Чтобы составить платёжный календарь, необходимо определить начальный остаток денег, собрать все ожидаемые поступления и выплаты, распределить их по датам и рассчитать остаток на конец каждого дня.
Если расчётный остаток становится отрицательным, календарь показывает дату и размер возможного кассового разрыва. Компания получает время, чтобы ускорить поступление, перенести выплату или заранее подготовить финансирование.
Платёжный календарь обычно составляется на месяц, а ближайшие операции контролируются по дням. Чем больше платежей проходит в компании, тем чаще необходимо обновлять данные.
Шаг 1. Определите период
Выберите период, на который составляется календарь.
Это может быть:
- неделя;
- месяц;
- несколько месяцев.
Для оперативного управления удобна ежедневная детализация. Более отдалённые операции можно сначала планировать по неделям, а затем уточнять их даты.
Календарь должен охватывать период, достаточный для своевременного принятия решений. Если о возможном дефиците становится известно только за день до выплаты, времени на его устранение может не хватить.
Шаг 2. Определите доступные деньги
Зафиксируйте остатки на начало периода по всем источникам денежных средств:
- банковским счетам;
- наличным кассам;
- корпоративным картам;
- другим доступным счетам.
Если деньги на отдельных счетах имеют ограничения или предназначены для конкретных целей, это следует учитывать отдельно.
Переводы между собственными счетами не являются поступлениями или расходами бизнеса. Они только изменяют место хранения денег.
Шаг 3. Соберите ожидаемые поступления
Добавьте в календарь все денежные средства, которые компания рассчитывает получить.
Для каждого поступления укажите:
- дату;
- сумму;
- плательщика или источник;
- финансовую статью;
- степень вероятности;
- ответственного сотрудника.
К ожидаемым поступлениям могут относиться:
- оплаты покупателей;
- авансы;
- возвраты;
- получение кредитов;
- вклады собственников;
- продажа имущества.
Не следует включать поступление только на основании устного ожидания. Чем меньше уверенность в дате оплаты, тем осторожнее его нужно учитывать.
Если клиент часто задерживает платежи, в календаре лучше использовать реалистичный срок, а не дату из первоначального договора.
Шаг 4. Соберите будущие выплаты
Добавьте все известные обязательства компании:
- оплату поставщикам;
- заработную плату;
- налоги;
- аренду;
- коммунальные платежи;
- закупки;
- маркетинговые расходы;
- погашение кредитов;
- инвестиционные платежи;
- дивиденды;
- другие выплаты.
Для каждой операции укажите дату, сумму, финансовую статью и ответственного.
Даже небольшой регулярный платёж следует учитывать, если совокупность таких операций способна существенно повлиять на остаток денег.
Шаг 5. Определите приоритет платежей
Все выплаты удобно разделить по степени обязательности.
Обязательные
К ним обычно относятся:
- заработная плата;
- налоги;
- платежи по кредитам;
- аренда;
- другие обязательства с существенными последствиями просрочки.
Необходимые для работы
Это платежи, без которых могут остановиться продажи, производство или оказание услуг:
- закупка ключевых материалов;
- оплата основных поставщиков;
- логистика;
- критически важные сервисы.
Переносимые
К этой группе могут относиться:
- необязательные закупки;
- часть маркетинговых расходов;
- отдельные инвестиции;
- расходы, срок которых можно изменить без значимых последствий.
Приоритет не отменяет обязательство, но помогает определить порядок действий при временной нехватке денег.
Шаг 6. Распределите операции по датам
Каждое поступление и выплату необходимо поставить на предполагаемую дату.
Не следует равномерно распределять месячные суммы между днями. Календарь должен учитывать реальные сроки:
- даты по договорам;
- график заработной платы;
- сроки уплаты налогов;
- кредитные платежи;
- ожидаемую оплату покупателей;
- согласованные даты расчётов с поставщиками.
Если точная дата неизвестна, можно использовать наиболее вероятную и отметить необходимость уточнения.
Шаг 7. Рассчитайте ежедневный остаток
Для каждого дня используется формула:
Конечный остаток = начальный остаток + поступления − выплаты
Конечный остаток текущего дня становится начальным остатком следующего.
Пример:
| Дата | Начальный остаток | Поступления | Выплаты | Конечный остаток |
|---|---|---|---|---|
| 10 апреля | 2 000 000 | 1 000 000 | 1 500 000 | 1 500 000 |
| 11 апреля | 1 500 000 | 500 000 | 2 400 000 | −400 000 |
| 12 апреля | −400 000 | 3 000 000 | 600 000 | 2 000 000 |
Кассовый разрыв возникает 11 апреля и составляет 400 000. Положительный остаток следующего дня не устраняет проблему: 11 апреля компания не сможет выполнить все запланированные платежи без дополнительных действий.
Шаг 8. Найдите кассовые разрывы
Проверьте все даты, в которых остаток:
- становится отрицательным;
- приближается к минимально допустимому уровню;
- не обеспечивает обязательные выплаты следующих дней.
Для каждого разрыва определите:
- дату возникновения;
- максимальную сумму дефицита;
- продолжительность;
- платежи, ставшие причиной;
- поступления, которые ожидаются позднее;
- возможные способы покрытия.
Подробный порядок расчёта рассматривается в статье «Как заранее определить кассовый разрыв?».
Шаг 9. Скорректируйте график платежей
Если календарь показывает нехватку денег, компания может:
- ускорить получение оплаты от покупателей;
- договориться об авансе;
- перенести необязательный платёж;
- разделить выплату на части;
- изменить график закупок;
- использовать финансовый резерв;
- привлечь краткосрочное финансирование.
Сначала оцениваются решения, которые не создают дополнительной долговой нагрузки. Перенос платежа необходимо согласовывать с контрагентом, а не допускать просрочку без предупреждения.
Если дефицит уже возник, порядок дальнейших действий раскрыт в статье «Что делать при кассовом разрыве?».
Шаг 10. Утвердите платежи и ответственность
Определите, кто:
- добавляет заявки на платежи;
- подтверждает даты и суммы;
- согласовывает выплаты;
- проверяет поступления;
- обновляет фактические операции;
- принимает решения при дефиците денег.
Без установленной ответственности календарь быстро теряет актуальность. Сотрудники могут не внести обязательство или продолжить использовать уже перенесённую дату.
Для крупных платежей полезно установить отдельный порядок согласования.
Шаг 11. Обновляйте план фактическими данными
После совершения операции её необходимо отметить как фактическую.
Регулярно проверяйте:
- поступила ли ожидаемая оплата;
- соответствует ли сумма плану;
- проведён ли платёж;
- изменилась ли дата;
- появились ли новые обязательства;
- совпадают ли расчётные и реальные остатки.
Если поступление задерживается, все последующие остатки необходимо пересчитать. Календарь должен показывать актуальную ситуацию, а не первоначальные ожидания.
Пример ведения календаря в KESHER.PRO
Предположим, на 20-е число запланирована выплата поставщикам 2 500 000 и заработной платы 1 800 000. Ожидаемое поступление от покупателя составляет 3 000 000, но клиент переносит оплату на три дня.
Например, в KESHER.PRO платёжный календарь позволяет сопоставить плановые и фактические денежные операции по дням. После переноса поступления собственник видит изменение остатка 20-го числа и может перейти к платежам, создающим дефицит.
Это позволяет до наступления даты договориться с поставщиком, перенести необязательную выплату или подготовить резерв.
Чем календарь отличается от БДДС
БДДС показывает общий план движения денег по периодам, а платёжный календарь детализирует его до конкретных дат и операций.
БДДС помогает оценить, хватит ли денег в целом за месяц. Платёжный календарь показывает, хватит ли денег в каждый отдельный день.
Поэтому календарь часто строится на основе БДДС, но дополняется:
- точными датами;
- ответственными сотрудниками;
- приоритетами;
- статусами операций;
- фактическими платежами.
Чек-лист готового календаря
Перед началом использования проверьте, что:
- определён период;
- внесены остатки по счетам и кассам;
- добавлены ожидаемые поступления;
- учтены все обязательные выплаты;
- операции распределены по датам;
- определены приоритеты;
- рассчитан остаток каждого дня;
- найдены возможные кассовые разрывы;
- назначены ответственные;
- установлен порядок обновления.
Распространённые ошибки
При составлении календаря компании часто:
- учитывают только крупные платежи;
- используют неподтверждённые даты поступлений;
- забывают о налогах и кредитах;
- не разделяют обязательные и переносимые выплаты;
- считают внутренние переводы доходами и расходами;
- не пересчитывают остатки после переноса операции;
- не отмечают фактические платежи;
- обновляют данные слишком редко;
- смотрят только на итог месяца.
Точность календаря зависит не от сложности формы, а от полноты и своевременности данных.
Перелинковка
Перед составлением рекомендуется разобраться, «Что такое платёжный календарь?».
Также полезно понимать роль процесса «Бюджетирование».
Платёжный календарь обычно строится на основе «Бюджета движения денежных средств — БДДС».
Необходимо учитывать, «Чем платёжный календарь отличается от ДДС?».
При составлении календаря важно «Заранее определить кассовый разрыв».
Правильно составленный календарь помогает «Избежать кассового разрыва».
Если дефицит всё же возник, необходимо знать, «Что делать при кассовом разрыве?».
После завершения периода рекомендуется «Проводить план-факт анализ».
Заключение
Для составления платёжного календаря необходимо собрать остатки, будущие поступления и выплаты, распределить операции по датам и рассчитать ежедневные остатки денег.
Календарь следует регулярно обновлять фактическими данными. Тогда он позволяет заранее увидеть дефицит и принять решение до наступления срока обязательного платежа.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как платёжный календарь KESHER.PRO помогает контролировать плановые и фактические движения денег по дням.