Внедрение управленческого учета начинается не с выбора программы и не с создания большого количества таблиц. Сначала собственнику нужно определить, какие решения он хочет принимать на основании данных и какие вопросы существующая система учета пока не позволяет контролировать.
Далее необходимо:
- определить цели управленческого учета;
- описать структуру бизнеса и финансовые процессы;
- проверить полноту исходных данных;
- разработать правила отражения операций;
- определить необходимые отчеты и аналитические разрезы;
- назначить ответственных за ввод и проверку информации;
- перенести начальные остатки;
- протестировать отчеты;
- запустить регулярный учет;
- проверить качество получившейся системы.
Управленческий учет лучше внедрять поэтапно. Сначала создается минимальная рабочая система, которая дает собственнику достоверную картину бизнеса. После этого в нее добавляются бюджеты, план-фактный анализ, детализация по направлениям и автоматизация.
С чего начинается внедрение управленческого учета
Распространенная ошибка — начинать проект с вопроса: «В какой программе будем вести учет?»
Программа важна, но сама по себе она не определяет, какие данные нужно собирать, кто отвечает за их достоверность и какие отчеты должны получать руководители. Если эти правила не разработаны заранее, компания просто переносит существующий беспорядок в новый инструмент.
Внедрение начинается с управленческой задачи.
Собственник должен сформулировать, какую информацию он хочет получать регулярно. Например:
- сколько бизнес действительно зарабатывает;
- куда уходят деньги;
- какие подразделения приносят прибыль;
- где возникают перерасходы;
- хватает ли компании денег на будущие обязательства;
- сколько должны клиенты;
- сколько компания должна поставщикам;
- какие товары, услуги или проекты наиболее рентабельны;
- может ли бизнес позволить себе новые расходы или инвестиции.
Эти вопросы определяют будущую структуру учета. Чем точнее сформулированы управленческие задачи, тем меньше лишней информации придется собирать.
Перед началом проекта полезно разобраться, что представляет собой управленческий учет и какие задачи он решает. Отдельно следует определить, какие элементы входят в систему управленческого учета, чтобы не сводить внедрение только к подготовке нескольких отчетов.
Шаг 1. Определите цель внедрения
Цель нельзя формулировать слишком широко, например: «Хотим видеть все финансы компании».
Такая постановка не объясняет, какие именно данные нужны, как часто они должны обновляться и какие решения будут приниматься на их основе.
Рабочая цель должна быть конкретной.
Например:
До пятого рабочего дня каждого месяца собственник должен получать отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках и управленческий баланс по всей группе компаний и отдельно по каждому направлению.
Другой вариант:
Руководитель должен еженедельно видеть ожидаемые поступления и платежи на ближайшие четыре недели, чтобы заранее выявлять риск нехватки денег.
Для небольшого бизнеса на первом этапе обычно достаточно решить несколько базовых задач:
- контролировать деньги на всех счетах и в кассах;
- видеть доходы и расходы по понятным статьям;
- определять прибыль за месяц;
- учитывать задолженность клиентов и обязательства перед поставщиками;
- прогнозировать будущие поступления и выплаты.
Не следует сразу пытаться построить максимально детализированную систему. Чем больше показателей, справочников и аналитик вводится одновременно, тем сложнее обеспечить достоверность данных.
Шаг 2. Зафиксируйте текущее состояние учета
До разработки новой системы нужно понять, как финансовая информация обрабатывается сейчас.
Необходимо описать:
- где фиксируются продажи;
- где учитываются закупки;
- кто отражает банковские операции;
- как учитываются наличные деньги;
- где хранятся сведения о задолженности;
- как оформляются расходы сотрудников;
- учитываются ли личные деньги собственника;
- ведется ли учет по нескольким компаниям и филиалам;
- какие отчеты уже формируются;
- какие данные приходится собирать вручную.
Источниками информации могут быть:
- бухгалтерская система;
- банковские выписки;
- кассовые документы;
- CRM;
- складская программа;
- таблицы сотрудников;
- документы по договорам;
- личные записи собственника.
На этом этапе часто обнаруживается, что одна и та же операция отражается в нескольких местах, а часть данных нигде не фиксируется.
Например, банковские платежи могут находиться в бухгалтерской системе, продажи — в CRM, задолженность — в отдельной таблице менеджера, а расходы, оплаченные личной картой собственника, вообще не попадать в отчетность.
Пока такие разрывы не выявлены, построить достоверный управленческий учет невозможно.
Шаг 3. Проверьте, организован ли базовый финансовый учет
Управленческая отчетность строится на финансовых операциях. Если поступления, выплаты, задолженность и остатки отражаются нерегулярно, отчеты будут содержать ошибки независимо от качества выбранной методики.
Нужно проверить:
- все ли банковские счета и кассы включены в учет;
- отражаются ли операции своевременно;
- не пропускаются ли наличные и личные платежи;
- правильно ли разделены деньги бизнеса и собственника;
- используются ли единые статьи доходов и расходов;
- совпадают ли остатки в системе с фактическими остатками;
- учитываются ли внутренние переводы между счетами и компаниями;
- известны ли начальные суммы задолженности.
Если базовый финансовый учет еще не выстроен, сначала необходимо организовать финансовый учет в компании. Попытка сразу перейти к сложной управленческой отчетности приведет к тому, что отчеты будут выглядеть профессионально, но не будут отражать реальное состояние бизнеса.
Шаг 4. Опишите структуру бизнеса
Управленческий учет должен соответствовать тому, как собственник фактически рассматривает компанию.
Нужно определить, по каким объектам требуется отдельный результат:
- юридические лица;
- филиалы;
- подразделения;
- направления деятельности;
- проекты;
- точки продаж;
- товары и услуги;
- ответственные менеджеры;
- каналы продаж;
- группы клиентов.
Такие объекты называют аналитическими разрезами. Они позволяют не только увидеть общую сумму доходов или расходов, но и понять, где именно она возникла.
Например, общая прибыль компании может быть положительной, хотя одно направление работает с убытком и покрывается за счет другого. Без раздельной аналитики собственник этого не увидит.
При этом чрезмерная детализация создает дополнительную нагрузку. Если компания не принимает решения по конкретному признаку, собирать данные в таком разрезе обычно не требуется.
Хороший практический критерий звучит так:
Если собственник увидит отдельный результат по этому объекту, сможет ли он принять на его основании конкретное решение?
Если нет, такая аналитика, вероятно, пока не нужна.
Шаг 5. Разработайте единые справочники
После определения структуры бизнеса необходимо создать единые правила классификации операций.
В первую очередь потребуются:
- статьи поступлений и выплат;
- статьи доходов и расходов;
- перечень компаний;
- перечень филиалов и подразделений;
- список банковских счетов и касс;
- список проектов или направлений;
- справочник контрагентов;
- правила отражения внутренних операций.
Названия статей должны быть понятными и однозначными.
Плохой вариант:
- прочие расходы;
- хозяйственные нужды;
- разные платежи;
- другое.
Такие статьи быстро превращаются в место, куда сотрудники относят любые непонятные операции. В результате собственник получает крупную сумму расходов, но не понимает, из чего она состоит.
Слишком подробный справочник также неудобен. Если для каждого вида канцелярских товаров создать отдельную статью, учет станет трудоемким, а полезность такой детализации останется низкой.
Справочник должен соответствовать управленческим задачам. Он обязан давать достаточно информации для анализа, но не усложнять ежедневную работу без необходимости.
Шаг 6. Определите состав управленческой отчетности
Следующий этап — заранее определить, какие отчеты должны регулярно получать собственник и руководители.
Именно отчеты являются конечным результатом всей системы управленческого учета. Если заранее не понимать, какую информацию необходимо видеть, появляется риск собирать большое количество данных, которые никогда не будут использоваться.
Как правило, на первом этапе достаточно нескольких основных отчетов:
- отчет о движении денежных средств;
- отчет о прибылях и убытках;
- управленческий баланс;
- отчет по дебиторской задолженности;
- отчет по кредиторской задолженности;
- платежный календарь.
По мере развития бизнеса могут добавляться:
- бюджеты;
- план-фактный анализ;
- отчеты по подразделениям;
- отчеты по проектам;
- анализ рентабельности товаров;
- анализ эффективности менеджеров.
Каждый новый отчет должен отвечать на конкретный управленческий вопрос. Если после получения отчета руководитель не принимает никаких решений, скорее всего, его можно исключить или существенно упростить.
Шаг 7. Распределите ответственность
Даже идеально разработанная система учета перестанет работать, если никто не отвечает за своевременное внесение данных.
Поэтому необходимо заранее определить ответственность каждого участника процесса.
Например:
| Процесс | Ответственный |
|---|---|
| Банковские операции | Финансовый специалист |
| Кассовые операции | Кассир |
| Продажи | Менеджеры по продажам |
| Закупки | Отдел закупок |
| Заработная плата | Бухгалтерия |
| Проверка отчетности | Финансовый директор или собственник |
Важно понимать, что управленческий учет — это коллективная работа.
Каждый сотрудник отвечает только за свою часть информации, а итоговая отчетность формируется из множества операций, отраженных разными подразделениями.
Если ответственность не закреплена, постепенно начинают возникать задержки, пропущенные документы и ошибки, которые со временем делают отчеты недостоверными.
Шаг 8. Подготовьте начальные данные
Любая система учета должна иметь точку отсчета.
Перед запуском необходимо определить начальные остатки.
Обычно фиксируются:
- остатки денежных средств;
- остатки товаров;
- задолженность покупателей;
- задолженность перед поставщиками;
- остатки по займам и кредитам;
- остатки собственного капитала;
- незавершенные проекты;
- обязательства по договорам.
Если начальные данные определены неправильно, ошибки будут переходить из месяца в месяц, даже если все новые операции отражаются корректно.
Поэтому перенос начальных остатков требует особого внимания.
Иногда компании пытаются восстановить данные за несколько предыдущих лет. На практике это не всегда оправдано.
Если достоверную информацию получить невозможно, разумнее определить корректные остатки на выбранную дату и начать вести учет именно с этого момента.
Шаг 9. Проведите тестовый период
После настройки системы не стоит сразу считать ее полностью готовой.
Лучше провести тестовую эксплуатацию.
Обычно она занимает один или несколько отчетных периодов.
За это время необходимо проверить:
- совпадают ли остатки денежных средств;
- правильно ли рассчитывается прибыль;
- корректно ли отражаются задолженности;
- не появляются ли дубли операций;
- достаточно ли информации в отчетах;
- удобно ли руководителям работать с полученными данными.
Во время тестового периода практически всегда выявляются небольшие ошибки.
Например:
- отсутствуют необходимые статьи;
- часть операций отражается дважды;
- некоторые расходы относятся не к тем направлениям;
- не хватает аналитики по подразделениям;
- сотрудники по-разному трактуют одинаковые операции.
Исправить подобные проблемы значительно проще на этапе запуска, чем спустя год работы системы.
Например, в KESHER.PRO после первоначальной настройки компании могут проверить корректность формирования отчетов, сверить остатки, движения денежных средств и финансовый результат до начала полноценной эксплуатации системы. Такой подход позволяет обнаружить ошибки в настройках еще до того, как они начнут влиять на управленческие решения.
Какие ошибки чаще всего допускают при внедрении
Большинство проблем возникает не из-за сложности самого управленческого учета, а из-за неправильной организации проекта.
Наиболее распространенные ошибки:
- попытка внедрить все процессы одновременно;
- отсутствие четкой цели внедрения;
- чрезмерно сложные справочники;
- слишком большое количество аналитических разрезов;
- отсутствие ответственных сотрудников;
- попытка полностью копировать бухгалтерский учет;
- использование разных правил учета в разных подразделениях;
- отсутствие проверки качества данных;
- запуск системы без тестового периода.
Практика показывает, что гораздо эффективнее внедрять управленческий учет постепенно.
Сначала создается простая, но надежная система. После того как сотрудники начинают уверенно работать с ней, добавляются новые отчеты, показатели и аналитика.
Именно такой подход обеспечивает стабильное развитие системы без постоянной переработки уже выполненной работы.
Как понять, что внедрение прошло успешно
После завершения проекта важно оценить не количество созданных отчетов, а качество получаемой информации.
Можно считать, что система управленческого учета внедрена успешно, если выполняются следующие условия:
- собственник получает необходимые отчеты в установленный срок;
- остатки денежных средств соответствуют фактическим;
- руководители доверяют данным отчетности;
- финансовые показатели рассчитываются по единым правилам;
- сотрудники понимают порядок отражения операций;
- данные позволяют принимать управленческие решения без длительного ручного анализа;
- подготовка отчетов занимает значительно меньше времени, чем раньше.
Если же перед каждым совещанием сотрудники несколько дней собирают информацию из разных таблиц, уточняют цифры и спорят о правильности расчетов, внедрение нельзя считать завершенным.
Управленческий учет должен избавлять компанию от подобных ситуаций, а не создавать новые.
После запуска системы рекомендуется провести аудит управленческого учета. Он позволяет убедиться, что все процессы работают корректно, а отчеты действительно отражают реальное положение дел.
Что делать, если внедрение оказалось неудачным
Иногда после нескольких месяцев работы становится очевидно, что система не выполняет поставленные задачи.
Например:
- отчеты противоречат друг другу;
- данные поступают с большой задержкой;
- сотрудники перестают своевременно отражать операции;
- собственник продолжает вести параллельные таблицы;
- руководители не используют подготовленные отчеты при принятии решений.
Это не означает, что проект придется начинать заново.
Во многих случаях достаточно пересмотреть структуру аналитики, сократить количество справочников, изменить порядок отражения операций или перераспределить ответственность между сотрудниками.
Если проблемы носят системный характер, управленческий учет можно восстановить без полной перестройки компании. Такой подход подробно рассмотрен в статье о восстановлении управленческого учета.
Сколько стоит внедрение управленческого учета
Стоимость внедрения зависит от многих факторов:
- размера компании;
- количества юридических лиц;
- числа филиалов;
- сложности бизнес-процессов;
- необходимой глубины аналитики;
- степени автоматизации;
- необходимости переноса исторических данных.
Поэтому заранее назвать универсальную стоимость невозможно.
Небольшой компании может потребоваться минимальная настройка процессов и обучение сотрудников, тогда как для крупного бизнеса проект внедрения может занимать несколько месяцев и включать разработку новых регламентов, настройку программного обеспечения и интеграцию нескольких информационных систем.
Подробнее о том, из чего складывается стоимость подобных проектов, рассказано в статье о стоимости внедрения управленческого учета.
Когда стоит переходить к автоматизации
На первых этапах некоторые компании ведут управленческий учет в электронных таблицах.
Такой подход подходит для небольшого количества операций, но по мере роста бизнеса возникают новые сложности:
- увеличивается объем ручной работы;
- возрастает вероятность ошибок;
- усложняется консолидация данных;
- подготовка отчетов занимает больше времени;
- становится трудно контролировать несколько компаний или филиалов.
В этот момент имеет смысл переходить к специализированной системе.
Например, в KESHER.PRO управленческий учет строится на единой базе финансовых данных. Это позволяет автоматически формировать отчеты, анализировать показатели по компаниям, филиалам, проектам и другим аналитическим разрезам без постоянного переноса информации между разными таблицами.
О том, когда и как правильно перейти на специализированную систему, подробно рассказано в статье об автоматизации финансового учета.
Заключение
Внедрение управленческого учета — это не разовая настройка программы, а создание системы, которая помогает собственнику принимать решения на основе достоверной информации.
Чтобы внедрение прошло успешно, важно соблюдать последовательность:
- определить цели проекта;
- оценить текущее состояние учета;
- организовать качественный финансовый учет;
- разработать структуру аналитики;
- создать понятные справочники;
- определить состав отчетности;
- распределить ответственность;
- перенести начальные остатки;
- провести тестовый период;
- регулярно проверять качество получаемых данных.
Постепенный подход почти всегда оказывается эффективнее попытки внедрить все элементы системы одновременно.
Современные информационные системы позволяют значительно упростить этот процесс, сократить объем ручной работы и получать актуальную управленческую отчетность без длительной подготовки данных.
Познакомьтесь с возможностями KESHER.PRO и откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как может быть организован управленческий учет в единой системе.