Организация финансового учета начинается с построения единой системы регистрации всех денежных операций компании. Необходимо определить источники поступлений и расходов, создать единые правила учета, сформировать справочники, организовать контроль остатков и обеспечить регулярное получение достоверных финансовых данных.
В большинстве компаний процесс выглядит следующим образом:
- определить цели финансового учета;
- зафиксировать все источники движения денег;
- разработать единые статьи доходов и расходов;
- организовать учет денежных средств;
- наладить учет задолженности;
- определить состав финансовых отчетов;
- распределить ответственность между сотрудниками;
- проверить корректность работы системы;
- при необходимости автоматизировать учет.
Финансовый учет должен стать частью ежедневной работы компании. Только тогда руководитель сможет принимать решения на основании актуальных данных, а не приблизительных оценок.
Почему финансовый учет невозможно организовать за один день
Многие предприниматели считают, что финансовый учет появляется сразу после установки новой программы или покупки готовой таблицы.
На практике это не так.
Любая программа лишь фиксирует информацию, которую в нее вводят сотрудники. Если процессы внутри компании не организованы, данные будут неполными или противоречивыми независимо от используемого инструмента.
Поэтому финансовый учет начинается с выстраивания правил работы компании.
Необходимо определить:
- какие операции должны отражаться;
- кто отвечает за их регистрацию;
- когда информация должна попадать в систему;
- каким образом проверяется правильность данных;
- какие отчеты должны получать руководители.
Если эти вопросы не решены заранее, финансовый учет быстро превращается в набор разрозненных документов, не позволяющих увидеть реальное положение дел.
Если вы только знакомитесь с этой темой, сначала полезно разобраться, что такое финансовый учет и какую роль он играет в управлении компанией.
Шаг 1. Определите цель финансового учета
Первый вопрос, на который необходимо ответить, звучит достаточно просто:
Для каких управленческих решений создается финансовый учет?
Если единственная цель — выполнять требования законодательства, достаточно бухгалтерского учета.
Но собственнику бизнеса обычно требуется значительно больше информации.
Например, он хочет понимать:
- сколько денег находится в распоряжении компании;
- сколько компания действительно зарабатывает;
- хватает ли средств для выполнения будущих обязательств;
- какие расходы растут быстрее остальных;
- какие направления бизнеса наиболее прибыльны;
- где появляются финансовые риски.
Именно эти задачи определяют будущую структуру финансового учета.
Очень часто финансовый учет становится основой для последующего внедрения управленческого учета. Несмотря на тесную связь, эти системы решают разные задачи. Подробнее об этом можно прочитать в статье про управленческий учет.
Шаг 2. Определите, какие операции должны учитываться
Следующий этап — определить полный перечень финансовых операций, которые необходимо фиксировать.
В систему должны попадать абсолютно все движения денежных средств независимо от их размера.
Как правило, учитываются:
- поступления от покупателей;
- оплата поставщикам;
- выплаты заработной платы;
- налоги и обязательные платежи;
- аренда;
- коммунальные услуги;
- банковские комиссии;
- проценты по кредитам;
- возвраты денежных средств;
- выдача и возврат займов;
- внутренние переводы между счетами;
- расчеты наличными;
- личные вложения собственников;
- изъятие денежных средств собственниками.
На практике именно пропущенные операции чаще всего становятся причиной недостоверной отчетности.
Например, если собственник регулярно оплачивает расходы компании со своей личной карты, но эти операции нигде не отражаются, финансовая картина становится неполной. Компания может выглядеть прибыльной, хотя фактически часть расходов просто остается за пределами учета.
Шаг 3. Соберите все источники финансовой информации
После определения перечня операций необходимо понять, откуда будут поступать данные.
В большинстве компаний используется сразу несколько источников информации.
Например:
- банковские выписки;
- кассовые документы;
- бухгалтерская программа;
- CRM;
- система торговли;
- складской учет;
- кадровая система;
- договоры;
- первичные документы;
- электронные таблицы.
Главная задача — сделать так, чтобы одна операция отражалась только один раз и затем использовалась всеми необходимыми отчетами.
Если разные подразделения ведут собственные таблицы, со временем появляются расхождения, дублирование информации и постоянные споры о правильности цифр.
Например, в KESHER.PRO финансовые данные могут поступать из разных бизнес-процессов компании — продаж, закупок, банковских операций, кассы и других модулей — после чего объединяются в единую финансовую базу. Благодаря этому одна операция используется сразу во всех связанных отчетах без повторного ручного ввода.
Шаг 4. Организуйте учет денежных средств
Деньги являются центральным элементом финансового учета.
Поэтому следующий этап — создать полный перечень мест хранения денежных средств.
Необходимо учитывать:
- расчетные счета;
- валютные счета;
- корпоративные карты;
- кассы;
- электронные кошельки;
- денежные средства в пути.
Каждое поступление и каждая выплата должны отражаться именно по тому счету или кассе, где фактически произошло движение денег.
Это позволяет в любой момент определить реальные остатки денежных средств и избежать ситуации, когда данные в отчетах отличаются от фактических банковских остатков.
Шаг 5. Разработайте единые статьи доходов и расходов
Следующий важный этап — создание единой структуры финансовых статей.
Каждая операция должна относиться к определенной категории. Благодаря этому становится понятно, куда именно компания расходует деньги и какие источники формируют доход.
Например, расходы можно разделить на следующие группы:
- закупка товаров;
- заработная плата;
- аренда;
- маркетинг;
- транспорт;
- коммунальные услуги;
- налоги;
- банковские расходы;
- связь и интернет;
- административные расходы.
Чем понятнее классификация, тем проще анализировать финансовые результаты.
При этом не стоит создавать слишком большое количество статей. Избыточная детализация усложняет работу сотрудников и затрудняет последующий анализ.
Шаг 6. Организуйте учет задолженности
Одного контроля денежных средств недостаточно.
Компания может иметь значительный остаток денег на счетах, но одновременно быть должна поставщикам крупную сумму или ожидать оплату от покупателей.
Поэтому финансовый учет обязательно включает контроль дебиторской и кредиторской задолженности.
Необходимо регулярно видеть:
- кто должен компании;
- кому должна компания;
- сумму задолженности;
- дату возникновения;
- срок оплаты;
- наличие просрочки.
Без такого контроля становится сложно планировать будущие платежи и прогнозировать денежные потоки.
Шаг 7. Определите, какие отчеты будут использовать руководители
Организация финансового учета должна завершаться не вводом данных, а получением понятной финансовой информации.
Поэтому еще до начала работы необходимо определить перечень отчетов, которые будут использоваться в компании.
Обычно собственнику необходимы:
- отчет о движении денежных средств;
- отчет о доходах и расходах;
- платежный календарь;
- баланс денежных средств;
- анализ задолженности;
- анализ расходов;
- анализ доходов.
Состав отчетности зависит от масштаба бизнеса, однако каждый отчет должен отвечать на конкретный управленческий вопрос.
Подробно о том, какие отчеты действительно помогают принимать решения, рассказано в статье Какие финансовые отчеты нужны собственнику бизнеса?.
После формирования отчетности имеет смысл определить ключевые финансовые показатели, которые руководитель будет отслеживать постоянно. Этой теме посвящена отдельная статья о финансовых показателях для руководителя.
Например, в KESHER.PRO финансовые отчеты формируются на основе единой базы данных. Это позволяет получать актуальную информацию без ручного объединения банковских выписок, кассовых операций и данных из различных подразделений компании.
Шаг 8. Распределите ответственность между сотрудниками
Даже самая удобная система не обеспечит качественный финансовый учет, если сотрудники не понимают своих обязанностей.
Для каждого процесса необходимо определить ответственного.
Например:
- кто отражает банковские операции;
- кто регистрирует кассовые документы;
- кто контролирует дебиторскую задолженность;
- кто проверяет корректность данных;
- кто формирует финансовые отчеты;
- кто анализирует полученные показатели.
При распределении обязанностей желательно исключить ситуации, когда один сотрудник одновременно проводит операции, проверяет их правильность и утверждает итоговые отчеты.
Разделение ответственности снижает вероятность ошибок и повышает надежность финансовой информации.
Шаг 9. Проведите тестовую проверку системы
Перед тем как использовать финансовый учет в качестве основы для принятия управленческих решений, необходимо убедиться, что система работает корректно.
Для этого обычно проверяют:
- совпадают ли остатки денежных средств с фактическими;
- отражены ли все операции;
- отсутствуют ли дублирующие записи;
- правильно ли распределены доходы и расходы;
- корректно ли рассчитываются финансовые показатели;
- соответствуют ли отчеты реальной деятельности компании.
Лучше выявить ошибки на этапе проверки, чем принимать решения на основании недостоверной информации.
Если после организации финансового учета компания планирует перейти к полноценной системе управленческой аналитики, следующим логичным этапом становится внедрение управленческого учета.
Нужно ли проводить аудит после организации финансового учета
Даже если система уже работает и отчеты формируются регулярно, это не гарантирует отсутствие ошибок.
Со временем в компании появляются новые сотрудники, изменяются бизнес-процессы, открываются дополнительные направления деятельности, поэтому правила учета постепенно начинают отличаться от первоначально запланированных.
Периодическая проверка позволяет убедиться, что:
- операции отражаются полностью;
- сотрудники соблюдают единые правила учета;
- финансовые отчеты остаются достоверными;
- показатели рассчитываются корректно;
- руководство получает информацию, которой можно доверять.
Если финансовый учет уже используется совместно с управленческой отчетностью, рекомендуется периодически проводить аудит управленческого учета. Такая проверка помогает своевременно обнаружить ошибки и устранить их до того, как они начнут влиять на управленческие решения.
Когда необходимо переходить к автоматизации
Небольшие компании нередко начинают вести финансовый учет в электронных таблицах.
Пока операций немного, такой подход вполне может работать.
Однако по мере роста бизнеса появляются новые сложности:
- увеличивается объем информации;
- становится больше сотрудников;
- появляются филиалы и новые компании;
- возрастает количество банковских счетов и касс;
- ручная подготовка отчетов начинает занимать слишком много времени.
В этот момент автоматизация становится не способом повысить удобство работы, а необходимым условием дальнейшего развития компании.
Например, в KESHER.PRO финансовые операции автоматически объединяются с данными продаж, закупок, взаиморасчетов и других процессов бизнеса. Благодаря этому руководитель получает актуальную финансовую информацию без постоянного ручного сведения данных из разных источников.
Подробнее о выборе программного обеспечения рассказано в статье Автоматизация финансового учета.
Перед внедрением специализированной системы также полезно заранее оценить возможные затраты. Об этом подробно рассказано в статье Стоимость внедрения управленческого учета.
Заключение
Организация финансового учета — это создание единой системы, которая позволяет компании получать достоверную информацию обо всех денежных операциях и использовать ее для принятия управленческих решений.
Последовательный подход обычно включает несколько этапов:
- определение целей учета;
- описание всех финансовых операций;
- объединение источников данных;
- организацию учета денежных средств;
- создание единых статей доходов и расходов;
- контроль задолженности;
- подготовку необходимых отчетов;
- распределение ответственности;
- регулярную проверку качества учета.
По мере развития бизнеса финансовый учет становится основой для управленческой аналитики, бюджетирования, планирования денежных потоков и оценки эффективности компании.
Современные информационные системы позволяют выполнять большую часть этой работы автоматически, сокращая количество ручных операций и повышая достоверность данных.
Познакомьтесь с возможностями KESHER.PRO и откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как может быть организован финансовый учет в единой системе.