Отчёт о движении денежных средств можно составить вручную, с помощью электронных таблиц или специализированных программ. Для этого необходимо собрать сведения обо всех поступлениях и выплатах, распределить операции по категориям, определить итоговый денежный поток и рассчитать остатки денежных средств на начало и конец периода.
Несмотря на кажущуюся простоту, подготовка ОДДС требует аккуратной работы с данными. Даже небольшая ошибка способна исказить общую картину и привести к неверным управленческим решениям.
Если вы впервые сталкиваетесь с этим инструментом, сначала рекомендуется ознакомиться со статьёй «Что такое отчёт о движении денежных средств».
С чего начинается подготовка ОДДС
Работа над отчётом начинается задолго до заполнения таблицы.
Прежде всего необходимо определить:
- период анализа;
- перечень банковских счетов;
- перечень касс;
- источники информации;
- структуру будущего отчёта;
- правила распределения операций.
На этом этапе также следует убедиться, что в учёте отражены все операции за выбранный период.
Какие данные понадобятся для составления отчёта
Чем полнее исходная информация, тем точнее окажется результат.
Чаще всего используются следующие источники данных:
| Источник | Содержание |
|---|---|
| Банковские выписки | Информация о поступлениях и списаниях денежных средств |
| Кассовые документы | Данные о наличных операциях |
| Платёжные системы | Информация об электронных платежах |
| Договоры | Сведения об обязательствах компании |
| Внутренние документы | Данные о движении денежных средств внутри организации |
После этого все операции объединяются в единый массив данных для дальнейшей обработки.
Почему важно учитывать абсолютно все операции
Многие ошибки появляются из-за того, что часть данных остаётся за пределами отчёта.
Например, предприниматель может учитывать только банковские счета, забывая о наличных деньгах, переводах между собственными счетами, возвратах средств или краткосрочных займах.
В результате отчёт начинает отражать только часть реальной картины.
По этой причине необходимо заранее определить, какие операции относятся к движению денежных средств, а какие учитывать не следует.
Подробное объяснение основного принципа приведено в статье «Что такое движение денежных средств компании».
Как распределить операции внутри отчёта
После подготовки данных необходимо разделить все операции на несколько групп.
Стандартная структура ОДДС включает три направления деятельности:
- операционную;
- инвестиционную;
- финансовую.
Именно такая классификация позволяет увидеть, за счёт чего компания зарабатывает деньги, каким образом инвестирует средства и насколько сильно зависит от внешнего финансирования.
Более подробно эта тема раскрывается в статье «Какие виды денежных потоков существуют».
Шаг 1. Определите остаток денежных средств на начало периода
Составление отчёта всегда начинается с определения исходной точки.
Для этого необходимо подсчитать все денежные средства, находящиеся:
- на банковских счетах;
- в кассах;
- в электронных платёжных системах;
- на специальных счетах.
Полученное значение станет отправной точкой для дальнейших расчётов.
Шаг 2. Сгруппируйте поступления денежных средств
После определения начального остатка следует распределить все поступления по категориям.
Например:
| Операция | Категория |
|---|---|
| Оплата от покупателей | Операционная деятельность |
| Получение кредита | Финансовая деятельность |
| Продажа оборудования | Инвестиционная деятельность |
На этом этапе важно не смешивать различные виды операций, поскольку подобная ошибка может привести к неправильной интерпретации результатов.
Шаг 3. Сгруппируйте выплаты денежных средств
Далее аналогичным образом распределяются все расходы.
К ним относятся:
- расчёты с поставщиками;
- выплата заработной платы;
- налоговые платежи;
- покупка оборудования;
- возврат заёмных средств;
- выплата дивидендов.
После завершения этого этапа можно переходить к расчёту итоговых показателей.
Шаг 4. Рассчитайте чистый денежный поток
Для этого используется простая формула:
Чистый денежный поток = поступления – выплаты
Если итоговое значение оказалось положительным, объём денежных средств увеличился.
Если показатель имеет отрицательное значение, денег стало меньше.
Подробнее порядок расчётов рассматривается в статье «Как рассчитываются денежные потоки компании».
Шаг 5. Определите остаток денежных средств на конец периода
Заключительный этап состоит в расчёте итогового остатка.
Формула выглядит следующим образом:
Остаток на конец периода = остаток на начало периода + чистый денежный поток
Полученный показатель должен совпадать с фактическими остатками на счетах компании.
Например, в KESHER.PRO подобная проверка выполняется автоматически. Система собирает информацию из различных источников, распределяет операции по категориям и позволяет руководителю быстро получить готовый отчёт.
Какие ошибки чаще всего допускают при подготовке ОДДС
Даже при наличии подробной информации итоговый отчёт может содержать серьёзные неточности.
Чаще всего встречаются следующие ошибки:
- исключение отдельных операций из отчёта;
- неправильная классификация денежных потоков;
- смешивание плановых и фактических показателей;
- использование неполных данных;
- отсутствие регулярного обновления информации;
- двойной учёт отдельных операций;
- неправильное определение периода анализа.
Подобные ошибки приводят к искажению финансовой картины и усложняют принятие решений.
Как организовать работу с ОДДС на постоянной основе
Составление отчёта не должно быть разовым мероприятием. Чем чаще компания обновляет информацию, тем быстрее она обнаруживает потенциальные проблемы.
На практике многие организации используют следующий порядок работы:
- Ежедневно фиксируют движение денежных средств.
- Еженедельно проверяют корректность данных.
- Ежемесячно формируют отчёт.
- Анализируют изменения показателей.
- Составляют прогнозы на будущие периоды.
Такой подход помогает своевременно выявлять опасные тенденции и снижать вероятность возникновения кассовых разрывов.
После подготовки отчёта рекомендуется перейти к следующему этапу и изучить материал «Как анализировать отчёт о движении денежных средств».
Почему ОДДС помогает найти причины нехватки денег
Иногда руководитель сталкивается с парадоксальной ситуацией. Компания показывает прибыль, но при этом испытывает нехватку денежных средств.
Подобное происходит по разным причинам:
- из-за отсрочек платежей;
- вследствие накопления товарных запасов;
- в результате крупных инвестиций;
- после возврата кредитов;
- из-за увеличения задолженности покупателей.
Именно ОДДС позволяет увидеть источник проблемы и определить, какие процессы требуют корректировки.
Более подробно этот вопрос рассматривается в статье «Почему прибыль есть, а денег нет».
Перелинковка
Перед составлением отчёта рекомендуется разобраться, что представляет собой отчёт о движении денежных средств.
Для правильной подготовки данных необходимо понимать структуру движения денежных средств компании.
Перед заполнением ОДДС следует изучить принципы расчёта денежных потоков.
В отчёте должны присутствовать все основные виды денежных потоков.
После завершения работы необходимо научиться анализировать отчёт о движении денежных средств.
Составление ОДДС считается первым этапом полноценного анализа движения денежных средств.
Правильно подготовленный отчёт помогает определить причины ситуации, когда прибыль есть, а денег нет.
После внедрения ОДДС рекомендуется регулярно проводить контроль остатков денежных средств.
Заключение
Подготовка отчёта о движении денежных средств требует последовательной работы с данными, внимательности и строгого соблюдения выбранной структуры. Однако потраченное время полностью оправдывает себя, поскольку руководитель получает возможность видеть реальное финансовое состояние компании.
Современные цифровые инструменты позволяют значительно упростить этот процесс, уменьшить вероятность ошибок и сократить объём ручной работы.
В KESHER.PRO данные о поступлениях, выплатах, задолженностях, обязательствах и остатках денежных средств автоматически объединяются в единой системе, благодаря чему формирование ОДДС занимает значительно меньше времени.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы увидеть, каким образом подобный подход применяется на практике.