Как часто нужно пересматривать финансовый план?

Финансовый план следует проверять ежемесячно, но пересматривать только при существенном изменении целей или условий бизнеса. Текущие ожидания при этом лучше отражать в финансовом прогнозе, сохраняя первоначальный план как ориентир.

Для компании со стабильной деятельностью обычно достаточно ежемесячного план-факт анализа и ежеквартального обновления прогноза. Быстрорастущему или нестабильному бизнесу может потребоваться еженедельная проверка денежных потоков и более частая актуализация ожиданий.

Главное правило: контролировать план нужно регулярно, но переписывать его после каждого отклонения не следует.

Чем проверка отличается от пересмотра

Проверка финансового плана означает сравнение целевых показателей с фактическими результатами.

Пересмотр означает изменение самих целевых значений.

Например, компания запланировала годовую выручку 120 000 000. По итогам первого квартала фактические продажи оказались ниже ожидаемых.

Возможны три действия:

• сохранить план 120 000 000 как цель;
• обновить прогноз и показать наиболее вероятную выручку 105 000 000;
• пересмотреть план, если первоначальная цель потеряла актуальность из-за существенного изменения условий.

Обычное невыполнение показателя не является достаточным основанием для изменения плана. Иначе компания будет постоянно подгонять цели под фактический результат.

Рекомендуемая периодичность контроля

Единой периодичности для всех компаний не существует. Она зависит от масштаба бизнеса, стабильности продаж и скорости изменения условий.

Периодичность	Что рекомендуется проверять
Ежедневно	Остатки денег и критические платежи
Еженедельно	Продажи, поступления, выплаты и кассовые разрывы
Ежемесячно	Выручку, расходы, прибыль и исполнение бюджетов
Ежеквартально	Финансовый прогноз и достижимость годовых целей
Ежегодно	Общий финансовый план и стратегические показатели

Периодичность можно увеличивать, если бизнес быстро растёт, зависит от сезонности или регулярно сталкивается с нехваткой денег.

Когда достаточно обновить прогноз

Финансовый прогноз отражает наиболее вероятный результат с учётом актуальной информации.

Его следует обновить, если:

• продажи отклоняются от ожиданий;
• изменилась себестоимость;
• покупатели задерживают оплату;
• появились новые расходы;
• перенесены сроки проекта;
• изменился график поступлений и выплат.

Прогноз можно обновлять чаще плана. Он показывает, куда движется бизнес, но не отменяет первоначальные цели.

Например, плановая прибыль составляет 20 000 000, а обновлённый прогноз — 16 000 000. Разница показывает, что компании необходимо принять дополнительные меры или признать изменение условий.

Когда финансовый план действительно нужно пересмотреть

Формальный пересмотр оправдан, если существенно изменились исходные условия.

К таким событиям относятся:

• изменение стратегии;
• открытие или закрытие направления;
• покупка или продажа бизнеса;
• запуск крупного проекта;
• изменение бизнес-модели;
• привлечение значительного финансирования;
• существенное изменение цен или себестоимости;
• изменение налоговых или иных обязательных условий;
• чрезвычайное событие, повлиявшее на деятельность.

План также можно пересмотреть, если первоначальные предположения оказались принципиально неверными и цель больше не имеет управленческого смысла.

Причина изменения должна быть зафиксирована, а первоначальная версия — сохранена.

Когда план пересматривать не нужно

Не следует менять план только потому, что:

• подразделение не выполнило показатель;
• расходы превысили бюджет;
• продажи одного месяца оказались ниже;
• сотрудникам сложно достичь цели;
• фактический результат отличается от ожидаемого;
• руководство хочет скрыть отклонение.

Сначала необходимо провести план-факт анализ и определить причину.

Если цель остаётся достижимой, корректируются действия, а не план. Если изменившиеся обстоятельства делают цель неактуальной, пересмотр может быть обоснован.

Как проводить регулярный пересмотр

Процесс можно организовать следующим образом:

1. Собрать фактические данные.
2. Сравнить их с планом и бюджетом.
3. Выделить существенные отклонения.
4. Определить причины.
5. Обновить финансовый прогноз.
6. Проверить достижимость целей.
7. Принять решение о сохранении или пересмотре плана.
8. Зафиксировать новую версию и основания изменений.

Изменение одной части плана требует проверки связанных показателей.

Например, снижение выручки может повлиять на закупки, расходы, прибыль, налоги и движение денег.

Какие показатели пересматриваются вместе

При изменении плана необходимо проверить:

• продажи;
• выручку;
• себестоимость;
• операционные расходы;
• прибыль;
• поступления и выплаты;
• инвестиции;
• кредиты;
• бюджеты подразделений;
• потребность в финансировании.

Нельзя уменьшить план выручки и оставить прежними все расходы, если часть из них должна зависеть от объёма продаж.

Также необходимо проверить платёжный календарь: новый план может изменить будущие остатки денег и создать кассовый разрыв.

Как актуализация связана с бюджетами

Если финансовый план существенно изменился, может потребоваться пересмотр бюджетов.

Например, после закрытия направления необходимо скорректировать:

• бюджет продаж;
• закупки;
• фонд оплаты труда;
• маркетинговые расходы;
• бюджет движения денег.

Изменения должны быть согласованы с владельцами бюджетов и утверждены по установленной процедуре.

При этом превышение отдельной статьи не означает, что её бюджет следует автоматически увеличить. Сначала оценивается причина и влияние на общий результат.

Пример пересмотра в KESHER.PRO

Предположим, компания запланировала открыть новый филиал в апреле, но запуск перенесён на июль. Первоначальный план больше не соответствует реальному графику.

Например, в KESHER.PRO собственник может сравнить режимы «План», «Бюджет» и «Факт» по периодам и филиалам. Это позволяет увидеть, какие доходы, расходы и денежные потоки зависят от перенесённого открытия.

После этого можно актуализировать ожидания, проверить будущие остатки денег и решить, требуется ли формальный пересмотр плана или достаточно обновить финансовый прогноз.

Как хранить версии плана

Для каждой версии желательно фиксировать:

• дату утверждения;
• изменённые показатели;
• причину пересмотра;
• ответственного;
• влияние на прибыль и деньги;
• дату начала применения.

Первоначальный план не следует удалять. Он позволяет оценить качество исходных предположений и управленческих решений.

Если сохраняется только последняя версия, компания теряет историю изменений и не может понять, насколько точно планировала раньше.

Распространённые ошибки

При пересмотре финансового плана компании часто:

• изменяют его после каждого отклонения;
• не отделяют план от прогноза;
• не сохраняют первоначальную версию;
• корректируют только один показатель;
• не проверяют влияние на движение денег;
• автоматически увеличивают бюджеты;
• не фиксируют причину изменения;
• пересматривают план без участия ответственных подразделений.

Регулярный контроль не означает постоянное изменение целей. Его задача — вовремя определить, требуется ли новое управленческое решение.

Перелинковка

Перед пересмотром рекомендуется разобраться, «Что такое финансовое планирование?».

Финансовый план необходимо регулярно сравнивать с фактическими результатами. Порядок описан в статье «Как проводить план-факт анализ?».

При обнаружении существенных расхождений необходимо изучить руководство «Как анализировать отклонения от финансового плана?».

Основанием для пересмотра часто становится материал «Как составить финансовый прогноз компании?».

Вместе с планом может потребоваться актуализировать «Финансовую модель».

При необходимости обновляется документ «Как составить бюджет компании?».

Изменения бюджета должны учитывать новые планы. Подробнее об этом рассказано в статье «Как планировать доходы и расходы бизнеса?».

Регулярный пересмотр повышает качество процесса «Финансовое планирование».

Заключение

Финансовый план следует контролировать ежемесячно, а пересматривать только при существенном изменении целей или условий бизнеса. Текущие ожидания удобнее отражать в обновлённом финансовом прогнозе.

Первоначальный план необходимо сохранять. Он остаётся ориентиром и позволяет оценивать качество планирования, даже если компания утвердила новую версию.

Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как в KESHER.PRO сравниваются плановые, бюджетные и фактические показатели по периодам.