Какие данные нужны для финансовой модели?

Для финансовой модели нужны фактические показатели бизнеса, операционные данные и предположения о будущем. Обычно собирают сведения о продажах, ценах, себестоимости, постоянных расходах, денежных потоках, условиях оплаты, инвестициях, кредитах, налогах и структуре компании.

Универсального списка не существует. Состав исходных данных зависит от задачи модели. Для прогноза прибыли достаточно одной глубины расчёта, для оценки ликвидности требуется подробный график поступлений и выплат, а инвестиционная модель должна дополнительно учитывать вложения, финансирование и срок окупаемости.

Перед сбором информации полезно определить, какое решение должна поддерживать модель. Это помогает не пропустить существенные показатели и не перегружать расчёты ненужной детализацией.

От чего зависит состав исходных данных

Перечень данных определяется четырьмя параметрами:

• целью финансовой модели;
• горизонтом планирования;
• требуемой детализацией;
• особенностями бизнес-модели.

Например, розничной компании необходимы сведения о количестве продаж, среднем чеке, закупочной стоимости товаров и товарных остатках. Для сервисного бизнеса важнее загрузка сотрудников, стоимость рабочего времени, тарифы и количество проектов. Производственной компании потребуются данные о мощности, сырье, выпуске продукции и производственных расходах.

Отличаться будет и горизонт расчёта. Модель на ближайший месяц требует точных дат поступлений и выплат. При планировании на несколько лет основное значение имеют темпы роста, инвестиции, изменение расходов и другие долгосрочные предположения.

Основные группы данных

Исходные данные для финансовой модели удобно разделить на несколько групп.

Группа	Примеры данных	Для чего используется
Фактические показатели	Выручка, расходы, прибыль, денежные потоки	Формирование исходной базы
Операционные показатели	Количество продаж, клиенты, объём производства	Расчёт будущей деятельности
Доходы	Цены, средний чек, структура продаж	Прогнозирование выручки
Расходы	Себестоимость, аренда, заработная плата	Расчёт прибыли
Оборотный капитал	Дебиторская задолженность, запасы, обязательства	Расчёт потребности в деньгах
Денежные данные	Остатки, поступления, выплаты	Оценка ликвидности
Инвестиции	Оборудование, ремонт, запуск проектов	Оценка вложений и окупаемости
Финансирование	Кредиты, займы, проценты, графики погашения	Расчёт финансовой нагрузки
Предположения	Рост продаж, цены, инфляция, сроки оплаты	Построение сценариев

Не каждая модель требует одинаковой глубины по всем группам. Включать следует только те показатели, которые способны существенно изменить результат или повлиять на решение собственника.

Фактические данные прошлых периодов

Исторические показатели помогают понять, как бизнес работал раньше, и сформировать реалистичную основу для будущих расчётов.

Обычно используются:

• выручка;
• себестоимость;
• валовая прибыль;
• операционные расходы;
• чистая прибыль;
• поступления и выплаты;
• остатки денежных средств;
• дебиторская задолженность;
• кредиторская задолженность;
• запасы;
• кредиты и займы.

Данные желательно собирать по сопоставимым периодам. Если бизнес зависит от сезонности, одного последнего месяца недостаточно: он может не отражать обычную структуру продаж и расходов.

Разовые события следует отделять от регулярной деятельности. Продажа оборудования, крупный ремонт или единичный контракт способны заметно изменить результат периода, но не всегда подходят для прогнозирования будущего.

Данные о продажах и выручке

Выручку лучше рассчитывать через факторы, которые её формируют, а не задавать одной итоговой суммой.

В зависимости от бизнеса потребуются:

• количество клиентов;
• количество продаж;
• средний чек;
• цена товара или услуги;
• объём реализации;
• частота повторных покупок;
• количество торговых точек;
• загрузка сотрудников или оборудования;
• сезонность;
• структура продаж по товарам и направлениям.

Например, выручка торговой компании может рассчитываться как произведение количества проданных товаров и средней цены. В подписной модели используются количество активных клиентов и размер регулярного платежа.

Чем точнее описаны факторы выручки, тем проще понять, почему результат изменился. Если модель показывает снижение доходов, собственник сможет определить причину: уменьшилось количество клиентов, средний чек или частота покупок.

Данные о себестоимости

Себестоимость включает затраты, непосредственно связанные с производством товара или оказанием услуги.

К ним могут относиться:

• закупочная стоимость товаров;
• сырьё и материалы;
• производственная заработная плата;
• упаковка;
• доставка;
• комиссии;
• услуги подрядчиков;
• другие прямые затраты.

Себестоимость можно рассчитывать на единицу продукции, как долю выручки или через отдельные операционные показатели.

Если компания продаёт товары с разной маржинальностью, данные желательно разделять по основным товарным группам. Изменение структуры продаж может снизить прибыль даже при сохранении общей выручки.

Постоянные и переменные расходы

Для модели необходимо определить, какие расходы зависят от объёма деятельности, а какие сохраняются независимо от продаж.

К постоянным расходам обычно относят:

• аренду;
• административную заработную плату;
• программное обеспечение;
• связь;
• охрану;
• бухгалтерские и юридические услуги.

Переменными могут быть:

• комиссии продавцов;
• эквайринг;
• доставка;
• отдельные маркетинговые расходы;
• расходные материалы;
• другие затраты, связанные с объёмом продаж.

Такое разделение помогает оценить поведение прибыли при росте или снижении выручки. Постоянные расходы продолжат возникать даже при временном падении продаж, а переменные будут изменяться вместе с объёмом деятельности.

Условия расчётов с покупателями и поставщиками

Для прогноза денежных потоков недостаточно знать сумму доходов и расходов. Необходимо учитывать, когда деньги фактически поступят или будут выплачены.

Потребуются данные о:

• предоплате покупателей;
• предоставленных отсрочках;
• сроках погашения дебиторской задолженности;
• предоплате поставщикам;
• отсрочках от поставщиков;
• графиках обязательных платежей;
• просроченной задолженности.

Например, продажа может быть признана в одном месяце, а оплата от покупателя поступит в следующем. Прибыль уже сформирована, но компания пока не получила деньги.

Условия оплаты напрямую влияют на ликвидность и потребность бизнеса в оборотных средствах.

Товарные запасы и оборотный капитал

Если бизнес закупает или производит товары заранее, финансовая модель должна учитывать запасы.

Для расчётов могут понадобиться:

• текущий остаток товаров и материалов;
• план закупок;
• срок хранения;
• скорость оборачиваемости;
• минимальный необходимый запас;
• сезонные закупки;
• неликвидные запасы.

Деньги, вложенные в товары, временно перестают быть доступными для других выплат. Поэтому рост запасов может создать нехватку денежных средств даже при положительной прибыли.

Кроме запасов, в оборотный капитал входят дебиторская задолженность и обязательства перед поставщиками. Их совместный анализ показывает, сколько денег требуется для поддержания текущей деятельности.

Денежные средства и будущие платежи

Для оценки ликвидности необходимы данные обо всех доступных денежных средствах и запланированных операциях.

В модель включают:

• остатки на банковских счетах;
• наличные деньги;
• ожидаемые поступления;
• платежи поставщикам;
• заработную плату;
• аренду;
• налоги;
• кредитные выплаты;
• инвестиционные платежи;
• другие обязательства.

Будущие операции следует распределять по реальным датам. Положительный итог месяца не исключает кассового разрыва внутри периода, если выплаты запланированы раньше поступлений.

Данные о сотрудниках

Расходы на персонал часто занимают значительную часть бюджета компании. Для их расчёта могут потребоваться:

• количество сотрудников;
• должности;
• оклады;
• премии;
• комиссии;
• налоги и обязательные начисления;
• график найма;
• планируемое изменение заработной платы.

Если выручка зависит от работы сотрудников, дополнительно учитываются их загрузка, производительность или количество обслуживаемых клиентов.

Например, сервисная компания не сможет бесконечно увеличивать продажи без расширения команды. Такой операционный предел должен быть отражён в модели.

Инвестиционные данные

При планировании развития необходимо учитывать вложения, которые не относятся к обычным текущим расходам.

К ним могут относиться:

• покупка оборудования;
• ремонт;
• строительство;
• открытие филиала;
• разработка продукта;
• приобретение программного обеспечения;
• другие долгосрочные вложения.

Для каждой инвестиции определяются сумма, дата платежа, срок использования и ожидаемый экономический эффект.

Если модель используется для оценки проекта, дополнительно могут рассчитываться срок окупаемости и потребность в финансировании. Подробный порядок построения таких расчётов рассматривается в отдельном материале «Как построить финансовую модель бизнеса?».

Кредиты и другие источники финансирования

Если компания использует заёмные средства, модели потребуются:

• сумма кредита или займа;
• дата получения;
• процентная ставка;
• срок;
• график погашения;
• комиссии;
• обеспечение;
• возможные ограничения по договору.

Получение кредита увеличивает остаток денег, но не является доходом. Погашение основной суммы уменьшает деньги, но не является расходом при расчёте прибыли. Проценты отражаются отдельно как стоимость финансирования.

Неправильная классификация кредитных операций одновременно искажает прибыль и денежные потоки.

Налоги и обязательные платежи

Налоговые данные зависят от страны, организационной формы и применяемого режима. Универсальной налоговой модели для всех компаний не существует.

В расчётах могут использоваться:

• налоговая база;
• применяемые ставки;
• порядок расчёта;
• периодичность платежей;
• сроки уплаты;
• обязательные начисления на заработную плату.

Расчётную налоговую нагрузку необходимо отделять от фактической даты выплаты. Налог может относиться к результату одного периода, а перечисляться в другом.

При подготовке модели следует использовать действующие правила конкретной юрисдикции и регулярно проверять их актуальность.

Плановые предположения

Исторические данные описывают прошлое, но сами по себе не определяют будущее. Для прогноза необходимы предположения.

Обычно задаются:

• темп роста продаж;
• изменение цен;
• изменение себестоимости;
• сезонность;
• план найма;
• рост заработной платы;
• новые постоянные расходы;
• сроки запуска проектов;
• изменение условий оплаты;
• будущие инвестиции.

Предположения следует хранить отдельно от расчётов и указывать источник каждого значимого значения. Это упрощает проверку модели и её последующее обновление.

Если предположение является оценкой руководителя, его не следует представлять как установленный факт.

Сценарные данные

Для проверки устойчивости бизнеса одни и те же показатели рассчитываются при разных предположениях.

Чаще всего используют:

• базовый сценарий;
• оптимистичный сценарий;
• пессимистичный сценарий.

Сценарии могут различаться объёмом продаж, ценами, себестоимостью, расходами и сроками оплаты.

Менять лучше только те показатели, которые действительно зависят от выбранного сценария. Если одновременно произвольно изменить все исходные данные, будет сложно понять, что именно повлияло на результат.

Принципы подготовки вариантов развития раскрыты в статье «Как составить оптимистичный, базовый и пессимистичный сценарии?».

Нефинансовые данные

Часть исходной информации может не иметь денежного выражения, но напрямую влиять на финансовый результат.

К таким данным относятся:

• количество клиентов;
• количество заказов;
• площадь торговой точки;
• производственная мощность;
• загрузка оборудования;
• рабочее время;
• численность сотрудников;
• конверсия продаж;
• количество возвратов.

Нефинансовые показатели помогают объяснить причины изменения выручки и расходов. Например, снижение прибыли может быть вызвано не ростом затрат, а падением загрузки производственных мощностей.

Какая глубина данных считается достаточной

Детализация должна соответствовать решениям, которые принимает собственник.

Если необходимо оценивать общий результат компании, модель можно строить по укрупнённым статьям. Для управления филиалами потребуются отдельные показатели каждого подразделения. При контроле ежедневной ликвидности поступления и выплаты распределяются по конкретным датам.

Полезный критерий достаточности: модель должна объяснять причины существенных изменений, но не требовать учёта каждой незначительной операции.

Слишком мало данных делает расчёты поверхностными. Избыточная детализация увеличивает трудоёмкость и затрудняет обновление.

Как работать с неполными данными

У молодых компаний часто отсутствует продолжительная история. В этом случае можно использовать:

• заключённые договоры;
• действующие прайс-листы;
• коммерческие предложения поставщиков;
• планы найма;
• характеристики производственных мощностей;
• результаты тестовых продаж;
• обоснованные экспертные оценки.

Каждое предположение необходимо явно обозначить. Желательно проверить его в нескольких сценариях, поскольку неопределённость новой компании выше, чем у устойчивого действующего бизнеса.

Нельзя заполнять пробелы произвольными цифрами только ради завершения модели. Лучше показать диапазон значений и объяснить причину неопределённости.

Как проверить качество исходных данных

Качественные данные для финансовой модели должны быть:

• полными;
• актуальными;
• сопоставимыми;
• последовательными;
• проверяемыми;
• правильно распределёнными по периодам;
• выраженными в понятных единицах измерения;
• отделёнными от расчётов и результатов.

Для каждого существенного показателя желательно указать источник: управленческий отчёт, договор, банковскую выписку, прайс-лист или утверждённое предположение.

Особое внимание требуется при объединении информации из разных систем. Одинаковые статьи, периоды и подразделения могут называться по-разному, из-за чего данные приходится предварительно сопоставлять.

Как организовать данные на практике

Небольшую разовую модель можно подготовить в электронной таблице. При регулярном планировании удобнее использовать единую структуру финансовых статей, чтобы плановые, бюджетные и фактические показатели можно было сопоставлять без повторной обработки.

Например, в KESHER.PRO данные разделены на режимы «План», «Бюджет» и «Факт» и могут анализироваться на уровне филиала, компании или группы компаний. Фактические операции вводятся вручную либо импортируются из банковских и кассовых документов, выгруженных из 1С в Excel. Такая организация помогает поддерживать сопоставимость данных и находить отклонения по периодам и финансовым статьям.

После запуска модели исходную информацию необходимо регулярно обновлять. Фактические результаты сравниваются с планом, а изменившиеся предположения используются для подготовки нового прогноза.

Распространённые ошибки при подготовке данных

Качество финансовой модели снижается, если компания:

• использует только данные последнего месяца;
• переносит разовые операции в будущие периоды;
• планирует выручку одной итоговой суммой;
• не учитывает сроки поступлений и выплат;
• смешивает прибыль и движение денег;
• игнорирует запасы и задолженность;
• использует разные статьи для плана и факта;
• не отделяет предположения от проверенных данных;
• не указывает источники информации;
• включает в расчёты устаревшие показатели;
• создаёт чрезмерно подробную модель, которую невозможно регулярно обновлять.

Даже точные формулы не исправят ошибочные исходные данные. Поэтому проверка информации должна предшествовать построению расчётов.

Чек-лист данных для финансовой модели

Перед началом работы проверьте, подготовлены ли:

• цель и горизонт модели;
• фактические показатели прошлых периодов;
• данные о продажах и ценах;
• себестоимость;
• постоянные и переменные расходы;
• условия расчётов с покупателями и поставщиками;
• запасы и задолженность;
• остатки денежных средств;
• будущие поступления и выплаты;
• данные о сотрудниках;
• инвестиционные планы;
• кредиты и графики погашения;
• налоговые параметры;
• нефинансовые показатели;
• плановые предположения;
• несколько сценариев;
• источники всех существенных данных.

Если какой-либо показатель не влияет на результат и не используется при принятии решений, добавлять его только ради детализации не требуется.

Перелинковка

Перед определением исходных данных рекомендуется разобраться, «Что такое финансовая модель?».

Также полезно понимать, «Для чего бизнесу нужна финансовая модель?».

После подготовки исходных данных можно переходить к руководству «Как построить финансовую модель бизнеса?».

На основе подготовленной информации можно «Составить финансовый план компании».

Исходные данные используются при расчёте разных вариантов развития. Порядок описан в статье «Как составить оптимистичный, базовый и пессимистичный сценарии?».

Финансовая модель позволяет «Составить финансовый прогноз компании».

После начала работы необходимо регулярно «Проводить план-факт анализ».

При изменении исходных данных модель рекомендуется актуализировать вместе с финансовым планом. Подходящая периодичность рассмотрена в статье «Как часто нужно пересматривать финансовый план?».

Заключение

Для финансовой модели нужны не только данные о выручке и расходах. Полноценный расчёт учитывает операционные показатели, себестоимость, условия оплаты, запасы, денежные потоки, инвестиции, финансирование, налоги и обоснованные предположения о будущем.

Точность модели зависит от качества исходной информации: она должна быть актуальной, сопоставимой, проверяемой и правильно распределённой по периодам. Чем регулярнее компания обновляет данные и сравнивает план с фактом, тем полезнее модель для принятия решений.

Познакомьтесь с возможностями KESHER.PRO и откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как финансовые данные используются для управленческого анализа на практике.