Собственнику бизнеса недостаточно смотреть только на остаток денег на банковском счете или размер прибыли за месяц. Для принятия управленческих решений необходима система финансовых отчетов, которая показывает текущее состояние компании с разных сторон.
Основными отчетами считаются:
- отчет о движении денежных средств (ДДС);
- отчет о прибылях и убытках (ОПиУ);
- управленческий баланс.
Именно сочетание этих отчетов позволяет понять, сколько компания зарабатывает, куда уходят деньги, какие активы она имеет, какие обязательства должна исполнить и насколько устойчиво развивается бизнес.
Почему одного отчета недостаточно
Финансовые отчеты существуют не потому, что этого требует бухгалтерия. Их задача — помочь собственнику принимать правильные управленческие решения.
Но здесь возникает вопрос. Почему нельзя ограничиться одним отчетом?
Многие предприниматели в начале развития бизнеса ориентируются только на один показатель.
Например:
- остаток денег на расчетном счете;
- прибыль за месяц;
- объем продаж;
- размер выручки.
Каждый из этих показателей важен, однако ни один из них не способен показать полную картину.
Представим ситуацию.
Компания получила крупную предоплату от клиента. Денег на счетах стало значительно больше, однако обязательства по поставке товара еще не исполнены. Если смотреть только на остаток денежных средств, может показаться, что финансовое положение улучшилось. На практике же компания лишь получила деньги, которые еще предстоит «отработать».
Обратная ситуация также встречается довольно часто. Компания получила хорошую прибыль, но испытывает нехватку денежных средств из-за большого объема дебиторской задолженности или закупки крупной партии товара.
Поэтому собственнику необходимы сразу несколько взаимосвязанных финансовых отчетов.
Финансовые отчеты являются результатом правильно организованного финансового учета, который обеспечивает полноту и достоверность исходных данных.
Какие отчеты считаются основными
В управленческой практике используется большое количество различных отчетов.
Каждый из них отвечает на разные вопросы.
| Отчет | Главный вопрос |
|---|---|
| Отчет о движении денежных средств | Сколько денег поступило и сколько было потрачено? |
| Отчет о прибылях и убытках | Получает ли компания прибыль? |
| Управленческий баланс | Каким имуществом владеет компания и за счет чего оно сформировано? |
Подробно роль этих документов рассмотрена в отдельной статье о трех основных финансовых отчетах бизнеса.
Основа качественной отчетности — корректно выстроенный управленческий учет, который объединяет все финансовые данные компании в единую систему.
Отчет о движении денежных средств
Отчет о движении денежных средств показывает все поступления и выплаты компании за выбранный период.
Он отвечает на вопросы:
- сколько денег поступило;
- на что были потрачены средства;
- какие направления потребляют больше всего денег;
- хватает ли компании денежных средств для выполнения обязательств;
- существует ли риск кассового разрыва.
Именно этот отчет позволяет контролировать ликвидность бизнеса — способность своевременно оплачивать свои обязательства.
Даже прибыльная компания может столкнуться с серьезными финансовыми трудностями, если денежные поступления и выплаты распределены неравномерно.
Например, в KESHER.PRO движение денежных средств формируется автоматически на основании финансовых операций компании. Руководитель видит не только общую сумму поступлений и выплат, но и их структуру по статьям, компаниям, филиалам и другим аналитическим разрезам, что значительно упрощает ежедневный финансовый контроль.
Отчет о движении денежных средств особенно важен для компаний с большим количеством платежей, несколькими банковскими счетами или несколькими юридическими лицами.
Отчет о прибылях и убытках
Если отчет ДДС показывает движение денег, то отчет о прибылях и убытках отвечает совсем на другой вопрос — насколько эффективно работает бизнес.
В нем отражаются:
- выручка;
- себестоимость;
- валовая прибыль;
- операционные расходы;
- прочие доходы и расходы;
- чистая прибыль.
Этот отчет позволяет понять, действительно ли компания зарабатывает деньги, а не просто располагает временно свободными денежными средствами.
Именно на основании отчета о прибылях и убытках собственник оценивает эффективность бизнеса, отдельных направлений деятельности и управленческих решений.
Управленческий баланс
Третий основной отчет — управленческий баланс.
Он показывает финансовое положение компании на конкретную дату.
Баланс отвечает на вопросы:
- каким имуществом владеет компания;
- сколько денежных средств находится в распоряжении бизнеса;
- сколько товаров находится на складе;
- какую сумму должны покупатели;
- сколько компания должна поставщикам;
- за счет каких источников сформированы активы.
В отличие от ДДС и отчета о прибылях и убытках, баланс показывает не движение за период, а текущее финансовое состояние бизнеса.
Именно поэтому многие собственники начинают анализ месяца с управленческого баланса.
Например, в KESHER.PRO управленческий баланс формируется на основании тех же данных, что и остальные финансовые отчеты. Благодаря этому собственник может быстро перейти от общей картины активов и обязательств к анализу конкретных денежных операций, задолженности или финансового результата без ручной сверки нескольких источников информации.
Почему эти отчеты необходимо анализировать вместе
Каждый финансовый отчет отвечает только на часть вопросов.
Если анализировать их по отдельности, можно сделать ошибочные выводы.
Например:
- ДДС показывает наличие денег, но не прибыльность бизнеса.
- Отчет о прибылях и убытках показывает прибыль, но не наличие свободных денежных средств.
- Баланс показывает финансовое положение компании, но не объясняет причины его изменения.
Только совместный анализ позволяет увидеть реальную картину.
Например, собственник может обнаружить, что:
- прибыль растет;
- денежных средств становится меньше;
- дебиторская задолженность быстро увеличивается.
По отдельности каждый показатель может не вызвать беспокойства. Вместе они указывают на серьезную проблему с возвратом денежных средств от клиентов.
Именно поэтому финансовые отчеты рассматриваются как единая система управленческой информации.
Какие дополнительные отчеты полезны собственнику
Помимо трех основных отчетов многие компании используют дополнительную управленческую отчетность.
В зависимости от специфики бизнеса это могут быть:
- платежный календарь;
- бюджет доходов и расходов;
- бюджет движения денежных средств;
- отчет по дебиторской задолженности;
- отчет по кредиторской задолженности;
- отчет по подразделениям;
- отчет по проектам;
- отчет по рентабельности товаров;
- отчет по исполнению бюджета.
Такие отчеты позволяют глубже анализировать отдельные направления бизнеса и принимать более точные управленческие решения.
Подробный состав подобной отчетности рассмотрен в статье об управленческой отчетности.
Как часто необходимо анализировать отчеты
Периодичность зависит от масштаба бизнеса и скорости изменения финансовой ситуации.
На практике чаще всего используется следующий подход.
| Отчет | Рекомендуемая периодичность |
|---|---|
| Отчет о движении денежных средств | ежедневно или еженедельно |
| Отчет о прибылях и убытках | ежемесячно |
| Управленческий баланс | ежемесячно |
| Бюджеты и план-фактный анализ | ежемесячно |
| Отчеты по задолженности | еженедельно или ежедневно |
Компании с большим количеством операций могут анализировать ключевые показатели ежедневно, тогда как для небольшого бизнеса достаточно ежемесячного анализа.
Например, в KESHER.PRO руководитель может получать актуальные финансовые отчеты в любой момент, не дожидаясь окончания месяца. Это позволяет быстрее замечать изменения денежных потоков, прибыли или задолженности и принимать решения на основе текущих данных, а не событий прошлых периодов.
Какие ошибки чаще всего допускают собственники
Даже при наличии финансовых отчетов ошибки встречаются достаточно часто.
Наиболее распространенные из них:
- анализ только остатка денежных средств;
- контроль только прибыли без оценки денежных потоков;
- отсутствие регулярного анализа баланса;
- принятие решений на основании одного отчета;
- анализ слишком поздно, когда проблемы уже возникли;
- использование устаревших данных.
Большинство подобных ошибок связано не с отсутствием отчетов, а с неправильным использованием информации.
Финансовые отчеты должны регулярно использоваться при принятии управленческих решений, а не составляться исключительно «для галочки».
Какие показатели следует смотреть вместе с финансовыми отчетами
Даже самые подробные финансовые отчеты не отвечают абсолютно на все вопросы собственника.
Для более глубокого анализа их рекомендуется использовать вместе с ключевыми финансовыми показателями бизнеса.
Например, полезно регулярно контролировать:
- рентабельность;
- ликвидность;
- оборачиваемость запасов;
- дебиторскую задолженность;
- кредиторскую задолженность;
- денежный поток;
- размер собственного капитала.
Такие показатели помогают быстрее оценить состояние бизнеса и своевременно заметить негативные тенденции.
Подробнее об этом рассказано в статье о ключевых финансовых показателях бизнеса.
Что необходимо для получения достоверных отчетов
Даже самые информативные отчеты будут бесполезны, если исходные данные содержат ошибки.
Поэтому качество финансовой отчетности напрямую зависит от того, насколько правильно организован финансовый учет в компании.
Для получения достоверных отчетов необходимо:
- своевременно отражать все финансовые операции;
- использовать единые правила учета;
- регулярно проводить сверку данных;
- контролировать корректность классификации доходов и расходов;
- своевременно закрывать финансовые периоды.
Именно поэтому внедрение качественной отчетности всегда начинается с правильной организации финансового учета.
Подробнее этот процесс рассмотрен в статье о построении финансового учета.
Например, в KESHER.PRO все финансовые отчеты формируются на основании единой базы финансовых операций. Это позволяет избежать ситуации, когда разные отчеты содержат противоречивые данные из-за использования нескольких несвязанных источников информации.
Что делать после подготовки отчетов
Получить финансовые отчеты — лишь первый этап работы.
Главная задача собственника заключается в том, чтобы использовать полученную информацию при принятии решений.
После формирования отчетности рекомендуется:
- проверить основные отклонения от предыдущих периодов;
- определить причины изменений;
- оценить влияние этих изменений на бизнес;
- принять необходимые управленческие решения;
- проконтролировать их результат в следующем отчетном периоде.
Такой подход превращает финансовую отчетность из набора цифр в полноценный инструмент управления компанией.
После подготовки отчетов полезно изучить материал о том, как составить финансовый отчет для собственника, а завершением каждого отчетного периода становится закрытие финансового месяца.
Заключение
Собственнику бизнеса недостаточно анализировать только прибыль, остаток денежных средств или объем продаж.
Для объективной оценки состояния компании необходимо регулярно использовать три основных финансовых отчета:
- отчет о движении денежных средств;
- отчет о прибылях и убытках;
- управленческий баланс.
Именно совместный анализ этих документов позволяет понять, насколько эффективно работает бизнес, хватает ли ему денежных средств, как меняется структура активов и обязательств и какие управленческие решения необходимо принять.
Современные системы финансового учета позволяют автоматически формировать взаимосвязанные отчеты и получать актуальную информацию без ручной подготовки множества таблиц.
В KESHER.PRO отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках, управленческий баланс и дополнительная управленческая отчетность объединены в единую систему. Собственник может анализировать финансовое состояние сразу по нескольким компаниям, филиалам и направлениям деятельности, используя согласованные и актуальные данные.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как формируются финансовые отчеты и как они помогают принимать управленческие решения на практике.