Правильный управленческий учет — это не тот, в котором отсутствуют ошибки, а тот, которому можно доверять при принятии управленческих решений.
Проверка управленческого учета включает анализ полноты данных, корректности расчетов, логики формирования отчетов и соответствия информации реальному состоянию бизнеса. Если хотя бы один из этих элементов нарушен, руководитель рискует принимать решения на основании недостоверной информации.
Когда стоит проводить проверку
Периодический аудит полезен любой компании, но особенно необходим в следующих случаях:
- руководитель перестал доверять отчетам;
- показатели разных отчетов противоречат друг другу;
- прибыль есть, а денег постоянно не хватает;
- после внедрения новой системы учета;
- при быстром росте бизнеса;
- перед привлечением инвестиций или получением финансирования.
Если система управленческого учета только создается, сначала рекомендуется ознакомиться с материалом Как внедрить управленческий учет?.
Что необходимо проверить перед началом
Прежде чем искать ошибки, важно убедиться, что сама система учета построена правильно.
Для этого полезно ответить на несколько вопросов:
- все ли операции попадают в систему;
- используются ли единые правила учета;
- регулярно ли обновляются данные;
- понятны ли принципы формирования показателей;
- существуют ли ответственные за ведение учета.
Если базовые принципы управленческого учета пока не изучены, рекомендуется начать со статьи Что такое управленческий учет?.
Также стоит понимать, какие процессы включает управленческий учет. Подробнее об этом рассказано в статье Что входит в управленческий учет?.
Чек-лист проверки управленческого учета
1. Все ли операции отражаются в системе
Проверьте, попадают ли в учет абсолютно все доходы, расходы, перемещения денежных средств и другие финансовые операции.
Даже небольшое количество пропущенных операций способно существенно исказить итоговые показатели.
2. Соответствуют ли данные реальному положению дел
Сравните отчеты с фактической ситуацией.
Например:
- совпадают ли остатки денежных средств;
- соответствует ли задолженность реальным расчетам;
- правильно ли отражены обязательства компании.
Если показатели значительно отличаются от действительности, необходимо найти источник расхождений.
3. Не противоречат ли отчеты друг другу
Все управленческие отчеты должны быть взаимосвязаны.
Если в одном отчете компания демонстрирует высокую прибыль, а в другом постоянно испытывает дефицит денежных средств, причина должна быть понятной и объяснимой.
Необъяснимые противоречия чаще всего свидетельствуют об ошибках в учете.
Например, в KESHER.PRO показатели различных финансовых отчетов формируются на основе единой базы данных. Благодаря этому изменения автоматически отражаются во всех связанных отчетах, что снижает вероятность появления противоречий.
4. Проверяются ли расчеты автоматически
Во многих компаниях часть показателей рассчитывается вручную.
Именно здесь чаще всего возникают ошибки:
- неверные формулы;
- случайное изменение данных;
- дублирование информации;
- потеря отдельных операций;
- некорректные связи между отчетами.
Чем меньше ручных расчетов используется в системе, тем выше надежность управленческого учета.
5. Актуальна ли информация
Даже идеально рассчитанные показатели бесполезны, если они формируются с большим опозданием.
Проверьте:
- как быстро данные попадают в систему;
- насколько своевременно обновляются отчеты;
- можно ли принимать решения на основании текущей информации.
Если отчеты отражают ситуацию недельной или месячной давности, управленческий учет начинает терять свою практическую ценность.
6. Есть ли единые правила учета
Все сотрудники должны одинаково учитывать однотипные операции.
Например:
- одинаково классифицировать расходы;
- использовать единые статьи доходов и расходов;
- соблюдать одинаковые правила распределения затрат;
- применять единый порядок отражения операций.
Если разные сотрудники ведут учет по собственным правилам, итоговые отчеты постепенно перестают быть сопоставимыми.
7. Проверяются ли первичные данные
Качество любого управленческого отчета напрямую зависит от качества исходной информации.
Поэтому необходимо регулярно проверять:
- корректность ввода операций;
- отсутствие дублирующих записей;
- полноту заполнения документов;
- правильность классификации операций.
Даже небольшие ошибки в исходных данных со временем могут существенно исказить аналитические показатели.
Например, в KESHER.PRO многие проверки выполняются автоматически еще на этапе ввода информации. Это позволяет обнаруживать часть ошибок до формирования управленческих отчетов и уменьшает влияние человеческого фактора.
8. Насколько полезны отчеты руководителю
Это один из самых важных критериев проверки.
Если после просмотра отчета руководитель не может принять решение или вынужден дополнительно искать информацию, значит, система требует доработки.
Хороший управленческий учет помогает быстро получить ответы на ключевые вопросы:
- где компания зарабатывает;
- где теряет деньги;
- какие направления наиболее эффективны;
- какие показатели ухудшаются;
- какие действия необходимо предпринять.
Что делать при обнаружении ошибок
Если выявлены единичные ошибки, обычно достаточно исправить данные и скорректировать правила учета.
Если же проблемы носят системный характер, может потребоваться пересмотр всей организации управленческого учета.
В отдельных случаях оказывается проще полностью восстановить систему учета, чем исправлять накопившиеся ошибки. Подробнее об этом можно прочитать в статье Как восстановить управленческий учет?.
При этом важно убедиться, что в компании правильно организован финансовый учет, поскольку именно он является основой большинства управленческих показателей.
Что делать после проверки
Проверка не должна быть разовой процедурой.
Для поддержания качества учета рекомендуется регулярно:
- анализировать финансовые отчеты;
- контролировать ключевые финансовые показатели;
- проверять корректность новых операций;
- пересматривать правила учета при изменении бизнес-процессов.
Регулярный анализ финансовой отчетности и контроль финансовых показателей руководителя позволяют обнаруживать большинство проблем задолго до того, как они начнут влиять на качество управленческих решений.
Заключение
Проверка управленческого учета — это прежде всего оценка надежности информации, на основании которой управляется бизнес.
Если данные полные, актуальные, непротиворечивые и помогают принимать правильные решения, значит, система учета выполняет свою задачу.
Современные автоматизированные решения значительно упрощают такой контроль. Подробнее об этом можно узнать в статье Автоматизация финансового учета.
Познакомьтесь с возможностями KESHER.PRO и откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как единая система помогает контролировать качество управленческого учета и своевременно выявлять возможные ошибки.