Чтобы построить финансовую модель бизнеса, необязательно самостоятельно создавать сложную таблицу с большим количеством формул. В KESHER.PRO модель формируется на основе структуры компании, финансовых статей, плановых показателей, бюджетов и фактических операций.
В результате собственник получает связанную финансовую картину бизнеса: сколько компания зарабатывает, куда направляет деньги, выполняет ли план, соблюдает ли бюджет и сможет ли своевременно провести будущие платежи.
Главная задача заключается не в создании расчётного файла, а в организации достоверных данных, с которыми можно регулярно работать.
Как выглядит финансовая модель в KESHER.PRO
В KESHER.PRO финансовая модель представляет собой сводную карту бизнеса в цифрах. Она объединяет основные финансовые показатели и позволяет рассматривать их за календарный год или отдельный месяц.
Данные разделяются на три режима:
- «Факт» — операции, которые уже произошли;
- «План» — ожидаемые показатели;
- «Бюджет» — установленные лимиты и финансовые рамки.
Такое разделение помогает собственнику одновременно видеть реальное состояние бизнеса, ожидания на будущие периоды и соблюдение утверждённых ограничений.
Модель дополняется данными о прибыли, денежных потоках, налогах, ликвидности, финансовом буфере и предстоящих платежах.
Перед настройкой рекомендуется разобраться, «Что такое финансовая модель?» и «Для чего бизнесу нужна финансовая модель?».
Шаг 1. Определите задачу модели
Сначала необходимо понять, какие решения собственник планирует принимать на основании данных.
Финансовая модель может использоваться, чтобы:
- контролировать прибыль;
- планировать поступления и выплаты;
- устанавливать бюджеты;
- оценивать финансовое состояние филиалов;
- находить отклонения от плана;
- выявлять возможные кассовые разрывы;
- оценивать потребность в финансовом резерве;
- сравнивать показатели нескольких компаний;
- проверять разные варианты развития бизнеса.
От задачи зависит необходимый уровень детализации. Например, для контроля одной торговой точки достаточно показателей филиала. Если собственник управляет несколькими юридическими лицами, данные необходимо объединить на уровне группы компаний.
Шаг 2. Настройте структуру бизнеса
В KESHER.PRO данные вводятся на уровне филиала, а затем могут объединяться на уровне компании или группы компаний.
Структура может включать:
- группу компаний;
- входящие в неё компании;
- филиалы каждой компании;
- отдельные кассы и банковские счета филиалов.
Такая иерархия позволяет собственнику анализировать:
- отдельный филиал;
- все филиалы одной компании;
- несколько компаний в общей группе.
Структуру следует создавать в соответствии с тем, как собственник принимает управленческие решения. Не рекомендуется объединять разные направления в один филиал, если необходимо отдельно контролировать их доходы, расходы и прибыль.
Шаг 3. Создайте единую систему финансовых статей
Финансовые операции необходимо распределять по понятным категориям, подкатегориям и статьям.
Например, категория «Доходы» может включать продажи по отдельным товарным группам или направлениям. Категория «Расходы» может разделяться на себестоимость, заработную плату, аренду, маркетинг, налоги и другие статьи.
Единая иерархия необходима, чтобы плановые, бюджетные и фактические показатели можно было корректно сравнивать.
При создании статей следует соблюдать несколько правил:
- названия должны быть понятны ответственным сотрудникам;
- одинаковые операции должны относиться к одной статье;
- не следует создавать несколько статей с одинаковым назначением;
- детализация должна помогать принимать решения;
- структура должна использоваться одинаково во всех филиалах.
Избыточное количество статей усложняет анализ. Если отдельный показатель не влияет на управленческие решения, его можно объединить с другими однородными операциями.
Шаг 4. Подготовьте фактические данные
Фактические показатели показывают реальное состояние бизнеса и становятся основой для планирования.
В KESHER.PRO данные можно:
- вносить вручную;
- загружать из банковских и кассовых документов, выгруженных из 1С в Excel.
При импорте система проверяет строки, показывает возможные ошибки и дубли, сопоставляет кассы, счета и финансовые статьи, после чего подготавливает операции к созданию.
Прямая автоматическая синхронизация с базой 1С не используется. Такой подход позволяет предварительно проверить выгружаемые документы и не предоставлять внешней системе постоянный доступ к учётной базе.
Перед загрузкой желательно определить:
- какие кассы и банковские счета используются;
- к каким филиалам относятся операции;
- кто отвечает за проверку данных;
- как часто будет выполняться импорт;
- какие статьи применяются для классификации операций.
Фактические данные необходимо обновлять регулярно. Если операции загружаются с большой задержкой, финансовая модель перестаёт отражать актуальное состояние компании.
Шаг 5. Внесите плановые показатели
После подготовки структуры и фактических данных можно перейти к режиму «План».
Плановые значения показывают, каких результатов ожидает компания.
Планировать можно:
- доходы;
- расходы;
- поступления;
- выплаты;
- прибыль;
- налоги;
- показатели отдельных филиалов;
- результаты компании или группы компаний.
Показатели следует распределять по периодам с учётом сезонности, договоров, графиков продаж и будущих обязательств.
Например, если большая часть выручки ожидается в конце года, нельзя равномерно распределять годовой план между месяцами. Иначе модель не покажет периоды возможной нехватки денег.
На основе модели можно подготовить документ, описанный в статье «Как составить финансовый план компании?».
Шаг 6. Установите бюджеты
План показывает ожидаемый результат, а бюджет определяет финансовые рамки.
В режиме «Бюджет» можно зафиксировать допустимые показатели по доходам и расходам.
Например:
- бюджет маркетинга;
- расходы на персонал;
- административные расходы;
- закупки;
- инвестиционные расходы;
- лимиты отдельных филиалов.
Бюджетные значения необходимо связывать с ответственными сотрудниками. Руководитель подразделения должен понимать, какой показатель ему установлен и при каких условиях разрешается отклонение.
План и бюджет не следует смешивать. Компания может планировать расходы на определённом уровне, но установить более строгий бюджет, чтобы сохранить финансовый резерв.
Шаг 7. Проверьте финансовую модель
После внесения фактических, плановых и бюджетных данных можно перейти к финансовой модели.
Собственнику необходимо проверить:
- выручку;
- расходы;
- прибыль;
- налоги;
- отклонения от плана;
- отклонения от бюджета;
- динамику показателей по месяцам;
- результаты отдельных филиалов;
- сводные показатели компании.
В KESHER.PRO доступны разные методы просмотра финансовой картины, включая кассовый, валовый и налоговые разрезы. Это позволяет анализировать показатели с учётом задачи, которую решает собственник.
Например, расчётная налоговая нагрузка помогает оценить будущие обязательства, а в денежных отчётах налоги отражаются как реальные платежи в периоде оплаты.
Шаг 8. Проверьте прибыль и денежные потоки отдельно
Прибыль и деньги нельзя считать одним показателем.
Компания может показывать прибыль, но испытывать нехватку денег из-за:
- отсрочек покупателям;
- предварительной оплаты поставщикам;
- закупки запасов;
- приобретения оборудования;
- погашения кредитов;
- крупных обязательных выплат.
Поэтому финансовую модель необходимо дополнять анализом ОПиУ и денежных потоков.
В KESHER.PRO отчёт о прибыли и убытках показывает прибыль, накопленную прибыль, структуру доходов и расходов, а также сравнение с планом и бюджетом.
Денежные отчёты показывают поступления, списания, чистый денежный поток, накопительный итог и отклонения. Это помогает понять, приносит ли бизнес прибыль и располагает ли он достаточным количеством денег.
Шаг 9. Проверьте платёжный календарь
Финансовая модель может показывать положительный результат за месяц, но внутри месяца компания способна столкнуться с нехваткой денег.
Например, выплаты поставщикам и сотрудникам запланированы на 5-е число, а основные поступления ожидаются только 12-го.
Платёжный календарь KESHER.PRO позволяет сравнивать плановые и фактические движения денег по дням. Собственник может выбрать конкретную дату и посмотреть запланированные и совершённые операции.
При проверке календаря необходимо определить:
- в какие дни ожидается минимальный остаток;
- какие платежи являются обязательными;
- какие поступления могут задержаться;
- какие выплаты можно перенести;
- потребуется ли дополнительный источник денег.
Шаг 10. Оцените ликвидность и финансовый буфер
После проверки платежей необходимо убедиться, что компания сможет пройти плановый период без отрицательного остатка.
Раздел ликвидности в KESHER.PRO показывает не прибыль, а способность бизнеса своевременно выполнять денежные обязательства. Для сценарного просмотра предусмотрено 15 вариантов расчёта ликвидности.
Финансовый буфер помогает определить необходимый резерв и увидеть, как изменяется доступный остаток денег по месяцам.
Эти инструменты отвечают на практические вопросы:
- хватит ли компании денег до конца месяца;
- какой минимальный остаток ожидается;
- в каком периоде возникает риск;
- какой резерв необходимо сформировать;
- можно ли направить деньги на инвестиции или дивиденды.
Шаг 11. Рассчитайте сценарии
Финансовая модель не должна строиться только на одном предположении о будущем.
Рекомендуется проверить:
- базовый сценарий;
- оптимистичный сценарий;
- пессимистичный сценарий.
При расчёте могут изменяться:
- объём продаж;
- цены;
- расходы;
- сроки поступлений;
- даты выплат;
- инвестиционные планы;
- налоговая нагрузка.
Особое внимание следует уделить пессимистичному варианту. Он показывает, сможет ли компания выполнить обязательства при снижении продаж или задержке поступлений.
Плановые показатели, платёжный календарь, ликвидность и финансовый буфер позволяют проверять последствия изменений в рамках единой финансовой системы.
Порядок подготовки сценариев рассмотрен в статье «Как составить оптимистичный, базовый и пессимистичный сценарии?».
Шаг 12. Проведите план-факт анализ
После начала периода необходимо сравнивать ожидания с реальными результатами.
Проверять следует:
- выручку;
- расходы;
- прибыль;
- поступления;
- выплаты;
- исполнение бюджетов;
- остатки денег;
- результаты филиалов.
В KESHER.PRO сравнение режимов «План», «Бюджет» и «Факт» помогает находить отклонения и периоды, в которых показатели начинают ухудшаться.
Например, если прибыль ниже плана, собственник может перейти от общего результата к конкретной категории или филиалу и определить причину:
- снижение продаж;
- рост себестоимости;
- превышение расходов;
- невыполнение бюджета;
- задержка поступлений.
Порядок проверки подробно рассмотрен в статье «Как проводить план-факт анализ?».
Шаг 13. Обновляйте модель
Финансовая модель должна изменяться вместе с бизнесом.
Её необходимо актуализировать при:
- открытии или закрытии филиала;
- запуске нового направления;
- изменении цен;
- росте себестоимости;
- найме сотрудников;
- появлении новых обязательств;
- изменении налогового режима;
- привлечении кредита;
- изменении сроков расчётов.
При этом первоначальные плановые показатели желательно сохранять. Они необходимы, чтобы оценивать качество планирования и причины отклонений.
Подробнее периодичность пересмотра рассмотрена в статье «Как часто нужно пересматривать финансовый план?».
Пример построения модели
Предположим, собственник управляет тремя торговыми точками.
Для построения финансовой модели в KESHER.PRO необходимо:
- Создать компанию и три филиала.
- Настроить кассы и банковские счета.
- Создать единую структуру доходов и расходов.
- Внести или импортировать фактические операции.
- Заполнить планы продаж и расходов по каждому филиалу.
- Установить бюджетные ограничения.
- Сравнить «План», «Бюджет» и «Факт».
- Проверить прибыль каждой точки.
- Проанализировать денежные потоки.
- Оценить платёжный календарь и ликвидность.
- Сформировать сводную картину по компании.
В результате собственник видит не только общий финансовый результат, но и понимает, какой филиал приносит прибыль, где превышен бюджет и в какой период может возникнуть нехватка денег.
Чек-лист готовой модели
Финансовую модель можно считать готовой к работе, если:
- настроена структура бизнеса;
- созданы филиалы и компании;
- определены кассы и счета;
- настроена единая иерархия статей;
- внесены фактические операции;
- заполнены плановые показатели;
- установлены бюджеты;
- проверены прибыль и денежные потоки;
- заполнен платёжный календарь;
- оценены ликвидность и финансовый буфер;
- определены ответственные;
- установлен порядок регулярного обновления.
Распространённые ошибки
При построении финансовой модели часто допускают следующие ошибки:
- создают модель отдельно от фактического учёта;
- смешивают план, бюджет и факт;
- используют разные статьи в разных филиалах;
- учитывают только прибыль;
- не проверяют движение денег;
- не распределяют показатели по периодам;
- не учитывают будущие платежи;
- загружают данные с большой задержкой;
- создают избыточное количество категорий;
- не анализируют отклонения;
- продолжают поддерживать несколько несвязанных таблиц.
Финансовая модель должна упрощать управление, а не создавать дополнительный файл, который приходится вручную сверять с реальными операциями.
Перелинковка
Перед построением рекомендуется разобраться, «Что такое финансовая модель?».
Также полезно понимать, «Для чего бизнесу нужна финансовая модель?».
Построение модели начинается с определения исходной информации. Её состав рассмотрен в статье «Какие данные нужны для финансовой модели?».
На основе модели можно «Составить финансовый план компании».
При разработке рекомендуется учитывать разные варианты развития. Порядок приведён в материале «Как составить оптимистичный, базовый и пессимистичный сценарии?».
Финансовая модель используется, чтобы «Составить финансовый прогноз компании».
После начала работы необходимо регулярно «Проводить план-факт анализ».
При изменении условий модель необходимо актуализировать. Рекомендации представлены в статье «Как часто нужно пересматривать финансовый план?».
Заключение
Построить финансовую модель бизнеса — значит объединить структуру компании, финансовые статьи, фактические операции, планы и бюджеты в единую управленческую картину.
В KESHER.PRO для этого не требуется самостоятельно создавать сложную систему таблиц и поддерживать связи между многочисленными файлами. Собственник получает готовые инструменты для анализа прибыли, денежных потоков, налогов, ликвидности, финансового буфера и исполнения планов.
Откройте демонстрационный кабинет, чтобы посмотреть, как построение финансовой модели организовано внутри системы.