Управленческий учет стоит внедрять не тогда, когда бизнес становится крупным, а тогда, когда руководителю перестает хватать информации для принятия решений.
Если собственник уже не может быстро ответить, сколько компания действительно зарабатывает, какие направления наиболее прибыльны, хватит ли денег на ближайшие месяцы или почему при хороших продажах постоянно возникает нехватка денежных средств, значит бизнес уже нуждается в управленческом учете.
Чем раньше компания начинает строить такую систему, тем проще избежать финансовых ошибок и обеспечить дальнейший рост.
Почему многие компании начинают слишком поздно
На старте бизнеса большинство предпринимателей контролируют ситуацию самостоятельно.
Все платежи проходят через них, клиентов немного, расходы понятны, а большинство решений принимается интуитивно.
Постепенно компания развивается.
Увеличивается количество сотрудников, появляются новые поставщики, открываются дополнительные направления, возрастает количество операций.
Именно в этот момент руководитель начинает замечать, что полагаться только на память, банковские выписки или бухгалтерскую отчетность уже невозможно.
Информации становится слишком много, но понимания реальной картины бизнеса — наоборот, меньше.
Именно тогда возникает потребность в управленческом учете.
Если вы только знакомитесь с этой темой, сначала рекомендуем разобраться, что представляет собой управленческий учет, чем он отличается от других видов учета и какие задачи помогает решать.
Основные признаки того, что управленческий учет уже необходим
Обычно компании принимают решение о внедрении после появления сразу нескольких характерных признаков.
Например:
- руководитель не знает реальную прибыль компании;
- деньги на счетах есть, но постоянно возникает их нехватка;
- невозможно быстро определить прибыльность отдельных направлений;
- расходы начинают быстро расти без очевидных причин;
- финансовые показатели приходится собирать вручную;
- разные сотрудники называют разные цифры;
- подготовка отчетов занимает несколько дней;
- решения принимаются скорее на основе предположений, чем на основе данных.
Если подобные ситуации возникают регулярно, отсутствие управленческого учета уже начинает напрямую влиять на эффективность управления компанией.
На каком этапе развития бизнеса обычно появляется такая потребность
Управленческий учет не связан с конкретным размером компании.
Два предприятия с одинаковой выручкой могут находиться в совершенно разных ситуациях. Одному достаточно простого учета, другому уже необходима полноценная система анализа.
Чаще всего управленческий учет начинают внедрять, когда:
- количество финансовых операций становится слишком большим для ручного контроля;
- появляется несколько направлений бизнеса;
- открываются новые филиалы;
- увеличивается штат сотрудников;
- появляются постоянные кредиты или инвестиции;
- собственник перестает лично контролировать каждую операцию.
Во всех этих случаях руководителю уже недостаточно знать только остаток денег на расчетном счете. Для принятия решений необходима системная финансовая информация.
Если финансовый учет в компании уже ведется, следующим логичным этапом развития становится внедрение управленческого учета, который позволяет анализировать данные и использовать их для управления бизнесом.
Какие проблемы помогает решить управленческий учет
Главная задача управленческого учета — не просто собирать информацию, а помогать руководителю принимать более качественные решения.
После внедрения становится значительно проще:
- понимать, сколько компания действительно зарабатывает;
- контролировать денежные потоки;
- прогнозировать будущие платежи;
- выявлять убыточные направления;
- анализировать структуру расходов;
- оценивать эффективность подразделений;
- планировать развитие бизнеса;
- снижать вероятность кассовых разрывов.
Например, в KESHER.PRO данные о доходах, расходах, движении денежных средств и финансовых показателях объединяются в единой системе. Руководителю не требуется самостоятельно собирать информацию из разных источников — необходимые показатели формируются автоматически на основании уже внесенных операций.
Можно ли откладывать внедрение
Многие руководители считают, что управленческий учет понадобится позже — когда компания станет значительно больше.
На практике это одна из самых распространенных ошибок.
Чем дольше бизнес работает без управленческого учета, тем сложнее впоследствии разобраться в накопленных данных, восстановить историю операций и выстроить единую систему контроля.
Поэтому начинать лучше тогда, когда процессы еще относительно простые. В этом случае внедрение занимает меньше времени, сотрудники быстрее привыкают к новым правилам работы, а вероятность ошибок значительно ниже.
Если учет пока ведется вручную или в разрозненных таблицах, сначала стоит организовать саму систему финансового учета. Подробные рекомендации приведены в статье Как организовать финансовый учет в компании?.
Нужно ли ждать появления финансовой отчетности
Нет.
Распространено мнение, что сначала необходимо полностью наладить финансовую отчетность, а уже затем переходить к управленческому учету.
На практике эти процессы обычно развиваются параллельно.
Как только компания начинает регулярно получать достоверные финансовые данные, появляется возможность формировать управленческие отчеты, анализировать показатели и использовать их для принятия решений.
Подробнее о составе такой отчетности можно прочитать в статье Какие финансовые отчеты нужны собственнику бизнеса?.
Что потребуется для внедрения
Само по себе решение внедрить управленческий учет еще не гарантирует результат.
Важно заранее определить, какие показатели компания хочет контролировать, кто будет отвечать за внесение данных и какие отчеты необходимы руководителю.
В большинстве случаев внедрение включает несколько этапов:
- анализ текущей системы учета;
- определение целей управленческого учета;
- разработку структуры доходов, расходов и денежных потоков;
- настройку необходимых отчетов;
- обучение сотрудников;
- регулярный контроль качества данных.
Чем понятнее построена система с самого начала, тем проще ей пользоваться в дальнейшем.
Полный порядок внедрения подробно рассмотрен в статье Как внедрить управленческий учет с нуля?.
Когда стоит задуматься об автоматизации
На первых этапах многие компании ведут управленческий учет в электронных таблицах.
Это позволяет понять основные процессы и начать контролировать ключевые показатели без сложного внедрения.
Однако по мере роста бизнеса объем информации увеличивается. Появляется больше операций, сотрудников и направлений деятельности. Подготовка отчетов начинает занимать все больше времени, а вероятность ошибок при ручной обработке данных возрастает.
Именно в этот момент большинство компаний переходят к автоматизации управленческого учета. Она позволяет сократить количество ручных операций, ускорить получение отчетов и обеспечить актуальность данных.
Подробнее об этом можно прочитать в статье Автоматизация финансового учета.
Сколько стоит внедрение управленческого учета
Стоимость внедрения зависит от множества факторов.
На нее влияют масштаб бизнеса, количество пользователей, сложность организационной структуры, необходимость переноса данных, автоматизации процессов и обучения сотрудников.
Поэтому заранее назвать универсальную стоимость невозможно.
Подробный разбор факторов, влияющих на бюджет проекта, приведен в статье Сколько стоит внедрение управленческого учета?.
Как понять, что система внедрена правильно
После запуска управленческого учета важно убедиться, что система действительно помогает принимать решения, а не просто формирует красивые отчеты.
О правильно построенном учете обычно говорят следующие признаки:
- руководитель быстро получает ответы на финансовые вопросы;
- показатели не противоречат друг другу;
- отчеты формируются регулярно и без длительной ручной обработки;
- сотрудники используют единые правила учета;
- финансовые решения принимаются на основании актуальных данных.
Если появляются сомнения в корректности расчетов, структуре отчетов или полноте информации, систему желательно проверить. Для этого проводится аудит управленческого учета.
Подробнее об этом можно узнать в статье Аудит управленческого учета.
Заключение
Внедрять управленческий учет следует не тогда, когда бизнес достигает определенного размера, а тогда, когда руководителю перестает хватать достоверной информации для управления компанией.
Чем раньше появляется прозрачная система учета, тем проще контролировать денежные потоки, оценивать прибыльность бизнеса, прогнозировать финансовое состояние и принимать обоснованные управленческие решения.
В KESHER.PRO управленческий учет объединяется с финансовыми данными, аналитикой и отчетностью в единой системе. Это позволяет руководителю получать актуальную информацию без ручного сбора данных из разных источников. Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как такой подход реализован на практике.