Учёт дебиторской задолженности следует вести по каждому контрагенту, договору и неоплаченному документу. Для каждой суммы необходимо фиксировать дату возникновения, установленный срок оплаты, поступившие платежи, остаток долга и количество дней просрочки.
Такой реестр позволяет видеть не только общую задолженность, но и конкретные суммы, которые должны поступить в определённые даты.
Шаг 1. Определите виды задолженности
Разные виды задолженности имеют разный экономический смысл, поэтому их не следует объединять в одну строку.
Обычно отдельно учитывают:
- задолженность покупателей;
- авансы поставщикам;
- подотчётные суммы сотрудников;
- выданные займы;
- переплаты налогов;
- претензии и другие расчёты.
Для управления продажами основное значение имеет торговая дебиторская задолженность — неоплаченные счета покупателей.
Шаг 2. Создайте реестр
Учёт можно начать в таблице, бухгалтерской системе или специализированной программе. Главное — вести задолженность по каждому основанию, а не только общей суммой по клиенту.
Минимальный набор полей:
| Поле | Что указывать |
|---|---|
| Контрагент | Наименование покупателя или другого дебитора |
| Договор | Номер и дата договора |
| Документ | Счёт, накладная, акт или другое основание |
| Дата возникновения | Дата отгрузки, оказания услуги или перечисления аванса |
| Первоначальная сумма | Полная сумма обязательства |
| Срок оплаты | Дата, установленная договором |
| Получено | Сумма поступивших платежей |
| Остаток | Непогашенная часть |
| Дни просрочки | Количество дней после срока оплаты |
| Статус | Текущая, просроченная, спорная или сомнительная |
| Ответственный | Сотрудник, контролирующий получение денег |
| Комментарий | Обещанная дата, причина задержки и следующие действия |
Если оплата предусмотрена частями, каждый платёжный этап лучше учитывать отдельной строкой.
Шаг 3. Фиксируйте задолженность при её возникновении
Запись создаётся сразу после события, которое сформировало требование компании:
- отгружен товар;
- подписан акт выполненных работ;
- перечислен аванс;
- выдан заём;
- возникла подтверждённая переплата.
К записи прикрепляют или указывают документальное основание. Без него сложно подтвердить сумму, срок и обязанность контрагента заплатить.
Шаг 4. Указывайте договорный срок оплаты
Срок необходимо рассчитывать по условиям договора, а не по устной договорённости.
Формулировка «оплата в течение 15 дней» может отсчитываться от разных событий:
- даты отгрузки;
- получения товара;
- подписания акта;
- получения счёта;
- завершения определённого этапа.
В реестре должна находиться конкретная календарная дата. Иначе невозможно однозначно определить момент возникновения просрочки.
Шаг 5. Распределяйте поступившие платежи
После получения денег платёж необходимо связать с конкретным документом.
Если поступила частичная оплата:
- укажите сумму платежа;
- уменьшите остаток долга;
- сохраните первоначальную сумму;
- проверьте срок оплаты оставшейся части.
Не следует автоматически закрывать самый старый счёт, если назначение платежа или условия договора указывают на другой документ. Неправильное распределение создаёт ложную просрочку и искажает взаиморасчёты.
Шаг 6. Рассчитывайте остаток задолженности
Движение задолженности проверяется по формуле:
Остаток на начало + новая задолженность − оплаты − зачёты − списания = остаток на конец.
Расчёт должен совпадать:
- с первичными документами;
- с банковскими поступлениями;
- с данными бухгалтерского учёта;
- с подтверждёнными взаиморасчётами контрагента.
Любые корректировки необходимо проводить отдельными операциями с указанием причины.
Шаг 7. Разделяйте текущие и просроченные долги
Задолженность является текущей, пока установленный срок оплаты не наступил.
После нарушения срока она переходит в просроченную. Для анализа её распределяют по возрастным группам:
- срок ещё не наступил;
- просрочка до 30 дней;
- от 31 до 60 дней;
- от 61 до 90 дней;
- более 90 дней.
Интервалы можно адаптировать под договорные условия и отрасль. Единые группы необходимо использовать во всех отчётных периодах.
Шаг 8. Назначьте статусы и ответственных
Одного срока недостаточно. Для каждого долга полезно установить статус:
- ожидается оплата;
- направлено напоминание;
- получено обещание платежа;
- существует спор по документам;
- согласован график погашения;
- ограничены новые отгрузки;
- передано на взыскание;
- задолженность признана сомнительной.
За каждой суммой должен быть закреплён сотрудник. Обычно менеджер отвечает за коммуникацию с покупателем, бухгалтер — за документы и распределение платежей, а финансовая служба — за общий контроль и прогноз поступлений.
Шаг 9. Проводите регулярную сверку
Минимальная периодичность контроля зависит от объёма операций:
- ежедневно — новые отгрузки и поступления;
- еженедельно — просроченные долги и обещанные платежи;
- ежемесячно — общая сумма, возрастной анализ и сверка с учётом;
- периодически — подтверждение взаиморасчётов с контрагентами.
Сверка помогает выявить неучтённые оплаты, неподписанные документы, ошибочные суммы и разногласия до того, как они превратятся в длительную просрочку.
Какие отчёты формировать
На основе реестра собственнику и руководителю полезны:
- общая дебиторская задолженность;
- текущая и просроченная части;
- долги по срокам просрочки;
- крупнейшие дебиторы;
- задолженность по ответственным менеджерам;
- ожидаемые поступления по неделям;
- средний срок оплаты;
- оборачиваемость задолженности;
- доля сомнительных долгов.
Отчёт должен позволять перейти от итоговой суммы к конкретному клиенту и документу.
Как связать реестр с финансовым планом
Ожидаемые платежи покупателей следует включать в прогноз движения денег. При этом поступления по текущим счетам и неопределённые обещания должников нельзя оценивать одинаково.
Например, в KESHER.PRO ожидаемые поступления можно учитывать при финансовом планировании и сопоставлять с фактическим денежным потоком. Если платёж не поступил в запланированную дату, платёжный календарь помогает увидеть влияние задержки на ближайшие обязательства компании.
Детальная информация по клиентам и документам остаётся в реестре задолженности, а финансовая система показывает её влияние на общую картину бизнеса.
Распространённые ошибки
К искажению данных приводят:
- учёт только общей суммы по клиенту;
- отсутствие конкретного срока оплаты;
- несвоевременное отражение поступлений;
- смешивание текущей и просроченной задолженности;
- объединение покупателей, авансов и займов;
- отсутствие ответственного сотрудника;
- удаление первоначальной суммы после частичной оплаты;
- отсутствие сверки с банковскими операциями и документами;
- включение спорных долгов в прогноз как гарантированных поступлений.
Перелинковка
Определение и основные виды раскрыты в статье «Что такое дебиторская задолженность?».
Практическая работа с условиями оплаты представлена в материале «Как управлять дебиторской задолженностью?».
Правила выделения нарушенных сроков приведены в статье «Что такое просроченная дебиторская задолженность?».
Данные реестра используются в руководстве «Как рассчитать оборачиваемость дебиторской задолженности?».
Последствия изменения суммы и сроков раскрыты в материале «Как дебиторская задолженность влияет на бизнес?».
Влияние своевременных поступлений на возврат денег рассмотрено в статье «Как сократить финансовый цикл?».
Связь расчётов с текущими ресурсами объяснена в материале «Как управлять оборотным капиталом?».
Порядок подтверждения данных приведён в руководстве «Как провести сверку взаиморасчётов с контрагентами?».
Главное
Учёт дебиторской задолженности ведётся по каждому контрагенту, договору и документу. Реестр должен показывать первоначальную сумму, срок оплаты, поступления, остаток, просрочку, статус и ответственного. Только такие данные позволяют прогнозировать деньги и своевременно работать с проблемными долгами.
Посмотреть, как в KESHER.PRO сопоставляются ожидаемые и фактические денежные потоки, можно через демонстрационный кабинет.