Чтобы провести план-факт анализ, необходимо выбрать период, подготовить сопоставимые плановые и фактические данные, рассчитать отклонения, определить их причины и зафиксировать управленческие решения.
Простого сравнения сумм недостаточно. Если фактическая прибыль ниже плана, собственнику нужно понять, что стало причиной: снижение продаж, изменение цены, рост себестоимости или превышение расходов.
Результатом анализа должен стать не отчёт с разницей, а конкретный план действий с ответственными и сроками.
Шаг 1. Определите период и показатели
Сначала выберите период анализа:
- день;
- неделя;
- месяц;
- квартал;
- год.
Периодичность зависит от показателя. Денежные остатки и платежи можно контролировать ежедневно, продажи — еженедельно, а прибыль и бюджеты подразделений — ежемесячно.
После этого определите показатели для сравнения:
- объём продаж;
- среднюю цену;
- выручку;
- себестоимость;
- валовую прибыль;
- операционные расходы;
- чистую прибыль;
- поступления;
- выплаты;
- остатки денег;
- показатели филиалов и проектов.
Не следует включать в анализ все доступные данные. Сначала выбираются показатели, которые влияют на финансовые цели компании.
Шаг 2. Зафиксируйте базу сравнения
Определите, с чем будет сравниваться факт:
- финансовым планом;
- бюджетом;
- финансовым прогнозом;
- предыдущим периодом.
Эти значения решают разные задачи.
План показывает целевой результат. Бюджет отражает установленные финансовые рамки. Прогноз показывает наиболее вероятный результат с учётом текущей информации.
Первоначальный план и бюджет необходимо сохранять. Если постоянно заменять их фактическими значениями, оценить качество планирования будет невозможно.
Шаг 3. Подготовьте фактические данные
Соберите данные за тот же период и в той же детализации, что использовались при планировании.
Источниками могут быть:
- управленческие отчёты;
- банковские и кассовые операции;
- данные о продажах;
- информация о закупках;
- расчёты заработной платы;
- налоговые данные;
- отчёты подразделений.
Перед расчётом проверьте полноту информации. Если часть операций ещё не отражена, анализ может показать ложное отклонение.
Шаг 4. Проверьте сопоставимость
План и факт должны использовать:
- одинаковые периоды;
- одинаковые финансовые статьи;
- одинаковые подразделения;
- одинаковые единицы измерения;
- единые правила признания доходов и расходов.
Например, нельзя сравнивать плановую выручку по начислению с фактическими денежными поступлениями. Это разные показатели.
Если в течение периода изменилась структура статей, данные необходимо предварительно сопоставить.
Шаг 5. Рассчитайте отклонения
Абсолютное отклонение рассчитывается по формуле:
Абсолютное отклонение = факт − план
Относительное отклонение:
Относительное отклонение = (факт − план) ÷ план × 100%
Пример:
| Показатель | План | Факт | Отклонение |
|---|---|---|---|
| Выручка | 12 000 000 | 10 800 000 | −1 200 000 |
| Себестоимость | 6 500 000 | 6 300 000 | −200 000 |
| Операционные расходы | 3 500 000 | 3 900 000 | 400 000 |
| Прибыль | 2 000 000 | 600 000 | −1 400 000 |
Фактическая прибыль оказалась ниже плана на 1 400 000. Следующий этап — определить, какие изменения сформировали это отклонение.
Шаг 6. Выделите существенные отклонения
Не каждое расхождение требует отдельного разбирательства.
Компания может установить порог существенности:
- фиксированную сумму;
- процент от плана;
- сочетание суммы и процента;
- отдельное правило для критически важных статей.
Например, отклонение аренды на 1% может не требовать решения, а задержка налогового платежа требует внимания независимо от суммы.
Порог помогает сосредоточиться на показателях, которые действительно влияют на прибыль, ликвидность или выполнение обязательств.
Шаг 7. Разложите отклонение на причины
Общее расхождение необходимо разделить на составляющие.
Выручка
На неё могут повлиять:
- количество продаж;
- средняя цена;
- скидки;
- структура товаров;
- сезонность;
- перенос сделок между периодами.
Себестоимость
Причинами могут быть:
- изменение закупочной цены;
- увеличение расхода материалов;
- изменение структуры продаж;
- рост доставки;
- дополнительные комиссии.
Операционные расходы
Проверяются:
- незапланированный найм;
- превышение маркетингового бюджета;
- рост аренды;
- разовые расходы;
- ошибки классификации.
Денежные потоки
Отклонения могут возникать из-за:
- задержки оплаты покупателей;
- переноса выплат;
- незапланированных операций;
- изменения графика закупок;
- получения или погашения кредита.
Шаг 8. Отделите перенос от постоянного отклонения
Часть расхождений возникает из-за изменения сроков.
Например, продажа, запланированная на март, состоялась в апреле. Мартовский план не выполнен, но годовой результат может сохраниться.
Отклонения можно разделить на:
- временные — показатель переносится в следующий период;
- постоянные — значение не будет получено или компенсировано;
- разовые — связаны с единичным событием;
- системные — регулярно повторяются.
Такое разделение помогает понять, нужно ли менять действия компании или только обновить прогноз по периодам.
Шаг 9. Определите ответственность
Для каждого существенного отклонения необходимо определить сотрудника, способного объяснить причину и повлиять на результат.
Например:
- руководитель продаж отвечает за количество сделок и среднюю цену;
- закупки — за закупочную стоимость;
- руководитель подразделения — за свой бюджет;
- финансовая служба — за консолидацию и денежные потоки.
Сотрудник не должен отвечать за фактор, который не находится под его контролем. Например, руководитель отдела продаж не может отвечать за незапланированное изменение налогов.
Шаг 10. Сформулируйте решение
По каждому существенному отклонению зафиксируйте:
- причину;
- влияние на финансовый результат;
- необходимое действие;
- ответственного;
- срок выполнения;
- показатель для повторной проверки.
Возможными действиями могут быть:
- изменение плана продаж;
- пересмотр цен;
- сокращение отдельного расхода;
- смена поставщика;
- корректировка закупок;
- перенос инвестиции;
- изменение графика платежей;
- усиление контроля задолженности.
Если решение не определено, анализ остаётся описанием прошлого и не влияет на будущий результат.
Шаг 11. Обновите прогноз
После получения фактических данных необходимо оценить наиболее вероятный результат будущих периодов.
Например, если продажи два месяца подряд ниже плана и причина сохранится, финансовый прогноз следует уменьшить. Если отклонение было разовым, годовой прогноз может не измениться.
Обновление прогноза не означает автоматического изменения первоначального плана. План сохраняет цель, а прогноз показывает, какого результата компания, вероятнее всего, достигнет.
Пример анализа в KESHER.PRO
Предположим, по итогам месяца прибыль компании оказалась ниже плана на 900 000. Общего результата недостаточно, чтобы принять решение.
Например, в KESHER.PRO собственник может сравнить режимы «План», «Бюджет» и «Факт», а затем перейти к отдельной финансовой статье, филиалу, компании или группе компаний.
Анализ может показать, что 600 000 отклонения связано со снижением выручки одного филиала, а ещё 300 000 — с превышением расходов на доставку. Для каждого отклонения потребуется собственное действие и ответственный сотрудник.
Шаг 12. Проверьте выполнение решений
На следующем анализе необходимо проверить:
- выполнены ли согласованные действия;
- устранена ли причина;
- изменилось ли отклонение;
- требуется ли дополнительное решение;
- повысилась ли точность прогноза.
План-факт анализ должен быть регулярным управленческим циклом, а не разовым отчётом после окончания года.
Распространённые ошибки
При проведении анализа компании часто:
- сравнивают несопоставимые данные;
- рассматривают только итоговую прибыль;
- оценивают любое превышение расходов как негативное;
- не отделяют переносы между периодами;
- не ищут первопричину;
- не назначают ответственных;
- не фиксируют решения;
- заменяют план фактическими значениями;
- не проверяют выполнение принятых мер.
Качественный анализ объясняет причину отклонения и показывает, что необходимо изменить.
Чек-лист анализа
Перед завершением проверьте, что:
- выбран период;
- определены показатели;
- сохранён первоначальный план;
- подготовлены фактические данные;
- проверена сопоставимость;
- рассчитаны отклонения;
- выделены существенные расхождения;
- найдены причины;
- назначены ответственные;
- зафиксированы действия и сроки;
- обновлён финансовый прогноз;
- назначена дата повторной проверки.
Перелинковка
Перед проведением рекомендуется разобраться, «Что такое план-факт анализ?».
Анализ выполняется после подготовки руководства «Как составить финансовый план компании?».
Также он является частью процесса «Бюджетирование».
Плановые показатели обычно берутся из документа «Как составить бюджет компании?».
После сравнения данных необходимо определить, «Как анализировать отклонения от финансового плана?».
По итогам анализа следует решить, «Как часто нужно пересматривать финансовый план?».
При необходимости можно «Составить финансовый прогноз компании».
Регулярный анализ повышает качество процесса «Финансовое планирование».
Заключение
План-факт анализ проводится последовательно: сначала проверяется сопоставимость данных, затем рассчитываются отклонения, определяются причины и принимаются управленческие решения.
Полезный анализ заканчивается назначением ответственного, срока выполнения и даты повторной проверки. Первоначальный план при этом сохраняется, а изменившиеся ожидания отражаются в финансовом прогнозе.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как в KESHER.PRO сравниваются плановые, бюджетные и фактические показатели бизнеса.