Чтобы проанализировать отклонение от финансового плана, необходимо проверить правильность данных, разложить общую разницу на отдельные факторы, найти первопричину и оценить её влияние на прибыль и денежные потоки.
Например, выручка может оказаться ниже плана из-за меньшего количества продаж, изменения цены или структуры товаров. Эти причины требуют разных решений, поэтому анализ одной итоговой суммы не даёт собственнику достаточной информации.
Результат анализа должен отвечать на три вопроса:
- Почему возникло отклонение?
- Как оно повлияет на бизнес?
- Что необходимо изменить?
Шаг 1. Выберите существенные отклонения
Начните с показателей, которые сильнее всего влияют на финансовый результат:
- выручки;
- себестоимости;
- валовой прибыли;
- операционных расходов;
- чистой прибыли;
- поступлений;
- выплат;
- остатков денег.
Не каждое расхождение требует подробного разбора. Компания может установить порог существенности в сумме, процентах или одновременно по двум критериям.
При этом отдельные показатели требуют внимания независимо от размера. Например, просроченный налоговый или кредитный платёж может иметь существенные последствия даже при небольшой сумме.
Шаг 2. Проверьте правильность данных
До поиска причин необходимо исключить ошибки учёта.
Проверьте:
- совпадают ли периоды;
- используются ли одинаковые финансовые статьи;
- все ли операции отражены;
- нет ли дублей;
- правильно ли распределены показатели между подразделениями;
- не перепутаны ли доходы с поступлениями;
- не отнесена ли операция в другой месяц.
Например, расход может выглядеть выше плана только потому, что в фактических данных объединены операции за два периода.
Пока качество данных не подтверждено, делать управленческие выводы рано.
Шаг 3. Определите характер отклонения
Расхождения можно разделить на несколько типов.
По сумме
Фактическое значение отличается от плана.
Например, расходы составили 1 200 000 вместо запланированных 1 000 000.
По сроку
Сумма соответствует плану, но операция произошла в другом периоде.
Например, покупатель заплатил полностью, но на неделю позже. Годовой результат может не измениться, однако внутри месяца возникнет нехватка денег.
По структуре
Общий показатель выполнен, но изменилось соотношение его составляющих.
Например, выручка соответствует плану, но компания продала больше низкомаржинальных товаров. В результате прибыль оказалась ниже ожидаемой.
По объёму или цене
Финансовый показатель изменился из-за количества операций или стоимости единицы.
Такое разделение помогает перейти от общей суммы к конкретному фактору.
Шаг 4. Разложите отклонение выручки
Выручка зависит как минимум от количества продаж и средней цены:
Выручка = количество продаж × средняя цена
Предположим:
| Показатель | План | Факт |
|---|---|---|
| Количество продаж | 1 000 | 900 |
| Средняя цена | 10 000 | 11 000 |
| Выручка | 10 000 000 | 9 900 000 |
Общее отклонение выручки составляет всего −100 000. Однако внутри него действуют два противоположных фактора:
- снижение количества продаж уменьшило выручку;
- увеличение средней цены частично компенсировало потери.
Если смотреть только на итоговую разницу, можно ошибочно решить, что продажи почти выполнили план. На самом деле бизнес потерял часть клиентов или заказов, а результат сохранился благодаря более высокой цене.
Шаг 5. Разложите отклонение себестоимости
Изменение себестоимости может быть связано с:
- объёмом продаж;
- закупочной ценой;
- расходом материалов;
- стоимостью доставки;
- изменением ассортимента;
- курсом валют;
- дополнительными комиссиями.
Рост общей себестоимости не всегда неблагоприятен. Если компания продала больше товаров, связанные расходы закономерно увеличатся.
Для корректного вывода необходимо проверить себестоимость единицы продукции или долю себестоимости в выручке.
Если продажи не изменились, а затраты выросли, причиной может быть повышение закупочных цен или снижение производственной эффективности.
Шаг 6. Проанализируйте операционные расходы
По каждой существенной статье определите:
- была ли операция запланирована;
- является ли она разовой;
- кто её согласовал;
- связана ли она с ростом продаж;
- повторится ли в будущем;
- можно ли было её избежать.
Например, превышение маркетингового бюджета может быть оправдано, если оно обеспечило дополнительную прибыль. Незапланированный административный расход без заметного результата требует другого решения.
Расход нельзя оценивать отдельно от цели, для которой он был понесён.
Шаг 7. Проанализируйте денежные отклонения
При анализе поступлений и выплат учитываются не только суммы, но и даты.
Проверьте:
- какие поступления задержались;
- какие выплаты прошли раньше срока;
- какие операции появились незапланированно;
- как изменился конечный остаток;
- возникал ли кассовый разрыв;
- требуется ли корректировка платёжного календаря.
Например, план поступлений может быть выполнен за месяц, но задержка одного крупного платежа на несколько дней способна нарушить выполнение обязательств.
Шаг 8. Отделите внутренние причины от внешних
Внутренние причины связаны с решениями и процессами компании:
- ошибка планирования;
- снижение эффективности продаж;
- превышение расходов;
- избыточные закупки;
- несвоевременное выставление счетов;
- отсутствие контроля задолженности.
Внешними причинами могут быть:
- изменение спроса;
- рост цен поставщиков;
- изменение курса валют;
- новые обязательные требования;
- задержки со стороны контрагентов.
Разделение необходимо для выбора действий. Внутренний фактор можно устранить изменением процесса, а к внешнему — адаптировать цены, расходы или сценарии.
Шаг 9. Определите, является ли причина временной
Отклонения можно разделить на:
- временные;
- разовые;
- повторяющиеся;
- постоянные.
Если сделка перенесена на следующий месяц, годовой результат может сохраниться. Если продажи снижаются несколько месяцев подряд, отклонение становится системным и требует пересмотра прогноза.
Разовая поломка оборудования не обязательно повторится. Регулярный ремонт одной и той же техники уже указывает на устойчивую проблему.
Характер отклонения влияет на то, нужно ли менять текущие действия, будущий прогноз или финансовый план.
Шаг 10. Найдите первопричину
Не следует останавливаться на первом объяснении.
Например:
- прибыль ниже плана, потому что снизилась выручка;
- выручка снизилась, потому что стало меньше продаж;
- продаж стало меньше из-за сокращения количества заявок;
- заявок стало меньше после остановки рекламной кампании;
- кампания остановилась из-за несогласованного бюджета.
Первопричиной является не просто снижение выручки, а нарушение процесса планирования и согласования маркетинговых расходов.
Такой разбор позволяет устранить источник проблемы, а не только её финансовое проявление.
Шаг 11. Оцените последствия
Для каждого существенного отклонения определите влияние на:
- прибыль текущего периода;
- будущую выручку;
- денежные потоки;
- остатки денег;
- исполнение бюджета;
- потребность в финансировании;
- годовой прогноз.
Отклонение одного месяца может повлиять на следующие периоды. Например, сокращение закупок улучшит текущий денежный поток, но способно привести к нехватке товара и снижению будущих продаж.
Пример анализа в KESHER.PRO
Предположим, фактическая прибыль компании ниже плана на 1 200 000.
Например, в KESHER.PRO собственник может сравнить режимы «План», «Бюджет» и «Факт», а затем перейти от общего результата к отдельным финансовым статьям и подразделениям.
Анализ может показать, что 700 000 отклонения связано со снижением выручки одного филиала, 300 000 — с ростом себестоимости, а 200 000 — с незапланированным ремонтом. Такое разложение позволяет назначить разные действия и ответственных по каждой причине.
Шаг 12. Определите управленческое действие
В зависимости от причины компания может:
- изменить план продаж;
- пересмотреть цены;
- скорректировать ассортимент;
- сменить поставщика;
- уменьшить закупки;
- ограничить отдельные расходы;
- изменить график платежей;
- усилить контроль дебиторской задолженности;
- обновить финансовый прогноз.
По каждому действию фиксируются:
- ответственный;
- срок;
- ожидаемый результат;
- дата повторной проверки.
Без этих элементов анализ остаётся описанием прошлого.
Шаг 13. Решите, нужно ли менять план
Не каждое отклонение требует пересмотра финансового плана.
План можно сохранить, если:
- причина была разовой;
- цель остаётся достижимой;
- отклонение можно компенсировать;
- условия бизнеса существенно не изменились.
Пересмотр может потребоваться, если изменилась стратегия, бизнес-модель или существенные внешние условия.
Чаще по результатам анализа обновляется финансовый прогноз, а первоначальный план сохраняется как целевой ориентир.
Распространённые ошибки
При анализе отклонений компании часто:
- рассматривают только итоговую сумму;
- не проверяют качество данных;
- смешивают изменение суммы и перенос срока;
- не разделяют влияние цены и объёма;
- считают любое превышение расходов негативным;
- останавливаются на поверхностной причине;
- не оценивают влияние на денежные потоки;
- не назначают ответственных;
- автоматически изменяют план;
- не проверяют выполнение решений.
Качественный анализ должен связывать финансовое отклонение с конкретным событием, процессом или решением.
Чек-лист анализа отклонения
Перед завершением проверьте, что:
- подтверждена правильность данных;
- рассчитана абсолютная и относительная разница;
- определён тип отклонения;
- показатель разложен на факторы;
- установлена первопричина;
- причина признана временной или постоянной;
- оценено влияние на прибыль и деньги;
- выбрано управленческое действие;
- назначены ответственный и срок;
- определена необходимость обновления прогноза.
Перелинковка
Перед анализом рекомендуется разобраться, «Что такое план-факт анализ?».
Также полезно изучить руководство «Как проводить план-факт анализ?».
Анализ отклонений начинается после подготовки документа «Как составить финансовый план компании?».
Плановые показатели обычно формируются в процессе «Бюджетирование».
Для получения качественных результатов необходимо правильно «Составить бюджет компании».
По результатам анализа следует определить, «Как часто нужно пересматривать финансовый план?».
При необходимости можно «Составить новый финансовый прогноз компании».
Регулярный анализ отклонений повышает качество процесса «Финансовое планирование».
Заключение
Анализ отклонений начинается с проверки данных и разложения общей разницы на отдельные факторы. После этого определяется первопричина, оценивается влияние на прибыль и деньги и выбирается управленческое действие.
Не каждое расхождение требует изменения финансового плана. Первоначальные цели желательно сохранять, а новые ожидания отражать в обновлённом прогнозе.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как в KESHER.PRO анализируются отклонения между плановыми, бюджетными и фактическими показателями.