Управленческий учет — это не один отчет и не одна таблица. Это система взаимосвязанных инструментов, которая помогает собственнику понимать финансовое состояние бизнеса, контролировать текущую деятельность и принимать обоснованные решения.
В состав управленческого учета обычно входят финансовые отчеты, контроль денежных потоков, планирование, анализ показателей, бюджеты и внутренняя аналитика. Конкретный набор инструментов зависит от масштаба бизнеса, однако главная цель остается неизменной — предоставить руководителю полную и актуальную информацию для управления компанией.
Если вы еще не знакомы с принципами управленческого учета, сначала рекомендуется прочитать статью «Что такое управленческий учет и зачем он нужен?».
Из чего состоит управленческий учет
Управленческий учет объединяет несколько направлений, каждое из которых отвечает за свою часть финансового управления компанией.
В большинстве организаций он включает:
- управленческие финансовые отчеты;
- учет движения денежных средств;
- планирование и бюджетирование;
- контроль доходов и расходов;
- анализ прибыли;
- расчет финансовых показателей;
- контроль дебиторской и кредиторской задолженности;
- анализ подразделений и направлений деятельности;
- финансовое планирование;
- контроль исполнения планов.
Эти элементы работают не отдельно друг от друга, а как единая система.
Например, снижение остатка денежных средств само по себе мало о чем говорит. Чтобы понять причину, необходимо одновременно видеть прибыль компании, ближайшие платежи, задолженность клиентов, выполнение бюджета и динамику расходов.
Именно поэтому управленческий учет рассматривается как комплексная система управления финансами.
Например, в KESHER.PRO все основные элементы управленческого учета объединены в единую систему. Собственнику не приходится открывать несколько разных файлов или программ — финансовые отчеты, бюджеты, показатели и аналитика работают как связанные между собой инструменты.
Управленческие финансовые отчеты
Основой управленческого учета являются внутренние финансовые отчеты.
Именно они позволяют собственнику увидеть реальную картину бизнеса, а не отдельные операции.
Чаще всего используются три основных отчета:
- отчет о движении денежных средств;
- отчет о прибылях и убытках;
- управленческий баланс.
Вместе они отвечают на три разных вопроса.
Отчет о движении денежных средств показывает:
- сколько денег поступило;
- сколько денег было потрачено;
- какие остатки имеются сейчас;
- хватит ли средств для ближайших платежей.
Отчет о прибылях и убытках помогает понять:
- сколько компания заработала;
- какие расходы понесла;
- какая прибыль была получена;
- какие направления наиболее эффективны.
Управленческий баланс показывает финансовое состояние бизнеса на определенную дату:
- активы;
- обязательства;
- собственный капитал;
- структуру имущества компании.
Каждый отчет решает собственную задачу, поэтому ни один из них не способен заменить остальные.
Например, в KESHER.PRO отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках и управленческий баланс формируются на основе единой базы данных. Благодаря этому руководитель видит согласованную финансовую картину без необходимости вручную сверять показатели между разными отчетами.
Подробно назначение каждого отчета рассмотрено в отдельной статье о финансовых отчетах собственника.
Контроль движения денежных средств
Практически любой собственник ежедневно интересуется одним вопросом — сколько денег сейчас есть у компании.
Однако одного знания остатка недостаточно.
Для эффективного управления необходимо понимать:
- откуда поступают деньги;
- на что они расходуются;
- какие платежи ожидаются;
- когда возможен дефицит денежных средств;
- какие расходы можно перенести;
- какие поступления задерживаются.
Поэтому контроль денежных потоков становится одной из центральных частей управленческого учета.
Если компания прибыльна, но при этом постоянно испытывает нехватку денег, проблема чаще всего связана не с прибылью, а с управлением денежными потоками.
Именно поэтому движение денежных средств анализируется отдельно от прибыли.
Планирование и бюджетирование
Управленческий учет включает не только анализ уже совершенных операций.
Не менее важной частью является планирование.
Компания заранее определяет:
- ожидаемую выручку;
- планируемые расходы;
- инвестиции;
- закупки;
- выплаты кредитов;
- налоговые платежи;
- развитие новых направлений.
На основе этих данных формируются бюджеты.
После окончания периода фактические результаты сравниваются с плановыми.
Если отклонения оказываются значительными, руководство может своевременно скорректировать дальнейшие действия.
Благодаря этому управленческий учет помогает не только оценивать прошлое, но и управлять будущими результатами компании.
Контроль доходов и расходов
Любая компания ежедневно получает доходы и несет расходы.
Само по себе большое количество продаж еще не означает высокую прибыль. Не менее важно понимать, сколько ресурсов потребовалось для получения этой выручки.
Поэтому управленческий учет помогает анализировать:
- структуру доходов;
- структуру расходов;
- наиболее затратные направления;
- постоянные и переменные расходы;
- динамику затрат;
- причины изменения прибыли.
Такой анализ позволяет своевременно выявлять неэффективные статьи расходов и принимать решения по их оптимизации.
Анализ прибыли
Получить прибыль — одна из главных целей коммерческой компании. Но для управления бизнесом недостаточно знать только итоговую сумму.
Руководителю важно понимать:
- какие товары наиболее прибыльны;
- какие услуги приносят основной доход;
- какие проекты работают с минимальной рентабельностью;
- какие подразделения создают основную прибыль;
- какие клиенты наиболее выгодны.
Поэтому прибыль анализируется сразу в нескольких разрезах.
Например, одна компания может получать хорошую общую прибыль, но при этом отдельное направление несколько месяцев работает в убыток.
Без управленческого учета подобная ситуация может долго оставаться незамеченной.
Контроль финансовых показателей
Финансовые отчеты показывают общую картину бизнеса, однако для ежедневного управления часто используются отдельные показатели эффективности.
К ним могут относиться:
- рентабельность;
- ликвидность;
- оборачиваемость;
- маржинальность;
- объем продаж;
- средний чек;
- уровень дебиторской задолженности;
- объем свободных денежных средств.
Эти показатели позволяют быстро оценить текущее состояние бизнеса без изучения полной отчетности.
Подробно наиболее важные показатели рассмотрены в статье о ключевых финансовых показателях компании.
Контроль дебиторской и кредиторской задолженности
Даже прибыльная компания может столкнуться с финансовыми трудностями, если покупатели долго не оплачивают счета.
Поэтому управленческий учет включает постоянный контроль задолженности.
Руководитель должен понимать:
- кто должен компании;
- кому должна компания;
- какие платежи просрочены;
- какие обязательства предстоит исполнить;
- насколько быстро клиенты оплачивают счета.
Такой контроль помогает избежать кассовых разрывов и своевременно принимать меры по работе с задолженностью.
Аналитика по подразделениям и направлениям
По мере роста бизнеса руководителю становится недостаточно видеть только общие показатели компании.
Возникает необходимость понимать эффективность отдельных частей бизнеса.
Управленческий учет позволяет анализировать результаты:
- филиалов;
- магазинов;
- производственных участков;
- проектов;
- направлений деятельности;
- товарных групп;
- сотрудников;
- клиентов.
Благодаря такой детализации становится понятно, какие направления требуют развития, а какие нуждаются в изменении подхода.
Например, современные системы управленческого учета, включая KESHER.PRO, позволяют анализировать финансовые результаты сразу по нескольким компаниям, филиалам и направлениям деятельности, сохраняя единую структуру данных для собственника и руководителей.
План-фактный анализ
Одной из наиболее полезных функций управленческого учета считается сравнение запланированных и фактических результатов.
Компания заранее формирует план:
- продаж;
- расходов;
- прибыли;
- инвестиций;
- закупок;
- денежных поступлений.
После завершения периода становится видно:
- какие показатели достигнуты;
- где возникли отклонения;
- почему они появились;
- какие решения необходимо принять.
Без такого сравнения невозможно объективно оценить качество финансового планирования.
Например, в KESHER.PRO плановые и фактические показатели отображаются рядом. Руководитель сразу видит отклонения по доходам, расходам и денежным потокам, что позволяет быстрее находить причины расхождений и принимать управленческие решения.
Финансовое планирование
Управленческий учет помогает компании смотреть не только на текущую ситуацию, но и на будущие периоды.
Для этого используются:
- финансовые планы;
- прогноз денежных потоков;
- прогноз прибыли;
- инвестиционные планы;
- сценарное моделирование;
- оценка будущей потребности в финансировании.
Например, руководство может заранее рассчитать, как изменится финансовый результат при:
- открытии нового филиала;
- увеличении штата;
- росте закупочных цен;
- снижении объема продаж;
- запуске нового продукта.
Такое моделирование значительно снижает риск принятия необоснованных решений.
В KESHER.PRO финансовое планирование строится на фактических данных компании. Это позволяет моделировать различные сценарии развития бизнеса и заранее оценивать их влияние на денежные потоки и финансовый результат.
Контроль исполнения управленческих решений
На этом работа управленческого учета не заканчивается.
После принятия любого решения необходимо проверить его результат.
Например, компания решила:
- сократить расходы;
- повысить цены;
- увеличить рекламный бюджет;
- изменить ассортимент;
- открыть новый филиал.
Через некоторое время управленческий учет позволяет оценить:
- удалось ли достичь поставленной цели;
- как изменились финансовые показатели;
- оказался ли результат ожидаемым;
- требуется ли корректировка стратегии.
Поэтому управленческий учет представляет собой непрерывный цикл:
планирование → выполнение → анализ → принятие решения → контроль результата.
Какие элементы обязательны для любой компании
Независимо от размера бизнеса управленческий учет должен давать ответы на несколько ключевых вопросов.
Руководитель должен понимать:
- сколько денег есть у компании сейчас;
- получает ли бизнес прибыль;
- хватает ли денежных средств для выполнения обязательств;
- какие расходы являются наиболее значительными;
- какие направления работают наиболее эффективно;
- что может произойти с финансами в ближайшем будущем.
Даже если компания пока не использует сложную систему учета, именно эти вопросы являются основой для принятия большинства управленческих решений.
По мере роста бизнеса количество инструментов управленческого учета обычно увеличивается, однако его главная задача остается неизменной — предоставлять собственнику достоверную информацию для управления компанией.
Нужно ли использовать все элементы сразу
Нет.
Один из распространенных мифов заключается в том, что управленческий учет обязательно должен состоять из десятков отчетов и сложной аналитики.
На практике система развивается постепенно.
Небольшая компания может начать с:
- учета движения денежных средств;
- отчета о прибылях и убытках;
- простого бюджета.
Позже к ним добавляются:
- управленческий баланс;
- финансовые показатели;
- анализ подразделений;
- план-фактный анализ;
- прогнозирование денежных потоков;
- сценарное моделирование.
Главное — чтобы каждый новый инструмент действительно помогал принимать решения, а не создавал дополнительную работу.
Распространенные ошибки
При организации управленческого учета компании часто сталкиваются с одинаковыми проблемами.
Наиболее распространенные из них:
- ведение большого количества отчетов, которыми никто не пользуется;
- отсутствие единой структуры финансовых данных;
- анализ только прибыли без контроля денежных потоков;
- отсутствие финансового планирования;
- нерегулярное обновление информации;
- отсутствие контроля исполнения принятых решений.
Во многих случаях проблема заключается не в нехватке данных, а в отсутствии единой системы, которая объединяет их между собой.
Что делать после изучения структуры управленческого учета
Когда становится понятно, из каких элементов состоит управленческий учет, следующий шаг — определить, как организовать его в конкретной компании.
Для этого необходимо:
- определить цели учета;
- выбрать необходимые отчеты;
- установить периодичность их подготовки;
- определить ответственных сотрудников;
- организовать единые правила сбора информации.
После изучения состава управленческого учета рекомендуется перейти к статье о внедрении управленческого учета, где подробно рассмотрен порядок построения такой системы.
После внедрения важно регулярно проверять правильность ведения управленческого учета. Этому посвящена отдельная статья об аудите управленческого учета.
Если учет был утрачен или ведется с ошибками, его можно восстановить. Подробнее об этом рассказано в материале о восстановлении управленческого учета.
Также полезно заранее определить, кто должен отвечать за ведение управленческого учета в компании.
Заключение
Управленческий учет — это система взаимосвязанных инструментов, а не отдельный отчет или набор таблиц.
В его состав обычно входят:
- управленческие финансовые отчеты;
- контроль движения денежных средств;
- планирование и бюджетирование;
- анализ доходов, расходов и прибыли;
- финансовые показатели;
- контроль задолженности;
- аналитика по подразделениям;
- план-фактный анализ;
- финансовое прогнозирование;
- контроль исполнения управленческих решений.
Использовать все инструменты одновременно необязательно. Система должна соответствовать масштабу бизнеса и постепенно развиваться вместе с компанией.
Современные системы позволяют объединить эти элементы в едином информационном пространстве и получать актуальную картину бизнеса без ручного сведения множества таблиц.
В KESHER.PRO управленческий учет объединяет финансовые отчеты, движение денежных средств, бюджеты, показатели, аналитику по компаниям и подразделениям в одной системе, что помогает собственнику принимать решения на основе актуальных данных.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как эти инструменты работают на практике.