План-факт анализ — это сравнение запланированных и фактических показателей компании с последующим определением причин отклонений.
Анализ показывает, выполнил ли бизнес план по выручке, расходам, прибыли и денежным потокам. Его задача заключается не только в расчёте разницы, но и в понимании того, почему она возникла и какие действия необходимо предпринять.
Например, прибыль может оказаться ниже плана из-за снижения продаж, роста себестоимости или превышения операционных расходов. Каждая причина требует отдельного управленческого решения.
Для чего нужен план-факт анализ
План-факт анализ помогает:
- контролировать выполнение финансового плана;
- проверять исполнение бюджета;
- выявлять проблемные статьи;
- оценивать работу подразделений;
- находить ошибки в исходных предположениях;
- повышать точность будущих планов;
- своевременно корректировать действия компании.
Без такого анализа собственник видит результат, но не понимает, насколько он соответствует ожиданиям.
Например, прибыль 2 000 000 может выглядеть положительно. Однако если компания планировала получить 4 000 000, половина ожидаемого результата не достигнута.
Какие показатели сравниваются
Анализ можно проводить по любым измеримым показателям.
Чаще всего сравниваются:
- объём продаж;
- средняя цена;
- выручка;
- себестоимость;
- валовая прибыль;
- операционные расходы;
- чистая прибыль;
- поступления;
- выплаты;
- остатки денег;
- бюджеты подразделений;
- показатели филиалов и проектов.
Финансовые данные полезно дополнять операционными. Например, снижение выручки можно объяснить изменением количества клиентов, среднего чека или конверсии продаж.
Как рассчитывается отклонение
Абсолютное отклонение показывает разницу между фактом и планом:
Абсолютное отклонение = факт − план
Относительное отклонение показывает разницу в процентах:
Относительное отклонение = (факт − план) ÷ план × 100%
Например, плановая выручка составляла 10 000 000, а фактическая — 9 000 000.
Абсолютное отклонение:
9 000 000 − 10 000 000 = −1 000 000
Относительное отклонение:
−1 000 000 ÷ 10 000 000 × 100% = −10%
Компания недополучила 1 000 000 выручки, или 10% от плана.
Благоприятные и неблагоприятные отклонения
Знак отклонения нельзя оценивать одинаково для всех показателей.
Для доходов и прибыли:
- факт выше плана обычно считается благоприятным;
- факт ниже плана — неблагоприятным.
Для расходов:
- факт ниже бюджета обычно считается благоприятным;
- факт выше бюджета — неблагоприятным.
Однако механическая оценка может вводить в заблуждение.
Например, расходы на доставку превысили бюджет из-за роста продаж. Такое превышение может быть экономически оправданным. Снижение маркетинговых затрат также не всегда благоприятно, если оно привело к недополученной выручке.
Поэтому отклонение необходимо анализировать вместе с причиной и влиянием на общий результат.
Какие бывают причины отклонений
Расхождения можно разделить на несколько групп.
Отклонение по объёму
Фактическое количество продаж, клиентов или произведённой продукции отличается от плана.
Например, выручка снизилась из-за меньшего количества заказов.
Отклонение по цене
Фактическая цена продажи или закупки отличается от запланированной.
Например, компания выполнила план по количеству продаж, но предоставила больше скидок и получила меньшую выручку.
Отклонение по структуре
Изменилось соотношение товаров, услуг или направлений с разной маржинальностью.
Общая выручка может выполнить план, но прибыль снизится, если клиенты чаще покупали менее прибыльные товары.
Отклонение по срокам
Операция состоялась, но в другом периоде.
Например, покупатель полностью оплатил счёт, но на неделю позже. Итог месяца может совпасть с планом, однако внутри периода возникнет кассовый разрыв.
Незапланированные операции
В периоде появились расходы или поступления, которых не было в первоначальном плане.
К ним могут относиться ремонт, штраф, срочная закупка или новый крупный контракт.
Пример план-факт анализа
Рассмотрим условные показатели компании за месяц.
| Показатель | План | Факт | Отклонение |
|---|---|---|---|
| Выручка | 15 000 000 | 13 500 000 | −1 500 000 |
| Себестоимость | 8 000 000 | 7 700 000 | −300 000 |
| Операционные расходы | 4 500 000 | 4 900 000 | 400 000 |
| Прибыль | 2 500 000 | 900 000 | −1 600 000 |
Прибыль оказалась ниже плана на 1 600 000.
Из таблицы видно две основные причины:
- компания недополучила выручку;
- операционные расходы превысили план.
Следующий этап — определить, почему снизились продажи и какая статья расходов создала превышение. Без такого разложения таблица только фиксирует проблему.
Как проводится анализ
Процесс состоит из нескольких действий:
- Выбирается период.
- Проверяется сопоставимость данных.
- Рассчитываются абсолютные и относительные отклонения.
- Выделяются существенные расхождения.
- Определяются их причины.
- Оценивается влияние на прибыль и деньги.
- Назначаются корректирующие действия.
- Обновляется финансовый прогноз.
Плановые и фактические данные должны использовать одинаковые периоды, финансовые статьи и подразделения. Иначе сравнение будет некорректным.
Как часто проводить анализ
Периодичность зависит от показателя.
Можно использовать следующий подход:
- остатки денег и платежи — ежедневно;
- продажи и денежные потоки — еженедельно;
- бюджеты подразделений — ежемесячно;
- прибыль и финансовый результат — ежемесячно;
- стратегические показатели — ежеквартально.
Если компания быстро растёт или работает с нестабильными поступлениями, анализ следует проводить чаще.
Слишком редкая проверка приводит к тому, что проблема обнаруживается после завершения периода, когда повлиять на результат уже невозможно.
Чем план отличается от бюджета и прогноза
Для анализа важно разделять три вида показателей:
- план — результат, которого компания хочет достичь;
- бюджет — установленные финансовые рамки;
- прогноз — наиболее вероятный результат с учётом текущей информации.
Факт сравнивается со всеми тремя показателями.
Например, плановая выручка составляет 15 000 000, текущий прогноз — 13 500 000, а фактический результат — 13 200 000. Компания не выполнила план, но получила результат, близкий к актуальному прогнозу.
Такое сравнение помогает отдельно оценивать качество планирования и качество исполнения.
Пример анализа в KESHER.PRO
Предположим, компания запланировала прибыль 3 000 000, но по итогам месяца получила 2 100 000.
Например, в KESHER.PRO показатели можно сравнивать в режимах «План», «Бюджет» и «Факт». Из общего отклонения собственник может перейти к финансовой статье, филиалу, компании или группе компаний и определить, где изменился результат.
Если причиной стало снижение выручки одного филиала, решение будет связано с продажами. Если отклонение возникло из-за роста расходов по всей компании, потребуется пересмотреть бюджет или правила согласования платежей.
Что делать по итогам анализа
Управленческое решение зависит от причины.
Компания может:
- скорректировать план продаж;
- изменить цены;
- пересмотреть закупки;
- ограничить отдельные расходы;
- изменить график платежей;
- перераспределить бюджет;
- обновить финансовый прогноз;
- пересмотреть исходные предположения.
Не каждое отклонение требует изменения плана. Если условия бизнеса остались прежними, первоначальный план необходимо сохранить как ориентир.
Распространённые ошибки
План-факт анализ теряет ценность, если компания:
- рассчитывает разницу, но не ищет причину;
- сравнивает несопоставимые периоды;
- использует разные финансовые статьи;
- анализирует только общую сумму;
- считает любое превышение расходов негативным;
- не учитывает переносы между периодами;
- заменяет план фактическими значениями;
- не назначает ответственных;
- не фиксирует корректирующие действия.
Хороший анализ заканчивается конкретным решением, ответственным сотрудником и сроком выполнения.
Перелинковка
План-факт анализ является частью процесса «Финансовое планирование».
Его проводят после подготовки руководства «Как составить финансовый план компании?».
План-факт анализ тесно связан с системой «Бюджетирование».
Практическое применение начинается после выполнения руководства «Как составить бюджет компании?».
Следующим этапом рекомендуется изучить статью «Как проводить план-факт анализ?».
Основная задача заключается в том, чтобы понять, «Как анализировать отклонения от финансового плана?».
По результатам анализа необходимо определить, «Как часто нужно пересматривать финансовый план?».
При необходимости можно «Составить новый финансовый прогноз компании».
Заключение
План-факт анализ показывает, насколько фактические показатели соответствуют финансовому плану и бюджету. Его основная ценность заключается не в расчёте отклонения, а в определении причины и выборе управленческого решения.
Регулярное сравнение плана, бюджета и факта помогает своевременно обнаруживать проблемы и повышать точность будущих прогнозов.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как в KESHER.PRO проводится сравнение плановых, бюджетных и фактических финансовых показателей.