Чтобы избежать кассового разрыва, необходимо заранее планировать поступления и выплаты, контролировать сроки оплаты покупателей, не замораживать избыточные средства в запасах и поддерживать финансовый резерв.
Главный инструмент профилактики — платёжный календарь. Он показывает будущий остаток денег на каждый день и позволяет принять меры до наступления срока обязательной выплаты.
Полностью исключить непредвиденные события невозможно. Задача финансового управления заключается в том, чтобы своевременно обнаруживать риск и иметь подготовленный порядок действий.
Ведите платёжный календарь
В календаре по дням отражаются:
- текущие остатки денег;
- ожидаемые поступления;
- выплаты поставщикам;
- заработная плата;
- налоги;
- кредитные обязательства;
- инвестиционные платежи;
- конечный остаток каждой даты.
Если будущий остаток становится отрицательным, необходимо определить дату, размер и продолжительность дефицита.
Календарь следует регулярно обновлять. Перенос поступления или появление нового обязательства меняет все последующие остатки.
Подробнее этот инструмент рассматривается в статье «Что такое платёжный календарь?».
Планируйте консервативно
Не следует включать в денежный план все ожидаемые поступления как гарантированные.
Разделите их на:
- подтверждённые;
- вероятные;
- неподтверждённые.
Если покупатель часто нарушает сроки, при планировании лучше использовать фактическую платёжную дисциплину, а не дату из договора.
Полезно проверить сценарий, при котором крупное поступление задерживается на несколько дней или переносится на следующий период. Если такая задержка сразу создаёт отрицательный остаток, компании необходим больший резерв.
Контролируйте дебиторскую задолженность
Чем позже покупатели оплачивают счета, тем больше денег требуется компании для финансирования текущей деятельности.
Для сокращения риска можно:
- проверять клиентов до предоставления отсрочки;
- устанавливать кредитные лимиты;
- запрашивать аванс;
- сокращать сроки оплаты;
- заранее напоминать о приближении платежа;
- быстро реагировать на просрочку;
- не увеличивать задолженность проблемного клиента.
Условия оплаты должны учитывать возможности бизнеса. Продажа с длительной отсрочкой может увеличивать выручку, но одновременно ухудшать ликвидность.
Согласуйте условия с поставщиками
По возможности сроки выплат поставщикам следует согласовывать со сроками получения денег от покупателей.
Компания может:
- договориться об отсрочке;
- разделить крупный платёж;
- использовать поэтапную оплату;
- согласовать частичную предоплату;
- изменить график поставок;
- распределить закупки между периодами.
Перенос обязательства необходимо согласовывать заранее. Систематическая просрочка без договорённости ухудшает отношения с поставщиками и может привести к остановке поставок.
Не создавайте избыточные запасы
Товар или материал на складе — это деньги, которые временно нельзя использовать для других выплат.
Для управления запасами необходимо контролировать:
- скорость продаж;
- остатки по товарам;
- минимальный необходимый запас;
- сроки поставки;
- сезонность;
- неликвидные позиции;
- объём закупочной партии.
Крупная закупка может снизить цену единицы товара, но создать кассовый разрыв. Решение следует оценивать не только по выгоде закупки, но и по влиянию на остаток денег.
Распределяйте крупные выплаты
Если несколько значительных платежей приходятся на одну дату, риск нехватки денег возрастает.
Это могут быть:
- заработная плата;
- налоги;
- аренда;
- выплаты по кредитам;
- крупные закупки;
- инвестиции.
По возможности платежи распределяются между периодами. Например, с поставщиком можно согласовать оплату частями, а инвестиционный проект — разделить на этапы.
Обязательные даты, которые нельзя изменить, необходимо учитывать при формировании финансового резерва.
Формируйте финансовый резерв
Финансовый резерв помогает выполнять обязательства при задержке поступлений или появлении незапланированных расходов.
Его размер зависит от:
- регулярных обязательных выплат;
- стабильности продаж;
- сроков оплаты покупателей;
- сезонности;
- долговой нагрузки;
- доступности финансирования.
Универсального размера резерва не существует. Компания должна ориентироваться на собственный платёжный календарь и пессимистичный сценарий.
Резерв следует хранить отдельно от денег, предназначенных для текущих расходов и инвестиций.
Планируйте инвестиции отдельно
Покупка оборудования, ремонт или открытие филиала не должны финансироваться за счёт денег, необходимых для текущей деятельности.
Перед вложением следует проверить:
- будущие обязательные выплаты;
- минимальный остаток;
- потребность в запасах;
- ожидаемые поступления;
- пессимистичный сценарий;
- источник финансирования.
Наличие крупной суммы на банковском счёте не означает, что все деньги свободны. Часть остатка может быть необходима для заработной платы, налогов и расчётов с поставщиками.
Контролируйте вывод денег собственником
Прибыль, отражённая в отчёте, не всегда доступна для немедленного вывода.
Перед выплатой собственнику необходимо проверить:
- фактический остаток денег;
- будущие обязательства;
- дебиторскую задолженность;
- кредитные платежи;
- инвестиционные планы;
- минимальный резерв.
Если вывести деньги без учёта этих показателей, компания может столкнуться с дефицитом уже в ближайшие дни.
Следите за прибыльностью бизнеса
Платёжный календарь помогает управлять сроками, но не способен исправить хроническую убыточность.
Если расходы регулярно превышают доходы, кассовые разрывы будут повторяться даже при переносе платежей и привлечении займов.
В такой ситуации необходимо анализировать:
- цены;
- себестоимость;
- маржинальность;
- постоянные расходы;
- эффективность направлений;
- экономику отдельных товаров или услуг.
Временное финансирование может закрыть текущий дефицит, но не заменяет прибыльную бизнес-модель.
Установите правила согласования платежей
Компания должна определить:
- кто создаёт заявку;
- кто проверяет её обоснованность;
- кто согласовывает платёж;
- какие операции имеют приоритет;
- какие расходы можно переносить;
- какой остаток считается минимально допустимым.
Без правил подразделения могут инициировать выплаты независимо друг от друга, не учитывая общий остаток денег.
Для незапланированных крупных расходов желательно установить отдельный порядок согласования.
Пример предотвращения разрыва в KESHER.PRO
Предположим, через десять дней компания должна провести выплаты на 4 500 000, а подтверждённые поступления к этой дате составляют 3 700 000. Расчётный дефицит равен 800 000.
Например, в KESHER.PRO платёжный календарь позволяет увидеть отрицательный остаток и конкретные операции, которые его создают. Собственник может проверить плановые и фактические движения денег, оценить ликвидность и определить необходимый финансовый буфер.
Если риск обнаружен заранее, компания может ускорить оплату покупателя, разделить крупную выплату или использовать сформированный резерв.
Регулярно проводите план-факт анализ
После завершения периода сравните:
- плановые и фактические поступления;
- плановые и фактические выплаты;
- ожидаемые и реальные даты;
- расчётный и фактический остаток;
- причины незапланированных операций.
Если покупатели регулярно платят позже запланированного, будущий календарь необходимо строить с учётом реального поведения. Если расходы систематически превышают план, следует пересмотреть бюджет или правила согласования.
План-факт анализ повышает точность последующего финансового планирования.
Чек-лист профилактики
Риск кассового разрыва снижается, если компания:
- регулярно ведёт платёжный календарь;
- планирует операции по датам;
- проверяет вероятность поступлений;
- контролирует дебиторскую задолженность;
- согласовывает сроки с поставщиками;
- управляет товарными запасами;
- распределяет крупные выплаты;
- формирует финансовый резерв;
- отдельно планирует инвестиции;
- контролирует вывод денег собственником;
- устанавливает правила согласования платежей;
- сравнивает план с фактом.
Перелинковка
Перед изучением рекомендаций необходимо разобраться, «Что такое кассовый разрыв?».
Также полезно понимать, «Почему возникает кассовый разрыв?».
Для предотвращения проблемы необходимо научиться «Заранее определять кассовый разрыв».
Главным инструментом профилактики является «Платёжный календарь».
Для эффективной работы рекомендуется изучить руководство «Как составить платёжный календарь?».
Возможные проблемы с денежными потоками помогает предусмотреть «Финансовое планирование».
Если дефицит уже возник, необходимо определить, «Что делать при кассовом разрыве?».
После устранения проблемы рекомендуется регулярно «Проводить план-факт анализ».
Заключение
Предотвращение кассового разрыва начинается с регулярного планирования поступлений и выплат. Компании необходимо контролировать задолженность покупателей, запасы, крупные платежи, инвестиции и вывод денег собственником.
Даже точный план требует финансового резерва, поскольку часть поступлений может задержаться, а расходы — измениться.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как платёжный календарь, ликвидность и финансовый буфер KESHER.PRO помогают заранее контролировать риск нехватки денег.