Программа может автоматизировать значительную часть работы с финансовыми данными, но полностью заменить финансового директора способна не во всех компаниях.
Система может собирать и структурировать информацию, рассчитывать показатели, формировать отчеты, помогать контролировать деньги, прибыль, расходы, План и Бюджет.
Финансовый директор решает более широкую задачу: анализирует полученные данные, ищет причины отклонений, оценивает риски, участвует в планировании и помогает принимать финансовые решения.
Поэтому главный вопрос звучит не так:
«Может ли программа заменить финансового директора?»
Полезнее спросить:
«Какие функции финансового директора действительно нужны нашему бизнесу и какую часть этой работы можно автоматизировать?»
Перед принятием решения рекомендуется разобраться, что представляет собой автоматизация финансового учета.
Почему ответ зависит от размера и сложности бизнеса
Под должностью финансового директора в разных компаниях понимают совершенно разную работу.
В небольшом бизнесе собственник может называть финансовой функцией подготовку нескольких основных отчетов:
- сколько компания заработала;
- сколько денег осталось;
- куда ушли деньги;
- какие платежи ожидаются;
- выполняется ли Бюджет.
Если основная работа заключается в сборе данных, обновлении таблиц и подготовке стандартной отчетности, значительную ее часть действительно можно автоматизировать.
В более сложном бизнесе финансовый директор может отвечать за:
- финансовую стратегию;
- бюджетирование;
- управление ликвидностью;
- финансовое моделирование;
- анализ инвестиций;
- управление долговой нагрузкой;
- оценку рисков;
- контроль финансовой дисциплины;
- анализ подразделений;
- взаимодействие с собственником и руководителями;
- подготовку сценариев развития бизнеса.
Программа может предоставить данные и инструменты для такой работы, но не автоматически выполнить всю управленческую функцию.
Что программа действительно может взять на себя
Первый кандидат на автоматизацию — повторяющаяся техническая работа с финансовыми данными.
Например:
собрать операции → классифицировать → объединить → рассчитать показатели → сформировать отчет.
Если каждый месяц финансовый директор или финансовый специалист тратит значительное время именно на эти действия, часть его рабочего времени используется не на финансовое управление, а на обслуживание самого учета.
Система финансового учета позволяет сократить этот участок работы.
Подробнее возможности рассмотрены в статье «Какие процессы финансового учета можно автоматизировать?».
Программа может автоматизировать сбор финансовой картины
Одна из базовых функций финансового управления — понимать текущее состояние бизнеса.
Для этого собственнику нужны ответы на несколько вопросов:
Сколько денег есть сейчас?
Сколько бизнес заработал?
Куда уходят деньги?
Что ожидается дальше?
Если для каждого ответа финансовому директору необходимо сначала собрать несколько файлов, обновить формулы и сверить источники, значительная часть процесса остается ручной.
Специализированная система позволяет организовать данные так, чтобы основные показатели формировались на основании уже внесенных финансовых операций.
В результате специалист может тратить меньше времени на подготовку цифр и больше — на их анализ.
Программа может помочь контролировать деньги
Контроль денежных средств — одна из задач, которую хорошо поддается автоматизации.
Если у бизнеса несколько банковских счетов и наличные деньги, собственнику важно видеть не только каждый источник отдельно, но и общую денежную позицию.
При этом необходимо правильно учитывать внутренние переводы.
Перемещение денег между собственными счетами не создает нового дохода и не делает бизнес богаче.
Финансовая система позволяет организовать денежные операции в единой структуре и использовать их для анализа ликвидности и будущих платежей.
Это уменьшает объем ручной работы, но решение о том, как управлять доступными деньгами, остается за человеком.
Программа может помочь анализировать прибыль
Еще одна задача — отделить финансовый результат от движения денег.
Большой остаток на банковских счетах не означает автоматически высокую прибыль.
Компания могла получить кредит, заем или аванс.
И наоборот, уменьшение денег не всегда означает убыток: бизнес мог приобрести актив или погасить основную сумму долга.
Поэтому финансовому директору важно видеть не только денежные операции, но и экономический результат бизнеса.
В KESHER.PRO деньги и прибыль разделены по смыслу.
Это позволяет собственнику или финансовому специалисту анализировать их отдельно и не пытаться каждый раз вручную восстанавливать финансовую картину из банковских поступлений и списаний.
Программа может помочь с финансовым планированием
Финансовое управление невозможно строить только на прошлом.
Необходимо понимать, что произойдет с деньгами дальше.
Например, сегодня компания имеет достаточный остаток, но в ближайшие недели должна оплатить поставщиков, заработную плату, аренду, налоги и другие обязательства.
Одновременно ожидаются поступления от клиентов.
Если будущие операции находятся в отдельных таблицах, финансовому специалисту приходится постоянно сопоставлять их с Фактом.
В KESHER.PRO Факт и План разделены, но используются внутри одной финансовой модели.
Так можно видеть уже произошедшие операции отдельно от ожидаемых и заранее оценивать будущую ситуацию с деньгами.
Программа может помочь контролировать Бюджет
Бюджет отвечает не на тот же вопрос, что План.
План отражает ожидаемые финансовые события.
Бюджет задает ориентиры бизнеса на определенный период.
Например, компания устанавливает допустимый объем расходов по определенному направлению, а затем сравнивает его с фактическим результатом.
Если Бюджет, План и Факт находятся в разных файлах, финансовому специалисту приходится регулярно собирать их для анализа.
В KESHER.PRO эти три слоя разделены внутри системы:
Факт → что произошло;
План → что ожидается;
Бюджет → какие финансовые ориентиры установлены.
Автоматизация такой структуры уменьшает техническую часть работы финансовой функции.
Что программа не делает вместо финансового директора
Получить показатель и понять, какое решение принять на его основании, — разные задачи.
Предположим, система показывает, что прибыль компании снизилась.
Причиной может быть:
- снижение выручки;
- рост себестоимости;
- увеличение постоянных расходов;
- изменение структуры продаж;
- падение маржинальности;
- дополнительные расходы на развитие;
- сочетание нескольких факторов.
Система помогает обнаружить изменение и предоставляет данные для анализа.
Но бизнесу необходимо определить причину, оценить последствия и выбрать действие.
Именно здесь начинается работа, которую нельзя свести только к автоматическому формированию отчета.
Пример: система показывает будущую нехватку денег
Предположим, План показывает, что через две недели ожидаемые выплаты превысят доступные денежные средства.
Программа помогает обнаружить риск заранее.
Но она не знает автоматически, какое решение является лучшим именно для бизнеса.
Компания может:
- перенести часть платежей;
- ускорить получение дебиторской задолженности;
- договориться с поставщиком;
- изменить график закупок;
- использовать кредитование;
- сократить отдельные расходы;
- изменить другие финансовые планы.
Каждое решение имеет последствия.
Задача финансового директора — не только увидеть риск, но и оценить варианты действий.
Может ли собственник выполнять эту работу самостоятельно
В небольшом и относительно простом бизнесе — часто да.
Если собственник понимает основные финансовые показатели, самостоятельно принимает финансовые решения и ему не требуется сложное моделирование, отдельный финансовый директор может быть преждевременным.
В таком случае система финансового учета может взять на себя техническую основу:
собрать данные → структурировать → показать показатели.
А собственник самостоятельно выполняет управленческую часть:
проанализировать → принять решение → проконтролировать результат.
Именно в таком сценарии программа способна сильнее всего снизить потребность в отдельной финансовой функции.
Когда финансовый директор становится нужнее
По мере роста бизнеса увеличивается не только количество операций.
Усложняются сами решения.
Появляются:
- несколько филиалов;
- несколько компаний;
- разные направления бизнеса;
- значительные инвестиции;
- заемное финансирование;
- сложное бюджетирование;
- необходимость сценарного анализа;
- существенные финансовые риски.
В такой ситуации проблема уже не сводится к получению правильного отчета.
Необходимо постоянно интерпретировать данные и управлять финансовой моделью бизнеса.
Поэтому хорошая система не обязательно заменяет финансового директора.
Наоборот, она может сделать его работу эффективнее, убрав значительную часть ручной подготовки информации.
Чем это отличается от вопроса о бухгалтере
Бухгалтер и финансовый директор также выполняют разные функции.
Автоматизация управленческого финансового учета не означает автоматическую замену ни одного из них.
Бухгалтер отвечает за свой контур работы, а финансовый директор — за финансовое управление в рамках своей роли.
При этом программа может сократить объем ручных операций, которые выполняют оба специалиста при подготовке информации.
Отдельно этот вопрос рассмотрен в статье «Может ли система финансового учета заменить бухгалтера?».
Как KESHER.PRO меняет роль финансового специалиста
KESHER.PRO предназначен для управленческого финансового учета.
Система позволяет работать с:
- прибылью;
- остатками и движением денег;
- расходами;
- будущими финансовыми ожиданиями;
- Планом;
- Бюджетом;
- ликвидностью;
- финансовыми рисками;
- отклонениями;
- налогами в управленческой финансовой картине.
При этом деньги, прибыль и налоги разделяются по смыслу, а Факт, План и Бюджет учитываются отдельно.
Для бизнеса с несколькими подразделениями отчеты доступны в разрезах филиала, компании и группы компаний.
Поэтому задача KESHER.PRO — не принять финансовое решение вместо человека, а сократить путь от исходных финансовых данных до информации, на основании которой это решение принимается.
Если компания уже использует 1С
Наличие 1С не меняет принципиальную логику.
Сначала необходимо определить, получает ли собственник необходимую управленческую финансовую информацию из существующего процесса.
Если получает, создавать дополнительный контур только ради автоматизации не требуется.
Если же данные существуют в 1С, а затем финансовый директор или другой сотрудник регулярно переносит их в Excel и вручную формирует управленческую отчетность, часть этой работы можно автоматизировать.
Подробнее этот сценарий рассмотрен в статье «Нужна ли система финансового учета, если компания использует 1С?».
Когда программа действительно может снизить потребность в финансовом директоре
Наиболее заметный эффект возникает в небольшом и среднем бизнесе, где значительная часть финансовой функции состоит из регулярного учета и подготовки стандартной управленческой отчетности.
Представим, что финансовый специалист каждый месяц:
- собирает данные из нескольких источников;
- переносит их в Excel;
- распределяет операции по статьям;
- сверяет банковские счета и кассы;
- рассчитывает финансовый результат;
- обновляет платежный план;
- сравнивает Факт с Бюджетом;
- собирает показатели филиалов;
- готовит отчет собственнику.
Если большая часть рабочего времени уходит именно на этот процесс, специализированная система способна автоматизировать или существенно упростить значительную его часть.
Тогда собственнику может потребоваться не постоянный финансовый директор, а периодическое участие специалиста для более сложного анализа, настройки финансовой модели или решения отдельных задач.
Но это зависит от сложности самого бизнеса.
Сценарий 1. Небольшой бизнес с простой финансовой моделью
Предположим, у компании один филиал, несколько банковских счетов, понятная структура расходов и относительно небольшой объем операций.
Собственник самостоятельно принимает основные решения.
Ему необходимо регулярно видеть:
- остаток денег;
- прибыль;
- структуру расходов;
- будущие поступления;
- предстоящие выплаты;
- выполнение Бюджета.
Если система предоставляет эту информацию в понятном виде, нанимать финансового директора только для регулярного сбора этих показателей может быть избыточно.
Собственник может самостоятельно контролировать финансовую ситуацию, а при необходимости обращаться к специалисту для решения отдельных сложных вопросов.
В таком сценарии автоматизация действительно способна заменить часть финансовой функции.
Сценарий 2. Финансовый директор в основном собирает отчеты
Иногда должность финансового директора существует, но значительная часть рабочего времени специалиста уходит на техническую подготовку информации.
Например:
выгрузить → проверить → классифицировать → свести → рассчитать → оформить отчет.
Здесь сначала стоит автоматизировать сам учет.
После этого может выясниться, что объем оставшейся аналитической работы значительно меньше.
Но возможен и другой результат: освободившееся время финансовый директор начнет использовать для более глубокого анализа, бюджетирования и финансового планирования.
Поэтому автоматизация не обязательно приводит к отказу от специалиста.
Она показывает, какая часть его работы действительно требует профессиональной экспертизы, а какая была следствием ручного учета.
Сценарий 3. Финансового директора пока нет
Другой распространенный случай — собственник уже понимает, что финансовый контроль необходимо улучшать, но компания еще не готова создавать отдельную финансовую службу.
В таком случае специализированная система может стать следующим этапом развития учета.
Сначала бизнес организует:
движение денег → прибыль → расходы → План → Бюджет → регулярный контроль показателей.
Собственник получает более системную финансовую картину и постепенно понимает, какие задачи он способен решать самостоятельно, а где уже требуется финансовый специалист.
Это позволяет не нанимать финансового директора только для того, чтобы он создавал с нуля систему сбора и подготовки финансовых данных.
Сценарий 4. Финансовый директор нужен для анализа и решений
Если специалист уже получает качественные данные и основная часть его работы начинается после формирования отчетности, заменить его программой значительно сложнее.
Например, финансовый директор:
- анализирует причины отклонений;
- строит финансовые сценарии;
- оценивает инвестиционные решения;
- управляет долговой нагрузкой;
- участвует в ценообразовании;
- оценивает риски;
- определяет финансовые ограничения;
- участвует в разработке стратегии.
Здесь система является инструментом специалиста.
Чем лучше автоматизирован учет, тем меньше времени финансовый директор тратит на подготовку данных и тем больше — непосредственно на управление финансами.
Сценарий 5. Несколько филиалов
При нескольких филиалах количество финансовых разрезов увеличивается.
Собственнику необходимо понимать не только общий результат, но и показатели отдельных подразделений.
Например:
Компания прибыльна. Но какой филиал создает основную прибыль?
Какой филиал расходует больше денег?
Где появились существенные отклонения?
Как выглядит общий результат компании?
В KESHER.PRO отчеты доступны в разрезах филиала и компании.
Поэтому часть работы по объединению данных можно выполнять внутри единой финансовой структуры, а не вручную собирать отдельные отчеты подразделений.
Но решение о том, почему один филиал работает хуже другого и что с этим делать, остается управленческой задачей.
Сценарий 6. Несколько компаний
При группе компаний финансовая функция становится еще сложнее.
Собственнику необходимо видеть как каждую компанию отдельно, так и совокупный результат бизнеса.
В KESHER.PRO используется структура:
филиал → компания → группа компаний.
В одной группе могут находиться компании с разными налоговыми режимами, при этом система позволяет формировать сводную управленческую отчетность.
Это сокращает техническую работу по консолидации данных.
Но сама консолидация — только начало анализа.
Если собственнику необходимо принимать решения о распределении ресурсов между компаниями, финансировании, инвестициях или изменении структуры бизнеса, роль финансового специалиста может сохраняться.
Чем больше автоматизация, тем важнее интерпретация
Когда данные собираются вручную, большая часть ресурсов финансовой функции уходит на подготовку информации.
После автоматизации ситуация меняется.
Показатели становятся доступнее, и главным вопросом становится уже не:
«Как получить цифру?»
а:
«Почему получилась именно такая цифра и что с этим делать?»
Например, система показывает снижение рентабельности.
Следующий уровень вопросов:
Почему она снизилась?
Это временное отклонение или тенденция?
Какой фактор оказал наибольшее влияние?
Что произойдет, если ничего не менять?
Какие действия дадут лучший результат?
На этом уровне ценность финансового специалиста определяется уже не умением собрать отчет, а качеством анализа и решений.
Может ли программа обнаружить финансовую проблему
Система способна помочь сделать проблему заметной.
Например, собственник видит:
- снижение прибыли;
- рост определенной группы расходов;
- отклонение от Бюджета;
- уменьшение остатка денег;
- будущую нехватку денежных средств;
- ухудшение показателей отдельного филиала.
Это существенно сокращает время между возникновением проблемы и ее обнаружением.
Но обнаружение проблемы и выбор решения — не одно и то же.
Система показывает, где стоит искать причину.
Человек определяет, почему это произошло и что необходимо изменить.
Может ли программа самостоятельно управлять финансовыми рисками
Программа может помочь контролировать показатели, на основании которых финансовые риски становятся заметными.
Например, будущие поступления и выплаты позволяют раньше увидеть возможную нехватку денег.
Сравнение Факта и Бюджета показывает существенные отклонения.
Анализ расходов помогает обнаружить направления, где затраты растут быстрее ожидаемого.
Но управление риском требует решения.
Если через месяц прогнозируется недостаток денег, необходимо выбрать конкретное действие.
Именно поэтому автоматизация финансового учета и финансовое управление — связанные, но не одинаковые задачи.
Может ли программа самостоятельно построить финансовую стратегию
Нет, обычная система финансового учета не должна восприниматься как автоматический финансовый директор.
Она предоставляет фактическую и плановую информацию, необходимую для принятия решений.
Финансовая стратегия требует учитывать цели собственника, особенности рынка, планы развития, допустимый уровень риска, инвестиции, источники финансирования и множество других факторов.
Эти решения невозможно свести только к формированию финансового отчета.
Поэтому чем больше финансовый директор занимается стратегией, а не техническим обслуживанием учета, тем меньше оснований говорить о его полной замене программой.
Что тогда означает «автоматизировать финансового директора»
Корректнее говорить не об автоматизации должности, а об автоматизации отдельных функций.
Можно автоматизировать:
сбор данных;
структурирование операций;
регулярные расчеты;
формирование отчетности;
контроль отдельных показателей;
сопоставление финансовых данных.
Сложнее автоматизировать:
интерпретацию причин;
выбор между несколькими управленческими решениями;
оценку нестандартной ситуации;
переговоры;
финансовую стратегию;
ответственность за принятое решение.
Такое разделение позволяет реалистично оценить возможности любой финансовой системы.
Чем KESHER.PRO может помочь собственнику без финансового директора
Если отдельного финансового директора пока нет, KESHER.PRO позволяет организовать базовый управленческий финансовый контур.
Собственник может видеть:
- сколько бизнес заработал;
- сколько денег осталось;
- куда уходят деньги;
- что ожидается дальше;
- как выглядит План;
- насколько Факт соответствует Бюджету;
- где появляются финансовые отклонения;
- как меняются показатели разных частей бизнеса.
Деньги, прибыль и налоги разделены по смыслу. Факт, План и Бюджет также учитываются отдельно.
Это позволяет собственнику самостоятельно контролировать базовую финансовую картину без необходимости каждый раз собирать ее из нескольких таблиц.
Но если бизнесу требуется сложный финансовый анализ или постоянное участие специалиста в управленческих решениях, система становится инструментом финансового директора, а не его заменой.
Как понять, за что вы фактически платите финансовому директору
Полезно разобрать его работу за обычный месяц.
Разделите задачи на две группы.
Техническая работа:
- сбор данных;
- перенос информации;
- сверка;
- поддержка таблиц;
- обновление отчетов;
- консолидация;
- повторяющиеся расчеты.
Экспертная работа:
- анализ причин;
- финансовое моделирование;
- прогнозирование;
- оценка рисков;
- подготовка вариантов решений;
- участие в бюджетировании;
- рекомендации собственнику;
- финансовая стратегия.
Если преобладает первая группа, потенциал автоматизации высокий.
Если основная ценность находится во второй группе, программа скорее повысит производительность финансового директора, чем заменит его.
Что делать сначала — нанимать специалиста или внедрять систему
Универсальной последовательности нет.
Если учет находится в беспорядке и собственник не понимает, как должна быть устроена финансовая модель, может потребоваться помощь специалиста еще до автоматизации.
Если методика уже понятна, но слишком много времени уходит на ручную работу, логично сначала автоматизировать процесс.
После этого станет яснее, какой объем экспертной финансовой работы действительно остается.
Именно поэтому перед выбором конкретного инструмента важно сначала определить какие процессы финансового учета можно автоматизировать.
Как оценить экономический эффект
Сравнивать нужно не стоимость программы с зарплатой финансового директора.
Это слишком упрощенный расчет.
Необходимо учитывать:
- стоимость системы;
- стоимость внедрения;
- время сотрудников на ведение учета;
- время на подготовку отчетов;
- стоимость финансового специалиста;
- объем экспертной работы;
- стоимость ошибок;
- скорость получения информации собственником.
Иногда автоматизация позволяет действительно обойтись без отдельной штатной позиции.
В другом бизнесе она позволяет тому же финансовому директору обслуживать более сложную структуру без расширения команды.
А в третьем случае система прежде всего дает собственнику более оперативную финансовую информацию.
Подробнее затраты разобраны в статье «Сколько стоит автоматизация финансового учета?».
Нужно учитывать и время внедрения
Даже подходящая программа не превращает финансовый процесс в автоматизированный за один день.
Необходимо определить структуру учета, подготовить исходные данные, настроить статьи, проверить остатки и организовать дальнейшую работу.
Поэтому решение нельзя оценивать только по будущему результату.
Важно понимать и переходный период.
Подробнее этот вопрос рассмотрен в статье «Сколько времени занимает внедрение управленческого учета?».
Когда финансовый директор все-таки необходим
Автоматизация особенно хорошо заменяет ручную подготовку данных, но потребность в финансовом директоре определяется не количеством отчетов.
Специалист становится особенно важен, когда бизнесу регулярно приходится принимать сложные финансовые решения.
Например:
- привлекать заемное финансирование;
- оценивать крупные инвестиции;
- выбирать между несколькими сценариями развития;
- перераспределять ресурсы между направлениями;
- управлять существенной долговой нагрузкой;
- перестраивать финансовую модель;
- определять допустимый уровень расходов;
- оценивать последствия масштабирования;
- работать со сложной структурой компаний;
- принимать решения при высокой финансовой неопределенности.
В таких ситуациях недостаточно увидеть правильные показатели.
Необходимо понять взаимосвязи между ними, оценить последствия нескольких вариантов и выбрать решение с учетом целей бизнеса.
Программа дает информационную основу для такой работы, но не отменяет саму управленческую функцию.
Когда собственник может работать без финансового директора
Отдельный финансовый директор может быть не нужен, если финансовая модель бизнеса относительно проста, учет организован, а собственник способен самостоятельно анализировать основные показатели и принимать решения.
Например, собственник понимает:
- как формируется прибыль;
- сколько денег находится в бизнесе;
- какие расходы являются существенными;
- какие поступления и выплаты ожидаются;
- как контролировать ликвидность;
- как оценивать отклонения от Бюджета.
Если система предоставляет эти данные своевременно и в понятном виде, часть финансовой функции собственник действительно может выполнять самостоятельно.
В таком случае программа не становится финансовым директором.
Она позволяет собственнику обходиться без отдельного специалиста там, где объем экспертной финансовой работы пока этого не требует.
Когда потребность в специалисте появляется по мере роста
Финансовая функция развивается вместе с бизнесом.
На первом этапе собственнику может быть достаточно контролировать:
деньги → прибыль → расходы → будущие платежи.
Затем появляются Бюджет, несколько филиалов, дополнительные компании, кредиты, инвестиционные проекты и более сложное планирование.
Количество операций при этом не является единственным критерием.
Гораздо важнее сложность принимаемых решений.
Если собственник понимает показатели, но уже не успевает глубоко анализировать их и регулярно сталкивается с финансовыми решениями, требующими отдельной экспертизы, появляется основание привлекать финансового специалиста.
Финансовый директор может быть не только штатным
Потребность в финансовой экспертизе не всегда означает необходимость сразу нанимать специалиста на полную занятость.
В зависимости от задач бизнес может использовать разные модели:
- собственник самостоятельно работает с финансовыми показателями;
- финансовый специалист привлекается для отдельных задач;
- используется внешний финансовый консультант;
- финансовый директор работает на регулярной основе;
- создается собственная финансовая служба.
Автоматизация помогает отделить постоянную техническую работу от задач, для которых действительно требуется профессиональная экспертиза.
После этого проще определить, какой формат финансовой функции соответствует текущему масштабу бизнеса.
Почему программа может повысить ценность финансового директора
Хорошая автоматизация полезна не только компании без финансового директора.
Она может существенно изменить работу уже существующего специалиста.
Если финансовый директор получает готовые структурированные данные, ему не нужно тратить значительную часть времени на сбор и сведение информации.
Вместо этого он может сосредоточиться на вопросах:
Почему изменился показатель?
Какое отклонение действительно опасно?
Что произойдет при сохранении текущей тенденции?
Какой сценарий даст лучший финансовый результат?
Где бизнес теряет эффективность?
Какие действия необходимо предпринять сейчас?
В таком случае система не конкурирует с финансовым директором, а увеличивает долю экспертной работы в его деятельности.
Пример: снижение прибыли
Предположим, система показывает, что прибыль снижается третий месяц подряд.
Сам факт снижения можно обнаружить автоматически.
Далее необходимо определить причину.
Например, финансовый результат мог измениться из-за роста себестоимости, увеличения постоянных расходов, снижения продаж или изменения структуры выручки.
После определения причины возникает следующий вопрос:
что делать?
Если выросла себестоимость, можно пересмотреть закупки или цены.
Если снизились продажи — проанализировать коммерческую часть бизнеса.
Если выросли постоянные расходы — оценить их необходимость.
Если причина связана с инвестициями в развитие — снижение текущей прибыли вообще может быть ожидаемым.
Программа показывает данные.
Финансовое решение требует их интерпретации в контексте бизнеса.
Пример: кассовый разрыв
Другой пример — будущая нехватка денег.
Система показывает, что ожидаемых денежных средств недостаточно для запланированных выплат.
Это важная информация, потому что собственник узнает о проблеме до момента фактической нехватки денег.
Но дальше необходимо выбрать решение.
Можно ускорить поступления от клиентов, перенести часть выплат, пересмотреть закупки, изменить другие планы или рассмотреть финансирование.
У каждого варианта свои последствия.
Поэтому автоматическое обнаружение финансового риска не равно автоматическому управлению этим риском.
Пример: филиал показывает слабый результат
При нескольких филиалах система может показать, что одно подразделение заметно уступает другим.
Это дает точку для анализа.
Но финансовый результат филиала может быть связан с разными причинами:
- меньшей выручкой;
- высокой себестоимостью;
- арендой;
- расходами на персонал;
- этапом развития;
- особенностями распределения общих затрат.
Одного показателя недостаточно, чтобы автоматически решить, закрывать филиал, сокращать расходы или продолжать развитие.
Система помогает быстрее обнаружить отклонение.
Решение требует понимания бизнеса.
Как использовать KESHER.PRO при наличии финансового директора
Если финансовый директор уже есть, KESHER.PRO можно использовать как рабочую систему управленческого финансового учета.
В ней можно анализировать:
- прибыль;
- движение и остатки денег;
- расходы;
- будущие финансовые ожидания;
- План;
- Бюджет;
- ликвидность;
- финансовые риски;
- отклонения;
- налоги.
Деньги, прибыль и налоги разделяются по смыслу. Факт, План и Бюджет также учитываются отдельно.
При нескольких подразделениях отчетность доступна в разрезах:
филиал → компания → группа компаний.
В результате финансовый директор может работать с уже организованной финансовой картиной, а не строить значительную ее часть вручную.
Как использовать KESHER.PRO без финансового директора
Если отдельного финансового директора нет, собственник может использовать систему для регулярного контроля основных финансовых показателей.
Практический цикл выглядит так:
внести или импортировать данные → проверить операции → получить финансовую картину → проанализировать отклонения → принять решение.
Такой подход особенно применим, когда бизнес еще не требует постоянной сложной финансовой экспертизы.
По мере роста собственник может привлекать специалиста для отдельных вопросов, не перестраивая финансовый учет с нуля.
Накопленные данные и существующая структура учета продолжают использоваться для анализа.
Как понять, что одной программы уже недостаточно
Есть несколько характерных признаков.
Собственник получает необходимые показатели, но не понимает причины существенных изменений.
Регулярно возникают вопросы, для которых требуется финансовое моделирование.
Бизнес рассматривает крупные инвестиции или заемное финансирование.
Необходимо анализировать несколько сценариев развития.
Управление группой компаний становится сложным.
Финансовые решения начинают занимать значительную часть времени собственника.
В такой ситуации проблема уже не в отсутствии данных.
Бизнесу может требоваться человек, который будет профессионально работать с этими данными и финансовыми решениями.
Как понять, что сначала нужна именно автоматизация
Обратная ситуация возникает, когда финансовый специалист большую часть времени не анализирует бизнес, а собирает цифры.
Например, каждый месяц повторяется процесс:
выгрузить данные → объединить файлы → проверить формулы → сверить показатели → подготовить отчет.
Здесь добавление еще одного специалиста не обязательно устранит первопричину.
Сначала стоит разобраться, какую часть процесса можно автоматизировать.
После этого станет понятнее, какой объем работы действительно требует финансовой экспертизы.
Как выбрать программу для этой задачи
Если цель автоматизации определена, программу необходимо проверять на реальных сценариях компании.
Важно понять:
- какие данные необходимо учитывать;
- как формируется прибыль;
- как контролируются деньги;
- как организован План;
- как ведется Бюджет;
- можно ли настроить необходимые статьи;
- как анализируются филиалы;
- можно ли объединять несколько компаний;
- насколько удобно собственнику и финансовому специалисту работать с отчетностью.
Количество функций само по себе не является достаточным критерием.
Программа должна сокращать путь от финансовой операции до управленческого решения.
Подробнее критерии рассмотрены в статье «Как выбрать программу для финансового учета?».
Сколько времени потребуется на переход
Автоматизация требует первоначальной подготовки.
Необходимо определить структуру управленческого учета, настроить статьи, подготовить данные, проверить исходные показатели и организовать регулярный процесс.
Поэтому ожидание, что новая система сразу заменит существующую финансовую функцию без этапа внедрения, нереалистично.
Продолжительность зависит от сложности бизнеса, состояния исходных данных и глубины финансовой модели.
Подробнее этот вопрос рассмотрен в статье «Сколько времени занимает внедрение управленческого учета?».
Какие ошибки особенно опасны
Первая ошибка — покупать программу с ожиданием, что она автоматически начнет принимать правильные финансовые решения.
Вторая — автоматизировать неправильную или непонятную структуру учета.
Третья — не определить, кто отвечает за корректность исходных данных.
Четвертая — пытаться сразу автоматизировать все финансовые процессы.
Пятая — оценивать программу только по стоимости и сравнивать подписку непосредственно с зарплатой финансового директора.
Правильнее сначала определить функции, затем отделить техническую работу от экспертной и только после этого выбирать подходящую модель.
Подробнее риски рассмотрены в статье «Какие ошибки допускают при автоматизации финансового учета?».
Что изучить дальше
Сначала разберитесь, что представляет собой автоматизация финансового учета и какие процессы финансового учета можно автоматизировать.
Если выбираете конкретный инструмент, изучите критерии выбора программы финансового учета.
Для правильного разделения ролей также полезно разобраться, может ли система финансового учета заменить бухгалтера.
Если компания уже использует 1С, определите, нужна ли ей дополнительная система финансового учета.
До начала проекта оцените стоимость автоматизации финансового учета и время, необходимое для внедрения управленческого учета.
Также заранее изучите типичные ошибки автоматизации финансового учета.
Заключение
Программа может заменить значительную часть технической работы финансового директора, но не всю финансовую функцию.
Сбор данных, регулярные расчеты, подготовку отчетности, контроль показателей и консолидацию можно существенно автоматизировать.
Анализ причин, оценка нестандартных ситуаций, финансовое моделирование, выбор между несколькими сценариями и участие в стратегических решениях требуют отдельной экспертизы.
Поэтому в небольшом бизнесе система финансового учета действительно может позволить собственнику дольше обходиться без штатного финансового директора. В более сложной компании та же система становится инструментом финансового специалиста и освобождает его от значительной части технической работы.
KESHER.PRO помогает организовать управленческий финансовый учет, разделять деньги, прибыль, налоги, Факт, План и Бюджет, контролировать будущие финансовые ожидания и анализировать показатели в разрезах филиала, компании и группы компаний.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как организован управленческий финансовый учет в KESHER.PRO.