Чтобы спланировать доходы и расходы бизнеса, необходимо определить период и финансовые цели, спрогнозировать продажи, рассчитать себестоимость и операционные затраты, а затем проверить ожидаемую прибыль и движение денег.
Доходы и расходы обычно планируются по месяцам, финансовым статьям и подразделениям. При этом прибыль рассчитывается отдельно от денежных потоков: продажа и оплата покупателя могут относиться к разным периодам.
Основным документом для планирования финансового результата является бюджет доходов и расходов — БДР. Поступления и выплаты отражаются в отдельном бюджете движения денежных средств — БДДС.
Шаг 1. Определите цель и период
Сначала установите, для какого решения составляется план.
Целями могут быть:
- достижение определённой прибыли;
- увеличение выручки;
- сокращение расходов;
- открытие филиала;
- запуск нового продукта;
- оценка потребности в финансировании;
- подготовка бюджета компании.
Чаще всего доходы и расходы планируются на год с разбивкой по месяцам. При высокой сезонности или быстрых изменениях отдельные показатели можно детализировать по неделям.
Шаг 2. Соберите фактические данные
Подготовьте показатели предыдущих периодов:
- объём продаж;
- среднюю цену;
- выручку;
- себестоимость;
- постоянные расходы;
- переменные расходы;
- заработную плату;
- налоги;
- прибыль;
- данные по филиалам и направлениям.
Исторические показатели помогают увидеть сезонность и обычную структуру затрат. Разовые операции необходимо отделить от регулярной деятельности.
Нельзя автоматически переносить прошлогодние суммы в новый план. Необходимо учитывать изменение цен, объёмов, сотрудников, поставщиков и условий работы.
Шаг 3. Составьте план продаж
Выручку лучше рассчитывать через факторы, которые её формируют.
В простом случае используется формула:
Выручка = количество продаж × средняя цена
В зависимости от бизнес-модели могут применяться:
- количество клиентов;
- средний чек;
- количество заказов;
- объём реализации;
- загрузка сотрудников;
- количество проектов;
- число активных подписчиков.
План продаж можно детализировать по:
- товарам и услугам;
- филиалам;
- каналам;
- клиентским сегментам;
- ответственным подразделениям;
- месяцам.
Рост выручки должен быть связан с конкретными действиями. Например, с повышением цены, увеличением количества продавцов, ростом конверсии или открытием новой точки.
Шаг 4. Учтите сезонность
Если продажи распределяются неравномерно, годовую сумму нельзя просто разделить на двенадцать месяцев.
При планировании учитываются:
- высокий и низкий сезоны;
- праздники;
- производственные циклы;
- сроки крупных контрактов;
- изменение спроса;
- график запуска новых проектов.
Сезонность влияет не только на доходы. Перед высоким сезоном компании могут потребоваться дополнительные закупки, сотрудники и маркетинговые расходы.
Шаг 5. Рассчитайте себестоимость
Себестоимость включает затраты, непосредственно связанные с производством или продажей.
К ним могут относиться:
- закупочная стоимость товаров;
- сырьё и материалы;
- производственная заработная плата;
- упаковка;
- доставка;
- комиссии;
- услуги подрядчиков.
Если себестоимость зависит от объёма, её удобно рассчитывать на единицу продукции:
Общая себестоимость = объём продаж × себестоимость единицы
Для товаров и направлений с разной маржинальностью расчёт лучше проводить отдельно.
Шаг 6. Разделите расходы на постоянные и переменные
Переменные расходы изменяются вместе с объёмом деятельности. Постоянные сохраняются даже при временном снижении продаж.
К переменным могут относиться:
- себестоимость;
- комиссии продавцов;
- эквайринг;
- доставка;
- расходные материалы.
К постоянным:
- аренда;
- административная заработная плата;
- программное обеспечение;
- связь;
- бухгалтерские услуги;
- охрана.
Такое разделение помогает оценить, как изменение выручки повлияет на прибыль и какие расходы останутся при снижении продаж.
Шаг 7. Запланируйте операционные расходы
Каждую статью необходимо распределить по месяцам и ответственным подразделениям.
Обычно планируются:
- фонд оплаты труда;
- аренда;
- маркетинг;
- логистика;
- связь;
- программное обеспечение;
- содержание офиса;
- профессиональные услуги;
- налоги;
- прочие расходы.
Регулярные затраты можно планировать по графику. Для разовых расходов указывается месяц возникновения.
Например, годовая страховка или ремонт оборудования не должны равномерно распределяться по месяцам, если задача — оценить фактическую нагрузку на конкретный период.
Шаг 8. Рассчитайте прибыль
После подготовки доходов и расходов формируется план финансового результата.
| Показатель | Расчёт |
|---|---|
| Выручка | План продаж |
| Валовая прибыль | Выручка − себестоимость |
| Операционная прибыль | Валовая прибыль − операционные расходы |
| Прибыль до налогообложения | Операционная прибыль с учётом прочих операций |
| Чистая прибыль | Прибыль до налогообложения − налоги |
Расчёт необходимо выполнять по каждому месяцу. Положительный годовой результат может скрывать убыточные отдельные периоды.
Подробно структура рассматривается в статье «Что такое БДР — бюджет доходов и расходов?».
Шаг 9. Проверьте план по нескольким сценариям
Один вариант расчёта может создать ложное ощущение определённости.
Полезно проверить:
- базовый сценарий;
- оптимистичный сценарий;
- пессимистичный сценарий.
Изменяться могут:
- количество продаж;
- средняя цена;
- себестоимость;
- заработная плата;
- операционные расходы;
- сроки запуска проектов.
Особое внимание уделяется пессимистичному варианту. Он показывает, сможет ли компания сохранять прибыльность при снижении продаж или росте затрат.
Шаг 10. Отдельно спланируйте деньги
Доходы и расходы не всегда совпадают с поступлениями и выплатами.
Например, компания может оказать услугу в марте, а получить оплату в апреле. Доход относится к марту, поступление денег — к апрелю.
Поэтому после БДР необходимо составить БДДС и учесть:
- сроки оплаты покупателей;
- даты расчётов с поставщиками;
- заработную плату;
- налоги;
- кредиты;
- инвестиции;
- остатки денег.
Это позволяет проверить, хватит ли денежных средств для выполнения обязательств.
Шаг 11. Проверьте операционные возможности
План доходов должен соответствовать ресурсам бизнеса.
Проверьте:
- хватит ли товаров и материалов;
- достаточно ли сотрудников;
- позволяет ли производственная мощность выполнить план;
- потребуется ли дополнительное оборудование;
- выдержит ли логистика рост продаж;
- достаточно ли оборотных средств.
Невозможно выполнить финансовый план, если операционная часть компании не подготовлена к запланированному объёму деятельности.
Пример планирования
Предположим, компания планирует продать 1 000 единиц товара по средней цене 20 000.
| Показатель | Значение |
|---|---|
| Выручка | 20 000 000 |
| Себестоимость | 11 000 000 |
| Валовая прибыль | 9 000 000 |
| Операционные расходы | 6 500 000 |
| Прибыль до налогообложения | 2 500 000 |
| Налоги | 400 000 |
| Чистая прибыль | 2 100 000 |
Расчёт показывает ожидаемую прибыль, но не отвечает на вопрос, когда компания получит деньги. Если покупатели платят с отсрочкой, необходимо дополнительно проверить БДДС и платёжный календарь.
Как контролировать план в KESHER.PRO
Предположим, компания запланировала месячную выручку 20 000 000 и расходы 17 500 000. По итогам периода фактическая выручка составила 18 500 000, а расходы — 18 000 000.
Например, в KESHER.PRO собственник может сравнить режимы «План», «Бюджет» и «Факт», а затем перейти к отдельным статьям доходов и расходов, филиалам, компаниям или группе компаний.
Такой анализ помогает определить, какая часть отклонения связана со снижением продаж, а какая — с превышением расходов, после чего скорректировать дальнейшие действия.
Шаг 12. Проводите план-факт анализ
После начала периода необходимо регулярно сравнивать:
- плановую и фактическую выручку;
- себестоимость;
- расходы;
- прибыль;
- поступления;
- выплаты.
Если результат отличается от плана, следует определить причину и ответственного.
Разовое отклонение может не требовать пересмотра всего плана. Повторяющееся расхождение указывает на необходимость изменить действия или обновить финансовый прогноз.
Распространённые ошибки
При планировании доходов и расходов компании часто:
- устанавливают выручку без расчёта;
- не учитывают сезонность;
- смешивают прибыль и деньги;
- планируют только расходы;
- не разделяют постоянные и переменные затраты;
- не проверяют операционные возможности;
- игнорируют налоги;
- не назначают ответственных;
- не сравнивают план с фактом;
- автоматически переносят прошлогодние показатели.
План должен быть достаточно подробным, чтобы объяснять будущий результат, но не настолько сложным, чтобы его невозможно было регулярно обновлять.
Перелинковка
Планирование доходов и расходов является частью процесса «Финансовое планирование».
Основой работы служит руководство «Как составить финансовый план компании?».
Для детального распределения показателей используется «Бюджетирование».
Доходы и расходы обычно отражаются в документе «Что такое БДР — бюджет доходов и расходов?».
Денежные поступления и выплаты планируются отдельно в «Бюджете движения денежных средств — БДДС».
После начала периода необходимо регулярно «Проводить план-факт анализ».
Анализ расхождений помогает своевременно корректировать планы. Подробнее об этом рассказано в статье «Как анализировать отклонения от финансового плана?».
При изменении условий необходимо определить, «Как часто нужно пересматривать финансовый план?».
Заключение
Планирование доходов и расходов начинается с расчёта продаж, себестоимости и операционных затрат. На их основе определяется ожидаемая прибыль, после чего отдельно проверяются денежные поступления и выплаты.
После начала периода план необходимо регулярно сравнивать с фактическими результатами и корректировать действия компании при существенных отклонениях.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как в KESHER.PRO сравниваются плановые, бюджетные и фактические доходы, расходы и прибыль.