Для сферы услуг стоит выбирать систему финансового учета, которая позволяет собственнику отдельно контролировать деньги, прибыль, расходы и будущие обязательства бизнеса. При этом она должна учитывать особенности услуг: значительную долю расходов на персонал, аренду и маркетинг, разные направления деятельности, филиалы и неравномерность поступлений.
Главный критерий — после внедрения собственник должен быстро отвечать на вопросы:
- сколько денег есть у бизнеса;
- сколько компания заработала;
- какие расходы забирают основную часть выручки;
- сколько нужно выплатить в ближайшее время;
- хватит ли денег до следующих поступлений;
- какие направления и филиалы дают лучший результат.
Перед выбором полезно разобраться в общих принципах автоматизации финансового учета.
Почему сфере услуг нужен именно финансовый учет
В услугах обычно нет такого объема товарных запасов, как в торговле, но это не делает финансовый учет проще.
Например, у салона красоты, стоматологии, агентства или сервисной компании могут быть существенные расходы на:
- заработную плату;
- выплаты специалистам;
- аренду;
- рекламу;
- программное обеспечение;
- оборудование;
- расходные материалы;
- налоги;
- банковские комиссии;
- подрядчиков.
При этом выручка сама по себе мало говорит о результате бизнеса.
Компания может увеличить продажи услуг, одновременно значительно увеличив расходы на сотрудников и привлечение клиентов.
Поэтому финансовая система должна показывать не только поступления, но и экономический результат.
Шаг 1. Определите, какие решения вы хотите принимать
Не начинайте выбор с вопроса:
«У какой программы больше функций?»
Сначала определите, какие финансовые решения сейчас сложно принимать из-за недостатка информации.
Например:
«Не понимаю, сколько реально зарабатываем после всех расходов».
«Выручка высокая, но денег постоянно не хватает».
«Не понимаю, какой филиал дает лучший результат».
«Не вижу, сколько денег уходит на сотрудников».
«Не могу заранее оценить, хватит ли денег на зарплату и аренду».
«Финансовые данные разбросаны между банком, кассой, Excel и другими системами».
После этого можно определить обязательные функции программы.
Общие критерии рассмотрены в статье «Как выбрать программу для финансового учета?».
Шаг 2. Проверьте учет всех денежных средств
Даже небольшая компания в сфере услуг может использовать несколько источников денег.
Например:
банковский счет + второй счет + касса.
Собственнику необходимо видеть каждый источник отдельно и общий остаток бизнеса.
Например:
| Источник | Остаток |
|---|---|
| Основной счет | 2 600 000 |
| Дополнительный счет | 750 000 |
| Касса | 350 000 |
| Всего | 3 700 000 |
При этом перевод денег между собственными счетами или из банка в кассу не должен восприниматься как новый доход или расход.
Иначе обороты бизнеса будут искусственно завышаться.
Шаг 3. Не путайте поступления с доходом
Для сферы услуг особенно важно различать движение денег и финансовый результат.
Например, клиент внес предоплату за услугу.
Деньги уже поступили.
Но сама услуга может быть оказана позднее.
Другой пример — собственник внес деньги в компанию для покрытия временного дефицита.
Банковский остаток вырос, но бизнес от этого не заработал больше.
Поэтому система должна разделять:
поступление денег ≠ доход;
выплата денег ≠ расход.
Без этого собственник может видеть положительный денежный поток и ошибочно считать его прибылью.
Шаг 4. Проверьте расчет прибыли
Одна из основных задач управленческого учета — показать, сколько бизнес действительно заработал за период.
Например, компания оказала услуг на:
10 000 000.
Расходы составили:
Оплата труда — 4 000 000
Аренда — 1 000 000
Маркетинг — 900 000
Подрядчики — 700 000
Программное обеспечение — 250 000
Прочие расходы — 650 000
Итого расходы:
7 500 000.
Условный финансовый результат:
10 000 000 − 7 500 000 = 2 500 000.
Такой показатель для собственника обычно значительно полезнее самой цифры выручки.
Если основная задача системы — именно управленческая аналитика, дополнительно изучите статью «Как выбрать программу для управленческого учета?».
Шаг 5. Проверьте аналитику расходов на персонал
Для многих компаний сферы услуг персонал — одна из крупнейших статей расходов.
Поэтому собственнику важно видеть не просто общую сумму выплат, а ее динамику относительно результатов бизнеса.
Например:
| Месяц | Доход | Расходы на персонал |
|---|---|---|
| Май | 9 000 000 | 3 400 000 |
| Июнь | 10 500 000 | 3 900 000 |
| Июль | 10 800 000 | 4 700 000 |
Выручка продолжает расти, но расходы на персонал увеличиваются быстрее.
Это уже повод разобраться, что происходит с прибыльностью бизнеса.
Финансовая система должна помогать замечать такие изменения, а не просто хранить операции.
Шаг 6. Проверьте структуру остальных расходов
Кроме персонала, в услугах обычно есть несколько существенных направлений затрат.
Например:
- аренда;
- маркетинг;
- подрядчики;
- расходные материалы;
- программное обеспечение;
- оборудование;
- связь;
- банковские комиссии;
- административные расходы.
Статьи должны быть достаточно подробными для анализа, но не настолько детальными, чтобы каждая операция требовала долгого выбора из сотен вариантов.
Практический критерий простой:
если собственник не собирается анализировать показатель отдельно, возможно, отдельная статья для него не нужна.
Структуру учета лучше строить вокруг реальных управленческих решений.
Шаг 7. Проверьте Факт, План и Бюджет
Сфера услуг часто имеет относительно предсказуемые постоянные выплаты.
Например:
заработная плата;
аренда;
подписки на сервисы;
налоги;
регулярные выплаты подрядчикам.
Поэтому важно видеть не только уже совершенные операции.
Система должна разделять:
Факт — что уже произошло;
План — что ожидается;
Бюджет — какие показатели были предусмотрены на период.
Это позволяет собственнику управлять не только прошлым, но и ближайшим финансовым будущим.
Шаг 8. Проверьте будущий остаток денег
Предположим, сегодня у компании:
3 500 000.
В течение недели ожидаются поступления:
2 000 000.
При этом предстоит выплатить:
заработная плата — 3 200 000;
аренда — 900 000;
налоги — 700 000;
подрядчики — 500 000.
Будущий остаток:
3 500 000 + 2 000 000 − 3 200 000 − 900 000 − 700 000 − 500 000 = 200 000.
Сегодня ситуация может выглядеть спокойной, поскольку на счетах есть деньги.
После учета ближайших обязательств запас оказывается минимальным.
Поэтому возможность планировать будущие поступления и выплаты — один из ключевых критериев финансовой системы для сферы услуг.
Шаг 9. Проверьте аналитику по направлениям
Компания может оказывать несколько видов услуг.
Например, маркетинговое агентство получает доход от:
контекстной рекламы;
SMM;
разработки сайтов;
дизайна.
Собственнику может быть важно понимать, какие направления действительно дают результат.
Но детализация должна иметь управленческий смысл.
Если компания не принимает решения отдельно по каждому виду услуги, превращать финансовую систему в подробный учет каждой услуги необязательно.
Финансовый учет должен оставаться инструментом управления, а не копией операционной CRM.
Шаг 10. Проверьте работу с несколькими филиалами
Для салонов, клиник, образовательных центров и других сетевых услуг особенно важен разрез по филиалам.
Предположим:
| Показатель | Филиал 1 | Филиал 2 |
|---|---|---|
| Доход | 8 500 000 | 6 700 000 |
| Расходы | 6 000 000 | 6 300 000 |
| Результат | 2 500 000 | 400 000 |
Общий бизнес показывает положительный результат:
2 900 000.
Но второй филиал работает практически без финансового запаса.
Если видеть только итог компании, эта проблема может оставаться незаметной.
Поэтому для сетевого бизнеса система должна позволять переходить от общей отчетности к конкретному филиалу.
Шаг 11. Проверьте возможность консолидации компаний
Если бизнес состоит из нескольких юридических лиц, собственнику необходимы два уровня информации.
Первый:
каждая компания отдельно.
Второй:
группа компаний в целом.
Это позволяет не смешивать операции разных юридических лиц, но одновременно видеть общую финансовую картину бизнеса.
В KESHER.PRO отчетность можно анализировать в разрезах:
филиал → компания → группа компаний.
При этом в одной группе могут находиться компании с разными налоговыми режимами, а собственник может получать сводную управленческую отчетность.
Шаг 12. Проверьте удобство ввода и импорта данных
Финансовая система должна регулярно получать фактические операции.
Если их немного, часть данных можно вносить вручную.
При большом количестве операций удобнее использовать импорт.
В KESHER.PRO банковские и кассовые документы можно вводить вручную или импортировать через Excel, в том числе используя документы, подготовленные в 1С.
После загрузки данные используются в общей структуре управленческого финансового учета.
Для компании сферы услуг это позволяет сократить ручной перенос большого количества однотипных финансовых операций.
Шаг 13. Оцените, сколько ручной работы останется после внедрения
Автоматизация не должна создавать новую рутину вместо старой.
Перед выбором системы полезно представить обычный месяц работы:
получили данные → загрузили операции → распределили их по статьям → проверили → получили отчетность.
Если после внедрения сотруднику по-прежнему приходится несколько дней собирать данные из разных файлов и вручную пересчитывать показатели, практическая польза системы будет ограниченной.
Особенно это заметно в бизнесе с большим количеством регулярных операций: оплатами клиентов, заработной платой, арендой, рекламой, подрядчиками и другими расходами.
Поэтому сравнивайте не только возможности программы, но и трудозатраты на ее постоянное ведение.
Шаг 14. Сравните систему с Excel
Для небольшой компании Excel может быть вполне достаточным инструментом.
Например, если:
- одна компания;
- один филиал;
- немного финансовых операций;
- учет ведет один человек;
- структура расходов простая;
- нет сложного финансового планирования.
Проблемы обычно начинаются по мере роста.
Появляются отдельные таблицы для банковских счетов, кассы, расходов, планов и отчетности. Формулы усложняются, данные приходится переносить между файлами, а собственник тратит время на проверку правильности расчетов.
Если это уже происходит, полезно сравнить Excel со специализированной системой финансового учета.
Если компания уже использует 1С
Наличие 1С не означает, что бизнесу обязательно нужна еще одна финансовая система.
Сначала проверьте, получает ли собственник необходимые управленческие ответы из существующего учета.
Например:
Сколько денег есть сейчас?
Сколько компания заработала?
На что приходится основная часть расходов?
Какие выплаты ожидаются в ближайшее время?
Хватит ли денег на зарплату, аренду, налоги и другие обязательства?
Какой результат показывает каждый филиал?
Если для ответа на эти вопросы приходится дополнительно собирать данные в Excel, отдельная система управленческого финансового учета может быть оправдана.
Подробнее этот вопрос рассмотрен в статье «Нужна ли система финансового учета, если компания использует 1С?».
Не пытайтесь заменить финансовой системой CRM
Для сферы услуг часто важны записи клиентов, расписание сотрудников, сделки, воронка продаж и история взаимодействия с клиентом.
Но это не основные задачи финансового учета.
CRM отвечает, например, на вопросы:
кто клиент → какая услуга ему нужна → на каком этапе находится продажа.
Финансовая система отвечает на другие:
сколько денег поступило → сколько потрачено → сколько заработано → какие платежи предстоят.
Поэтому не обязательно искать одну программу, которая одновременно заменит CRM, бухгалтерию, финансовый учет и все остальные инструменты бизнеса.
Лучше определить конкретную задачу каждой системы.
Шаг 15. Проверьте систему на собственных данных
Перед покупкой полезно провести небольшой практический тест.
Возьмите данные за реальный месяц и попробуйте:
- Внести или загрузить банковские и кассовые операции.
- Распределить их по статьям.
- Отразить основные доходы и расходы.
- Добавить будущие поступления.
- Добавить заработную плату, аренду и другие предстоящие выплаты.
- Посмотреть текущий остаток денег.
- Проверить финансовый результат.
- Посмотреть будущий остаток.
- Сравнить филиалы или направления, если это необходимо.
После этого станет понятно, насколько удобно поддерживать учет и насколько полезны получаемые показатели.
Такой тест обычно дает больше информации, чем сравнение списков функций на сайтах разных программ.
Как KESHER.PRO подходит для сферы услуг
KESHER.PRO предназначен для управленческого финансового учета и позволяет собственнику разделять несколько разных финансовых задач.
В системе отдельно рассматриваются:
деньги;
прибыль;
налоги;
Факт;
План;
Бюджет.
Это позволяет не смешивать текущий остаток денежных средств с финансовым результатом и одновременно учитывать будущие ожидания бизнеса.
Для сферы услуг статьи управленческого учета можно настроить под конкретную модель компании.
Например:
- доход от услуг;
- заработная плата;
- выплаты специалистам;
- аренда;
- маркетинг;
- подрядчики;
- расходные материалы;
- программное обеспечение;
- оборудование;
- банковские комиссии;
- другие расходы.
Есть базовый набор статей, который можно адаптировать под структуру конкретного бизнеса.
Пример: салон красоты
Предположим, салон за месяц получил доход:
9 500 000.
Основные расходы:
выплаты сотрудникам — 3 600 000;
аренда — 1 000 000;
материалы — 750 000;
маркетинг — 650 000;
прочие расходы — 900 000.
Итого:
6 900 000.
Финансовый результат:
9 500 000 − 6 900 000 = 2 600 000.
Но этого показателя недостаточно для управления деньгами.
Если в ближайшие дни предстоит крупная закупка материалов, выплата зарплаты и аренды, необходимо отдельно посмотреть будущий денежный остаток.
Именно поэтому прибыль и движение денег следует анализировать раздельно.
Пример: два филиала
Предположим, у компании два филиала.
Первый показывает:
Доход — 8 000 000
Расходы — 5 500 000
Результат — 2 500 000
Второй:
Доход — 7 000 000
Расходы — 6 600 000
Результат — 400 000
Общий результат компании положительный:
2 900 000.
Но анализ по филиалам показывает, что второй филиал работает значительно слабее.
Собственник может проверить причины:
- слишком высокая аренда;
- низкая загрузка специалистов;
- высокие расходы на привлечение клиентов;
- избыточный штат;
- другие постоянные расходы.
Если финансовая система показывает только общий результат компании, такой сигнал заметить сложнее.
Пример: выручка растет, а прибыль — нет
Предположим:
| Период | Доход | Расходы | Результат |
|---|---|---|---|
| Май | 8 000 000 | 6 000 000 | 2 000 000 |
| Июнь | 9 000 000 | 7 000 000 | 2 000 000 |
| Июль | 10 500 000 | 8 700 000 | 1 800 000 |
На первый взгляд бизнес развивается: доход вырос с 8 000 000 до 10 500 000.
Но финансовый результат снизился.
Это означает, что расходы растут быстрее доходов.
Система финансового учета должна помогать увидеть такую ситуацию раньше, чем собственник обнаружит проблему по остатку денег на счете.
Сколько должна стоить система
Для сферы услуг нет универсальной правильной цены финансовой системы.
Сравнивать необходимо не только стоимость подписки, но и затраты на ведение учета.
Практически это можно представить так:
стоимость системы + время настройки + регулярные трудозатраты.
Дешевое решение может оказаться неудобным, если сотруднику приходится постоянно вручную собирать данные.
Но и дорогая корпоративная система не обязательно оправдана для небольшой компании.
Подробнее критерии разобраны в статье «Сколько стоит автоматизация финансового учета?».
Сколько времени занимает внедрение
Срок зависит не только от программы.
Большое значение имеет состояние текущего учета.
Если компания уже знает:
остатки денег;
структуру статей;
основные доходы и расходы;
будущие обязательства,
начать работу значительно проще.
Если финансовая информация находится в нескольких несвязанных таблицах, сначала может потребоваться привести данные в порядок.
Поэтому перед внедрением стоит оценить исходное состояние учета.
Подробнее — в статье «Сколько времени занимает внедрение управленческого учета?».
Короткий чек-лист выбора
Перед покупкой системы для сферы услуг проверьте:
- Видны ли все деньги бизнеса?
- Разделяются ли деньги и прибыль?
- Можно ли анализировать расходы на персонал?
- Можно ли настроить статьи под свою модель бизнеса?
- Есть ли Факт, План и Бюджет?
- Можно ли видеть будущие поступления и выплаты?
- Можно ли анализировать филиалы отдельно?
- Поддерживается ли несколько компаний?
- Можно ли загружать финансовые данные?
- Понятна ли собственнику итоговая отчетность?
Не обязательно выбирать систему с максимальным количеством функций. Важнее, чтобы нужные показатели регулярно использовались в управлении бизнесом.
Типичные ошибки при выборе
Первая ошибка — выбирать систему только по цене.
Вторая — ориентироваться на количество отчетов вместо необходимых собственнику показателей.
Третья — смешивать поступления денег с доходом, а выплаты с расходами.
Четвертая — контролировать только Факт и не учитывать будущие обязательства.
Пятая — не анализировать расходы на персонал.
Шестая — пытаться превратить финансовую систему одновременно в CRM, бухгалтерскую и операционную программу.
Седьмая — не учитывать будущий рост до нескольких филиалов или компаний.
Восьмая — покупать систему без проверки на реальных данных.
Подробнее эти проблемы рассмотрены в статье «Какие ошибки допускают при автоматизации финансового учета?».
Что изучить дальше
Общие критерии выбора рассмотрены в статье «Как выбрать программу для финансового учета?».
Если основной задачей является управленческая аналитика, изучите выбор программы управленческого учета.
Перед покупкой полезно сравнить Excel со специализированной системой и определить необходимость отдельной системы, если компания уже использует 1С.
Для оценки проекта заранее посмотрите, сколько стоит автоматизация финансового учета и сколько времени занимает внедрение управленческого учета.
Перед запуском также полезно изучить типичные ошибки автоматизации финансового учета.
Заключение
Для сферы услуг стоит выбирать финансовую систему, которая помогает собственнику контролировать не только поступления, но и прибыль, структуру расходов и будущую потребность в деньгах.
Особое внимание стоит уделить расходам на персонал, Плану будущих платежей, аналитике по филиалам и возможности отделять движение денег от финансового результата.
KESHER.PRO позволяет вести управленческий финансовый учет в разрезах филиала, компании и группы компаний, разделять Факт, План и Бюджет и анализировать деньги, прибыль и другие финансовые показатели бизнеса.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как организован управленческий финансовый учет в KESHER.PRO.