Вести управленческий учет в Excel можно, если компания небольшая, количество операций остается относительно невысоким, а данные вводит ограниченное число сотрудников.
Для этого необходимо создать единую систему таблиц, регулярно отражать все хозяйственные операции, контролировать движение денежных средств, доходы, расходы, задолженность и формировать управленческие отчеты.
Однако по мере роста бизнеса Excel начинает требовать все больше ручной работы, увеличивается вероятность ошибок, а подготовка отчетов занимает все больше времени. В этом случае обычно переходят на специализированные системы управленческого учета.
Когда Excel действительно подходит
Excel остается одним из самых популярных инструментов для начала управленческого учета.
Главная причина проста — программа знакома большинству пользователей, не требует сложного внедрения и позволяет быстро создать собственую систему учета.
Чаще всего Excel подходит в следующих случаях:
- компания только начинает вести управленческий учет;
- собственник самостоятельно контролирует финансы;
- операций пока немного;
- в работе участвует небольшое количество сотрудников;
- нет необходимости в совместной работе десятков пользователей;
- большинство расчетов можно выполнять вручную.
Если объем информации остается небольшим, Excel способен достаточно эффективно решать задачи управленческого учета.
Перед началом работы полезно разобраться, что представляет собой сам управленческий учет и какие данные должны входить в его состав. Это поможет сразу построить систему правильно, а не переделывать ее по мере роста компании.
С чего начать ведение управленческого учета
Главная ошибка — создавать множество отдельных таблиц без общей структуры.
В результате одна информация хранится в нескольких файлах, показатели начинают расходиться, а подготовка отчетов превращается в постоянную сверку данных.
Гораздо эффективнее сначала определить, какие данные необходимо учитывать, а затем уже создавать таблицы.
В большинстве компаний управленческий учет начинается со следующих направлений:
- движение денежных средств;
- доходы;
- расходы;
- дебиторская задолженность;
- кредиторская задолженность;
- обязательные платежи;
- управленческая отчетность.
Если финансовый учет изначально организован неправильно, даже самые сложные Excel-файлы не смогут обеспечить достоверную аналитику. Поэтому сначала рекомендуется выстроить саму систему учета, а затем переносить ее в электронные таблицы. Подробнее этот вопрос рассмотрен в статье Как организовать финансовый учет в компании?.
Какие таблицы обычно создают в Excel
У каждой компании структура может отличаться, однако чаще всего используются несколько взаимосвязанных таблиц.
Например:
- справочник контрагентов;
- журнал денежных операций;
- журнал доходов;
- журнал расходов;
- учет задолженности;
- платежный календарь;
- бюджет;
- сводные финансовые отчеты.
Лучше использовать несколько связанных таблиц, чем пытаться вести весь учет в одном большом файле.
Так проще контролировать данные, находить ошибки и формировать отчеты.
Например, в KESHER.PRO все эти разделы объединены в единую систему. Данные вводятся один раз, после чего автоматически используются при построении отчетов, анализе денежных потоков и расчете финансовых показателей. Благодаря этому снижается количество ручной работы и исключается необходимость переносить информацию между несколькими таблицами.
Как организовать работу с Excel
Даже самый удобный файл быстро превращается в источник ошибок, если отсутствуют единые правила его заполнения.
Чтобы управленческий учет оставался достоверным, желательно придерживаться нескольких принципов.
Во-первых, каждая хозяйственная операция должна отражаться только один раз. Если одну и ту же информацию приходится переносить в несколько таблиц вручную, вероятность ошибок значительно возрастает.
Во-вторых, данные необходимо вносить регулярно. Попытка заполнить Excel сразу за несколько недель или месяцев обычно приводит к пропущенным операциям и неточностям.
В-третьих, следует использовать единые правила заполнения. Например, одинаковые названия статей расходов, единый формат дат, контрагентов и проектов. Это существенно упрощает анализ и построение отчетов.
Наконец, важно регулярно сверять данные между таблицами. Даже небольшая ошибка в одной формуле способна исказить итоговые показатели.
Какие преимущества дает Excel
Несмотря на большое количество специализированных программ, Excel остается востребованным инструментом благодаря своей универсальности.
Его основные преимущества:
- не требует сложного внедрения;
- позволяет самостоятельно настроить структуру учета;
- подходит практически для любого вида бизнеса;
- легко изменяется под новые требования;
- знаком большинству пользователей;
- позволяет быстро создавать собственные отчеты.
Именно поэтому многие компании начинают построение управленческого учета именно с Excel.
Какие недостатки появляются со временем
По мере роста бизнеса преимущества Excel постепенно начинают превращаться в ограничения.
Появляется все больше документов, увеличивается количество сотрудников, расширяется число направлений деятельности, открываются филиалы.
В результате возникают типичные проблемы:
- одновременное редактирование файла несколькими сотрудниками;
- ошибки в формулах;
- случайное удаление данных;
- большое количество связанных таблиц;
- ручной перенос информации между файлами;
- длительная подготовка отчетов;
- сложности с контролем изменений;
- отсутствие автоматического обновления показателей.
Чем больше становится компания, тем больше времени начинает уходить не на анализ бизнеса, а на обслуживание самих Excel-файлов.
Когда Excel перестает справляться
Невозможно назвать точный момент, когда необходимо отказаться от Excel.
Для одной компании его возможностей достаточно несколько лет, а для другой ограничения становятся заметны уже через несколько месяцев.
Обычно о переходе на специализированную систему начинают задумываться, если:
- количество операций быстро растет;
- учет ведут несколько сотрудников;
- появляются филиалы или несколько юридических лиц;
- подготовка отчетов занимает слишком много времени;
- ошибки в формулах возникают регулярно;
- приходится постоянно создавать новые таблицы;
- руководитель перестает получать актуальную информацию в нужный момент.
В подобных ситуациях проблема заключается уже не в Excel, а в том, что объем бизнеса превышает возможности ручного учета.
Например, в KESHER.PRO после ввода финансовой операции данные автоматически попадают во все необходимые отчеты и аналитические показатели. Руководителю больше не требуется переносить информацию между различными таблицами или проверять сложные формулы вручную.
Подробнее о том, когда компании становится необходима специализированная система, рассказано в статье Когда бизнесу необходим управленческий учет?.
Как перейти с Excel на специализированную систему
Большинство компаний не отказываются от Excel сразу.
Обычно переход происходит постепенно.
Сначала управленческий учет ведется в электронных таблицах, затем появляются дополнительные файлы, сотрудники начинают обмениваться разными версиями документов, увеличивается количество ручных операций.
В определенный момент становится очевидно, что дальнейшее развитие учета в Excel требует больше усилий, чем внедрение специализированной системы.
Чтобы переход прошел без лишних сложностей, рекомендуется:
- привести в порядок существующий управленческий учет;
- проверить корректность справочников;
- удалить дублирующиеся данные;
- определить структуру будущего учета;
- перенести остатки и справочники;
- начать вести новые операции уже в новой системе.
Такой подход позволяет избежать накопления старых ошибок и значительно ускоряет внедрение.
Если вы планируете отказаться от Excel, рекомендуем ознакомиться со статьей Как выбрать программу для управленческого учета?.
Excel или специализированная система — что выбрать
Однозначного ответа не существует.
Если компания небольшая, операции немногочисленны, а собственнику достаточно нескольких управленческих отчетов, Excel может оставаться удобным и экономичным инструментом.
Если же бизнес активно развивается, увеличивается количество сотрудников, подразделений и финансовых операций, специализированная система обычно оказывается более эффективным решением.
Подробное сравнение преимуществ и недостатков каждого подхода приведено в статье Что лучше выбрать: Excel или программу финансового учета?.
Заключение
Excel позволяет успешно начать вести управленческий учет и помогает лучше понять финансовые процессы компании. Для небольшого бизнеса этого инструмента нередко оказывается достаточно.
Однако по мере роста компании объем данных увеличивается, возрастает количество ручной работы и риск ошибок. В этот момент все больше времени начинает уходить на сопровождение таблиц вместо анализа бизнеса и принятия управленческих решений.
Современные системы позволяют автоматизировать ввод данных, формирование отчетов и расчет финансовых показателей, освобождая руководителя от рутинных операций.
В KESHER.PRO управленческий учет, финансовые отчеты и аналитика объединены в единой системе. Это позволяет получать актуальную информацию без ручного переноса данных между таблицами. Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как может выглядеть управленческий учет после перехода с Excel.