Для торговли стоит выбирать систему финансового учета, которая позволяет отдельно видеть деньги, прибыль и будущие обязательства бизнеса. Особенно важно учитывать закупки товара, несколько каналов продаж, банковские счета и кассы, расходы магазинов или филиалов и предстоящие платежи поставщикам.
Торговый бизнес может показывать хорошую выручку и при этом испытывать нехватку денег из-за крупных закупок, отсрочек платежей, сезонности или средств, вложенных в товар.
Поэтому финансовая система должна отвечать не только на вопрос «Сколько мы продали?», но и на более важные для собственника вопросы:
- сколько денег есть сейчас;
- сколько бизнес заработал;
- сколько денег ушло на закуп товара;
- какие расходы несет торговая точка;
- какие выплаты поставщикам предстоят;
- хватит ли денег на ближайшие обязательства;
- какие филиалы или компании приносят результат.
Перед выбором полезно разобраться в общих принципах автоматизации финансового учета.
Чем финансовый учет в торговле отличается от учета продаж
Продажи и финансовый учет связаны, но решают разные задачи.
Торговая система может показывать:
какой товар продан → сколько единиц → по какой цене.
Финансовая система отвечает на другие вопросы:
сколько денег поступило → сколько выплачено → сколько заработано → какие платежи ожидаются дальше.
Например, магазин продал товаров на 12 000 000.
Этого недостаточно, чтобы оценить финансовый результат.
Необходимо учитывать себестоимость проданного товара и другие расходы бизнеса.
Условно:
Продажи — 12 000 000
Себестоимость — 6 500 000
Заработная плата — 1 400 000
Аренда — 800 000
Маркетинг — 450 000
Другие расходы — 650 000
Только после этого появляется понимание финансового результата.
Поэтому при выборе не стоит путать программу товарного учета с системой управленческого финансового учета.
Шаг 1. Определите, какую задачу вы хотите решить
Начните не со списка программ, а с проблем своего бизнеса.
Например:
«Продажи растут, но денег постоянно не хватает».
«Не понимаю реальную прибыль магазина».
«Есть несколько торговых точек, но не вижу результат каждой».
«Закупаем товар крупными партиями и не понимаем будущую потребность в деньгах».
«Финансовые данные находятся в банке, кассе, Excel и 1С».
«Не могу быстро понять, куда ушли деньги за месяц».
От ответа зависит набор необходимых функций.
Общие критерии выбора рассмотрены в статье «Как выбрать программу для финансового учета?».
Шаг 2. Проверьте учет всех денег бизнеса
В торговле деньги часто распределены между несколькими местами.
Например:
- расчетный счет;
- дополнительный банковский счет;
- касса магазина;
- касса другого филиала.
Собственнику необходимо видеть как каждый источник отдельно, так и общий остаток.
Например:
| Где находятся деньги | Остаток |
|---|---|
| Основной счет | 4 200 000 |
| Второй счет | 1 100 000 |
| Касса магазина | 450 000 |
| Всего | 5 750 000 |
При этом перевод собственных денег между счетами или из кассы в банк не должен создавать фиктивную выручку или расход.
Это базовое требование к финансовой системе для торговли.
Шаг 3. Не ориентируйтесь только на выручку
Большая выручка еще не означает хорошую прибыль.
Предположим, два магазина за месяц получили одинаковую выручку:
Магазин А — 15 000 000
Магазин Б — 15 000 000
Но у первого выше себестоимость товара, аренда и расходы на персонал.
В результате прибыль двух торговых точек будет разной.
Поэтому система должна позволять анализировать не только денежные поступления от покупателей, но и финансовый результат бизнеса.
Если собственнику требуется именно такая аналитика, полезно отдельно изучить выбор программы управленческого учета.
Шаг 4. Проверьте, разделяются ли деньги и прибыль
Для торговли это особенно важно.
Предположим, магазин закупил большую партию товара на 5 000 000.
Деньги ушли сейчас, но экономический результат не сводится к простой формуле:
все поступления − все выплаты = прибыль.
Аналогично получение займа увеличит банковский остаток, но не сделает торговый бизнес прибыльнее.
Поэтому система должна разделять:
движение денежных средств;
финансовый результат.
Если этого разделения нет, собственник рискует принимать решения по показателю, который не отражает реальную прибыль бизнеса.
Шаг 5. Проверьте учет закупок
Закупка товара — одно из основных направлений использования денег в торговле.
Собственнику важно видеть:
сколько денег уходит поставщикам;
как меняются объемы закупок;
какие выплаты уже произведены;
какие платежи предстоят.
Например, на счетах может находиться 8 000 000.
Но если в ближайшие дни необходимо оплатить поставщикам 6 500 000, свободный денежный запас значительно меньше, чем кажется по банковскому остатку.
Поэтому финансовая система должна помогать анализировать не только уже совершенные закупки, но и будущие обязательства.
Шаг 6. Проверьте работу с Планом
Для торгового бизнеса особенно полезно заранее видеть будущие поступления и выплаты.
Например:
Остаток сегодня — 6 000 000
В ближайшие семь дней ожидается:
поступления — 3 500 000;
поставщики — 5 200 000;
заработная плата — 1 600 000;
аренда — 700 000.
Тогда прогнозируемый остаток составит:
6 000 000 + 3 500 000 − 5 200 000 − 1 600 000 − 700 000 = 2 000 000.
Такой расчет намного полезнее простого просмотра текущего банковского счета.
Он позволяет заранее увидеть, сколько денег останется после ближайших обязательств.
Шаг 7. Проверьте разделение Факта, Плана и Бюджета
Эти три понятия не стоит смешивать.
Факт показывает уже произошедшие финансовые события.
План показывает ожидаемые поступления и выплаты.
Бюджет задает финансовые ориентиры на период.
Например, на месяц можно предусмотреть бюджет маркетинга 800 000.
В Плане на конкретные даты стоят платежи рекламным площадкам.
По мере оплаты появляются фактические операции.
Так собственник может сравнивать:
что собирались потратить → что запланировано к оплате → что фактически потратили.
Для торговли с большим количеством регулярных закупок и расходов такое разделение помогает лучше контролировать деньги.
Шаг 8. Проверьте аналитику расходов
В торговле недостаточно знать общую сумму выплат.
Нужно понимать их структуру.
Например:
| Статья | Сумма |
|---|---|
| Закуп товара | 7 500 000 |
| Заработная плата | 1 600 000 |
| Аренда | 850 000 |
| Маркетинг | 550 000 |
| Доставка | 320 000 |
| Банковские комиссии | 140 000 |
По такой структуре собственник видит, какие направления требуют больше денег и как они меняются относительно предыдущих периодов.
Справочник статей при этом должен соответствовать конкретной модели торговли.
Для розничного магазина, интернет-магазина и оптовой компании структура может отличаться.
Шаг 9. Учитывайте несколько каналов продаж
Современная торговая компания может одновременно продавать:
в магазине;
через интернет-магазин;
оптом;
через другие каналы.
Если собственнику важно анализировать направления отдельно, система должна позволять организовать соответствующую управленческую аналитику.
Но не стоит создавать чрезмерную детализацию только потому, что технически это возможно.
Разделение имеет смысл тогда, когда собственник действительно использует эти показатели при принятии решений.
Шаг 10. Проверьте работу с несколькими магазинами и филиалами
Если у бизнеса несколько торговых точек, общей цифры по компании недостаточно.
Собственнику может требоваться:
Магазин 1 → собственные показатели;
Магазин 2 → собственные показатели;
Компания → общий результат всех магазинов.
Это позволяет увидеть, например, что компания в целом прибыльна, но одна торговая точка систематически показывает слабый результат.
Если все операции смешиваются в одном массиве без разделения по филиалам, обнаружить такую проблему значительно сложнее.
В KESHER.PRO финансовые показатели можно анализировать в разрезах филиала, компании и группы компаний.
Шаг 11. Учитывайте несколько компаний
Торговый бизнес может со временем включать несколько юридических лиц.
Например, разные направления или торговые точки могут работать через разные компании.
В этом случае система должна сохранять раздельный учет:
Компания А → собственные операции и показатели;
Компания Б → собственные операции и показатели.
При этом собственнику полезно видеть и общую картину группы.
Особенно важно, чтобы консолидация не уничтожала детализацию: из сводного показателя должна оставаться понятной принадлежность финансовых данных конкретной компании.
Шаг 12. Проверьте возможность работы с разными налоговыми режимами
Если в группе несколько компаний, они могут использовать разные налоговые режимы.
Финансовая система не должна заставлять собственника смешивать налоговые показатели с движением денег или прибылью.
В KESHER.PRO деньги, прибыль и налоги разделены по смыслу, а компании с разными налоговыми режимами могут входить в одну группу для формирования сводной управленческой отчетности.
Это особенно полезно для торгового бизнеса, структура которого со временем становится сложнее.
Шаг 13. Проверьте, как загружаются банковские и кассовые операции
В торговле быстро накапливается большое количество финансовых операций.
Если каждый платеж приходится переносить вручную, ведение учета начинает занимать слишком много времени.
Поэтому при выборе системы стоит проверить возможность импорта данных.
Например, регулярно можно загружать:
- банковские операции;
- кассовые операции;
- ранее подготовленные финансовые данные.
После загрузки операции должны попадать в общую структуру управленческого учета и распределяться по соответствующим статьям.
Если компания использует 1С, банковские и кассовые документы можно подготовить там, выгрузить в Excel и затем импортировать в финансовую систему.
Подробнее этот процесс рассмотрен в статье «Как импортировать банковские и кассовые операции из 1С?».
Шаг 14. Оцените объем ручной работы
При выборе системы важно смотреть не только на возможности отчетов, но и на то, сколько времени потребуется для получения этих отчетов.
Представим магазин с 1 000 финансовых операций в месяц.
Если каждую операцию необходимо вручную:
создать → указать счет → выбрать статью → определить филиал → проверить,
то поддержание учета потребует постоянной работы.
Поэтому оцените весь процесс:
получение данных → загрузка → обработка → проверка → отчетность.
Чем проще регулярное ведение, тем выше вероятность, что финансовая информация действительно будет поддерживаться в актуальном состоянии.
Шаг 15. Сравните специализированную систему с Excel
Для небольшого магазина Excel может быть достаточным инструментом.
Например, если:
- одна торговая точка;
- один банковский счет;
- небольшое количество операций;
- финансовый учет ведет собственник;
- нет сложного планирования.
Но по мере роста торговли таблица обычно усложняется.
Появляются отдельные листы для банковских счетов, кассы, расходов, закупок, планов и отчетов.
Если магазинов несколько, данные приходится дополнительно разделять и консолидировать.
В этот момент проблема уже не в возможностях Excel как программы, а в объеме ручной работы вокруг финансового учета.
Подробнее подходы сравниваются в статье «Excel или программа финансового учета: что выбрать?».
Если торговая компания уже использует 1С
Наличие 1С само по себе не означает, что отдельная система управленческого финансового учета обязательно нужна или, наоборот, не нужна.
Сначала определите, получает ли собственник из существующего учета необходимые ответы.
Например:
Сколько денег есть у бизнеса?
Какую прибыль получила компания?
Куда уходят деньги?
Какие выплаты ожидаются впереди?
Хватит ли денег на ближайшие закупки и другие обязательства?
Как отличаются результаты магазинов или филиалов?
Если эти показатели уже доступны в удобном виде и регулярно используются, создавать еще одну систему только ради автоматизации нет смысла.
Если же необходимые данные приходится дополнительно собирать в Excel, имеет смысл рассмотреть отдельный управленческий контур.
Подробнее — в статье «Нужна ли система финансового учета, если компания использует 1С?».
Не требуйте от финансовой системы заменить товарный учет
Финансовая система не обязательно должна одновременно быть системой складского и товарного учета.
У этих инструментов разные задачи.
Товарный учет отвечает, например, на вопросы:
сколько единиц товара осталось;
какая партия поступила;
какой товар продан;
что находится на конкретном складе.
Управленческий финансовый учет отвечает на другие:
сколько денег есть;
сколько заработано;
куда уходят деньги;
какие расходы несет бизнес;
какие платежи предстоят.
При выборе важно определить, какую задачу вы решаете, а не искать одну программу, которая формально содержит максимальное количество функций.
Как проверить систему перед покупкой
Лучше всего провести проверку на реальном месяце своего бизнеса.
Возьмите небольшой набор фактических данных и попробуйте:
- Внести или загрузить банковские и кассовые операции.
- Разнести их по статьям.
- Отразить основные закупки и расходы.
- Добавить будущие выплаты поставщикам.
- Добавить ожидаемые поступления.
- Посмотреть остаток денег.
- Посмотреть финансовый результат.
- Сравнить показатели отдельных торговых точек, если их несколько.
После этого станет понятно, насколько система подходит именно вашей модели торговли.
Тест на реальных данных обычно полезнее сравнения длинных перечней функций.
Как KESHER.PRO подходит для торговли
KESHER.PRO позволяет организовать управленческий финансовый учет торговой компании вокруг нескольких ключевых блоков:
деньги;
прибыль;
налоги;
Факт;
План;
Бюджет.
Собственник может видеть остатки денежных средств, направления поступлений и выплат, финансовый результат и будущие ожидания.
Банковские и кассовые документы можно вводить вручную или импортировать через Excel.
Статьи управленческого учета настраиваются под структуру бизнеса, при этом предусмотрен базовый набор, который можно использовать как основу.
Для торговли это позволяет отдельно учитывать, например:
- продажи;
- закуп товара;
- доставку;
- аренду;
- заработную плату;
- маркетинг;
- банковские комиссии;
- другие существенные направления.
При наличии нескольких торговых точек показатели можно анализировать по филиалам, а затем получать общую картину компании.
Если бизнес состоит из нескольких компаний, доступна и сводная отчетность группы.
Пример: сеть из трех магазинов
Предположим, у собственника три магазина.
За месяц получены следующие результаты:
| Показатель | Магазин 1 | Магазин 2 | Магазин 3 |
|---|---|---|---|
| Доход | 12 000 000 | 9 500 000 | 7 800 000 |
| Расходы | 9 100 000 | 8 600 000 | 7 500 000 |
| Результат | 2 900 000 | 900 000 | 300 000 |
Если смотреть только на компанию целиком, бизнес показывает положительный результат:
4 100 000.
Но отчет по филиалам показывает другую важную информацию: третий магазин работает почти без запаса прибыльности.
Это повод отдельно проверить:
- аренду;
- персонал;
- маркетинг;
- структуру продаж;
- другие расходы торговой точки.
Именно поэтому для сети магазинов важна возможность переходить от общего показателя компании к отдельным филиалам.
Пример: прибыль есть, а денег на закупку не хватает
Предположим, магазин работает прибыльно.
На счетах сейчас находится:
4 500 000.
Через пять дней необходимо оплатить новую партию товара:
3 800 000.
Также предстоят:
заработная плата — 1 200 000;
аренда — 600 000.
Всего ближайшие выплаты:
5 600 000.
Текущих денег недостаточно.
Если ожидаемые поступления до этих дат составляют только 700 000, прогноз выглядит так:
4 500 000 + 700 000 − 5 600 000 = −400 000.
То есть заранее появляется потенциальная нехватка денег.
Именно поэтому торговому бизнесу недостаточно смотреть только на прибыль и текущий банковский остаток. Финансовая система должна помогать видеть будущую картину.
Сколько должна стоить система для торговли
Оценивать систему только по цене подписки неправильно.
Нужно учитывать общие затраты:
стоимость системы + время внедрения + регулярные трудозатраты на ведение.
Если дешевое решение требует каждую неделю вручную собирать данные из нескольких источников, реальная стоимость его использования будет выше.
Одновременно торговому бизнесу не стоит переплачивать за функции, которыми он не собирается пользоваться.
Поэтому сначала определите обязательные задачи, а затем сравнивайте стоимость подходящих решений.
Подробнее — в статье «Сколько стоит автоматизация финансового учета?».
Сколько времени потребуется на внедрение
Срок зависит от текущего состояния учета.
Если уже существуют понятные статьи, известны остатки и подготовлены финансовые данные, запуск пройдет быстрее.
Если сначала необходимо разобраться в структуре расходов, восстановить остатки, объединить несколько таблиц и определить правила учета, потребуется больше времени.
Поэтому до покупки системы полезно оценить не только техническую настройку, но и готовность исходных финансовых данных.
Подробнее этот вопрос разобран в статье «Сколько времени занимает внедрение управленческого учета?».
Короткий чек-лист выбора
Перед покупкой системы для торговли проверьте:
- Видны ли все банковские счета и кассы?
- Разделяются ли деньги и прибыль?
- Можно ли учитывать закупки и другие направления расходов?
- Есть ли Факт, План и Бюджет?
- Можно ли видеть будущие поступления и выплаты?
- Можно ли настроить статьи под торговый бизнес?
- Можно ли загружать финансовые операции?
- Поддерживаются ли несколько магазинов или филиалов?
- Можно ли объединять показатели нескольких компаний?
- Сколько ручной работы потребуется каждый месяц?
Если система отвечает этим требованиям и остается понятной в ежедневной работе, ее уже имеет смысл тестировать на реальных данных.
Типичные ошибки при выборе
Первая ошибка — выбирать финансовую систему как программу товарного учета.
Вторая — ориентироваться только на выручку и не проверять расчет финансового результата.
Третья — смешивать деньги и прибыль.
Четвертая — смотреть только на Факт и не учитывать будущие закупки и другие платежи.
Пятая — не проверять аналитику по отдельным магазинам.
Шестая — выбирать решение по количеству функций, а не по задачам собственника.
Седьмая — недооценивать объем ручной работы после внедрения.
Восьмая — покупать систему без проверки на реальных данных.
Подробнее эти проблемы рассмотрены в статье «Какие ошибки допускают при автоматизации финансового учета?».
Что изучить дальше
Общие критерии рассмотрены в статье «Как выбрать программу для финансового учета?».
Если основная задача связана с управленческой аналитикой, изучите выбор программы управленческого учета.
Перед покупкой полезно сравнить Excel со специализированной системой финансового учета и определить, нужна ли отдельная система, если компания уже использует 1С.
Для оценки проекта заранее посмотрите, сколько стоит автоматизация финансового учета и сколько времени занимает внедрение управленческого учета.
Перед запуском также изучите типичные ошибки автоматизации финансового учета.
Заключение
Система финансового учета для торговли должна показывать собственнику не только продажи, но и финансовую картину бизнеса: деньги, прибыль, расходы, будущие поступления и выплаты.
Особенно важны учет закупок, разделение Факта, Плана и Бюджета, работа с несколькими банковскими счетами и кассами, а для сетевого бизнеса — аналитика по филиалам и компаниям.
KESHER.PRO позволяет организовать управленческий финансовый учет торгового бизнеса и видеть показатели на уровне отдельного филиала, компании или группы компаний.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как организован управленческий финансовый учет в KESHER.PRO.