Дебиторская задолженность — это сумма обязательств покупателей, поставщиков, сотрудников и других лиц перед компанией. Должника в таких отношениях называют дебитором.
Наиболее распространённый вид — задолженность покупателей за уже поставленные товары или оказанные услуги. Компания признала продажу, но ещё не получила деньги.
Дебиторская задолженность является активом, однако не равна денежным средствам: для использования этой суммы необходимо дождаться оплаты или взыскать долг.
Как возникает дебиторская задолженность
Задолженность появляется, когда компания уже передала деньги, товары или услуги, но встречное обязательство контрагента ещё не выполнено.
Основные причины:
- продажа с отсрочкой оплаты;
- задержка платежа покупателем;
- выдача аванса поставщику;
- предоставление займа;
- выдача денег сотруднику под отчёт;
- переплата налогов;
- предъявленная, но ещё не полученная компенсация.
В управлении оборотным капиталом основное внимание обычно уделяют торговой дебиторской задолженности — неоплаченным счетам покупателей.
Чем задолженность отличается от выручки и денег
Выручка, дебиторская задолженность и поступление денег отражают разные события.
Рассмотрим условный пример. Компания продала товар за 1 200 000 с отсрочкой на 30 дней.
В день продажи:
- в ОПиУ признаётся выручка;
- в балансе возникает дебиторская задолженность;
- поступления денег ещё нет.
Через 30 дней покупатель оплачивает счёт:
- деньги компании увеличиваются;
- дебиторская задолженность уменьшается;
- повторная выручка не возникает.
| Событие | ОПиУ | Баланс | Денежный поток |
|---|---|---|---|
| Продажа с отсрочкой | Признаётся выручка | Возникает задолженность | Поступления нет |
| Получение оплаты | Новая выручка не возникает | Задолженность уменьшается | Появляется поступление |
Поэтому рост продаж и прибыли может сопровождаться нехваткой денег, если покупатели платят медленно.
Какие виды дебиторской задолженности существуют
Задолженность покупателей
Возникает после продажи товаров или услуг с отсрочкой. Именно она сильнее всего влияет на финансовый цикл компании.
Авансы поставщикам
Компания перечислила деньги, но ещё не получила товар, работу или услугу. До исполнения поставщиком обязательства сумма учитывается как дебиторская задолженность.
Задолженность сотрудников
К ней относятся подотчётные средства, займы и другие суммы, которые сотрудник должен вернуть либо подтвердить документами.
Займы и прочие расчёты
Компания может предоставлять займы, ожидать возмещения ущерба, возврата переплаты или исполнения других обязательств.
Для управленческого анализа эти виды лучше учитывать отдельно: у них разные сроки погашения, риски и экономический смысл.
Текущая и просроченная задолженность
Текущая задолженность ещё не достигла установленного договором срока оплаты.
Просроченная задолженность возникает, когда срок уже наступил, а деньги не поступили.
Например, счёт должен быть оплачен 15 марта. До этой даты задолженность является текущей, а начиная с 16 марта — просроченной, если договор не предусматривает иного порядка.
Отсутствие оплаты после срока повышает риск того, что компания получит деньги позже или не получит их полностью.
Сомнительная и безнадёжная задолженность
Сомнительной считают задолженность, возврат которой вызывает обоснованные сомнения. Причинами могут быть длительная просрочка, финансовые проблемы клиента, спор по поставке или отсутствие подтверждающих документов.
Безнадёжной признаётся задолженность, которую уже нельзя обоснованно ожидать к получению. Критерии признания и списания зависят от применяемых правил учёта и законодательства.
Для управленческих решений сомнительные долги необходимо выделять отдельно. Формальное наличие такого актива не означает, что компания действительно располагает соответствующей суммой.
Как задолженность влияет на бизнес
Увеличение дебиторской задолженности означает, что больше средств компании используется для финансирования покупателей.
Последствия могут быть следующими:
- увеличивается потребность в оборотном капитале;
- удлиняется финансовый цикл;
- снижается доступный денежный поток;
- растёт риск кассового разрыва;
- возникает необходимость привлекать кредит;
- повышается риск потери части долгов.
При этом отсрочка может быть полезным коммерческим инструментом. Она способна поддержать продажи и сделать условия компании привлекательнее для надёжных клиентов.
Задача управления состоит не в полном отказе от дебиторской задолженности, а в контроле её суммы, сроков и качества.
Что показывает качество задолженности
Одинаковая сумма может иметь разную реальную ценность.
Для оценки анализируют:
- долю текущей и просроченной задолженности;
- длительность просрочки;
- концентрацию долгов у крупных покупателей;
- подтверждение задолженности документами;
- историю платежей клиента;
- наличие споров;
- вероятность возврата;
- средний срок получения оплаты.
Задолженность надёжных клиентов со сроком оплаты через несколько дней обычно качественнее, чем давно просроченные счета множества проблемных контрагентов.
Как организовать базовый контроль
Для каждой задолженности необходимо фиксировать:
- контрагента;
- договор и основание возникновения;
- сумму;
- дату отгрузки или аванса;
- установленный срок оплаты;
- фактические поступления;
- количество дней просрочки;
- ответственного сотрудника;
- статус работы с долгом.
Регулярное сопоставление реестра с банковскими поступлениями позволяет своевременно закрывать оплаченные счета и выявлять просрочку.
Как связать задолженность с финансовыми отчётами
Дебиторскую задолженность следует анализировать вместе с ОПиУ и движением денег.
Например, в KESHER.PRO можно сопоставлять прибыль и выручку с фактическими поступлениями, планом и бюджетом. Если финансовый результат растёт, а денег поступает меньше ожидаемого, реестр расчётов с покупателями помогает проверить, не увеличились ли отсрочки и просроченные долги.
KESHER.PRO показывает финансовые последствия задержки поступлений, а подробные данные по каждому должнику должны поступать из бухгалтерского или управленческого учёта компании.
Перелинковка
Место задолженности среди текущих активов раскрыто в статье «Что входит в оборотный капитал?».
Общая система работы с текущими ресурсами представлена в материале «Как управлять оборотным капиталом?».
Влияние сроков оплаты на возврат денег рассмотрено в статье «Что такое финансовый цикл?».
Скорость получения оплаты можно определить с помощью руководства «Как рассчитать оборачиваемость дебиторской задолженности?».
Последствия роста долгов покупателей раскрыты в материале «Как дебиторская задолженность влияет на бизнес?».
Порядок формирования реестра описан в статье «Как вести учёт дебиторской задолженности?».
Правила работы с условиями оплаты и клиентами приведены в руководстве «Как управлять дебиторской задолженностью?».
Действия после нарушения срока рассмотрены в материале «Что такое просроченная дебиторская задолженность?».
Главное
Дебиторская задолженность показывает, сколько денег или других ценностей должны компании покупатели и иные лица. Она признаётся активом, но не является доступными деньгами. Чем дольше клиенты не оплачивают счета, тем больше средств компания вынуждена вкладывать в оборотный капитал.
Посмотреть, как в KESHER.PRO сопоставляются прибыль, денежные поступления и финансовые планы, можно через демонстрационный кабинет.