Платёжный календарь — это инструмент краткосрочного планирования денежных потоков, в котором по дням или неделям отражаются ожидаемые поступления, запланированные выплаты и будущие остатки денег.
Он помогает заранее определить, хватит ли компании средств для выплаты заработной платы, оплаты поставщикам, налогов, аренды и других обязательств. Если в определённый день расчётный остаток становится отрицательным, календарь показывает возможный кассовый разрыв до его фактического возникновения.
В отличие от месячного бюджета движения денежных средств, платёжный календарь используется для оперативного управления конкретными платежами.
Что показывает платёжный календарь
Платёжный календарь позволяет увидеть:
- остаток денег на начало периода;
- ожидаемые поступления;
- запланированные выплаты;
- даты совершения операций;
- ежедневный чистый денежный поток;
- остаток денег на конец каждого дня;
- возможные кассовые разрывы;
- платежи, которые необходимо согласовать или перенести.
Основная формула выглядит так:
Конечный остаток дня = начальный остаток + поступления − выплаты
Конечный остаток одного дня становится начальным остатком следующего. Благодаря этому можно проследить, как каждое поступление или списание влияет на дальнейшую способность компании выполнять обязательства.
Какие поступления включаются в календарь
В платёжном календаре отражаются все ожидаемые поступления денежных средств:
- оплаты покупателей;
- авансы;
- возвраты;
- получение кредитов и займов;
- вклады собственников;
- другие поступления.
Для каждой операции указываются предполагаемая дата, сумма, финансовая статья и источник денег.
Если дата оплаты покупателем не подтверждена, поступление лучше оценивать осторожно. Необоснованно оптимистичный календарь может скрыть будущий кассовый разрыв.
Какие выплаты включаются в календарь
В календарь добавляются:
- расчёты с поставщиками;
- заработная плата;
- налоги;
- аренда;
- коммунальные платежи;
- закупки;
- маркетинговые расходы;
- погашение кредитов;
- инвестиционные платежи;
- другие обязательства.
Для каждой выплаты желательно определить:
- точную или предполагаемую дату;
- сумму;
- финансовую статью;
- ответственного сотрудника;
- обязательность платежа;
- возможность переноса.
Такое разделение помогает быстро определить, какие операции нельзя задерживать, а какие можно перенести без существенных последствий для бизнеса.
На какой период составляется платёжный календарь
Период зависит от особенностей компании.
Чаще всего календарь составляется:
- на ближайшую неделю;
- на месяц;
- на несколько месяцев вперёд.
Ближайшие операции планируются подробнее, поскольку их даты и суммы известны точнее. Более отдалённые платежи могут указываться предварительно и уточняться по мере появления новой информации.
Обновлять календарь рекомендуется регулярно. В компании с большим количеством операций это может происходить ежедневно, в более стабильном бизнесе — несколько раз в неделю.
Чем платёжный календарь отличается от БДДС
БДДС и платёжный календарь планируют денежные потоки, но имеют разную степень детализации.
| Критерий | БДДС | Платёжный календарь |
|---|---|---|
| Основная задача | Планирование денежных потоков периода | Управление конкретными платежами |
| Обычная детализация | По месяцам и статьям | По дням или неделям |
| Основной результат | Плановый остаток за период | Остаток на каждую дату |
| Использование | Среднесрочное планирование | Оперативное управление |
| Основной риск | Общий дефицит денег | Кассовый разрыв в конкретный день |
БДДС может показывать положительный остаток по итогам месяца, но не всегда выявляет нехватку денег внутри периода. Платёжный календарь позволяет увидеть точную дату возможного дефицита.
Подробнее денежный бюджет рассматривается в статье «Что такое БДДС — бюджет движения денежных средств?».
Чем платёжный календарь отличается от ДДС
Движение денежных средств — это сами поступления и выплаты компании. Платёжный календарь представляет собой инструмент их планирования и оперативного контроля.
В календаре могут одновременно находиться:
- будущие операции;
- согласованные платежи;
- фактические поступления и выплаты;
- перенесённые операции.
Отчёт о движении денежных средств в первую очередь показывает совершённые операции, а платёжный календарь помогает управлять теми, которые ещё только должны произойти.
Подробное сравнение представлено в статье «Чем платёжный календарь отличается от ДДС?».
Пример платёжного календаря
Рассмотрим условный фрагмент календаря.
| Дата | Начальный остаток | Поступления | Выплаты | Конечный остаток |
|---|---|---|---|---|
| 5 марта | 1 500 000 | 500 000 | 2 500 000 | −500 000 |
| 6 марта | −500 000 | 3 000 000 | 700 000 | 1 800 000 |
| 7 марта | 1 800 000 | 800 000 | 1 000 000 | 1 600 000 |
По итогам трёх дней остаток остаётся положительным, но 5 марта возникает кассовый разрыв 500 000.
Если смотреть только на общий результат периода, проблема останется незаметной. Платёжный календарь показывает точную дату и размер дефицита.
Как календарь помогает предотвращать кассовые разрывы
Когда возможная нехватка денег обнаружена заранее, компания может:
- ускорить получение оплаты от покупателей;
- договориться о переносе выплаты;
- разделить крупный платёж на части;
- перенести необязательную покупку;
- использовать финансовый резерв;
- привлечь краткосрочное финансирование.
Выбор решения зависит от суммы, продолжительности разрыва и последствий переноса обязательств.
Подробнее порядок расчёта описан в статье «Как заранее определить кассовый разрыв?».
Пример использования KESHER.PRO
Предположим, собственник видит, что через пять дней необходимо выплатить поставщикам 2 000 000, заработную плату 1 500 000 и налоги 600 000. Ожидаемое поступление от крупного клиента запланировано только через неделю.
Например, в KESHER.PRO платёжный календарь показывает плановые и фактические движения денег по дням. Собственник может выбрать проблемную дату, увидеть входящие в неё операции и определить, какой платёж создаёт отрицательный остаток.
После этого можно изменить очерёдность выплат, связаться с покупателем или заранее подготовить необходимый резерв.
Как поддерживать календарь в актуальном состоянии
Для регулярной работы необходимо:
- добавлять новые обязательства сразу после их возникновения;
- уточнять даты ожидаемых поступлений;
- отмечать совершённые операции;
- переносить платежи на согласованные даты;
- удалять дубли;
- проверять остатки по кассам и счетам;
- назначать ответственных за обновление данных.
Календарь теряет практическую ценность, если фактические операции отражаются с большой задержкой или сотрудники не вносят будущие обязательства.
Распространённые ошибки
При ведении платёжного календаря компании часто:
- учитывают только обязательные выплаты;
- завышают ожидаемые поступления;
- не указывают точные даты;
- забывают о налогах и кредитах;
- смешивают доходы с денежными поступлениями;
- не учитывают остатки по отдельным счетам;
- не отмечают совершённые платежи;
- обновляют данные нерегулярно;
- анализируют только итог месяца.
Рабочий календарь должен содержать актуальную информацию и показывать движение денег внутри периода, а не только общий месячный результат.
Перелинковка
Перед изучением рекомендуется разобраться, «Что такое бюджетирование?».
Платёжный календарь является частью процесса, описанного в статье «Что такое финансовое планирование?».
Для общего планирования денежных потоков используется «Бюджет движения денежных средств — БДДС».
Следующим этапом рекомендуется изучить руководство «Как составить платёжный календарь?».
Также необходимо понимать, «Чем платёжный календарь отличается от ДДС?».
Платёжный календарь помогает «Заранее определить возможный кассовый разрыв».
Его использование позволяет «Избежать кассового разрыва».
После завершения периода полезно «Проводить план-факт анализ».
Заключение
Платёжный календарь показывает будущие поступления, выплаты и остатки денег по дням или неделям. Он дополняет БДДС и помогает обнаруживать кассовые разрывы внутри месяца.
Чтобы календарь приносил пользу, в него необходимо своевременно вносить будущие обязательства, уточнять даты поступлений и отмечать фактические операции.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как платёжный календарь KESHER.PRO помогает контролировать движение денег по дням.