Бюджетирование нужно бизнесу, чтобы заранее распределять финансовые ресурсы, устанавливать допустимые расходы и контролировать выполнение планов. Оно связывает цели компании с конкретными показателями подразделений, проектов и финансовых статей.
Без бюджета руководители принимают решения по отдельности, а собственник узнаёт о превышении расходов или нехватке денег уже после возникновения проблемы. Бюджетирование позволяет увидеть такие риски заранее и определить, кто отвечает за каждый показатель.
Перед изучением практической пользы рекомендуется разобраться, «Что такое бюджетирование?».
Чтобы перевести цели в конкретные показатели
Цель «увеличить прибыль» сама по себе не объясняет, что должны сделать подразделения.
Бюджетирование позволяет определить:
- какую выручку необходимо получить;
- какой уровень себестоимости допустим;
- сколько можно направить на маркетинг;
- каким должен быть фонд оплаты труда;
- какие инвестиции может профинансировать компания;
- какой остаток денег необходимо сохранить.
После этого общая финансовая цель превращается в конкретные показатели для отделов и ответственных сотрудников.
Чтобы распределить ограниченные ресурсы
У компании всегда есть ограничения по деньгам, сотрудникам и производственным возможностям. Бюджет помогает определить приоритеты.
Например, собственник может выбрать между:
- открытием нового филиала;
- увеличением рекламных расходов;
- приобретением оборудования;
- наймом сотрудников;
- формированием финансового резерва.
Бюджетирование показывает, какие решения компания способна финансировать одновременно и как они повлияют на прибыль и денежные потоки.
Чтобы контролировать расходы
Бюджет устанавливает финансовые рамки по статьям, подразделениям или проектам.
Он помогает понять:
- какие расходы были утверждены;
- где возникло превышение;
- кто отвечает за показатель;
- чем объясняется отклонение;
- повлияли ли дополнительные затраты на результат.
Превышение бюджета не всегда означает нарушение. Например, дополнительные расходы на доставку могут быть связаны с ростом продаж. Поэтому контролировать нужно не только сумму, но и причину её изменения.
Чтобы согласовать работу подразделений
Планы разных отделов зависят друг от друга.
Если отдел продаж планирует увеличить реализацию, компании могут потребоваться дополнительные закупки, сотрудники, доставка и оборотные средства. Без согласования один отдел поставит цель, которую другие подразделения не смогут обеспечить ресурсами.
Бюджетирование объединяет частные планы в единую финансовую картину и помогает устранить противоречия до начала периода.
Чтобы управлять прибылью
Для контроля финансового результата используется бюджет доходов и расходов — БДР.
Он показывает:
- плановую выручку;
- себестоимость;
- операционные расходы;
- прибыль;
- рентабельность.
БДР помогает проверить, сможет ли компания получить целевую прибыль при запланированном объёме продаж и расходов.
Подробнее его назначение раскрыто в статье «Что такое бюджет доходов и расходов — БДР?».
Чтобы управлять денежными потоками
Прибыль не гарантирует наличия денег для выполнения обязательств. Поэтому отдельно составляется бюджет движения денежных средств — БДДС.
Он отражает:
- поступления;
- выплаты;
- начальный остаток денег;
- конечный остаток;
- периоды возможной нехватки средств.
БДДС помогает заранее увидеть кассовый разрыв и определить, какие платежи можно перенести, какие поступления необходимо ускорить и потребуется ли дополнительное финансирование.
Подробнее этот инструмент описан в статье «Что такое бюджет движения денежных средств — БДДС?».
Когда бюджетирование особенно необходимо
Бюджетирование становится особенно полезным, если компания:
- быстро растёт;
- открывает филиалы;
- имеет несколько подразделений;
- регулярно превышает расходы;
- сталкивается с кассовыми разрывами;
- запускает крупные проекты;
- привлекает кредит или инвестиции;
- не понимает, кто отвечает за финансовый результат.
Небольшому стабильному бизнесу может быть достаточно нескольких основных бюджетов. По мере роста компании увеличивается количество подразделений и финансовых статей, поэтому процесс становится более детальным.
Пример пользы бюджетирования
Предположим, компания планирует увеличить продажи на 20%.
Расчёт показывает, что для этого потребуется:
- увеличить маркетинговые расходы;
- закупить дополнительные товары;
- нанять двух сотрудников;
- увеличить расходы на доставку.
При этом покупатели получают отсрочку платежа, а поставщикам необходимо платить сразу. БДР показывает ожидаемый рост прибыли, но БДДС выявляет нехватку денег в первые месяцы.
Благодаря бюджетированию собственник видит проблему до начала расширения и может заранее подготовить резерв или изменить условия оплаты.
Что бюджетирование не решает
Само наличие бюджета не гарантирует выполнение финансовых целей.
Процесс не принесёт пользы, если компания:
- использует недостоверные данные;
- не назначает ответственных;
- не учитывает движение денег;
- не сравнивает бюджет с фактом;
- автоматически запрещает любые отклонения;
- постоянно меняет показатели после получения результата.
Бюджет должен использоваться как инструмент принятия решений, а не как формальный документ или безусловный запрет на расходы.
Как контролировать исполнение бюджета
После начала периода бюджетные показатели сравниваются с фактическими.
План-факт анализ помогает определить:
- где возникло отклонение;
- насколько оно существенно;
- по какой причине появилось;
- как повлияло на прибыль и деньги;
- какие действия необходимо предпринять.
Например, превышение расходов может быть вызвано ростом цен, увеличением продаж, ошибкой учёта или нарушением установленного ограничения. Каждая причина требует собственного решения.
Как KESHER.PRO помогает контролировать бюджет
Для корректного контроля бюджетные и фактические показатели должны использовать одинаковые периоды и финансовые статьи.
Например, в KESHER.PRO режимы «Бюджет», «План» и «Факт» разделены, но могут сравниваться по филиалу, компании или группе компаний. Это помогает собственнику увидеть отклонение и определить финансовую статью или подразделение, в котором оно возникло.
Платёжный календарь дополняет бюджетный контроль информацией о будущих поступлениях и выплатах.
Перелинковка
Перед изучением темы рекомендуется разобраться, «Что такое бюджетирование?».
Бюджетирование является частью системы, описанной в статье «Что такое финансовое планирование?».
Также полезно изучить общий материал «Что такое финансовое планирование и как его организовать?».
Практическое применение начинается с руководства «Как составить бюджет компании?».
Для планирования доходов и расходов используется «Бюджет доходов и расходов — БДР».
Для управления денежными потоками применяется «Бюджет движения денежных средств — БДДС».
После начала исполнения необходимо регулярно «Проводить план-факт анализ».
При обнаружении расхождений следует разобраться, «Как анализировать отклонения от финансового плана?».
Заключение
Бюджетирование помогает компании распределять ресурсы, контролировать расходы, планировать прибыль и заранее оценивать движение денег. Наибольшую пользу оно приносит тогда, когда показатели имеют ответственных и регулярно сравниваются с фактическими результатами.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как в KESHER.PRO организовано сравнение бюджета, плана и фактических показателей бизнеса.