежде всего логика классификации и правила формирования сопоставимых показателей.
Какие ошибки чаще всего искажают общую картину
Первая распространенная ошибка — смешивать все операции группы без указания компании и филиала. Общий финансовый результат получить можно, но объяснить его происхождение становится сложно.
Вторая — полностью изолировать учет каждого юридического лица. Тогда собственник видит несколько самостоятельных наборов отчетов и вынужден вручную определять состояние бизнеса в целом.
Третья — использовать разные статьи и правила классификации для одинаковых операций. Это делает сравнение подразделений ненадежным.
Четвертая — воспринимать внутригрупповые операции как обычные внешние сделки. В результате внутренние перемещения увеличивают обороты группы и искажают отчетность.
Пятая — корректировать исходные операции ради получения красивой консолидации. Первичные данные отдельных компаний должны сохраняться. Исключения и другие необходимые корректировки выполняются на уровне сводной отчетности.
Шестая — создавать слишком подробную финансовую структуру. Если операция требует заполнения большого количества аналитик, которыми затем никто не пользуется, учет становится трудоемким, а вероятность ошибок возрастает.
Как проверить, правильно ли организован учет
Хорошо построенная система должна позволять без ручной пересборки данных ответить на несколько вопросов:
- Сколько заработала каждая компания?
- Какой финансовый результат показывает каждый филиал?
- Где находятся денежные средства группы?
- Какие подразделения формируют основную прибыль?
- Какие расходы относятся непосредственно к конкретным объектам?
- Какие операции происходят между компаниями группы?
- Как выглядит финансовый результат после исключения внутренних оборотов?
- Как изменяются показатели при переходе от филиала к компании и затем ко всей группе?
Если для ответа приходится выгружать несколько файлов, вручную сопоставлять статьи и устранять внутренние обороты непосредственно в итоговой таблице, учет формально ведется, но единая финансовая система еще не построена.
Перелинковка
Перед организацией многокомпанейного учета рекомендуется разобраться, что представляет собой финансовая структура компании. Она определяет, в каких разрезах будут собираться и анализироваться финансовые показатели.
Следующий этап — построить финансовую структуру бизнеса с учетом юридических лиц, филиалов и реальных зон управленческой ответственности.
Основными элементами такой структуры могут выступать центры финансовой ответственности, позволяющие связать показатели с теми подразделениями и руководителями, которые на них влияют.
Если бизнес состоит из нескольких территориальных или самостоятельных подразделений, необходимо отдельно организовать финансовый учет по филиалам.
Для структуры с несколькими юридическими лицами требуется консолидированный управленческий учет, который позволяет анализировать группу как единый бизнес, сохраняя при этом отчетность отдельных компаний.
Чтобы сформировать такую отчетность, необходимо корректно объединить данные нескольких юридических лиц.
Отдельного внимания требуют внутригрупповые операции, поскольку их экономический смысл различается на уровне отдельной компании и всей группы.
При подготовке сводных показателей необходимо правильно исключить внутригрупповые обороты при консолидации, не удаляя при этом исходные операции из учета отдельных юридических лиц.
Заключение
Финансовый учет нескольких компаний и филиалов строится по принципу сохранения детализации с возможностью последующей консолидации.
Каждая операция должна иметь понятную принадлежность к конкретной части бизнеса. Филиалы и юридические лица анализируются отдельно, но одновременно входят в показатели вышестоящего уровня. Для группы компаний дополнительно требуется выделять внутренние операции и корректно исключать соответствующие обороты из консолидированной отчетности.
Такой подход позволяет собственнику видеть не набор разрозненных организаций, а финансовую модель всего бизнеса: от конкретного филиала до общей группы.
Например, в KESHER.PRO финансовые данные можно анализировать в разрезах филиала, компании и группы компаний. В одной группе могут находиться компании с разными налоговыми режимами, при этом сводная отчетность позволяет получать общую управленческую картину без потери детализации отдельных частей бизнеса.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как многоуровневый финансовый учет может быть организован на практике.